PERATURAN ORGANISASI SISTEM ADMINISTRASI ANGKATAN MUDA GPM _______________________________________________

I. PENDAHULUAN Penataan administrasi demi ketertiban, keseragaman dan kelancarann tugas-tugas organisasi adalah sangat penting. Untuk maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan penyelarasan dan perampungan peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang disingkat PO 1. Penyusunan sistem administrasi tersebut tentu saja tidak dapat dipisahkan dari pada pedoman administsasi Gereja Protestan Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah Anggaran Dasar Alinea I dan Bab VII Pasal 10 Ayat 1, merupakan bagian Integral dari GPM. Sesuai kebutuhan dan tuntutan organisasi yang sangat mendesak, maka peraturan sistem organisasi tentang sistem administrasi AMGPM (PO 1) perlu dibukukan untuk menjadi pedoman untuk menunjang ketertiban, keseragaman dan kelancaran administrasi organisasi AMGPM.

II. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda GPM terdiri dari : a. Sekretariat Organisasi b. Papan Nama Sekretariat c. Pelayanan Tata Usaha d. Cap Organisasi e. Fandel Organisasi f. Arsip dan Ekspedisi g. Dokumentasi dan Informasi h. Personalia Berbagai komponen sistem administrasi AMGPM dapat dijelaskan sebagai berikut : 2.1. SEKRETARIAT ORGANISASI a. Adanya gedung atau ruangan sekretariat yang representatif untuk penyelenggaraan administrasi dan kelancaran tugas-tugas organisasi, merupakan salah satu kebutuhan yang esensial. Karena segala keterbatasan yang dimiliki, maka sekretariat organisasi sementara disatukan dengan kegiatan perkantoran gereja di setiap jenjang kepemimpinan Gereja. Untuk Pengurus Besar di Kantor Sinode GPM, Pengurus Daerah di kantor Klasis, Pengurus Cabang dan Pengurus Ranting di Kantor Jemaat atau Konsistori. Namun keberadaan gedung atau ruang sekretariat pada setiap jenjang organisasi juga dapat disesuaikan dengan kondisi dimana aktifitas organisasi dilaksanakan.

b. Dengan menyatukan sekretariat organisasi dengan perkantoran Gereja di setiap jenjang, maka akan memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan tugas Kesaksian, Persekutuan dan Pelayanan. c. Khusus bagi jemaat-jemaat yang memiliki lebih dari satu Ranting AMGPM, maka sekretariatnya dapat ditempatkan di rumah salah seorang Pengurus Ranting atau gedung sekretariat tersendiri, tetapi harus jelas tempatnya, terutama ruangan dan alamatnya. d. Penentuan sekretariat bagi cabang yang meliputi beberapa jemaat, ditempatkan dengan memperhitungkan wilayah pelayanan (kediaman pimpinan organisasi, posisi strategis/mudah dijangkau, baileo AMGPM yang telah dibangun dll)

2.2. PAPAN NAMA SEKRETARIAT Papan Nama Sekretariat Organisasi AMGPM merupakan cerminan dari penampilan organisasi dalam gereja maupun masyarakat. Dengan menerima Pancasila sebagai azas kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sesuai Undang-Undang nomor 8 tahun 1985, maka AMGPM tiadak dapat melepaskan diri dari ketentuanketentuan lainnya yang berlaku. Khusus untuk papan nama sekretariatnya-pun harus mengacu pada Peraturan Menteri dalam Negeri RI, No. 5 tahun 1986 Bab III tentang ruang lingkup tata cara pemberitahuan kepada Pemerintah serta papan nama dan lambang organisasi kemasyarakatan, khususnya Bab VII Pasal 10. Komponen yang terkait dengan papan nama sekretariat sebagai berikut : a. B e n t u k b. U k u r a n : Empat persegi panjang dengan panjang dan lebar 4 : 3 : *Tingkat Pengurus Besar ---------------------- 180 x 130 Cm. *Tingkat Pengurus Daerah -------------------- 140 x 105 Cm. *Tingkat Pengurus Cabang dan Ranting ----- 120 x 90 Cm. : * Lambang organisasi pada sisi kiri atas. * Nama organisasi sesuai tingkatan kepengurusan. * Alamat Organisasi.

c. Isinya tertulis

d. e. f. g.

Nama ditulis dengan huruf cetak latin warna hitam. Warna dasar papan nama sekretariat adalah putih. Papan nama sekretariat harus ditanam, bukan digantung. Ukuran Logo pada papan nama sekretariat berdiameter (bergaris tengah) 20 Cm.

2.3. PELAYANAN TATA USAHA

Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:

1. Surat Menyurat (Korespondensi) 1.1. SURAT DINAS UMUM : Sebuah surat dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : a. Kepala Surat/Kop surat. Surat dari instansi resmi (misalnya Sinode,majelis jemaat,yayasan dll)menggunakan Kop surat. Kop surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon, nomor kotak pos, alamat telegram/kawat). Catatan : a. Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln. b. Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel. c. Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos. b. Tanggal Surat Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena nama desa/kota sudah tercantum di dalam kop surat. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat. Pada akhir penulisan tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca. Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat (dibawah garis pemisah kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor surat). c. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.

Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:). Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru kemudian titik berganda. Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak didahului atau diikuti jarak (ketukan mesin). Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh : Nomor: 041/I/PB/2002 atau No.: 041/I/PB/2002 dan bukan Nomor : 041/I/PB/02 Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu. Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat tersebut. Penomoran surat tidak dibagi per bidang Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan nomor baru.

d. Hal/Pokok Surat Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran. Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK. Yang paling tepat dan praktis adalah HAL. Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda pada tulisan nomor dan lampiran. Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi. Contoh : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT

e. Lampiran Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan ditulis lengkap: Lampiran atau juga Lamp. Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun. Contoh: LAMPIRAN : satu berkas. Jika tidak ada lampiran, maka kata lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi. Contoh : LAMPIRAN :

f. Alamat Surat Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM PEMBUKA. Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang bisa ditulis lengkap tanpa harus dipenggal. Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH. Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja. Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis, keturunan atau jabatan keagamaan, misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr. yang mengikuti nama orang. Contoh Bentuk yang salah : o Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau o Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia. Bentuk yang benar : o Yth.: Drs,Abunawas, atau o Kepada : dr. Mamamia o Yth.: Bapak Johan g. Salam Pembuka SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan ALAMAT SURAT (dengan memberi jarak dibawah diantaranya). Contoh Salam pembuka yang benar : Dengan hormat Salam Sejahtera Bentuk yang salah : - Dengan segala hormat

h. Isi Surat 1. Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup. Contoh : Alinea pembuka yang salah : bersama surat ini saya beritahukan. Alinea Pembuka yang benar : Bersama surat ini kami beritahukan Melalui surat ini kami informasikan Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahui surat balasan atau surat permohonan, dll. Catatan : kata KAMI hanya digunakan jika penulisan surat mewakili suatu instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili pribadi, hendaknya dipergunakan kata ganti SAYA. 2. Isi/Inti. Isi/materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat dan dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat, kecermatan meggunakan bahasa Indonesia dipentingkan disini. Sikap respek(hormat) terhadap penerima surat hendaknya juga terungkap melaui bagian ini.

i. Alinea Penutup Alinea ini berfungsi mengakhiri pembicaraan dalam surat yang isinya dapat mengundang harapan atau ucapan terima kasih penulis/pengirim surat. Contoh yang salah : demikian agar menjadi periksa. Atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Atas bantuaannya kami haturkan terima kasih. sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak/Diperbanyak terima kasih.

Contoh Yang benar

o o o o

demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum. Atas perhatian saudara,kami ucapkan terimakasih. Mudah mudahan informasi kami bermanfaat bagi bapak/ibu. kami berharap kita dapat meningkatkan hubungan baik ini pada masa yang akan datang.

Catatan ; untuk orang yang dihormati atau lembaga yang lebih tinggi perkatan saudara/anda sebaiknya tidak digunakan.

j. Penutup Bagian ini menunjukan rasa hormat penulis surat kepada pembaca/penerima surat. Salam penutup ini diletakkan diantara alina penutup dan tanda tangan pengirim, sejajar dengan tanggal surat. Contoh : salam kami, hormat kami atau teriring salam dan doa.

k. Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan Bentuk yang baku digunakan dikalangan AMGPM adalah tanda tangan,dibawahnya ditulis nama jelas kemudian di bawah nama(setelah digaris bawahi)dicantumkan jabatan. Contoh ; .(untuk tanda tangan) Drs. Roland Tarzan Ketua Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis dalam kurung(.)

l. Lain-lain Sering dalam surat yang kita terima ada beberapa hal yang tidak lasim digunakan seperti: Tembusan surat. Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah tindisan atau cc (carbon copy)

Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN. Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu mengetahui Isi/maksud surat tersebut. Penulisan kata tembusan diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi pinggir kiri isi surat diberi garis bawah dan diberi titik ganda. Dibagian bawahnya baru dicantukan nama(lembaga/pribadi)penerima tembusan secara berturut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan jabatan. Contoh bentuk yang salah :

TEMBUSAN : Kepada YTH : Ketua Sinode GPM(sebagai laporan) Kepada YTH : Ketua Klasis GPM Ternate(untuk diketahui) Arsip/pertinggal. Contoh yang baku : TEMBUSAN : Ketua Sinode GPM. Ketua Klasis GPM Ternate. Catatan : tidak perlu ditulis KEPADA YTH, SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI atau ketangan lain yang terdapat diantara dua kurung. Kata : ARSIP/PERTINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah surat dinas sudah pasti mempunyai arsip.

j. Inisial Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan disebelah kiri bawah surat atau dibawah tembusan. Inisial itu berupa singkatan nama misalnya : ADM/HL. ADM adalah singkatan nama Abraham Daniel Maelissa (Pengonsep surat) dan HL adalah singkatan nama Herman Lekahena (pengetik). Pencatuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan atau penelusuran surat.

1.2. SURAT KEPUTUSAN. Surat keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres, MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan dengan hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga eksekutif biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif (penerma mandat). Baik keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif mempunyai kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk bergerak Keluar. Adapun bagian-bagian dari sebuah surat keputusan terdiri dari : a. Kepala surat/kop surat Kepala surat atau Kop surat pad lembaga eksekutif sama dengan surat keputusan lembaga legislatif, lasimnya hanya terdiri dari : Nama lembaga/organisasi. Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH KOTA AMBON Nama lembaga legislatif yang bersangkutan Misalnya : KEPUTUSAN KOMPERDA V Bagian tersebut ditulis di atas, ditulis (diketik) pada bagian tengah atas lembaran kertas. b. Nomor Surat Penulisan nomor Keputusan sebagai berikut : Untuk Keputusan Lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagian tengah sejajar dengan penulisan KEPALA SURAT. Misalnya : Nomor : 04/KPTS/KD.2-V/2008 Untuk keputusan lembaga eksekutif ditulis pada bagian tengah persis dibawah garis penutup Kepala Surat.

c. Maksud/Hal Surat Bagian ini ditandai dengan kata tentang yang ditulis pada bagian tengah dibawah nomor surat. Dibawah kata Tentang ditulis HAL surat, yang ditulis dengan memperhatikan tata keindahan surat, dan ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi. Misalnya : Tentang PENGANGKATAN PANITIA HUT ANGKATAN MUDA GPM DAERAH KOTA AMBON

d. Pendahuluan Pendahuluan surat keputusan berisi nama lembaga legislatif atau eksekutif, diikuti tanda baca titik ganda (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis pinggir surat.

e. Isi Surat Isi surat keputusan terdiri dari : 1. MENIMBANG : bagian ini berisi alasan-alasan mengapa surat keputusa itu dibuat. 2. MENGINGAT : bagian ini berisi dasar hukum yang mendukung alsan-alasan di atas (bagian tentang menimbang) yang biasanya berisi bab dan pasal dari AD/ART. 3. MEMPERHATIKAN : bagian ini berisi permohonan (berdasarkan surat), saran dan pendapat (situasi terakhir) peserta. 4. Isi Keputusan : MEMUTUSKAN : kata ini biasa ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi, ditulis pada bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca titik ganda. Butir-butir keputusan biasanya diurut dengan menggunakan kata-kata: pertama. Kedua, dst (ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik ganda. Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku. f. Penutup Bagian ini biasanya berisi kata-kata DITETAPKAN DI dan PADA TANGGAL yang ditulis antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat. g. Tanda tangan Bagian ini biasanya diawali dengan penulisan nama lengkap eksekutif atau legislatif yang bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama mereka yang berkompetensi untuk menandatangani surat tersebut. Surat keputusan harus ditandatangani oleh 2 orang : Ketua atau yang ditunjuk mewakili dan sekretaris atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis. Tembusan hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja 1.3. SURAT KETERANGAN Surat keterangan adalah surat yan dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk memperjelas atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang anggota atau pengurus untuk keperluan urusan tertentu. Misalnya : Keterangan pernah mengikuti pelatihan atau penataran Keterangan sementara atau pernah menjabat jabatan dalam kepengurusan AMGPM. Bagian-bagian dari sebuah Surat Keterangan : a. b. c. d. e. f. Kop atau kepala surat Di bawah Garis bawah Kop surat ditulis SURAT KETERANGAN Dibawah garis tersebut ditulis : Nomor /K/PD.2/2008 Pendahuluan : berisi alasan untuk membuat surat keterangan tersebut Isi : megandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan Penutup

1.4. SURAT REKOMENDASI

Rekomendasi ada 2 macam, yaitu : 1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/Komferda/dll) yang merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan). Bentuknya : a. Kepala/Kop Surat b. Tulisan REKOMENDASI, dibawahnya ditulis nomor rekomendasi. Misalnya : 01/R/MPPXV/2008 c. Isi Alsan-alasan dibuatnya rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam bentuk masalah) Penugasan yang berisi pemberian kewenangan kepada lembaga eksekutif untuk mengambil langkah-langkah kebijakan untuk menyelesaikan masalah yang telah diungkapkan pada bagian sebelumnnya. d. Penutup Tempat dan waktu penetapan rekomendasi tersebut Pimpinan persidangan 2. Rekomendasi yang dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktifitas lembaga. Misalnya : Rekomendasi PB kepada Panitia Pelaksana MPP XXII untuk mencari dana dikalangan anggota AMGPM didalam daerah pelayanan tertentu. Bentuknya : a. Dibawah Kop Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor urut rekomendasi. b. Isi : Alasan-alasan pemberian rekomendasi (biasanya dengan mencantumkan nomor surat permohonan). Pernyataan dukungan terhadap aktifitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang tercantum pada alasan) dilaksanakan Batasan ruang gerak dan batasan waktu berlakunya rekomendasi tersebut Himbauan kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di wilayah pemberlakuan rekomendasi tersebut) untuk turut membantu kegiatan tersebut baik secara moral maupun material. Penegasan tentang tanggungjawab penerima rekomendasi untuk melaporkan hasil pelaksanaan rekomendasi tersebut kepada pemberi rekomendasi, setelah rekomedasi selesai dilaksanakan. c. Penutup. Tempat dan waktu dikeluarkannya reomendasi Nama lembaga eksekutif Nama dan tanda tangan

1.5. SURAT MANDAT

Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa dilaksanakan. Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau untuk menghadiri acara tertentu. Misalnya : Pengurus Daerah Seram Utara untuk mewakli Pengurus Besar didalam acara yang dilselenggarakan oleh Pemerintah Maluku di wilayah Seram Utara. Kepada Ketua I (dari ketua daerah) untuk memimpin daerah selama ketua keluar daerah. Ketua II dan Sekretaris I untuk menghadiri Musda KNPI Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi lembaga Eksekutif.

2.

Surat Keluar dan Surat Masuk Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan, penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk. Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut sampai tuntas.

Keterangan Kolom Surat Masuk : Nomor Urut Alamat Pengirim Tanggal Surat Nomor Perihal Tanggal Terima KET : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima : Diisi dengan alamat pengerim Surat tersebut : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut. : Diisi dengan tanggal surat tersebut diterima di tempat. : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Keterangan Kolom Surat Keluar : Nomor Urut Alamat Penerima Tanggal Surat Nomor Perihal KET : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima : Diisi dengan alamat penerima Surat tersebut : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut. : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Nomor agenda harus dipakai secara terus menerus, sampai pada akhir tahun barulah kita mulai dengan nomor agenda yang baru.

Demi keseragaman maka diberikan beberapa petunjuk praktis format sebuah surat keluar
secara berjenjang :

Contoh Kepala dan Akhir Surat pada tiap jenjang : 1. PENGURUS BESAR:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU PENGURUS BESAR LANTAI II BEILEO OIKUMENE, JALAN RAYA PATTIMURA, TELEPON (0911) 316096 A M B O N

Isi Surat ....................................................................... Akhir surat ..................................................................

PENGURUS BESAR

Pdt. Drs. John Ruhulessin,M.Si. Ketua Umum

Pdt. Herry Lekahena Sekretaris Umum

2. PENGURUS DAERAH:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU PENGURUS DAERAH PULAU AMBON JALAN DR. SIWABESSY, TELEPON (0911) 352821 A M B O N

- Isi Surat .............................................................................. - Akhir surat ............................................................................

PENGURUS DAERAH Drs.P.Kastanya Ketua Daerah Rano.W.Lailossa Sekretaris Daerah

3. PENGURUS CABANG:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH PULAU AMBON PENGURUS CABANG NEHEMIA JALAN DR. KAYADOE, TELEPON (0911) 341496 BENTENG- A M B O N

Isi Surat ......................................................................... Akhir Surat ....................................................................

PENGURUS CABANG Ir.Edy Lekatompessy KetuaCabang R. Matahelemual Sekretaris Cabangh

4. PENGURUS RANTING:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH PULAU AMBON CABANG NEHEMIA PENGURUS RANTING GAZA JALAN NN. SAAR SOPACUA BENTENG- A M B O N

Isi Surat .......................................................................... Akhir Surat .....................................................................

PENGURUS RANTING Pdt. Willem Kaya Ketua Ranting R. Tamtalahitu Sekretaris Ranting

3. Kode-kode Surat : Setiap Surat Keluar sebuah organisasi memiliki kode tertentu, yang diatur secara seragam dan berjenjang. Untuk penyeragaman kode-kode Surat Keluar, maka diatur sebagai berikut: a. Untuk jenjang Kepengurusan/Kepemimpinan digunakan kode: 1. Surat Keluar dari Pengurus Besar menggunakan kode jenjang : PB 2. Surat Keluar dari Pengurus Daerah menggunakan kode jenjang : PD (Nomor Urut Daerah-daerah diatur oleh Pengurus Besar). 3. Surat Keluar Pengurus Cabang menggunakan Kode jenjang : PC (Nomor Urut Cabang diatur oleh Pengurus Daerah). 4. Surat Keluar Pengurus Ranting menggunakan kode jenjang : PR (Nomor Urut Ranting diatur oleh Pengurus Cabang). Catatan: Khusus bagi Daerah yang tidak belum memiliki Cabang atau Pengurus Cabang tidak aktif (dan belum melakukan pembagian Nomor Urut Ranting), maka Pengurus Daerah dapat melakukan pembagian.Bila kemudian Cabang sudah ada atau berfungsi kembali, maka tinggal menyesuaikan diri dengan yang sudah diatur oleh Pengurus Daerah. b. Untuk Bidang tugas, digunakan kode: 1. Organisasi dan Kerumah-tanggaan (Bidang I) 2. Pelpem dan Iptek ( Bidang II ) 3. Keesaan dan Pembinaan Umat (Bidang III ) 4. Pekabaran Injil dan Komunikasi/PIKOM (Bidang IV) 5. Finek ( Bidang V ) 6. Keuangan/Perbedaharaan 7. Umum 8. Untuk Surat Keputusan 9. Untuk Rekomendasi 10. Untuk Mandat

:I : II : III : IV :V : VI : VII : KPTS :R :M

11. Untuk Surat Keterangan

:K

c. Kode Surat Dinas Biasa : Kode Surat Keluar (biasa) Pengurus AMGPM pada sebuah jenjang terdiri dari: Nomor Urut Surat, kode Bidang ( I/II/III/IV/VI/VIII), kode Jenjang (PB/PD/PC/PR) dan tahun pelayanan (berjalan). Contoh kode Surat Keluar Lembaga Eksekutif, menurut jenjang:
1. Pengurus Besar : 01/III/PB/09 01 = Nomor urut surat keluar dari PB. III = Bidang tugas (Bidang III) PB = Jenjang kepengurusan Pengurus Besar 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009 2. Pengurus Daerah : 04/II/PD.5/09 04 = Nomor urut surat keluar dari PD ybs. II = Bidang tugas (Bidang II) PD = Jenjang kepengurusan Daerah .5 = Nomor urut Daerah 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009 3. Pengurus Cabang : 11/I/PD.14-PC.10/2009 11 I PD.14 PC.10 09 = = = = = Nomor urut Surat Keluar PC ybs. Bidang Tugas (Bidang I) Jenjang dan nomor urut Daerah Jenjang Kepengurusan Cabang. Nomor urut cabang kependekan tahun pelayanan 2009 05/IV/PD.14-PC.10-PR.02/09 Nomor urut surat keluar Ranting ybs. Bidang Tugas (Bidang IV) Jenjang dan nomor urut Daerah Jenjang dan nomor urut Cabang Jenjang dan nomor urut Ranting dalam Cabang. Kependekan tahun pelayanan 2009

4.Pengurus Ranting : 05 = IV = PD.14 = PC.10 = PR.02 = 09 =

d. Kode Surat Keputusan : Surat Keputusan ada 2 (dua) macam, yaitu yang dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) dan yang dikeluarkan oleh lembaga Legislatif (Kongres atau MPP/Konperda atau MPPD/ Konpercab atau MPPC/ Rapat Ranting atau Rapat Kerja Ranting). Sebuah surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Lembaga Eksekutif maupun Lembaga Legislatif selalu terdiri dari: Nomor Urut Surat (Keputusan), Kode Keputusan, Kode Jenjang dan Nomor Urut dalam jenjang (secara berjenjang), kode ORG.( Organisasi ) atau P dan kode tahun.
d.1. Contoh Kode Keputusan yang dikeluarkan Lembaga Eksekutif: 1. Pengurus Besar : 01/KPTS/PB/ORG/03 01 = Nomor urut surat keputusan

KPTS PB ORG 03

= Kode surat keputusan = Jenjang Pengurus Besar =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus. = Kependekan kode tahun pelayanan 2003

2. Pengurus Daerah : 02/KPTS/PD.5/ORG/03 02 = Nomor urut surat keputusan KPTS = Kode surat keputusan PD.5 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus. 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2003 3. Pengurus Cabang : 05/KPTS/PD.14-PC.10/ORG/09 05 KPTS PD.14 PC.10 ORG 03 = Nomor urut surat keputusan = Kode surat keputusan = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus. = Kependekan kode tahun pelayanan 2009

4. Pengurus Ranting : 04/KPTS/PD.14-PC.10-PR.02/ORG/09 04 = Nomor urut surat keputusan KPTS = Kode surat keputusan PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting suara pelayanan ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus. 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009

d.2. Contoh kode keputusan yang dikeluarkan Lembaga Legislatif : 1. Kongres : 01/KPTS/K-XXV/01 01 = Nomor Urut Keputusan Kongres KPTS K XXV 01 = Kode dari Keputusan = Kode dari Kongres = Kongres yang ke 25 = Kependekan tahun pelayanan 2001

2. M P P : 02/KPTS/MPP-XV/02 02 = Nomor urut keputusan MPP KPTS MPP XV 02 = Kode dari Keputusan = Kode MPP = Kode MPP yang ke-15 = Kependekan tahun pelayanan 2002

3. Konperensi Daerah : 03/KPTS/KD.5-VII/01 03 = Nomor urut Keputusan Konperda KPTS KD. = Kode dari Keputusan = Kode Konprensi Daerah

 .5 VII 01

= Nomor urut Daerah = Kode Konperda ke- 7 = Kependekan tahun pelayanan 2001

4. M P P D : 03/KPTS/MPPD.5-XI/03 03 = Nomor urut Keputusan MPPD KPTS MPPD .5 XI 03 = Kode dari Keputusan = Kode MPPD = Nomor urut Daerah yang melaksanakan MPPD = Kode MPPD ke-11 = Kependekan tahun pelayanan 2003.

5. Konprensi Cabang : 04/KPTS/PD.14-KC.10-V/09 04 KPTS PD.14 KC .10 V 09 = Nomor urut Keputusan Konpercab = Kode dari Keputusan = Kode Daerah nomor urut 14. = Kode dari Konperensi Cabang = Nomor urut cabang Ebenhaezer. = Kode Konpercab yang ke-5 = Kependekan tahun pelayanan 2009

6. M P P C : 02/KPTS/PD.14-MPPC.10-VI/09 02 = Nomor urut Keputusan MPPC KPTS = Kode dari Keputusan PD.14 = Kode Daerah numor urut 14. MPPC.10 = Kode MPPC Cabang Ebenhaezer. VI = Kode MPPC yang ke 6 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009 7. Rapat Ranting 05 KPTS PD.14 PC.10 RR.02 V 09 : 05/KPTS/PD.14-PC.10-RR.02-V/09 = Nomor urut Keputusan Rapat Ranting. = Kode dari Keputusan = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14 (Dapua). = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 Dalam Daerah. = Kode Ranting nomor urut ke-2 dalam Cabang. = Kode Rapat Ranting yang ke-5. = Kependekan tahun pelayanan 2009

8. Rapat Kerja Ranting : 01/KPTS/PD.14-PC.10-RKR.02-III/09 01 = Nomor urut keputusan Rapat Kerja Ranting. KPTS = Kode dari Keputusan. PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14. PC.10 = Kode Cabang Ebenhaezer. RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting Suara Pelayanan III = Kode Rapat Kerja Ranting yang ke-3 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009

Surat Keputusan Pengangkatan atau Pembubaran salah satu badan yang sifatnya temporer, misalnya Panitia; modelnya sama dengan model surat Keputusan pengangkatan atau pembubaran

Pengurus, hanya mengalami perubahan pada bagian ORG. diganti dengan P , yaitu kode untuk Panitia atau Tim yang sifatnya temporer.

f. Kode Surat rekomendasi :

1. Kongres : 01/R/K-XXV/01 01 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk Rekomendasi K= Kode Kongres XXV = Kode konggres ke-27 01 = Kependekan dari tahun pelayanan 2001 2. M P P : 02/R/MPP-XVI/02 01 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk Rekomendasi MPP = Kode MPP XXV = Kode MPP ke-25 02 = Kependekan dari tahun pelayanan 2002

3. Pengurus Besar : 11/R/PB/03 11 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi PB = Pengurus Besar 03 = Kependekan dari tahun pelayanan 2003 4. Konperda : 05/R/KD.7-XII/03 05 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi KD.7 = Konperda dari Daerah dalam nomor urut 7. XII = Konperda ke-12 03 = Kependekan dari tahun 2003 5. MPPD : 07/R/MPPD.5-IX/03 07 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi MPPD.5 = MPPD Daerah dalam nomor urut 5 IX = MPPD ke-9 03 = Kependekan dari tahun 2003

6. Pengurus Daerah : 07/R/PD.5/03 07 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi PD.5 = Kode daerah nomor urut 5 03 = Kependekan dari tahun 2003 7. Konpercab : 02/R/PD.14-KC.3-II/09 02 R PD.14 KC.3-II = Nomor urut rekomendasi = Kode untuk rekomendasi = Kode daerah dengan nomor urut 14. = Kode Konpercab yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada nomor urut ke-3 di Daerah.

09

= Kependekan dari tahun 2009

8. M P P C : 02/R/PD.14-MPPC.10-II/09 02 R PD.14 MPPC.3-II 09 = Nomor urut rekomendasi = Kode untuk rekomendasi = Kode daerah dengan nomor urut 14. = Kode MPPC yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada nomor urut ke-3 di Daerah. = Kependekan dari tahun 2009

9. Pengurus Cabang : 03/R/PD.14-PC.10/09 03 R PD.14 PC.10 09 = Nomor urut rekomendasi = Kode untuk rekomendasi = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah = Menunjuk pada nomor urut cabang = Kependekan kode tahun pelayanan 2009

10. Pengurus Ranting : 07/R/PD.14-PC.10-PR.02/03 07 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009 11. Rapat Ranting 04 R PD.14 PC.10 RR.02 III 09 = 04/R/PD.14-PC.10-RR.2-III/09 = Nomor urut rekomendasi = Kode untuk rekomendasi = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14 = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 dalam daerah. = Kode Ranting nomor urut ke-2 dalam Cabang. = Kode Rapat Ranting yang ke-3 = Kependekan tahun pelayanan 2009

12. Rapat Kerja Ranting : 05/R/PD.14-PC.10-RKR.02-V/09 05 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14 PC.10 = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 dalam daerah. RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting dengan nomor urut ke-2 V = Kode Rapat Ranting yang ke-5 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009

Untuk jenis surat lain seperti Surat Keterangan dan Mandat (kedua surat ini hanya berlaku pada lembaga Eksekutif), perbedaan kodenya dengan Surat Rekomendasi hanyalah pada penggunaan kode K pada Surat Keterangan dan M pada Mandat, pada posisi R di dalam Rekomendasi. Contoh: Nomor : 02/K/PD.5-PC.3-PR.2/03 Selanjutnya ada beberapa hal yang mesti diperhatikan, yaitu :

1. Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk atau dilebur dll, penomoran Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu. 2. Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat tersebut. 3. Penomoran surat tidak dibagi per bidang 4. Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan nomor baru. 5. Pemusnahan surat paling lama 25 tahun disesuaikan dengan kepentingan surat (biasa, penting, berharga)

2.4. CAP ORGANISASI Sejak tahun 1990, cap AMGPM telah mengalami 2 kali perubahan, yaitu tahun 1990 2002 dan 2003 sampai sekarang. Perubahan itu berdasarkan Keputusan Kongres, sesuai dengan jiwa Moto AMGPM. Komponen yang terkait dengan Cap AMGPM terdiri dari : a. b. c. d. Bentuk : Bulat Ukuran : Garis tengah bulatan = 4 Cm (berlaku untuk semua jenjang). Isi : Gambar logo (baru) dan tulisan Tulisan : Tulisan dalam cap terdiri dari 2 kelompok: ANGKATAN MUDA GPM, ditulis pada setengah lingkaran luar bagian atas (mengikuti bentuk setengah lingkaran). Tulisan jenjang Kepengurusan, misalnya: PENGURUS DAERAH BURU SELATAN, dapat disingkat PD BURU SELATAN pada setengah lingkaran luar bagian bawah. Batas lingkaran Tengah pada bagian kiri dan kanan dipisahkan dengan tanda: Bintang.

Catatan : 1. Lingkaran yang dipakai, adalah lingkaran luar dari logo yang sekarang berlaku. 2. Untuk jenjang Cabang dan Ranting, cukup ditulis: PENGURUS CABANG ELOHIM atau PENGURUS RANTING PETRA, dan tidak perlu mencantumkan nama jenjang di atasnya.

2.5. FANDEL ORGANISASI Fandel Organisasi yang berlaku sekarang adalah Fandel dengan Logo sesuai Keputusan MPP XVI. Komponen yang terkait dengan Fandel terdiri dari : a. Bentuk Fandel : Empat persegi panjang. b. Ukuran Fandel : - Panjang : 150 Cm - Lebar : 100 Cm c. Warna dasar Fandel : Putih d. Gambar logo ditempatkan pada bagian tengah kain, dengan garis tengah logo berukuran 40 Cm. e. Disepanjang tepi kain putih, digunakan ambu-ambu warna kuning emas.

2.6. ARSIP DAN EKSPEDISI Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi, maka tertib Surat Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan organisasi harus disimpan dengan baik dalam bundel (map) dan diamankan dalam lemari atau tempat yang aman. Buku ekspedisi untuk surat keluar di setiap jenjang harus ada, sehingga terjamin surat keluar ke alamat. 2.7. DOKUMENTASI DAN INFORMASI Kegiatan dokumentasi menyangkut penyimpanan surat yang penting dan rahasia, suratsurat berharga seperti Surat Tanah, Buku Tabanas, Infentaris dll. Penyimpanan tersebut harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan atau dipertanggungjawabkan setiap ada pergantian pengurus waktu serah terima atau tim pemeriksa.

2.8. PERSONALIA Kebutuhan tenaga Pengelola Administrasi adalah sangat penting, tetapi karena keterbatasan dana, maka untuk sementara apabila ada perangkat kepengurusan yang bisa membiayai tenaga honorer adalah sangat baik. 2.9 P E N U T U P Hal-hal lain yang belum diatur di dalam peraturan organisasi tentang sistem administrasi AMGPM ini, akan dilengkapi dan diatur kemudian oleh Pengurus Besar demi kelancaran Administrasi Orgnisasi. Semoga dengan penyempurnaan ini ada ketertiban, keseragaman dan kelancaran Administrasi Organisasi Angkatan Muda GPM.

DITETAPKAN DI : A M B O N PADA TANGGAL :

PENGURUS BESAR