SOP KESEKRETARIATAN IKAHIMATIKA INDONESIA

A. Surat Menyurat
Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari pengolahan
surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana
mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan sesuatu yang penting
dan merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Administrasi
surat-menyurat (ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :
1. Bersifat pelayanan;
2. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi, dan;
3. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi.
Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan)
berfungsi memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu pekerjaanpekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work, ketatausahaan
memberikan pelayanan ke pelbagai bagian atau aparat organisasi. Konsekuensinya, ia tidak
berdiri sendiri, tetapi senantiasa terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif
lainnya.
Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang diperlukan
di mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Ketatausahaan dapat dijumpai
pada pucuk pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai pada satuan organisasi
terendah bentuk ini merupakan ciri khas dari administrasi surat menyurat yang kedua.
Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam
bentuk tulisan yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan
pengertian dan alat komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat Juga merupakan potret
sejarah yang akan dibaca dari satu generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa
lainnya. Karena sifat yang demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi
jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas
yang digunakan dalam melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna putih
ukuran F 4 dengan berat 80 gr. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:
1. Alat komunikasi;
2. Dokumen organisasi;
3. Tanda bukti (alat pembuktian ).

1. Kepala Surat;
Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :
1
a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala);
b. Format Kop Surat Lembaga IKAHIMATIKA INDONESIAditetapkan oleh
musyawarah legislatif ;
c. Nama Lembaga diletakan di baris pertama, selain itu nama institusi pendidikan
diletakkan baris setelah nama lembaga tersebut, dan diikuti baris terakhir yaitu alamat
sekretariat dengan font yang lebih kecil dari baris diatasnya,
d. Untuk kop kegiatan bidang hanya diperkenankan satu baris untuk menuliskan panitia
pelaksana kegiatan tersebut terletak di baris pertama sebelum nama lembaga
e. Logo lembaga pada kop diletakkan di sebelah kanan, sedangkan logo universitas
diletakkan disebelah kiri.
Contoh Kop surat sebagai berikut:
Kop lembaga

PENGURUS PUSAT
IKAHIMATIKA INDONESIA
(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)
Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah Mada
Sekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281

Keterangan :
1.

(LEMBAGA:..) menggunakan huruf kapital berwarna hitam dengan jenis huruf

Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold;

2.

(Universitas:..) dengan huruf kapital berwarna hitam, dengan jenis huruf

Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold; ;

3.

(Panitia Pelaksana:..) menggunakan huruf kapital berwarna hitam,

dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold, terletak dibaris
pertama sebelum nama lembaga;

4.

(Sekretariat :...) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, dengan jenis huruf
Times New Roman dan ukuran huruf 10;

5.

(e-mail) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, ukuran 10;

6.

Garis pembatas kop surat berwarna hitam dengan ukuran 4,5 pt (satu garis atas tebal,
bawah tipis);

7.

Susunan kalimat kop surat Lembaga, Universitas, alamat sekretariat dan email,
seperti pada contoh kop surat lembaga

8. Susunan kalimat kop surat kegiatan bidang / komisi, Panitia Pelaksana Kegiatan,
Lembaga, Universitas, alamat sekretariat dan email seperti pada contoh kop surat
kegiatan bidang / komisi
9. Logo lembaga pada kop terletak disebelah kanan sedangkan logo universitas terletak
disebelah kiri.
10. Jenis surat (kertas) F4, dengan margin:
1 Normal
2 Top : 2,5 cmButtom: 2,5 cm
3 Left: 2,5 cmRight: 2,5 cm
4
11. Jenis Tulisan Times New Roman ukuran 12, untuk tembusan ukuran 10

2. Surat Biasa
1. Penomoran
a) Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan oleh
wakil sekjenda atau sekretaris wilayah
b) Nomor untuk surat yang ditujukan untuk intern Lembaga menggunakan kode A
setelah nomor registrasi surat keluar (/A/Wakil sekjend/lembaga/bulan dengan
romawi/tahun);
c) Nomor untuk surat yang ditujukan kepada ekstern Lembaga kode B setelah nomor
registrasi surat keluar (./B/Wakil sekjend/lembaga/bulan dengan romawi/ tahun);
d) Pengeluar surat baik interen maupun eksteren harus disingkat maksimal dalam 3 huruf
saja ditambah dengan angka urutan komisi/mentri tersebut.
1. Pengeluar Surat Wakil sekjend : (./B/Waki sekjend/lembaga/bulan dengan romawi/
tahun)
e) Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut dibawah
ini ; kecuali surat keputusan.
Surat penghantar proposal nomor satu
Surat permohonan dana nomor dua
Surat undangan nomor tiga
Surat permohonan pemateri nomor empat
Surat peminjaman tempat nomor lima
Surat peminjaman alat nomor enam
f) Lamp. diisi jika surat disertai lampiran;
g) Perihal : menerangkan isi singkat surat;
h) Letak Nomor : Lamp: dan Perihal: dalam surat lurus dengan sudut lancip sebelah kiri
bawah garis pembatas kop surat.
i) Alamat surat (tujuan surat dikirim);
j) Kalimat pendahuluan
Kalimat pendahuluan seharusnya tidak lebih dari satu alinea, yang berisi ucapan
syukur kepada Allah SWT atas rahmat yang diberikannya dan pujian rasul dan
keluarganya.
Penulisan awal alinea ini terletak sejajar dengan tanda titik dua nomor, lamp. Alinea
berikutnya mengikuti.
k) Kalimat Isi
Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sehingga tidak
menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi merupakan uraian
persoalan pokok, harus:

a. Tidak berbelit-belit;
b. Singkat dan tidak terputus-putus;
c. Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar
l) Kalimat penutup
Untuk kesopanan diperlukan adanya kalimat penutup seperti:
Demikian surat ini kami sampaikan
atas segala perhatiannya kami ucapkan
terimakasih.
m) Tempat tanggal surat
Contoh:
Bandung, 20 April 2014
Terletak dibawah sebelah kanan surat setelah isi surat. (Align Text Right)
n) Pengirim Surat
Nama lembaga pada pengirim surat maksimal terdiri dari empat (4) baris, dimana
baris pertama adalah Nama Lembaga, baris kedua adalah nama Universitas, dan baris
ketiga adalah periode kepengurusan lembaga tersebut.
Tulisan Kapital, terletak dibawah tempat tanggal surat sebelah kanan surat.(Align Trxt
Right)
o) Tanda Tangan
Penandatangan harus terdiri dari dua unsur saja yaitu unsur pengeluar surat dan unsur
pemberi legalitas surat. Tanda tangan menggunakan tinta berwarna hitam.
p) Tembusan
Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat
tersebut dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim sesuai dengan
alamat dimana surat itu ditujukan dan surat tembusan yang disampaikan kepada
beberapa instansi atau pihak yang terkait atas dibuatnya surat tersebut.
Terletak dipaling bawah sebelah kiri surat, font 10 (lebih kecil 2 kali dari font isi
surat)

Contoh format surat

:
Kop surat

Nomor
Lampiran
Perihal

:01/A/wakil-Sekjend/IKAHIMATIKA/X//2014
:1 (Lembar)
:Permohonan Dana
Yth.
Presiden
Indonesia
di
Tempat
Assalammualaikum Wr.Wb
Teriring salam dan doa semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat,
taufiq serta hidayah-Nya kepada kita semua dalam menjalankan aktivitas
sehari-hari. amin
Sehubungan akan dilaksanakannya oleh Ikahimatika
Indonesia, maka kami selaku,..untuk lancarnya kegiatan, yang akan
dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal

Tempat

Waktu

Demikian surat ini, atas segala perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Billahitaufik Wal hidayah
Wassalammualaikum Wr.Wb.
Bandung, 15 Oktober
2014
SEKRETARIS JENDRAL

WAKIL SEKJEND

Miftahul Farid Sukur

Zulfahmi

Tembusan :
1. Arsip
Nomor

: 02/A/Sek-Panpel.FF/IKAHIMATIKA-INDONESIA/XII/2014

Lampiran : 1 (Berkas)
Perihal
: Permohonan Dana
Yth.
Miftahul Farid Sukur
di
Tempat
Assalamualaikum Wr Wb
Teriring salam dan doa kami sampaikan semoga segala aktivitas
keseharian Saudari selalu mendapat ridha dari Allah SWT, amiin.
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan Latihan Kepemimpinan
Tingkat Madya dengan temaMewujudkan pemimpin yang berkarakter,
maka kami selaku panitia pelaksanabermaksud mengajukan
Permohonan Dana sebesar Rp. 2.555.000,00 untuk kegiatan tersebut.
Adapun acara tersebut yang akan diselenggarakan pada :
hari

: senin

tanggal

: 15 desember 2014

waktu

: 09.00 s/d Selesai

tempat
: Aula Universitas Pasundan, Jl Tamansari no 6-8
Bandung
Demikian surat ini kami ajukan, besar harapan kami Saudari dapat
mengabulkannya.Atas perhatian dan kerja sama saudara kami
ucapkan terima kasih.
Billahitaufik Wal hidayah
Wassalamualaikum Wr Wb
Bandung,01Desember 2014

Ketua Pelaksana

Sekretaris Pelaksana

Nama
NPM

Nama
NPM
Menyetujui,

Sekretaris Jendral

Zulfahmi
NPM: 11.50.50.117
Tembusan:
1.
2.

Wakil Sekretaris Jendral

Arsip

Contoh format TTD

Yang dikeluarkan oleh sekum,

Bandung, 15 Oktober
2014
SEKRETARIS JENDRAL

WAKIL SEKJEND

Miftahul Farid Sukur

Zulfahmi

2. Amplop Surat
Ukuran amplop

: 120 x 230 mm

Jenis dan ukuran huruf

: (Kepada Yth) menggunakan ukuran 12 times new roman.
(Nama yang dituju;..) menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, ukuran 12 times
new roman, bold. (Di) menggunakan ukuran 12. (Tempat.) menggunakan ukuran 12
times new roman bold.
Terletak di sebelah kanan surat.
Warna Dasar

: Putih atau Coklat

Menggunakan kop lembaga diatasnya.

Contoh

PENGURUS PUSAT
IKAHIMATIKA INDONESIA
(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)
Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah Mada
Sekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281

Kepada Yth.
IKAHIMATIKA Wil. III
Di
Tempat

3. Sirkulasi Surat
a) Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai
perjalanannya sampai dengan dimasukkannya surat ke file-file (arsip) organisasi. Surat yang
baru diterima diagendakan terlebih dahulu dilampiri kartu disposisi / tanda terima surat yang
berbentuk :
Contoh

PENGURUS PUSAT
IKAHIMATIKA INDONESIA
(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)
Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah Mada
Sekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281
TANDA TERIMA SURAT
Diterima dari
:

..
Penerima
:

..
TanggalPenerimaan :

..
Perihal
/
no.
surat
:

..
Pihak Lembaga

Penerima

Kemudian surat yang baru masuk diterima diagendakan pada Agenda Surat Masuk Lembaga.
Pada Agenda Surat Masuk dibuat kolom-kolom :

N
o

Tgl terima

Identifikasi surat masuk

Nomor

Asal
surat

Isi

Tanggal

b) Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak,
pemikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi sebagai berikut:
Konsep surat terlebih dahulu harus dimintakan clearence kepada pengurus yang
berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tentang isi dan reaksi surat
tersebut;
Konsep yang telah mendapat clearence, kemudian diberikan nomor verbal, yang
terdapat pada agenda buku verbal.
Kemudian surat yang baru keluar diagendakan pada Agenda Surat keluar Lembaga, dengan
kolom sebagai berikut :
No.

Tanggal

Nomor Surat

Tujuan

Isi Surat

Petugas

Keterangan

Petugas

Proposal
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu
kegiatan yang bersifat formal. Proposal adalah suatu usulan kegiatan perlu dukungan atau
persetujuan pihak lain. Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam
bentuk formal dan standar.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.

Format proposal (biasa):

Pendahuluan
Landasan Kegiatan
Nama Kegiatan
Tema kegiatan
Tujuan Kegiatan
Sasaran Kegiatan
Bentuk Kegiatan
Waktu Kegiatan
Tempat Kegiatan
Susunan kepanitiaan (terlampir)
Anggaran Dana Kegiatan (terlampir)
Agenda Kegiatan (terlampir)
Daftar Lampiran
Penutup dan Halaman Pengesahan
Lampiran lampiran

Standarisasi Penulisan :
Font Times New Roman, Font Size 12 untuk keseluruhan isi.
Dalam penulisan judul (Pendahuluan, dsb), menggunakan Bold.
Penulisan point judul menggunakan huruf kapital bold (A. Pendahuluan , B.
Landasan Kegiatan, dst.), sub judul menggunakan angka (a.,
b.,dst)
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan
memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang
lebih tinggi atau sederajat. Laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban dapat dikatakan
juga yaitu suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan yang harus disampaikan
oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban kegiatan yang
berlangsung. Selain itu, laporan pertanggungjawaban juga memiliki definisi sebagai suatu
dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan
kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi derajatnya
Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan
kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai
bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa
yang akan datang.

A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
P.
Q.
R.
S.
T.
U.
V.

Format LPJ Kegiatan

:
Pendahuluan
Landasan Kegiatan
Nama Kegiatan
Tema kegiatan
Tujuan Kegiatan
Bentuk Kegiatan
Waktu Kegiatan
Susunan kepengurusan
Anggaran Dana Kegiatan
Agenda Kegiatan
Penutup dan Halaman Pengesahan
Pembuka LPJ ( sistematika pemaparan lpj kegiatan )
LPJ Ketuplak
LPJ Sekplak
LPJ Benplak
LPJ Bidang Acara
LPJ Bidang (Lainnya dan Seterusnya)
Rekapitulasi Anggaran Hasil Kegiatan (Pemasukan dan Pengeluaran)
Lampiran Nota Pengeluaran dan Pemasukan Dana Kegiatan
Perbandingan antara agenda kegiatan yang awal dan yang telah terealisasi
Lampiran surat keluar-masuk
Lampiran Hasil Dokumentasi

A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.

Format LPJ Kepengurusan (Ketum, Sekum, dst.)

Pendahuluan
Sistematika Laporan
Kondisi Objektif (internal dan eksternal)
Program Kerja Terlaksana
Program Kerja Yang Tidak Terlaksana
Aktivitas
Evaluasi dan Proyeksi
Penutup dan Lembar Pengesahan

Standarisasi Penulisan :
Font Times New Roman, Font Size 12 untuk keseluruhan isi.
Dalam penulisan judul (Pendahuluan, dsb), menggunakan Bold.
Penulisan point judul menggunakan huruf kapital bold (A. Pendahuluan , B.
Sistematika, dst.), sub judul menggunakan huruf kecil (a.,
b.,dst)

Contoh format Kepala LPJ

LPJ Kegiatan

:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN SILATA
IKAHIMATIKA INDONESIA
PERIODE 2014 2016
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KETUA PELAKSANA
KEGIATAN SILATA 2014
IKAHIMATIKA INDONESIA
PERIODE 2014 2016

Keterangan
Penulisan keseluruhan menggunakan huruf kapital dan bold.
Susunan kepala pembuka LPJ yaitu baris pertama LPJ, baris kedua Nama Kegiatan,
baris ketiga Nama Lembaga, baris keempat Nama fakultas dan universitas lembaga
tersebut, baris kelima periode kepengurusan lembaga tersebut
Susunan kepala LPJ Panitia Pelaksana yaitu baris pertama LPJ, baris kedua
Kepanitiaan ( Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana, dst..), baris ketiga Nama
Kegiatan, baris keempat Nama Lembaga, baris kelima Nama fakultas dan universitas
lembaga tersebut, baris keenam periode kepengurusan lembaga tersebut.
LPJ Kepengurusan (sekjeend, wakil sekjend, dst.)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS JENDRAL
IKAHIMATIKA INDONESIA
UNIVERSITAS PASUNDAN
PERIODE 2014 2016
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DEPARTEMEN EKONOMI
IKAHIMATIKA INDONESIA
UNIVERSITAS PASUNDAN
PERIODE 2014 2016
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
WAKIL SEKRETARIS JENDRAL
IKAHIMATIKA INDONESIA
PERIODE 2014 2016
Keterangan
Penulisan keseluruhan menggunakan huruf kapital dan bold.
Susunan kepala LPJ Kepengurusan yaitu baris pertama LPJ, baris kedua Nama
Kepengurusan (Ketum, Sekum, Bendum, Komisi / Bidang), baris ketiga Nama
Lembaga, baris keempat Nama fakultas dan universitas lembaga tersebut, baris kelima
periode kepengurusan lembaga tersebut