PANDUAN PENULISAN SURAT RESMI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

HIMPUNAN SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
(MISETA)
 Panduan Penulisan Surat Resmi
Himpunan Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA)

1. NAMA
Adapun nama dari aturan ini adalah Panduan Penulisan Surat
Resmi Himpunan Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA) Fakultas Pertanian
Universitas Jambi.

2. TUJUAN dan KEGUNAAN

2.1 TUJUAN
2.1.1 Untuk Kelengkapan Administarsi Surat-Menyurat
2.1.2 Untuk Menciptakan Keteraturan Administarsi Surat Menyurat

2.2 KEGUNAAN
Panduan Penulisan surat resmi Himpunan Sosial Ekonomi
Pertanian (MISETA) Fakultas Pertanian Universitas Jambi diharapkan
mampu untuk dapat menjadi pedoman bagi setiap anggota dalam
menjalankan kegiatan keorganisasinya. Sehingga, tercipta
keseragaman dalam tata aturan terkhusus dalam bidang kesekretariatan
baik dalam lingkup pengurus, kepanitiaan maupun pihak – pihak
terkait.

3. SISTEM ADMINISTRASI MISETA

Secara umum, sistem administrasi MISETA berpusat pada seorang

ketua umum dimana dalam menjalankan tugas dan wewenangnya seorang
ketua umum harus tetap berkoordinasi dengan Pembina dan Majelis
Konsultasi (MK) dalam pengambilan setiap keputusan. Selain itu, ketua
umum juga akan dibantu oleh satu orang sekretaris umum, satu orang
bendahara umum, dan beberapa orang koordinator bidang dan departemen
dalam upaya pencapaian tujuan. Khusus dalam urusan kesekretariatan
dikelola oleh sekretaris umum berkoordinasi dengan bidang

1
 Kesekretariatan dengan pertanggung jawaban langsung kepada ketua
umum.

Skema Sistem Administrasi Himpunan Sosial Ekonomi Pertanian

(MISETA) Fakultas Pertanian Universitas Jambi

Ketua Majelis
Pembina
Konsultasi

Sekretaris
Bendahara
Nb: Bidang dan depertemen dapat berubah sesuai dengan kebutuhan kepengurusan tersebut

Bid. Dep. Dep. Dep. Dep. Dep.

3.1 Job Description
Kesekretariatan PSDM Sekretaris
LITBANG PENGMAS Burus Infokom
Adapun tugas dari Sekretaris meliputi :

3.1.1 Melakukan pemantauan dan inventarisasi administrasi

MISETA

3.1.2 Membuat surat resmi yang dikeluarkan langsung oleh Ketua

atau sekretaris umum

3.1.3 Rekap kegiatan MISETA dan pengarsipan administrasi

MISETA

3.2 Job Description Bidang Kesekretariatan

Adapun tugas dari bidang Kestari adalah sebagai berikut :

3.2.1 Mengarsipkan surat Masuk dan Surat Keluar

3.2.2 Mencatat dan Mengelola Inventaris
3.2.3 Mengelola Kesekretariatan
3.2.4 Berkoordinasi dengan Sekretaris

2
4. Surat Menyurat
4.1 Jenis – Jenis Surat
Adapun surat-surat yang biasa digunakan baik pada organisasi
pemerintahan maupun organisasi non pemerintah dalam menjalankan
aktivitas keorganisasiannya adalah sebagai berikut :

a. Surat tugas
Merupakan surat yang berkaitan dengan pemberian tugas yang
merupakan pelimpahan, bersifat formal.
b. Memo
Yaitu surat yang digunakan dalam rangka keperluan internal untuk
meminta atau memberi petunjuk/ informasi antar pengurus dalam
organisasi. Memo tidak memerlukan bentuk format surat resmi.
c. Surat Dinas
Yaitu surat yang digunakan dalam rangka penyampaian informasi
ke dalam atau keluar lembaga yang bersifat formal.
d. Surat Edaran
Yaitu surat yang berkaitan dengan penyebaran informasi secara
masal.
e. Surat Undangan
Yaitu surat pernyataan yang mengharapkan kehadiran seorang atau
sekelompok orang dalam kegiatan tertentu.
f. Surat Kuasa
Yaitu surat yang berisi kelimpahan wewenang tertentu dari
perseorangan sehingga pihak yang diberi wewenang dapat bertindak
mewakili pemberi wewenang.
g. Surat Pengantar
Yaitu surat yang digunakan untuk mengantar sesuatu atau surat
yang digunakan untuk memberikan keterangan singkat terhadap sesuatu
materi yang lebih rinci, e.g surat pengantar proposal.

3
 h. Surat Penugasan
Yaitu surat yang dipergunakan untuk menugaskan seseorang untuk
melakukan pekerjaan tertentu.
i. Surat Pernyataan
Yaitu surat keterangan berupa pernyataan yang diberikan oleh
seseorang atau organisasi mengenai keadaan seseorang atau hal tertentu
untuk keperluan khusus.
j. Surat Keterangan
Yaitu surat yang isinya menerangkan tentang seseorang atau suatu
hal.
k. Surat Keputusan
Yaitu surat keputusan yang merupakan hasil kebijakan dari
pengurus harian/inti dengan atas nama organisasi, musyawarah, dll.
l. Surat Rekomendasi
Yaitu surat keterangan yang diberikan kepada seseorang atau pihak
lain berdasarkan data autentik yang ada.
m. Surat Perjanjian
Yaitu surat yang berkaitan dengan perjanjian antara dua belah
pihak atau lebih yang mengadakan perjanjian.

4.2 Tata Aturan Alur Administrasi

4.2.1 Setiap surat yang masuk harus diinformasikan terlebih dahulu
kepada sekretaris umum untuk didokumentasikan (dicatat
sebagai surat masuk).
4.2.2 Isi surat segera diinformasikan pada Pengurus Harian atau
Penanggung Jawab terkait.
4.2.3 Setiap surat yang ada boleh dipinjam untuk keperluan tertentu,
dengan catatan harus segera dikembalikan.

4
 4.2.4 Surat kegiatan dibuat oleh sekretaris kegiatan atau sekretaris
departemen dengan format penulisan mengikuti aturan yang
ada.

4.2.5 Bagi anggota yang meminta surat kepada sekretaris umum

(seperti surat rekomendasi, surat keterangan) segera
menghubungi sekretaris umum yang menjabat (Catatan: tidak
mendadak) dan akan menerima surat lengkap dengan cap dan
tanda tangan oleh pihak-pihak berwenang dari sekretaris
umum.

4.3 Tata Aturan Penulisan

4.3.1 Surat dibuat pada kertas berukuran folio / A4 atau
menggunakan kertas surat resmi MISETA
4.3.2 Menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran
huruf 12 (atau menyesuaikan)
4.3.3 Surat yang menggunakan lebih dari satu halaman hanya
menggunakan satu kop surat saja pada halaman paling depan.
Halaman selanjutnya disebut lampiran.
4.3.4 Surat dikirim dengan menggunakan lipatan ganda sejajar.
4.3.5 Amplop yang digunakan adalah amplop berkop / amplop resmi
MISETA atau amplop tanpa kop dengan stempel MISETA di
pojok kiri atas.
4.3.6 Bahasa yang digunakan dalam surat adalah bahasa Indonesia
yang baik dan benar sesuai dengan EYD. Penggunaan kata
dalam bahasa asing HARUS dicetak miring.
4.3.7 Kop surat yang digunakan dalam pembuatan surat mengikuti
aturan yang berkaitan dengan kewenangan dan pembakuan kop
sebagai berikut :
4.3.7.1 Kop Surat MISETA

5
 Kop surat MISETA digunakan untuk semua surat
yang dikeluarkan MISETA baik oleh ketua umum,
sekretaris umum dan bendahara umum.
e.g Kop Surat MISETA

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN

( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat
4.3.7.2 Kop: Lantai Dasar Kepanitiaan
Kegiatan Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361.
Kegiatan kepanitiaan diperkenankan menggunakan
kop surat sendiri.
e.g kop surat kepanitiaan sebagai berikut:

PANITIA PELAKSANA CELEBRATION OF MISETA (COM)

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Lantai Dasar Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361

4.3.8 Nomor Surat

Nomor surat merupakan tanda berupa angka atau gabungan
angka huruf yang dicantumkan pada surat keluar dari suatu
Organisasi, Instansi atau badan usaha sesuai dengan nomor
berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalin dengan
surat tertentu (sumber, KBBI). Penulisannya berjarak satu
spasi dari garis atas kop surat.
e.g Nomor Surat

PANITIA PELAKSANA CELEBRATION OF MISETA (COM)

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Lantai Dasar Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361

Nomor : 06/A/Und/DPp/COM/MISETA–FPN UNJA/IX/2017

6
 Ada dua jenis/ macam aturan penulisan surat yang
diterapkan dalam Organisasi Himpunan Mahasiswa Sosial
Ekonomi Pertanian (MISETA) sesuai dengan klasifikasi masing –
masing surat yaitu :

7
4.3.8.1 Penomoran Surat Pada Jenis Pertama
aa/b/c/MISETA-FPN UNJA/d/e

keterangan :
 aa/ : Nomor surat yang terdiri dari dua angka
(sesuai dengan kebutuhan) yang diurutkan
berdasarkan urutan waktu pengeluaran surat. Jenis
surat ini digunakan langsung oleh MISETA yang
biasanya diterbitkan oleh ketua umum, sekretaris
umum atau departemen. Awal penulisan dimulai
dengan urutan 01.
 b/ : Menerangkan sasaran penulisan surat apakah
hanya untuk lingkup Instansi saja atau ditujukan
kepada luar Instansi.
 A : Menerangkan bahwa surat tersebut
ditujukan “hanya dalam lingkup Instansi
terkait atau Internal”, ( dalam lingkup
Fakultas Pertanian) e.g Undangan Dosen,
Peminjaman Ruber, dll
 B : Menerangkan bahwa surat tersebut
ditujukan “Keluar Instansi atau
Eksternal”. (luar lingkup Fakultas
Pertanian). e.g Surat Kerja sama dengan
Pihak Luar.
 c/ : Menerangkan mengenai jenis dari surat tersebut.

Jenis – Jenis Surat beserta Kodenya

Jenis Surat Kode Surat

Permohonan Mhn
 M
Undangan Und
IS
Himbauan/Pemberitahua Him
E
n T
Mandat Mdt A
Surat Keputusan SK –
Pernyataan Pr
Rekomendasi Rek
Keterangan Ket
Tugas (Penugasan) St
Memo Mo
Nota No
Kerja Sama Ks
Surat Ketetapan Tap 8
 FPN UNJA/ : Merupakan singkatan dari Himpunan
Mahasiswa Sosial Ekonomi Pertanian Fakultas
Pertanian Universitas Jambi yakni lembaga atau
Instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
 d/ : Merupakan bulan diterbitkannya surat tersebut
dan ditulis dengan menggunakan angka Romawi.
e.g I untuk bulan Januari, II untuk bulan Februari,
dst.
 e/ : Merupakan tahun diterbitkannya surat tersebut
dan ditulis lengkap dengan menggunakan angka
Masehi. e.g 2017

4.3.8.2 Penomoran Surat pada Jenis Kedua (Kepanitiaan)
aa/b/c/d/e/MISETA-FPN/f/g

keterangan :
 aa/ : Nomor surat yang terdiri dari dua angka
(sesuai dengan kebutuhan) yang diurutkan
berdasarkan urutan waktu pengeluaran surat. Jenis
surat ini digunakan langsung oleh MISETA yang
biasanya diterbitkan oleh ketua umum, sekretaris
umum atau departemen. Awal penulisan dimulai
dengan ururan 01.
 b/ : Menerangkan sasaran penulisan surat apakah
hanya untuk lingkup Instansi saja atau ditujukan
kepada luar Instansi.
 A : Menerangkan bahwa surat tersebut
ditujukan “hanya dalam lingkup Instansi
terkait atau Internal”, ( dalam lingkup
Fakultas Pertanian) e.g Undangan Dosen,
Peminjaman Ruber, dll
 B : Menerangkan bahwa surat tersebut
ditujukan “Keluar Instansi atau
Eksternal”, (luar lingkup Fakultas
Pertanian). e.g Surat Kerja sama dengan
Pihak Luar.
 c/ : Menerangkan mengenai jenis dari surat tersebut.

Jenis – Jenis Surat beserta Kodenya

9
 Jenis Surat Kode Surat
Permohonan Mhn
Undangan Und
Himbauan/Pemberitahua
Him
n
Mandat Mdt
Surat Keputusan SK
Pernyataan Pr
Rekomendasi Rek
Keterangan Ket
Tugas (Penugasan) St
Memo Mo
Nota No
Kerja Sama Ks
Surat Ketetapan Tap

 d/ : Menerangkan mengenai bidang atau

departemen yang yang mengeluarkan surat.

Nama – nama bidang atau departemen MISETA

Nama Singkatan
Bid. Kesekretariatan BK
Dep. Pengembangan Sumber Daya DP
Mahasiswa
Dep. Pengabdian Masyarakat DPm
Dep. Informasi dan Komunikasi DI
Dep. Bursa Usaha DB
Dep. Penelitian dan Pengembangan DPp

 e/ : Menerangkan nama kepanitiaan tersebut, nama

tersebut dapat disingkat dengan catatan mudah
dimengerti.

10
  MISETA – FPN UNJA/ : Merupakan singkatan
dari Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi
Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Jambi
yakni lembaga atau Instansi yang mengeluarkan
surat tersebut.
 f/ : Merupakan bulan diterbitkannya surat tersebut
dan ditulis dengan menggunakan angka Romawi.
e.g I untuk bulan Januari, II untuk bulan Februari,
dst.
 g/ : Merupakan tahun diterbitkannya surat tersebut
dan ditulis lengkap dengan menggunakan angka
Masehi. e.g 2017

4.3.9 Lampiran
Lampiran merupakan dokumen tambahan yang
ditambahkan ke dokumen utama dengan tujuan untuk
melengkapi dokumen utama. Lampiran biasa ditemukan pada
surat maupun dalam buku, lampiran dapat berupa teks, gambar,
maupun foto. Lampiran ditulis berjarak satu spasi dari nomor
surat dengan penulisan berupa angka dan huruf. e.g 1 (Satu)
Macam – macam Lampiran
4.3.9.1 Berkas
Kata ‘berkas’ dituliskan jika lampiran terdiri dari
dokumen yang terdiri dari banyak lembaran dan bendel
terpisah.
4.3.9.2 Lembar
Kata ‘lembar’ dituliskan jika lampiran terdiri dari
lembaran saja.
4.3.9.3 Bendel
Kata ‘bendel’ dituliskan jika lampiran terdiri dari
dokumen yang di bendel / jilid.

11
 Contoh Penulisan Lampiran

PANITIA PELAKSANA CELEBRATION OF MISETA (COM)

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Lantai Dasar Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361
Nomor : 06/A/Und/DPp/COM/MISETA–FPN UNJA/IX/2017
Lampiran : 1 (Satu) Lembar

4.3.10 Perihal
Perihal merupakan judul atau pokok bahasan dari surat
tersebut. Dengan demikian, perihal berfungsi untuk memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut. Perihal
dalam surat dapat ditulis secara keseluruhan “Perihal” atau dapat
disingkat menjadi “Hal”, dengan penulisan berjarak satu spasi dari
lampiran.
n.b
Himpunan Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA) Fakultas Pertanian
Universitas Jambi dalam hal ini menggunakan opsi “Hal” dengan jenis
surat menggunakan garis (Underline) bawah dan dihitamkan (Bold)
sebagai surat resmi.

Contoh Penulisan Perihal

PANITIA PELAKSANA CELEBRATION OF MISETA (COM)

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Lantai Dasar Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361

Nomor : 06/A/Und/DPp/COM/MISETA–FPN UNJA/IX/2017

Lampiran : 1 (Satu) Lembar
Hal : Undangan

12
 4.3.11 Penerima Surat
Ditulis di kiri atas berjarak 2 spasi dari Hal. Tujuan atau
alamat surat harus lebih lengkap dan rinci dibanding alamat
yang tertera di amplop. Alamat dalam surat dapat mengacu
pada tujuan surat (nama, jabatan, dan alamat). Penulisan tujuan
surat tanpa menggunakan “Kepada”. Tidak selamanya surat
itu ditujukan kepada perseorangan tetapi juga kepada lembaga.
Jika kepada lembaga, maka penyebutannya bukan kepada nama
lembaganya, melainkan kepada pengurus atau pimpinan.
Contoh Penulisan Penerima Surat

PANITIA PELAKSANA CELEBRATION OF MISETA (COM)

HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN
( M I S E T A ) PERIODE 2017-2018
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Lantai Dasar Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Jln. Jambi – Ma. Bulian Km. 15.Mendalo Darat. 36361

Nomor : 06/A/Und/DPp/COM/MISETA–FPN UNJA/IX/2017

Lampiran : 1 Lampiran
Hal : Undangan

Yth. Nama Dosen

Jabatan
Fakultas Pertanian Universitas Jambi

Di -
Tempat

Bila surat ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga
itu, hendaklah dilengkapi dengan c.q. (Casu Quo) /u.p (untuk perhatian)

Yth. Bapak Dekan Fakultas Pertanian

cq. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni

Di -
Tempat

13
4.3.12 Isi Surat
Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan
berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut. Bagian
pada surat resmi biasanya terdiri atas paragraf isi dan paragraf penutup.
Namun, hal ini tidak bersifat mutlak Instansi terkait dapat
menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga
menjadi suatu wacana yang dapat dipahami isinya.
Isi surat meliputi :
4.3.12.1 Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan awal kepada
pembaca surat dan ditulis dua spasi dari alamat penerima
surat. Bagi muslim dapat berupa “Assalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarakaatuh” dan bagi non muslim
dapat berupa Salam sejahtera, Dengan hormat, dll
4.3.12.2 Kalimat Pembuka
Kalimat Pembuka merupakan bagian dari surat yang
berfungsi sebagai pengantar pembaca kepada inti pokok
surat. Dengan kata lain, kalimat pembuka berguna sebagai
penuntun jalan pikiran pembaca kepada masalah yang akan
dibicarakan dalam uraian surat tersebut. Kalimat pembuka
berisi sebutan tujuan surat seperti “Bapak, Ibu, Saudara/i,
Kakanda/ Ayunda, dll.
e.g Kalimat Pembuka
Teriring salam dan do’a semoga Ibu selalu dalam
lindungan Allah SWT dan sukses selalu dalam
melaksanakan aktivitas kesehariannya, Aamiin.

4.3.12.3 Maksud/ Isi Surat

Bagian ini berisikan hal yang akan disampaikan,
diberitakan, dinyatakan atau dimintakan melalui surat

14
 tersebut. Isi surat harus bersifat lengkap dan disusun dengan
sistematis yang jelas dengan menggunkan bahasa yang jelas
dan EYD.

e.g Maksud/ Isi Surat

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Celebration Of MISETA’S

Anniversary Fakultas Pertanian Universitas Jambi Ke- 28 Tahun yang Insya
Allah akan dilaksanakan pada :
Hari / tanggal : Rabu / 11 Oktober 2017
Waktu : 08.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang Bersama Fakultas Pertanian Universitas Jambi
Tema : Creativity for A Better Future

Oleh karena itu, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat hadir
dalam kegiatan ini.

4.3.12.4 Kalimat Penutup

Kalimat Penutup berfungsi untuk menutup surat.
Kalimat penutup berisi harapan atau ucapan terimakasih
kepada penerima surat.

e.g Kalimat Penutup

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran
Bapak kami ucapkan terima kasih.

4.3.12.5 Salam Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan
rasa hormat dan rasa keakraban pengirim surat. Untuk
salam penutup bagi muslim dapat menggunakan
“Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakaatuh”dan
untuk yang non muslim dapat menggunakan Salam Kami,
dll.

4.3.12.6 Tempat dan Waktu Penulisan Surat

Tempat dan waktu penulisan merupakan bagian
yang menerangkan mengenai dimana dan kapan surat
tersebut dikeluarkan oleh suatu Instansi tertentu. Tempat

15
 dan waktu penulisan surat berada satu spasi dibawah salam
penutup dengan posisi kedudukan berada ditengah – tengah
surat (Center) dengan pembatas antara tempat dan waktu
menggunakan tanda koma (,).
Dengan format penulisan :
a, bcd
Keterangan :
a, : tempat surat tersebut dikeluarkan.
b : tanggal surat tersebut dikeluarkan.
c : bulan surat tersebut dikeluarkan.
d : tahun surat tersebut dikeluarkan.
e.g Tempat dan waktu penulisan surat

Jambi, 28 September 2017

4.3.12.7 Tanda Tangan

Suatu surat dapat dianggap sah jika telah
ditandatangani orang pejabat atau orang yang berwenang
atas penulisan surat tersebut. Surat yang belum
ditandatangani oleh yang berwenang terhadap surat tersebut
belum atau bahkan tidak dianggap sah, dalam kenyataan
dilapangan tidak semua surat dapat diselesaikan oleh kepala
atau pimpinan Instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu,
untuk beberapa surat penandatanganan dapat dilimpahkan
kepada pejabat dibawah pimpinan atau orang yang telah
ditunjuk oleh pimpinan sesuai dengan aturan dan tata kerja
yang berlaku.
Adapun aturan peletakan tanda tangan pada surat
resmi Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi Pertanian
telah disusun secara sistematis sesuai dengan aturan tata
kerja MISETA dimana,

16
 Surat resmi Himpunan Sosial Ekonomi Pertanian
(MISETA) Faperta Unja menggunakan format rata
tengah dengan posisi satu spasi dibawah kolom
tempat dan waktu pengeluaran surat.
 Berisikin nama & jabatan penanggung jawab
 Surat yang langsung dikeluarkan oleh pejabat
Instansi tersebut dalam hal ini surat tersebut
dikeluarkan oleh ketua umum maupun sekretaris
umum, maka yang menandatangani surat tersebut
hanya sebatas ketua dan sekretaris umum saja (yang
berwenang) dengan pihak yang mengetahui sesuai
dengan tebusan surat tersebut.
 Surat yang dikeluarkan oleh kepanitaan kegiatan
ditandatangani oleh ketua dan sekretaris panitia
pelaksana dan disetujui oleh ketua umun dengan
diketahui oleh pihak sesuai dengan tebusan surat
tersebut.
 Pada setiap nama penanggung jawab ditebalkan
(Bold) dan digaris bawahi (underline).
 Batas maksimal penulisan tanda tangan harus
sekurang-kurangnya 3 (tiga) spasi dari bibir bawah
(footer) kertas.

17
e.g Penempatan tanda tangan sesuai dengan alur kerja Himpunan Sosial
Ekonomi Pertanian Universitas Jambi.

Hormat Kami,

Nama ketua pelaksana Nama sekretaris

Jabatan Jabatan

Menyetujui,
Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA)
Fakultas Pertanian Universitas Jambi

Nama Ketua Umum

Jabatan

Mengetahui,
Ketua Jurusan/PS Agribisnis
Fakultas Pertanian Universitas Jambi

Nama Ketua Jurusan

NIP : -----

4.3.13 Pelimpahan Wewenang

Sebagaimana yang telah diterangkan sebelumnya surat
yang dikeluarkan oleh suatu Institusi akan dapat dinyatakan sah
apabila telah memiliki tanda tangan dari pihak – pihak yang
bersangkutan. Pada kenyataannya seringkali pemangku
wewenang yang seharusnya dapat menandatangani surat
tersebut berhalangan untuk dapat melakukannya dikarenakan
tengah tidak ada ditempat maupun karna kesibukan lainnya.
Maka, untuk menyikapi hal tersebut pemangku wewenang
dapat memberikan mandat kepada pejabat yang ada
dibawahnya secara struktural ataupun yang ditunjuk untuk

18
 dapat menandatangani surat tersebut sesuai dengan tata aturan
yang berlaku.
Adapun jenis – jenis pelimpahan wewenang adalah :
4.3.13.1.1 a.n
Atas Nama (a.n) digunakan unruk penandatanganan
surat yang dilakukan melalui pelimpahan kekuasaan
kepada orang yang menpunyai kedudukan satu tingkat
dibawahnya sesuai dengan bidang tugas rutin dari
yang diberi kuasa, kecuali hal-hal yang bersifat
khusus.
4.3.13.1.2 u.b
Untuk beliau (u.b.) digunakan untuk penandatanganan
oleh orang yang diberi kuasa untuk bertanda tangan
memberikan kuasa lagi kepada orang lain satu tingkat
dibawahnya.
4.3.13.1.3 a.p
Atas perintah (a.p.) digunakan untuk penandatanganan
yang diperintahkan oleh yang berwewenang

Pelimpahan wewenang ini tidak berlaku untuk hal-hal yang

bersifat kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada pemberi
wewenang.

Format Penulisan apabila yang memiliki wewenang dalam

penandatanganan surat tersebut berhalangan dan memberikan wewenang kepada
pejabat dibawahnya atau yang diberi wewenang untuk menggantikannya dalam
hal menandatangani surat tertentu.

e.g Pemberi kewenangan dalam penandatanagan surat

Mengetahui,
a.n Ketua Jurusan/PS Agribisnis
Fakultas Pertanian Universitas Jambi

19
 Nama yang Diberi Mandat
NIP : -----

4.3.14 Stempel
Stempel memiliki peranan yang sangat penting dalam
kelegalan suatu surat atau dokumen selain berfungsi sebagai
pelengkap tanda tangan stempel juga berfungsi sebagai
identitas atau ciri khas dari suatu organisasi. Sehingga, dengan
adanya stempel pembaca akan mudah untuk mengenali Instansi
atau organisasi yeng telah mengeluarkan surat tersebut.

Penggunaan stempel berkaitan dengan kewenangan

penandatanganan dan pengesahan surat. Dalam hal ini, stempel
yang digunakan adalah stempel Himpunan Mahasiswa Sosial
Ekonomi Pertanian (MISETA) Universitas Jambi, kepanitiaan,
dan rektorat.
Catatan : untuk setiap agenda maupun kegiatan yang
dikeluarkan departemen dalam bentuk kepanitian stempel
kepanitian tetap satu tidak ada stempel kepanitian yang di
sesuai dengan acara, tetap stempel kepanitian Himpunan
Mahasiswa Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA) Fakultas
Pertanian Universitas Jambi.

4.3.14.1 Stempel Himpunan Mahasiswa Sosial Ekonomi

Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Jambi.

4.3.14.2 Stempel Kepanitiaan Himpunan Mahasiswa

Sosial Ekonomi Pertanian Universitas Jambi

20
21