PERATURAN ORGANISASI

SISTEM ADMINISTRASI ANGKATAN MUDA GPM

_______________________________________________

I. PENDAHULUAN

Penataan administrasi demi ketertiban, keseragaman dan kelancarann tugas-tugas organisasi adalah
sangat penting. Untuk maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan penyelarasan dan perampungan
peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang disingkat PO 1.

Penyusunan sistem administrasi tersebut tentu saja tidak dapat dipisahkan dari pada pedoman
administsasi Gereja Protestan Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah Anggaran Dasar Alinea I dan
Bab VII Pasal 10 Ayat 1, merupakan bagian Integral dari GPM.

Sesuai kebutuhan dan tuntutan organisasi yang sangat mendesak, maka peraturan sistem organisasi
tentang sistem administrasi AMGPM (PO 1) perlu dibukukan untuk menjadi pedoman untuk menunjang
ketertiban, keseragaman dan kelancaran administrasi organisasi AMGPM.

II. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM

Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda GPM terdiri dari
:

1. Sekretariat Organisasi

2. Papan Nama Sekretariat

3. Pelayanan Tata Usaha

4. Cap Organisasi

5. Fandel Organisasi

6. Arsip dan Ekspedisi

7. Dokumentasi dan Informasi

8. Personalia

Berbagai komponen sistem administrasi AMGPM dapat dijelaskan sebagai berikut :

2.1. SEKRETARIAT ORGANISASI

1. Adanya gedung atau ruangan sekretariat yang representatif untuk penyelenggaraan administrasi dan
kelancaran tugas-tugas organisasi, merupakan salah satu kebutuhan yang esensial. Karena segala
keterbatasan yang dimiliki, maka sekretariat organisasi sementara disatukan dengan kegiatan perkantoran
gereja di setiap jenjang kepemimpinan Gereja. Untuk Pengurus Besar di Kantor Sinode GPM, Pengurus
Daerah di kantor Klasis, Pengurus Cabang dan Pengurus Ranting di Kantor Jemaat atau Konsistori.
Namun keberadaan gedung atau ruang secretariat pada setiap jenjang organisasi juga dapat disesuaikan
dengan kondisi dimana aktifitas organisasi dilaksanakan.

2. Dengan menyatukan sekretariat organisasi dengan perkantoran Gereja di setiap jenjang, maka akan
memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan tugas Kesaksian, Persekutuan dan Pelayanan.

3. Khusus bagi jemaat-jemaat yang memiliki lebih dari satu Ranting AMGPM, maka sekretariatnya dapat
ditempatkan di rumah salah seorang Pengurus Ranting atau gedung sekretariat tersendiri, tetapi harus
jelas tempatnya, terutama

ruangan dan alamatnya.

4. Penentuan sekretariat bagi cabang yang meliputi beberapa jemaat, ditempatkan dengan
memperhitungkan wilayah pelayanan (kediaman pimpinan organisasi, posisi strategis/mudah dijangkau,
baileo AMGPM yang telah dibangun dll

2.2. PAPAN NAMA SEKRETARIAT

Papan Nama Sekretariat Organisasi AMGPM merupakan cerminan dari penampilan organisasi dalam
gereja maupun masyarakat. Dengan menerima Pancasila sebagai azas kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara sesuai Undang-Undang nomor 8 tahun 1985, maka AMGPM tiadak dapat
melepaskan diri dari ketentuan-ketentuan lainnya yang berlaku. Khusus untuk papan nama sekretariatnya-
pun harus mengacu pada Peraturan Menteri dalam Negeri RI, No. 5 tahun 1986 Bab III tentang ruang
lingkup tata cara pemberitahuan kepada Pemerintah serta papan nama dan lambing organisasi
kemasyarakatan, khususnya Bab VII Pasal 10.

Komponen yang terkait dengan papan nama sekretariat sebagai berikut :

1. B e n t u k : Empat persegi panjang dengan panjang dan lebar 4 : 3

2. U k u r a n : *Tingkat Pengurus Besar ———————-à 180 x 130 Cm.

*Tingkat Pengurus Daerah ——————–à 140 x 105 Cm.

*Tingkat Pengurus

Cabang dan Ranting —–à 120 x 90 Cm.

1. Isinya tertulis : * Lambang organisasi pada sisi kiri atas.

* Nama organisasi sesuai tingkatan kepengurusan.

* Alamat Organisasi.

1. Nama ditulis dengan huruf cetak latin warna hitam.

2. Warna dasar papan nama sekretariat adalah putih.

3. Papan nama sekretariat harus ditanam, bukan digantung

 4. Ukuran Logo pada papan nama sekretariat berdiameter (bergaris
tengah) 20 Cm.

2.3. PELAYANAN TATA USAHA

Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:

1. 1. Surat Menyurat (Korespondensi)

1.1. SURAT DINAS UMUM :

Sebuah surat dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

1. a. Kepala Surat/Kop surat.

Surat dari instansi resmi (misalnya Sinode,majelis jemaat,yayasan dll)menggunakan Kop surat.
Kop surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon, nomor kotak pos, alamat
telegram/kawat).

Catatan :

1. Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln.

2. Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel.

3. Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos.

1. b. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena nama desa/kota sudah
tercantum di

dalam kop surat.

1. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat.

2. Pada akhir penulisan tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca
3. Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat (dibawah garis pemisah
kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor surat)

1. c. Nomor Surat

 Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.
 Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:).
 Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru kemudian titik
berganda.
 Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak didahului atau diikuti jarak
(ketukan mesin).
 Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun.
  Contoh : Nomor: 041/I/PB/2002 atau No.: 041/I/PB/2002 dan bukan Nomor : 041/I/PB/02
 Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran Daerah/Cabang/Ranting
diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya berdasarkan penerbitan Surat Keputusan
lembaga yang lebih tinggi itu.
 Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar
penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat tersebut.
 Penomoran surat tidak dibagi per bidang
 Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan nomor
baru.

1. d. Hal/Pokok Surat

 Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran.
 Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK.
 Yang paling tepat dan praktis adalah HAL.
 Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda pada tulisan nomor dan
lampiran.
 Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau pesan surat,
ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi.

Contoh : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT

 Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan ditulis lengkap: Lampiran
atau juga Lamp.
 Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun.

Contoh: LAMPIRAN : satu berkas.

 Jika tidak ada lampiran, maka kata lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi.

Contoh : LAMPIRAN : ……

1. f. Alamat Surat

 Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM PEMBUKA.
 Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun penulisannya pada posisi
sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang bisa ditulis lengkap tanpa harus
dipenggal.
 Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH.
 Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja.
 Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis, keturunan atau
jabatan keagamaan,

misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr. yang mengikuti nama orang.
 Contoh Bentuk yang salah :

Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau

Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia.

 Bentuk yang benar :

Yth.: Drs,Abunawas, atau

Kepada : dr. Mamamia

Yth.: Bapak Johan