Struktur Organisasi Perusahaan dan Deskripsi

Pekerjaan
A. Struktur Organisasi
A.1 Pengertian Struktur Organisasi
Menurut The Liang Gie, Struktur Organsisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan
dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama.
A.2 Lay Out Struktur Organisasi

A.3 Job Description

1. Pemegang Saham
Pemilik saham perusahaan tersebut dan bertugas mengawasi kinerja direktur
2.Direktur/pimpinan
Direktur/pimpinan merupakan struktur organisasi perusahaan manufaktur yang tertinggi. Bagian
ini merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap segala bentuk operasional atau
berjalannya roda perusahaan.
Tugas Direktur/pimpinan adalah sebagai berikut:
1.
Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
2.
Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi
3.
Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan
tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi
secara tepat;menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan
urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan
menyimpulkan tindakan dan kebijakan
4.
Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya
dengan dunia luar
5.
Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari
board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.

Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh

bawahannya atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang
diputuskan, dalam meeting-meeting di perusahaannya
6.

3. General Manager
Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan
secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal
2.
Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta
memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara
maksimal dan tepat
3.
Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar
memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun
berikutnya.
4.
Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi
perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.
5.
Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi
perusahaan
1.

4. Manajer Produksi
Tugas utama dari bagian produksi dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan secara
umum adalah berusaha mencapai biaya produksi yang rendah, mutu produk yang tinggi,
tanggapan yang cepat atas permintaan, dan fleksibilitas untuk membuat inovasi terhadap produk
dengan selera dan spesifikasi pelanggan
Divisi Produksi dengan tugas dan fungsi sebagai berikut:
1.
Menyusun program jangka pendek dan jangka panjang produk
perusahaan Menyiapkan bahan yang dibutuhkan untuk proses produksi.
2.
Melakukan proses produksi yang merubah suatu bahan baku
menjadi produk jadi yang siap untuk dipasarkan.
3.
Melakukan pengevaluasian apakah barang hasil produksi
perusahaan sudah sesuai dengan standart kualitas yang telah ditentukan
atau sesuai dengan pemesanan konsumen.
4.
Divisi produksi juga masih terdiri dari sub divisi lagi,seperti bagian
pengemasan, pengepakan, penyimpanan dan lain-lain.
5.
Penanggung jawab pemrosesan alur kerja produksi.
5. Manajer HRD
Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang
pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices,
disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan
pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan
moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu dan lain-lain
(ditambahakan selama masih relvean)
Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari
pengembangan HR
Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana
pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan
bentuk / format yang sudah disepakati.

Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).
Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggarananggaran yang disetujui
Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer
department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM,
dan untuk memastikan mereka telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang
sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.
Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai
zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para
manajer dan staf di dalam organisasi
Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM dan kinerja dalam
pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.
Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan
persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang
manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan
dan tugas umum kepedulian lingkungan.
Jika merupakan jabatan direktur formal, Melaksanakan tanggung-jawab dari seorang
direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang
berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang
biasa digunakan.
1. HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human

Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
b. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana
permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover
setiap bulan dari masing-masing divisi.
d. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes
psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
e. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal,
serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen
dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
f. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa
berlakunya kontrak kerja.
g. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan
anak, menikah, berhenti).
2. General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses

pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja,
AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional,
office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai
dengan anggaran yang ditentukan.
b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh
fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian
keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan
aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan
proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
c. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa
fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas
vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice
maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
d. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas
pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
e. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada
seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu,
ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
f. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan
atas aset dan beban biaya kantor.
3. Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat

Kebersihan, dsb.
b. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan,
seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan
dalam maupun luar kantor.

4. Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai

rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian
target kinerja perusahaan.
b. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah
Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai
dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance,
incentive, iuran pensiun/asuransi)

c. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji
dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
d. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas,
cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang
benar
e. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation,
advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan
lancar.
f. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer)
sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas
pekerja
g. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja
sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar
& tepat waktu.
5. Payroll Staff

a. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporanlaporannya.

b. Melakukan proses pengambilan Day Off Payment, tukar Day Offdan tukar shift
karyawan.
c. Melakukan perhitungan meal coupon karyawan.
d. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administratordalam
pengarsipan dan pembuatan surat-surat.
6. Welfare Staff

a. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi
karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
b. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
c. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
d. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

8. Trainning Supervisor
a. Melakukan proses trainning new comer.
b. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun
sekali.
c. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
d. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
e. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
f. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk
dikirimkan ke direks
6. Manajer Marketing

Melakukan perencanaan, strategi, kegiatan promosi serta mengorganisir semua aktivitas

pemasaran danstrategi marketing guna memastikan target departemen yang telah ditetapkan
dapat tercapai.
7. Manajer Personalia
Mencakup kegiatan surat menyurat pengurusan perijinan, administrasi personalia dan lain-lain
yang memberikan dukungan bagi jaminan kelancaran aktivitas usaha.
8. Manajer Keuangan
Bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur yang satu ini mempunyai tanggung jawab
terhadap keuangan untuk operasional perusahaan. Tugasnya adalah mengatur menejemen
keuangan mulai dari belanja rutin untuk proses produksi dan keperluan perusahaan yang lain.
Fungsi bagian keuangan adalah sebagai berikut:
1.
Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen,
Keuangan, dan Sistem Informasi Keuangan.
2.
Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan
akuntansi manajemen perusahaan.
3.
Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan
sesuai dengan target yang ditentukan.
4.
Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Perusahaan (RKAP).
5.
Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang
memadai untuk pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan
dan bentuk-bentuk pelaporan.
6.
Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca,
laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta
perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan
kebijakan akuntansi kepada Direksi.
9. Manajer Pembelian
1.
Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh
bagian baik yang harian maupun yang bulanan Supervisor.
2.
Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan
anggaran dan atau kebutuhan.
3.
Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan
dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan
sebagai data untuk melakukan seleksi supplier
4.
Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran
harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan
ketepatan pembelian
5.
Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan
pengeluaran tersebut.
6.
Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa
ketepatan berdasarkan anggaran.
7.
Berkoordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi
barang dan waktu pengiriman.

Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan

administrasi kasir.
10. Manajer Production Planning and Inventory Control (PPIC)
Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing
Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan
menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada
batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)
Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang
maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap
berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan
maupun kondisi inventory
Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales
serta data inventory
Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian
produksi atas pengamatan langsung
Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang
akurat dan up to date
Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti :
toll manufacturing.
Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and
Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang
diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian
dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen
Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order
(PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh
manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang
sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh
bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB).
Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality
Control (QC) atau QA.
8.

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.

11. QA (Quality Assurance) : tugasnya memahami specification customer dan standard yang
berhubungan dengan produk, kemudian membuat / menentukan cara inspectionnya (berupa prosedur)
dan mendokumentasi hasil inspectionnya (manufacturing data report). QA lebih banyak paper
work,

umumnya

memiliki skill

inspection yang

dengan engineering & industrial standards.

baik

dan skill menulis procedure dan

familiar