PETUNJUK TEKNIS

KORESPONDENSI DAN DOKUMENTASI ADMINISTRASI AMGPM

I. PENDAHULUAN
Penataan administrasi demi ketertiban, keseragaman dan kelancarann tugas-tugas
organisasi adalah sangat penting. Untuk maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan
penyelarasan dan perampungan peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang
yang selanjutnya disingkat PO 2 dan telah disahkan dalam Musyawarah Pimpinan Paripurna
XXIX AMGPM di Tifu Waikonit Buru Selatan Tahun 2016.

Peraturan administrasi AMGPM tersebut tentu saja tidak dapat dipisahkan dari pada
pedoman administsasi Gereja Protestan Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah
Anggaran Dasar Alinea I dan Bab VII Pasal 10 Ayat 1, merupakan bagian Integral dari GPM.

Untuk lebih memperjelas hal-hal yang bersifat teknis administrasi sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman didalam menerapkan Peraturan organisasi tersebut, maka Pengurus Besar
menyusun Pedoman Korespondensi dan dokumentasi Administrasi AMGPM (PO 2. Pasal 11
ayat 1) dan dibukukan untuk menjadi pedoman dalam menunjang ketertiban, keseragaman
dan kelancaran administrasi organisasi AMGPM.

II. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM

Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda
GPM terdiri dari :
a. Sekretariat Organisasi
b. Papan Nama Sekretariat
c. Pelayanan Tata Usaha
d. Cap Organisasi
e. Fandel Organisasi
f. Arsip dan Ekspedisi
g. Dokumentasi dan Informasi
h. Personalia

III. PELAYANAN TATA USAHA

Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:

1. Surat Menyurat (Korespondensi)

1.1. SURAT DINAS UMUM :

Sebuah surat dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

a. Kepala Surat/Kop surat.

Kepala surat untuk tiap jenjang organisasi sebagai berikut:

1. Pengurus Besar

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS BESAR
Sekretariat : Gedung AMGPM lantai 2.Kompleks Maranatha. Jalan. Raya Pattimura Ambon
Website : www.amgpm.net email: pbamgpm@gmail.com

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
2. Pengurus Daerah

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS DAERAH KOTA AMBON
Sekretariat : JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

3. Pengurus Cabang :

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

DAERAH KOTA AMBON
PENGURUS CABANG BETHABARA
Sekretariat : JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

4. Pengurus Ranting

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

DAERAH KOTA AMBON CABANG BETHABARA
PENGURUS RANTING NEHEMIA
Sekretariat : JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

• Kop surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon, nomor kotak
pos, alamat telegram/kawat). dan ditulis dengan menggunakan huruf Kapital.

Catatan :
a. Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln.
b. Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel.
c. Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos.
• Besar dan jenis huruf yang digunakan disesuaikan dengan ukuran kertas atau anvelop
yang digunakan
• Ukuran huruf nama organisasi lebih besar dan diberi bold daripada nama jalan/
alamat
• Untuk Kop Surat Panitia yang bersifat temporer maka penulisan Nama panitia setelah
Nama organisasi dan bertulisan miring dengan ukuran dan jenis huruf yang sama. Jika
ada logo maka logo ditempatkan disebelah kiri.

Contoh:

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

DAERAH KOTA AMBON PENGURUS CABANG BETHABARA
LOGO
PANITIA HARI-HARI BESAR GEREJAWI TAHUN 2017
JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526 - AMBON

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 b. Tanggal Surat
• Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena nama
desa/kota sudah tercantum di dalam kop surat.
• Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat.
• Pada akhir penulisan tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca.
• Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat (dibawah
garis pemisah kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor surat).

c. Nomor Surat
• Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.(lihat PO.2 Pasal 5 ayat
3)
• Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:).
• Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru
kemudian titik berganda.
• Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak didahului atau
diikuti jarak (ketukan mesin).
• Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun.
• Contoh:
Nomor: 041/I/PB/2017 atau No.: 041/I/PB/2017 dan bukan Nomor : 041/I/PB/17
• Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran
Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya
berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu.
• Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat
keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis
surat-surat tersebut.
• Penomoran surat tidak dibagi per bidang tetapi berkelan jutan
• Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai
dengan nomor baru.

d. Hal/Pokok Surat
• Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran.
• Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK.
• Yang paling tepat dan praktis adalah HAL.
• Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda pada tulisan
nomor dan lampiran.
• Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau
pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi.
• Contoh : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT

e. Lampiran
• Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan ditulis lengkap:
Lampiran atau juga Lamp.
• Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun.
• Contoh: LAMPIRAN : satu berkas.
• Jika tidak ada lampiran, maka kata lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi.
• Contoh : LAMPIRAN : ……

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 f. Alamat Surat
• Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM
PEMBUKA.
• Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun
penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang
bisa ditulis lengkap tanpa harus dipenggal.
• Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH.
• Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja.
• Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis,
keturunan atau jabatan keagamaan, misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr. yang
mengikuti nama orang.
• Contoh Bentuk yang salah :
o Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau
o Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia.
• Bentuk yang benar :
o Yth.: Drs,Abunawas, atau
o Kepada : dr. Mamamia
o Yth.: Bapak Johan

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS DAERAH KOTA AMBON
JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

15 Oktober 2017
Nomor : 01/I/PD.13/2017
Lampiran : 1 (Satu) Lembar
Hal : Pemberitahuan

YTH.
PENGURUS CABANG :………………….

g. Salam Pembuka
• SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan ALAMAT
SURAT (dengan memberi jarak dibawah diantaranya).
• Contoh Salam pembuka yang benar :

Dengan hormat

Salam Sejahtera
• Bentuk yang salah : - Dengan segala hormat

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS DAERAH KOTA AMBON
JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

15 Oktober 2017
Nomor : 01/I/PD.13/2017
Lampiran : 1 (Satu) Lembar
Hal : Pemberitahuan

YTH.
PENGURUS CABANG :………………….

Salam kasih dalam Tuhan Yesus

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 h. Isi Surat
1. Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup.

Contoh : Alinea pembuka yang salah : bersama surat ini saya beritahukan.

Alinea Pembuka yang benar :

Bersama surat ini kami beritahukan

Melalui surat ini kami informasikan

Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahui
surat balasan atau surat permohonan, dll.

Catatan : kata KAMI hanya digunakan jika penulisan surat mewakili suatu
instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili pribadi, hendaknya
dipergunakan kata ganti SAYA.

2. Isi/Inti.
• Isi/materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat dan dengan
bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat, kecermatan meggunakan
bahasa Indonesia dipentingkan disini.
• Sikap respek (hormat) terhadap penerima Surat hendaknya juga terungkap
melalui bagian ini.

i. Alinea Penutup

 Alinea ini berfungsi mengakhiri pembicaraan dalam surat yang isinya dapat
mengundang harapan atau ucapan terima kasih penulis/pengirim surat.

 Contoh yang salah :

demikian agar menjadi periksa.

Atas perhatiannya diucapkan terimakasih.

Atas bantuaannya kami haturkan terima kasih.

sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak/Diperbanyak terima
kasih.

 Contoh Yang benar

o demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum.

o Atas perhatian saudara,kami ucapkan terimakasih.
o Mudah mudahan informasi kami bermanfaat bagi bapak/ibu.
o kami berharap kita dapat meningkatkan hubungan baik ini pada masa yang akan
datang.

 Catatan ; untuk orang yang dihormati atau lembaga yang lebih tinggi perkatan
saudara/anda sebaiknya tidak digunakan.

j. Penutup

 Bagian ini menunjukan rasa hormat penulis surat kepada pembaca/penerima surat.

 Salam penutup ini diletakkan diantara alina penutup dan tanda tangan pengirim,
sejajar dengan tanggal surat.

 Contoh : salam kami, hormat kami atau teriring salam dan doa.

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
  Setelah Salam Penutup, semua surat dari organisasi AMGPM setiap jenjang wajib
mencantumkan motto AMGPM “ KAMU ADALAH GARAM DAN TERANG DUNIA”
(dengan huruf kapital)

k. Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan

 Bentuk yang baku digunakan dikalangan AMGPM adalah tanda tangan,dibawahnya

ditulis nama jelas kemudian di bawah nama(setelah digaris bawahi)dicantumkan
jabatan.

 Contoh ; ………………………….(untuk tanda tangan)

Drs. Jofert Tarzan

Ketua I
Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis dalam kurung(….)

l. Lain-lain

Sering dalam surat yang kita terima ada beberapa hal yang tidak lasim digunakan seperti:

• Tembusan surat.
• Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah tindisan atau cc (carbon
copy)
• Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN.
• Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu
mengetahui Isi/maksud surat tersebut.
• Penulisan kata tembusan diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi
pinggir kiri isi surat diberi garis bawah dan diberi titik ganda.
• Dibagian bawahnya baru dicantukan nama(lembaga/pribadi)penerima tembusan
secara berturut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan
jabatan.
• Contoh bentuk yang salah :

TEMBUSAN :

Kepada YTH : Ketua Sinode GPM (sebagai laporan)

Kepada YTH : Ketua Klasis GPM Ternate (untuk diketahui)

Arsip/pertinggal.

• Contoh yang baku :

TEMBUSAN :

Ketua Sinode GPM.

Ketua Klasis GPM Ternate.

• Catatan : tidak perlu ditulis KEPADA YTH, SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI atau
ketangan lain yang terdapat diantara dua kurung.

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 • Kata : ARSIP/PERTINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah surat
dinas sudah pasti mempunyai arsip.

j. Inisial

 Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan
disebelah kiri bawah surat atau dibawah tembusan.

 Inisial itu berupa singkatan nama misalnya : ADT/HL.

 ADT adalah singkatan nama Abraham Daniel Telussa (Pengonsep surat) dan HL
adalah singkatan nama Herman Lekahena (pengetik).

 Pencatuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan atau
penelusuran surat.

Atas kehadiran dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih

Teriring Salam dan Doa.

“ KAMU ADALAH GARAM DAN TERANG DUNIA “

PENGURUS CABANG

JOHANIS MARKUS AGUS DOMINGGUS

KETUA II SEKRETARIS II

TEMBUSAN :

Ketua Majelis Jemaat GPM …..

ADT/HL

1.2. SURAT KEPUTUSAN.

Surat keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres,
MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan dengan
hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga eksekutif
biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif
(penerma mandat). Baik keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif mempunyai
kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk
bergerak Keluar. Adapun bagian-bagian dari sebuah surat keputusan terdiri dari :

a. Kepala surat/kop surat

Kepala surat atau Kop surat pad lembaga eksekutif sama dengan surat keputusan
lembaga legislatif, lasimnya hanya terdiri dari :
• Nama lembaga/organisasi.
Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU
DAERAH KOTA AMBON
• Nama lembaga legislatif yang bersangkutan
Misalnya : KEPUTUSAN KONFERENSI DAERAH V

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 Bagian tersebut ditulis di atas, ditulis (diketik) pada bagian tengah atas lembaran
kertas.

b. Nomor Surat
Penulisan nomor Keputusan sebagai berikut:
• Untuk Keputusan Lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagian tengah
sejajar dengan penulisan KEPALA SURAT.
Misalnya: Nomor : 04/KPTS/KD-V.2/2017 (Lihat PO2. Pasal 3 ayat 5 d)
• Untuk keputusan lembaga eksekutif ditulis pada bagian tengah persis dibawah garis
penutup Kepala Surat.

c. Maksud/Hal Surat
Bagian ini ditandai dengan kata “tentang” yang ditulis pada bagian tengah dibawah
nomor surat. Dibawah kata “Tentang” ditulis HAL surat, yang ditulis dengan
memperhatikan tata keindahan surat, dan ditulis dengan hurup besar dan digaris
bawahi.

Misalnya:

Tentang

PENGANGKATAN PANITIA HUT AMGPM DAERAH KOTA AMBON TAHUN 2017

d. Pendahuluan
Pendahuluan surat keputusan berisi nama lembaga legislatif atau eksekutif, diikuti
tanda baca “titik ganda” (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis pinggir
surat.

e. Isi Surat
Isi surat keputusan terdiri dari :

1. MENIMBANG : bagian ini berisi alasan-alasan mengapa surat keputusa itu dibuat.

2. MENGINGAT : bagian ini berisi dasar hukum yang mendukung alsan-alasan di atas
(bagian tentang menimbang) yang biasanya berisi bab dan pasal dari AD/ART.

3. MEMPERHATIKAN : bagian ini berisi permohonan (berdasarkan surat), saran dan

pendapat (situasi terakhir) peserta.

4. Isi Keputusan :

• MEMUTUSKAN : kata ini biasa ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi,
ditulis pada bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca “titik
ganda”.
• Butir-butir keputusan biasanya diurut dengan menggunakan kata-kata: pertama.
Kedua, dst (ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik
ganda. Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak
kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku.

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 f. Penutup
Bagian ini biasanya berisi kata-kata “DITETAPKAN DI “ dan “PADA TANGGAL” yang
ditulis antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat.

g. Tanda tangan
Bagian ini biasanya diawali dengan penulisan nama lengkap eksekutif atau legislatif
yang bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama
mereka yang berkompetensi untuk menandatangani surat tersebut. Surat keputusan
harus ditandatangani oleh 2 orang : Ketua atau yang ditunjuk mewakili dan sekretaris
atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis. Tembusan
hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja

1.3. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan adalah surat yan dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk memperjelas
atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang anggota atau pengurus
untuk keperluan urusan tertentu.
Misalnya :
• Keterangan pernah mengikuti pelatihan atau penataran
• Keterangan sementara atau pernah menjabat jabatan dalam kepengurusan AMGPM.

Bagian-bagian dari sebuah Surat Keterangan :

a. Kop atau kepala surat

b. Di bawah “Garis bawah” Kop surat ditulis SURAT KETERANGAN
c. Dibawah garis tersebut ditulis : Nomor ……/K/PD.2/2017
d. Pendahuluan : berisi alasan untuk membuat surat keterangan tersebut
e. Isi : megandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan
f. Penutup

1.4. SURAT REKOMENDASI

Rekomendasi ada 2 macam, yaitu :
1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/Konferda/dll)
yang merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan
masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan).
Bentuknya :
a. Kepala/Kop Surat
b. Tulisan REKOMENDASI, dibawahnya ditulis nomor rekomendasi. Misalnya :
01/R/MPP–XV/2017
c. Isi
• Alsan-alasan dibuatnya rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam
bentuk masalah)
• Penugasan yang berisi pemberian kewenangan kepada lembaga eksekutif
untuk mengambil langkah-langkah kebijakan untuk menyelesaikan masalah
yang telah diungkapkan pada bagian sebelumnnya.
d. Penutup
• Tempat dan waktu penetapan rekomendasi tersebut
• Pimpinan persidangan

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 2. Rekomendasi yang dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi
pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktifitas lembaga.
Misalnya : Rekomendasi PB kepada Panitia Pelaksana MPP XXVIII untuk mencari dana
dikalangan anggota AMGPM didalam daerah pelayanan tertentu.

Bentuknya :

a. Dibawah Kop Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor urut
rekomendasi.
b. Isi :
• Alasan-alasan pemberian rekomendasi (biasanya dengan mencantumkan nomor
surat permohonan).
• Pernyataan dukungan terhadap aktifitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang
tercantum pada alasan) dilaksanakan
• Batasan ruang gerak dan batasan waktu berlakunya rekomendasi tersebut
• Himbauan kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di wilayah pemberlakuan
rekomendasi tersebut) untuk turut membantu kegiatan tersebut baik secara
moral maupun material.
• Penegasan tentang tanggungjawab penerima rekomendasi untuk melaporkan
hasil pelaksanaan rekomendasi tersebut kepada pemberi rekomendasi, setelah
rekomedasi selesai dilaksanakan.
c. Penutup.
• Tempat dan waktu dikeluarkannya reomendasi
• Nama lembaga eksekutif
• Nama dan tanda tangan

1.5. SURAT MANDAT

Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau
kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya
dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa
dilaksanakan. Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau
untuk menghadiri acara tertentu.
Misalnya :
• Pengurus Daerah Seram Utara untuk mewakli Pengurus Besar didalam acara yang
dilselenggarakan oleh Pemerintah Maluku di wilayah Seram Utara Barat
• Kepada Ketua I (dari ketua daerah) untuk memimpin daerah selama ketua keluar
daerah.
• Ketua II dan Sekretaris I untuk menghadiri Musda KNPI

Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi lembaga Eksekutif.

2. Surat Keluar dan Surat Masuk

• Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan,
penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi
harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk.
• Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi
pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk
dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut
sampai tuntas.

Keterangan Kolom Surat Masuk :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Pengirim : Diisi dengan alamat pengerim Surat tersebut
Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut
Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut
Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.
Tanggal Terima : Diisi dengan tanggal surat tersebut diterima di tempat.
KET : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 Keterangan Kolom Surat Keluar :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Penerima : Diisi dengan alamat penerima Surat tersebut
Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut
Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut
Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.
KET : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Nomor agenda harus dipakai secara terus menerus, sampai pada akhir tahun barulah kita mulai dengan nomor
agenda yang baru.

3. Kode-kode Surat :

a. Untuk Bidang tugas, digunakan kode:

1. Organisasi (Bidang I ) :I
2. Pelppem dan Ipteks ( Bidang II ) : II
3. Kesaksian dan Hub Agama-Agama (Bidang III ) : III
4. Pekabaran Injil dan Komunikasi/PIKOM (Bidang IV) : IV
5. Finek ( Bidang V ) :V
6. Keuangan/Perbedaharaan : VI
7. Umum : VII
8. Untuk Surat Keputusan : KPTS
9. Untuk Rekomendasi :R
10. Untuk Mandat :M
11. Untuk Surat Keterangan :K

• Kode Surat keluar I dibuat bidang I dan ditandatangani oleh ketua I dan sekretaris I,
atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan (lihat PO 4)
• Kode Surat keluar II dibuat bidang II dan ditandatangani oleh ketua II dan sekretaris II,
atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan
• Kode Surat keluar III dibuat bidang III dan ditandatangani oleh ketua III dan sekretaris
III, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan
• Kode Surat keluar IV dibuat bidang IV dan ditandatangani oleh ketua IV dan sekretaris
IV, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan
• Kode Surat keluarV dibuat bidang V dan ditandatangani oleh ketua V dan sekretaris V,
atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan
• Kode Surat keluar VI dibuat oleh Bendahara ditandatangani oleh Bendahara dan Ketua
, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan (lihat PO3)
• Kode Surat keluar VII dibuat oleh Sekretaris dan ditandatangani oleh ketua dan
sekretaris, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan, surat yang dibuat dengan
kode VII adalah yang bersifat umum/khusus atau berkaitan dengan kebijakan
organisasi.

5. CAP ORGANISASI

• Setiap surat dinas yang dikeluarkan oleh organisasi harus ditandatangani dan di
beri Cap organisasi sesuai jenjang
• Cap organisasi AMGPM merupakan perwujudkan kehadiran organisasi, dasar
hukum dan kabsahan sebuah surat atau dokumen organisasi
• Pada surat dinas keluar, cap digunakan pada bagian sebelah kiri dari tanda tangan
ketua, apabila surat ditandatangani oleh ketua/ketua bidang dan atau
sekretari/sekretaris bidang

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 • Bila ada dokumen tetapi tidak ditandatangani maka dapat diberi cap organisasi
sebagai bentuk keabsahannya pada bagian tengah/bawah atau antara dua
halaman
Contoh Cap.

Scan cap
PB/PD

6. ARSIP DAN EKSPEDISI

Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi, maka tertib Surat
Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan organisasi harus disimpan dengan
baik dalam bundel (map) dan diberi nomor kode dokumen dan diamankan dalam lemari
atau tempat yang aman. Buku ekspedisi untuk surat keluar di setiap jenjang harus ada,
sehingga terjamin surat keluar ke alamat.
Contoh : Penomoran Dokumen untuk Surat Masuk/Keluar pada bundel

ARSIP SURAT MASUK ARSIP SURAT KELUAR

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 BULAN JANUARI S/D MARET 2017
BIDANG I S/D V BIDANG I S/D V

ARSIP SURAT MASUK ARSIP SURAT KELUAR

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 BULAN JANUARI S/D MARET 2017
UMUM DAN PERBENDAHARAAB UMUM DAN PERBENDAHARAAB

7. DOKUMENTASI DAN INFORMASI

• Kegiatan dokumentasi menyangkut penyimpanan dokumen utama organisasi dan surat
yang penting dan rahasia, surat-surat berharga seperti Surat Tanah, Buku Tabanas,
Infentaris dll. Penyimpanan tersebut harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan
atau dipertanggungjawabkan setiap ada pergantian pengurus waktu serah terima atau
tim pemeriksa.
• Dokumen utama (Mutu) organisasi yang terdiri dari AD, ART dan masing memori
penjelasannya, PO 1 s/d PO 6 dengan masing –masing memori penjelasannya serta
petunjuk petunjuk teknis yang dikeluarkan oleh Pengurus besar, terindikasi banyak
beredar dengan berbagai versi ( lama/baru) atau masih dalam bentuk rancangan/ draf.
• Untuk memastikan validitas dan keabsahan dokumen utama (mutu) organisasi AMGPM,
maka Pengurus Besar menetapkan kode dokumen utama (Mutu) organisasi AMGPM
sebagai berikut :
1. Batang Tubuh Anggaran Dasar :
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 01/AD/BT/Rev.0/241016
2. Memori Penjelasan Anggaran Dasar :
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 02/AD/MP/Rev.0/241016
3. Batang Tubuh Anggaran Rumah Tangga :
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 03/ART/BT/Rev.0/241016
4. Memori Penjelasan Anggaran Dasar :

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 Kode Dokumen : Dok.Mutu. 04/ART/MP/Rev.0/241016
5. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 1
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 05/PO1/BT/Rev.0/261016
6. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 1
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 06/PO1/MP/Rev.0/261016
7. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 2
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 07/PO2/BT/Rev.0/261016
8. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 2
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 08/PO2/MP/Rev.0/261016
9. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 3
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 09/PO3/BT/Rev.0/261016
10. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 3
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 10/PO3/MP/Rev.0/261016
11. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 4
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 11/PO4/BT/Rev.0/261016
12. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 4
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 12/PO4/MP/Rev.0/261016
13. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 5
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 13/PO5/BT/Rev.0/261016
14. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 5
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 14/PO5/MP/Rev.0/261016
15. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPP
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 15/PO6.1/BT/Rev.0/261016
16. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPP
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 16/PO6. 1/MP/Rev.0/261016
17. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konferda
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 17/PO6.2/BT/Rev.0/261016
18. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konferda
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 18/PO6. 2/MP/Rev.0/261016
19. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konferda Istimewa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 19/PO6.3/BT/Rev.0/261016
20. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konferda Istimewa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 20/PO6. 3/MP/Rev.0/261016
21. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPPD
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 21/PO6.4/BT/Rev.0/261016
22. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPPD
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 22/PO6.4/MP/Rev.0/261016
23. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konfrcab
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 23/PO6.5/BT/Rev.0/261016

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 24. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konfercab
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 24/PO6. 5/MP/Rev.0/261016
25. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konfercab Istimewa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 25/PO6.6/BT/Rev.0/261016
26. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konfercab Istimewa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 26/PO6. 6/MP/Rev.0/261016
27. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPPC
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 27/PO6.7/BT/Rev.0/261016
28. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPPC
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 28/PO6. 7/MP/Rev.0/261016
29. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 29/PO6.8/BT/Rev.0/261016
30. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Rapat Ranting
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 30/PO6. 8/MP/Rev.0/261016
31. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting Istimwa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 31/PO6.9/BT/Rev.0/261016
32. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting Istimwa
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 32/PO6. 9/MP/Rev.0/261016
33. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib RKR
Kode Dokumen : Dok.Mutu. 33/PO6.10/BT/Rev.0/261016
34. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tata Tertib RKR
Kode Dokumen : Dok.Mutu.34/PO6. 10/MP/Rev.0/261016
35. Petunjuk Petunjuk Teknis
1. Petunjuk Teknis Alih Status
Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS. 01/Rev.0/ 20…?
2. Petunjuk Teknis Korespondensi dan Dokumentasi AMGPM
Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS.02/Rev.0/ 17102017
3. Petunjuk Teknis Sistem Evaluasi dan Penilaian Pndidikan Kader AMGPM
Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS.03/Rev.0/ 17102017
Keterangan:
Dok. Mutu = Dokumen Mutu atau Utama Organisasi AMGPM
01 = Urutan Nomor Dokumen Mutu/utama
BT = Batang Tubuh
MP = Memori Penjelasan
PO.1 = Peraturan Organisasi Nomor 1
PO6.1= Peraturan organisasi Nomor 6 tentang Tata Tertib Lembaga Legislatif
AMGPM untuk Tatib MPP
PTS.01= Petunjuk Teknis 01= urutan PTS yang dikeluarkan oleh PB
Rev.0 = Revisi 0, artinya dokumen ini belum terjadi revisi

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 26102017 = Tanggal, bulan dan tahun dokumen diberlakukan
• Dengan diberlakukannya system kode dokumen ini, maka semua dokumen
Utama/Mutu Organisasi AMGPM yang telah beredar dan tidak memiliki kode
dokumen ini, dinyatakan tidak berlaku

8. Buku Induk, dan Kartu Tanda Anggota AMGPM

a. Buku Induk Keanggotaan
Buku Induk Keanggotaan wajib dimiliki oleh semua jenjang Organisasi yang sekurang-
kurangnya menjelaskan tentang nama Anggota, Tempat tanggal lahir, Jenis kelamin,
status keanggotaan, pendidikan terakhir, pekerjaan, potensi dan tahun
masuk/diterima sebagai anggota, AMGPM.
Buku Induk Keanggotaan diisi oleh pengurus ranting, selanjutnya diserahkan kepada
Pengurus Cabang untuk di buat rekapitulasi dan diteruskan kepada Pengurus Daerah
untuk dibuat tabulasi data di tingkat Daerah dan wajib diserahkan kepada Pengurus
Besar untuk selanjutnya dibuat tabulasi data AMGPM.

b. Kartu Tanda Anggota

Format Kartu Tanda Anggota AMGPM diatur sebagai berikut:
1. Dasar KTA berwarna putih.
2. Berukuran 8 x 6 cm.
3. Pada bagian belakang tertulis 1) No.KTA, 2) Nama, 3) Tempat/Tanggal Lahir, 4)
Daerah, 5) Alamat, 6) Nama dan tanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Umum
PB AM GPM.
4. Pada bagian depan KTA tertulis : 1) Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku – Kartu
Tanda Anggota, 2) Logo Kamu adalah Garam dan Terang Dunia, 3) Tanda Tangan /
cap jempol.
5. Terhadap sistem penomoran diatur sebagai berikut :

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017
 04016.05.13.09.10.2016

04 : Nomor urut Ranting

016 : Nomor urut keanggotaan
01 : Kode jenjang kepengurusan dan non pengurus
01. PB
02. Daerah
03. Cabang
04. Ranting
05. Anggota Ranting
13 : Kode nomor urut Daerah
09 : Kode nomor urut cabang
10 : Bulan penerbitan KTA
2016 : Tahun penerbitan KTA

Contoh KTA
KTA Bagian Depan KTA Bagian Belakang

9. P E N U T U P
Demikian petunjuk teknis Korespondensi dan Dokumentasi Administrasi AMGPM ini
dibuat, sebagai pegangan untuk semua kader maupun pengurus AMGPM didalam
mengelola administrasi dan dokumen organisasi.

Ambon, 17 Oktober 2017

PENGURUS BESAR

Pdt. M. Takaria, M.Si Pdt. Jondry Paays S.Si

Ketua Umum Sekretaris Umum

Dok.Mutu.35/PTS.01/REV.0/2017