Bab 2

Bagian-Bagian Surat Dinas

Anggota Kelompok 2
Eky Syahrudin
Ariesta Kurnia Wilyawati
Werdi Suryanti Triayuning Putri
Salma Mufidah
Annisa Ariadna Permata Mahadewi
Naura Alya Nafisah
(19/439507/SA/19651)
(20/455946/SA/20204)
(20/455957/SA/20215)
(20/456666/SA/20308)
(20/463008/SA/20575)
(20/463023/SA/20590)
Bagian-bagian yang menjadi
ciri-ciri surat dinas

1 Kepala atau Kop Surat

4 Isi Surat

2 Pembuka Surat

5 Penutup Surat

3 Salam Pembuka
 1
Kepala atau Kop Surat
Kepala surat atau kop surat merupakan salah satu bagian yang
harus ada dalam sebuah surat resmi.

Menurut Rizal (2003:5), kop surat memiliki fungsi sebagai berikut.

a. Sebagai alat pengenal suatu instansi.
b. Sebagai alat pemberian informasi.
c. Sebagai alat promosi atau iklan.
Kop surat ditulis dengan jelas dan mengikuti aturan tertentu.
Sebaiknya kop surat juga memperhatikan kerapian dan keindahan.
Informasi yang Harus Ada dalam
Sebuah Kop Surat Dinas
Logo Suatu Instansi
a.
Logo instansi berada di sebelah kiri tulisan nama instansi.

b. Nama Organisasi/Lembaga
1) Penulisan nama instansi menggunakan huruf kapital.
2) Nama instansi pusat diletakkan pada baris pertama.
c. Alamat Organisasi/Lembaga
1) Alamat instansi ditulis lengkap tanpa singkatan.
Contoh:
Jalan Yos Sudarso 6, Kutorejo

2) Telepon, faksimile, e-mail, dan website merupakan sarana yang dimiliki

kantor dan tidak termasuk dalam unsur alamat sehingga penulisannya
dipisahkan dengan tanda koma.
Contoh:
Jalan Tanjung Barat Selatan 20F, Jakarta Selatan 12530, Telepon (0271)
78841341, Faksimile (0271) 78841341, E-mail majalahswadayayahoo.com,
Website www.majalahswadaya.blogspot.com

3) Huruf awal alamat, telepon, faksimile, e-mail, website, dan kotak pos ditulis
dengan huruf kapital, kecuali kata tugas, misalnya dan serta dalam.
4) Di belakang kata telepon tidak perlu dicantumkan tanda titik dua (:) karena
angka yang mengikutinya buka rincian.
Contoh:
Jalan Flora, Bulaksumur, Yogyakarta 55281, Telepon (0274) 589797
5) Kata telepon, faksimile, dan kotak pos sebisa muungkin tidak disingkat. Apabila
harus disingkat, kata telepon menjadi telp dan kata faksimile menjadi faks.
Contoh:
Jalan Teknika Utara, Pogung, Yogyakarta 55281, Telp. (0274) 901210, Faks.
(0274) 564239

6) Jangan digunakan bentuk post office box (biasa ditulis PO BOX) untuk menuliskan
kotak pos.
Contoh:
Jalan Harsono RM 3, Gedung C, Pasar Minggu, Jakarta 12550, Kotak Pos
1180/JKS, Jakarta 12011

Setelah ditulisakan informasi-informasi tersebut, kop surat ditutup dengan garis

tebal tunggal yang berfungsi sebagai pembatas penghitungan spasi ketika memulai
pengetikan surat.
Contoh Penulisan Kop Surat yang Benar
Etika Penggunaan Kop Surat
a. Kop surat merupakan ciri resmi/identitas suatu instansi atau organisasi.
Pemrosesan surat dengan kop hanya dapat dilakukan oleh staf di instansi atau
organisasi terkait.
b. Kertas dengan kop surat suatu instansi atau organisasi tidak diperbolehkan
untuk digunakan mengirim surat pribadi.
c. Segala hal yang terkait dengan kop surat suatu instansi atau organisasi telah
diatur dalam peraturan pemerintah mengenai tata naskah dinas.
d. Pemalsuan kop surat termasuk dalam unsur pidana, terutama untuk surat
seperti nota kesepakatan bersama ataupun surat perjanjian lainnya. Ini
menunjukkan bahwa kop surat tidak sekadar tulisan, tetapi juga memiliki
kedudukan penting yang memiliki kekuatan hukum.
e. Jenis, ukuran, dan warna huruf dalam kop surat bervariasi tergantung kebijakan
tiap-tiap instansi atau organisasi. Sebaiknya hindari warna merah dalam kop
surat karena warna tersebut diidentikkan dengan makna tuntutan dan
keagresifan.
 2
Pembuka Surat
a. Nomor Surat
b. Lampiran Surat
c. Hal Surat
d. Tanggal Surat
e. Alamat Tujuan
Nomor Surat
Pada umumnya, nomor surat terdiri dari nomor urut surat, kode surat,
dan tahun pembuatan surat.

Fungsi nomor surat menurut Nadra (2010:99) adalah untuk:

1) mengetahui jumlah surat yang salah dikeluarkan,
2) memudahkan petugas untuk mengarsipkan surat,
3) memudahkan petugas untuk mencari surat apabila diperlukan
kembali.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan nomor surat
1) Gunakan kata nomor sebagai bentuk baku, bukan nomer.
2) Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital.
3) Apabila disingkat, kata nomor menjadi no. (dalam penggunaannya tertulis
No.).
4) Angka tahun yang termasuk dalam sistem penomoran ditulis lengkap.
5) Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela ketukan. Setelah tanda
titik dua diikuti dengan satu ketukan.
6) Penulisan nomor tidak diakhiri dengan tanda titik.
7) Penulisan nomor tidak perlu digarisbawahi.
8) Ketukannya rapat.
9) Penulisan bulan surat menggunakan angka Romawi agar tidak rancu dengan
nomor urut surat.
Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar
1) Nomor: 400/DPP_SA/II/2017
2) Nomor: 122/BPP/2017
3) Nomor: 268/FTP/-UGM/HM/2017
4) Nomor: 1332/UN1.P/SET-R/TU/2017
5) Nomor: 99/UN.1/PIKA/TU/2017
6) Nomor: 1364/UN1.P.IV/PK4L/PS/2017
7) No.: 884/PV/Dir-KA/2017
8) No.: 968/UN1.P.V/DIT-KAUI/HA/2017
9) Nomor: 128/HMP/2016
10) Nomor: 725/UN1.P.V/DIT-KAUI/DN/2017
Contoh Penulisan Nomor Surat yang Salah
Contoh 1

Salah Benar
Nomor: UGM/GE/1298/UM/03/17 Nomor: 1298/UGM/GE/UM/III/2017

1) Nomor urut surat tidak diletakkan pada urutan paling depan.

2) Penulisan bulan pembuatan surat menimbulkan kerancuan.
3) Tahun surat tidak ditulis lengkap.
Contoh 2
Salah Benar
Nomor: 135 /UN1/PK4L/LL/2017 Nomor: 135/UN1/PK4L/LL/2017

Terdapat ketukan setelah nomor urut surat.

Contoh 3
Salah Benar
Nomor: 21.01/III/UN1/LPPT2017 Nomor: 21.01/III/UN1/LPPT/2017

Tidak ada garis miring di antara instansi dan tahun pembuatan surat
Contoh 4

Salah Benar
Nomor: UGM/BI/ 1310 /M/04/02 Nomor: 1310/UGM/BI/M/04/02/2017

1) Terdapat ketukan sebelum dan sesudah nomor urut surat.

2) Nomor urut surat tidak diletakkan pada urutan paling depan.
3) Tahun surat tidak dituliskan
Contoh 5
Salah Benar
Nomor.1668/UN1/DSDM/DA/2017 Nomor: 1668/UN1/DSDM/DA/2017

Setelah kata nomor diikuti tanda titik (.).

Contoh 6
Salah Benar
No: 1550/J01.1.25.TU/2017 No.: 1550/J01.1.25.TU/2017

Setelah kata no tidak diikuti tanda titik.

Lampiran Surat

1) Lampiran merupakan pelengkap isi surat.

2) Kata lampiran biasanya diletakkan di bagian kiri atas
surat, di antara kata nomor dan hal.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan lampiran
1) Huruf awal kata lampiran adalah huruf kapital.
2) Apabila disingkat , bentuknya menjadi Lamp.
3) Jika jumlah yang dilampirkan dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata, dapat
ditulis dengan huruf.
4) Kata lampiran tidak perlu ditulis apabila surat tidak melampirkan dokumen apa pun.
5) Lampiran tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.
6) Lampiran tidak perlu diberi garis bawah.
7) Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:) yang ditulis rapat denan kata
lampiran. Bentuk yang mengikuti setelah titik dua (:) disela satu jeda ketukan.
8) Dalam penulisan lampiran yang ditulis adalah jumlah lampiran, bukan jenisnya.
Contoh Penulisan Lampiran yang Benar
1) Lampiran: Satu lembar 6) Lampiran: Empat belas eksemplar
2) Lampiran: Dua eksemplar 7) Lamp.: Satu berkas
3) Lampiran: Tiga bundel 8) Lamp.: 22 eksemplar
4) Lampiran: Empat berkas 9) Lamp.: Dua helai
5) Lampiran: Dua puluh helai 10) Lamp.: 35 lembar
Contoh Penulisan Lampiran yang Salah
Salah
Lampiran: 3 lembar
Lampiran: Dua puluh dua lembar
Lampiran: 4 (empat) helai
Lampiran: Dua (2) eksemplar
Lampiran: Poster
Lampiran : Satu lembar
Lampiran:21 eksemplar
Lamp: Lima berkas
Benar
Lampiran: Tiga lembar
Lampiran: 22 lembar
Lampiran: Empat helai
Lampiran: Dua eksemplar
Lampiran: (sesuai jumlah poster,
misalnya satu lembar)
Lampiran: Satu lembar
Lampiran: 21 eksemplar
Lamp. : Lima berkas
Hal Surat

Hal surat berisikan inti kesuluruhan surat dinas.

Soedjito dan Solchan TW (2016:44) menjelaskan beberapa
catatan penting mengenai hal surat sebagai berikut.
1) Penulisan hal surat harus dapat menjelaskan isi surat.
2) Hal surat ditempatkan di bawah lampiran.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan hal surat
1) Huruf awal kata hal huruf kapital.
2) Kata hal diikuti dengan tanda titik dua (:) tanpa diberi sela jeda ketukan. Bentuk
yang mengikuti setelah tanda titik dua (:) diberi sela jeda ketukan.
3) Huruf pertama dalam frasa hal surat menggunakan huruf kapital pada setiap awal
kecuali kata depan dan kata penghubung.
4) Hal surat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.
5) Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.
6) Satuan dalam hal surat hendaknya singkat dan jelas.
7) Hal surat tidak perlu digarisbawahi.
Contoh Penulisan Lampiran yang Benar
1) Hal: Permohonan Data Penelitian
2) Hal: Permohonan Narasumber
3) Hal: Pengiriman Mahasiswa ke Luar Negeri
4) Hal: Undangan Farewell Dinner SUIJI-SLP 2017
5) Hal: Hibah Inovasi Akademik
6) Hal: Peminjaman Ruang Kuliah
7) Hal: Permohonan Izin Kunjungan
8) Hal: Permohonan Kerja Sama
9) Hal: Permohonan Juri Lomba Foto
Contoh Penulisan Lampiran yang Salah
1) Tidak berkategori nomina.

Salah Benar
Hal: Memberi Pengarahan Mahasiswa Hal: Pengarahan kepada Mahasiswa
Hal: Undangan Menghadiri Kuliah Umum Hal: Undangan Kuliah Umum

2) Kurang jelas karena belum dapat menjelaskan isi surat.

Salah Benar
Hal: Permohonan Hal: Permohonan sebagai Narasumber
Hal: Summer School Poland Hal: Pendaftaran Summer School Poland
3) Penulisan yang terlalu panjang.
Salah Benar
Hal: Pelatihan Pengenalan hewan Coba
untuk Mahasiswa S1, S2, S3, dan Hal: Pengenalan Hewan Coba
Peneliti
Hal: Permohonan Partisipasi dan
Penyebarluasan Informasi Call for
Hal: Permohonan Partisipasi dan
Paper The 9th International Graduate
Penyebarluasan Informasi Konferensi
Students and Scholars’ Conference in
Indonesia (IGSSCI)
Tanggal Surat
Fungsi tanggal surat (Nadra, 2010:98) adalah sebagai berikut.
1) Memberitahukan penerima surat mengenai waktu penulisan
surat.
2) Tanggal surat berperan penting dalam surat-surat perjanjian,
pemberitahuan, peringatan, dan sebagainya karena surat-
surat tersebut menimbulkan sebab-akibat bagi perngirim dan
penerima surat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan tanggal surat
1) Jarak antara tanggal surat dan garis pemisah kepala surat dengan bagian
surat lainnya adalah sebanyak 2 kait.
2) Kata tanggal tidak perlu ditulis.
3) Nama tempat instansi (nama kota) tidak perlu kecuali instansi atau
perusahaan yang memiliki kantor cabang.
4) Angka tahun ditulis lengkap.
5) Nama bulan ditulis dengan huruf, bukan angka. Selain itu, perhatikan juga
bentuk baku nama-nama bulan terutama Februari dan November.
6) Penulisan nama bulan tidak disingkat.
7) Pada akhir tanggal surat tidak dibutuhkan tanda titik (.) dan/atau garis
bawah.
Contoh penulisan tanggal surat yang menggunakan dua
sistem penanggalan, yaitu masehi dan hijriah

1) 8 Jumadil Akhir 1438 H

_____________
3) 9 Jumadil Awal 1438 H
8 Maret 2017 M _____________

6 Februari 2017 M
2) 1 Sya’ban 1438 H
__________

28 April 2017 M
Contoh Penulisan Tanggal Surat yang Salah

Salah Benar
15 Jan 2017 15 Januari 2017
17 Agustus 17 17 Agustus 2017
5-5-2017 5 Mei 2017
1 Des. 2016 1 Desember 2016
11 November 2015. 11 November 2015
8-Mei-2014 8 Mei 2014
10-Nov-2013 10 November 2013
13-Sept.-’12 13 September 2012
Alamat Tujuan

Alamat tujuan surat dapat diartikan sebagai nama orang atau

tempat yang dituju. Alamat dibedakan menjadi dua (Sabariyanto,
1998:46), yaitu:
1) Alamat luar, dan
2) Alamat dalam
1) Alamat Luar
Alamat luar adalah alamat yang dituliskan pada sampul surat. Berikut ini adalah hal-hal
yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat luar.
a) Satuan yang terhormat disingkat Yth.
b) Huruf awal singkatan Yth. adalah huruf kapital.
c) Kata kepada tidak perlu dicantumkan sebelum singkatan Yth.
d) Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.
e) Sapaan Ibu, Bapak, dan Saudara dapat digunakan jika diikuti nama orang. Kata
sapaan tidak perlu digunakan apabila diikuti dengan jabatan seseorang.
f) Kata jalan tidak disingkat dan kata nomor tidak perlu dituliskan agar tidak mubazir.
g) Huruf awal nama kota menggunakan huruf kapital.
h) Kode pos dicantumkan setelah nama kota.
i) Akhir baris-baris alamat tujuan tidak mencantumkan tanda titik.
Sabariyanto (1998:48) menyatakan bahwa alamat tujuan terdiri dari tiga baris sebagai berikut.
Baris pertama : Yth. (diikuti nama orang/jabatan)
Baris kedua : nama jalan dan nomor bangunan
Baris ketiga : nama kota dan kode pos
Contoh:
Yth. Kepala Dinas Peternakan Kabupaten Brebes
Jalan Tamansiswa 28
Brebes 52212

Nama pejabat di unit organisasi terkecil dituliskan terlebih dahulu kemudian diikuti oleh nama
instansi yang menaunginya.
Contoh:
Yth. Kepala Unit Pelaksana Teknis Ternak Perah Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada
Jalan Fauna 3 Yogyakarta 55281
Penulisan kelompok kata untuk perhatian atau
disingkat u.p. diikuti oleh kepala bagian dalam
suatu instansi.
Contoh:
Bentuk dengan alamat atau disingkat d.a. berarti
bahwa alamat tujuan tidak langsung kepada
Yth. Dekan Fakultas Peternakan
penerima surat.
Universitas Gadjah Mada
Contoh:
u.p. Ketua Program Studi S1
Jalan Fauna 3
Yth. Muhammad
Yogyakarta 55281
d.a. Saefullah
PT Abadi Grafindo
Jalan Mawar 76
Yogyakarta 555888
Contoh Penulisan Alamat Luar yang Salah
Salah Benar
Kepada Yth. Yth. Kepala Sekolah Dasar
Kepala Sekolah Dasar Islam Islam
Terpadu Terpadu
Bina Anak Sholeh Bina Anak Sholeh
Jl. Melati No. 18 Tonggalon Jalan Melati 18 Tonggalon
Klaten Klaten 57412

a) Kesalahan penulisan bentuk Yth.

b) Kata jalan seharusnya ditulis lengkap.
c) Kata nomor seharusnya tidak ditulis.
d) Nomor kode pos seharusnya dicantumkan.
 Salah Benar
Yth. Dinas Ketahanan Pangan Yth. Kepala Dinas Ketahanan
dan peternakan Pangan dan Peternak
Jalan Penanggungan 12 Jalan Penanggungan 12
Kediri 64114 Kediri 64114

Setelah bentuk Yth. Seharusnya diikuti nama orang atau jabatan.

 Salah Benar
Yth. Saudara Surya Putra Yth. Saudara Surya Putra
d/a. Diah Retna Mintarsih, SE d/a. Diah Retna Mintarsih, SE
Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada Fakultas Peternaka, Universitas Gadjah Mada
Jalan Fauna 3 Jalan Fauna 3
Yogyakarta 55281 Yogyakarta 55281

a) Kesalahan penulisan bentuk dengan alamat.

b) Kesalahan penulisan gelar.
c) Setelah nama tempat Fakultas Peternakan seharusnya dicantumkan tanda koma.
2) Alamat Dalam
a) Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat.
b) Perbedaan dengan alamat luar adalah alamat dalam dapat tidak mencantumkan nama
jalan dan nomor rumah.

Contoh:
Yth. Kepala Dinas Pertanian Daerah istimewa Yogyakarta
Jalan Gondosuli
Yogyakarta 55165
atau
Yth. Kepala Dinas Pertanian Daerah Istimewa Yogyakarta
di Yogyakarta
Solusi untuk surat yang ditujukan kepada banyak penerima surat

a) Dibuat lampiran yang berisi daftar penerima surat. Pada

lembar surat, setelah bentuk Yth. diikuti dengan bentuk
(daftar terlampir).
b) Apabila penerima surat lebih dari satu orang tetapi masih
cukup untuk dituliskan pada lembar kertas surat, dapat ditulis
setelah bentuk Yth.
c) Menggunakan fasilitas mail merge di MS Word.
Salam Pembuka 3
Dalam surat dinas, ada beberapa bentuk yang umum digunakan sebagai salam
pembuka, yaitu sebagai berikut.
a. Dengan hormat,
b. Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh, atau kadang-kadang
disingkat Assalamualaikum Wr. Wb.,
c. Salam sejahtera,
Salam pembuka bukanlah hal yang wajib dalam surat dinas. Terlebih jika telah
dituliskan bentuk Yth. dalam alamat tujuan surat.
Salam pembuka memiliki beberapa fungsi penting, diantaranya sebagai
berikut.
a. Salam pembuka merupakan bentuk penghormatan terhadap penerima surat.
b. Salam pembuka menunjukkan kesopanan penulis surat dalam berkomunikasi
dengan orang lain.
c. Salam pembuka adalah pembuka pintu komunikasi dengan penerima surat.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka

(Sabariyanto, 1998:49), adalah sebagai berikut.
a. Bentuk yang umum digunakan adalah dengan hormat.
b. Huruf awal kata dengan adalah huruf kapital dan kata hormat ditulis dengan huruf
kecil semua.
c. Di akhir bentuk dengan hormat diberi tanda koma (,).
d. Salam pembuka ditulis pada margin kiri dan tidak menjorok ke dalam sebagai alinea.
Berikut ini adalah contoh penulisan salam pembuka yang salah.

Dengan Hormat
Bersama surat ini kami kirimkan….

Bentuk yang benar dari contoh tersebut adalah sebagai berikut.

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan….
Berikut ini adalah contoh penulisan salam pembuka yang salah.

Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh

Dengan hormat,
Sehubungan dengan materi pembelajaran mengenai tema binatang….

Bentuk yang benar dari contoh tersebut adalah sebagai berikut.

Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh,

Sehubungan dengan materi pembelajaran mengenai tema binatang….

Dengan hormat,
Sehubungan dengan materi pembelajaran mengenai tema binatang….
Isi Surat 4

a. Aline Pembuka

b. Aline Isi

c. Aline Penutup
Alinea Pembuka
Alinea pembuka berisi pengantar terhadap permasalahan pokok yang ada di
dalam surat dinas.

Beberapa bentuk alinea pembuka adalah sebagai berikut (Soedjito dan Solchan
TW, 2016:53).
1) Alinea pembuka yang dibuat untuk membalas atau menjawab surat yang
diterima.
2) Alinea pembuka yang dibuat untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan, pertanyaan, dan sebagainya.
3) Alinea pembuka yang dibuat untuk menyatakan bahwa surat disusun
berdasarkan suatu hal.
4) Alinea pembuka yang dibuat untuk menyatakan tujuan yang akan
dilaksanakan.
Beberapa catatan penting terkait alinea pembuka menurut Soedjito dan
Solchan TW (2016:54) adalah sebagai berikut.
1) Lebih banyak menggunakan kalimat pasif daripada kalimat aktif.
2) Sering menggunakan bentuk di- tanpa pelaku.

Beberapa hal lain terkait alinea pembuka adalah sebagai berikut.

1) Sapaan Saudara dapat diganti dengan Bapak/Ibu, tergantung kepada
siapa surat tersebut ditujukan.
2) Sapaan Saudara dapat digunakan jika pangkat pengirim surat sejajar
dengan penerima.
3) Sapaan Bapak/Ibu digunakan jika pangkat penerima surat lebih tinggi
daripada pengirim surat.
Perbedaan frasa dengan ini dan bersama ini menurut Ulyani (2012:40)
adalah sebagai berikut.

1) Frasa dengan ini memiliki pengertian: (a) dengan perantara surat ini,
(b) melalui surat ini, dan (c) dengan cara berkirim surat ini. Frasa ini
digunakan untuk memberitahukan sesuatu atau mengundang
seseorang.
2) Frasa bersama ini memiliki pengertian: (a) bersama-sama dengan surat
ini, (b) beserta surat ini, dan (c) mengiringi surat ini. Frasa ini
digunakan sebagai pengantar sesuatu (barang/orang) yang disertakan
bersama surat.
Contoh Alinea Pembuka yang Benar
1) Sehubungan dengan kegiatan Kuliah Kerja Nyata – Pembelajaran
Pemberdayaan Masyarakat (KKN-PPM) Universitas Gadjah Mada
antarsemester (10 Juni─4 Agustus 2017), Direktorat Pengabdian kepada
Masyarakat UGM akan menyelenggarakan kuliah pembekalan KKN-PPM
yang akan diikuti oleh 6.000 mahasiswa.

2) Bersama ini kami kirimkan satu eksemplar panduan penyusunan proposal

kegiatan penerapan dan pemanfaatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi di
Daerah (Iptekda) LIPI tahun 2015 untuk dijadikan pedoman dalam
penyusunan proposal kegiatan Iptekda LIPI tahun 2015.
Contoh Alinea Pembuka yang Salah
Salah
Fakultas Geografi akan mengundang Direktur Jenderal Penguatan Riset dan
Pengembangan Kementerian Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi, untuk
memberikan Kuliah Umum di Fakultas Geografi.

Benar
Dengan ini kami beri tahukan bahwa Fakultas Geografi akan mengundang
Direktur Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Kementerian Riset dan
Teknologi Pendidikan Tinggi untuk memberikan kuliah umum di Fakultas
Geografi.

1) Perlu dicantumkan bentuk dengan ini kami beri tahukan bahwa.

2) Tanda koma (,) tidak perlu dicantumkan sebelum kata untuk.
3) Frasa Kuliah Umum tidak perlu ditulis dengan menggunakan huruf kapital di
setiap awal kata.
Salah
Sehubungan dengan jadwal latihan tenis lapangan tenaga kependidikan yang
waktunya berdekatan (tidak ada jeda hari), bersama dengan ini kami mohon
maaf untuk membatalkan menggunakan fasilitas lapangan tenis yang berada
dilingkungan Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada.

Benar
Sehubungan dengan jadwal latihan tenis lapangan tenaga kependidikan yang
waktunya berdekatan, dengan ini kami mohon maaf karena membatalkan
penggunaan lapangan tenis Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada.

1) Frasa bersama ini tidak tepat digunakan karena tidak ada dokumen yang
dilampirkan.
2) Frasa kami mohon maaf untuk membatalkan menggunakan fasilitas
lapangan tenis tidak tepat digunakan.
3) Penulisan awalan di- pada frasa dilingkungan seharusnya ditulis terpisah.
4) Kata fasilitas dihilangkan agar lebih ringkas.
Alinea Isi
Alinea isi merupakan pokok permasalahan/inti surat. Alinea isi harus disajikan
dengan hati-hati agar tidak bermakna ganda dan mudah dimengerti oleh penerima
surat.

Berikut ini adalah pedoman untuk menyusun isi surat yang baik (Soedjito dan
Solchan TW, 2016:56).
1) Menetapkan dahulu maksud dari hal yang diberitahukan, diminta, atau
dinyatakan secara jelas.
2) Menetapkan urutan maksud surat secara sistematis dan logis.
3) Menghindari pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terlebih
singkatan yang dibuat atas kemauan sendiri.
4) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, baku, sederhana, lugas,
sopan, dan menarik. Selain itu, penulisan ejaan, tanda baca, dan tata huruf
harus diperhatikan.
5) Menghindari pemakaian kata-kata asing dan kata-kata daerah, kecuali jika kata
tersebut belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
6) Mengetik surat dengan rapi.
Kalimat-kalimat alinea pembuka umumnya masih berkaitan dengan
kalimat-kalimat alinea isi.

Kata penghubung yang lazim digunakan adalah sebagai berikut.

1) Berhubungan dengan hal tersebut, berkaitan dengan hal tersebut,
berkenaan dengan hal tersebut, dan bertalian dengan hal tersebut
(Sabariyanto, 1998:53).
2) Sehubungan dengan hal tersebut, oleh sebab itu, walaupun
demikian, akan tetapi, di samping itu, dan selain itu (Ulyani,
2021:41).
Contoh Alinea Isi yang Benar

1) Sesuai dengan misi tersebut, kami mengharapkan Bapak/Ibu yang akan

mengikuti seminar internasional dapat menggunakan skema bantuan dana
yang tersedia. Pedoman lengkap bantuan penyelenggaraan seminar
internasional tahun 2017 dapat diunduh melalui situs jejaring Badan
Penerbit dan Publikasi UGM: www.publikasi.ugm.ac.id.

2) Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon bantuan para Dekan

Universitas Gadjah Mada untuk mendorong dan mengarahkan para guru
besar menyampaikan pidato pengukuhan bagi yang telah enam bulan
menerima SK guru besar.
Contoh Alinea Isi yang Salah
Salah
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami memohon bantuan
Bapak/Ibu/Saudara untuk dapat menjadi Narasumber/Pembicara untuk materi
sebagaimana tersebut dalam lampiran pada acara yang dimaksud.

Benar
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak/Ibu/Saudara bersedia
menjadi narasumber dengan materi sesuai dengan informasi yang terlampir.

1) Kata diatas tidak perlu ditulis. Selain itu, penulisannya juga salah.
2) Kata narasumber/pembicara dipilih salah satu saja. Awal kata tidak perlu
ditulis dengan huruf kapital.
3) Frasa untuk materi sebagaimana tersebut dalam lampiran pada acara yang
dimaksud memiliki makna yang rancu.
Salah
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk berpartisipasi
sebagai peserta atau pemakalah oral/poster (call for papers). Adapun subtema makalah dan
prosedur pendaftaran serta pengiriman full paper (pemakalah oral) atau extended abstract (pemakalah
poster) dapat dilihat pada website semnassosek.faperta.ugm.ac.id, leaflet dan prosedur pendaftaran
(terlampir). Kami mohon perkenan Bapak/Ibu untuk dapat meneruskan informasi seminar ini pada staf
di lingkungan kerja atau institusi Bapak/Ibu.

Benar
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu untuk berpartisipasi sebagai peserta
atau pemakalah oral/poster (call for papers). Adapun subtema makalah, prosedur pendaftaran dan
pengiriman full paper (pemakalah oral) atau extended abstract (pemakalah poster) dapat dilihat dalam
website semnassosek.faperta.ugm.ac.id dan leaflet terlampir. Kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk
meneruskan informasi ini kepada staf di institusi Bapak/Ibu.

1) Kata bermaksud sebaiknya dihilangkan.

2) Frasa berpartisipasi sebagai peserta atau pemakalah oral/poster (call for papers) tidak perlu dicetak
tebal tetapi, dicetak miring.
3) Kata pada dalam frasa dapat dilihat pada website ... sebaiknya diganti kata dalam.
4) Kata leaflet seharusnya dicetak miring.
5) Frasa Kami mohon perkenan Bapak/Ibu ... institusi Bapak/Ibu dapat diringkas.
Penutup Surat 5
a. Salam Penutup
Salam penutup yang umum digunakan adalah hormat kami, hormat saya,
salam takzim, dan wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh.

Terkait dengan teknis penulisan salam penutup. Sabariyanto (1998:58)

menjelaskan sebagai berikut.
1) Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital.
Contoh: Hormat saya, Hormat kami, Salam takzim.
2) Jika salam penutup terdiri atas dua unsur atau lebih, hanya huruf awal
unsur pertama yang ditulis dengan huruf kapital.
Contoh: Hormat kami, Hormat saya, Wassalamu’alaikum warrahmatullahi
wabarakatuh
3) Penulisan salam penutup diikuti tanda koma. Contohnya adalah sebagai
berikut.
Hormat kami,
 Berikut ini adalah keuntungan dan kerugian salam penutup
menurut Sabariyanto (1998:58).

Keuntungan
Muncul hubungan kekerabatan
sehingga memungkinkan keberhasilan
komunikasi yang lebih besar.
Komunikasi terasa lebiih santun.
Memberikan peluang untuk berbahasa
Indonesia dengan baik dan benar.
Kerugian
Penyelesaian surat menjadi lebih lama.
Muncul kemungkinan pemberian
penghormatan yang berlebihan kepada
penerima surat.
Kemungkinan kesalahan berbahasa lebih
besar.
b. Penulisan Identitas Pengirim Surat

Dalam penulisan pengirim surat, Sabariyanto (1998:58) menjelaskan hal-hal

sebagai berikut.
1) Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, misalnya
nama jabatan, nomor induk pegawai, dan stempel.
2) Huruf awal setiap unsur nama orang ditulis dengan huruf kapital jika
namanya terdiri atas dua kata atau lebih.
Contohnya: Prof. Dr. Ir. Ali Agus, D.A.A., D.E.A.
3) Huruf awal setiap unsur nama jabatan ditulis dengan huruf kapital jika
nama jabatan terdiri atas dua kata atau lebih.
Contohnya: Ketua Program Studi
4) Nama pengirim tidak digarisbawahi dan tidak diletakkan di antara tanda
kurung.
5) Pada akhir baris nama jabatan tidak dibubuhkan tanda titik, tetapi tanda
koma.
6) Pada akhir singkatan NIP tidak dibubuhkan tanda titik.
Berikut ini beberapa hal terkait dengan penulisan
identitas pengirim surat.
1) Perlu diperhatikan bahwa setelah nama jabatan penanda
tangan surat tidak perlu dituliskan nama instansi.
2) Jika nama unit kerja tidak tertulis pada kop surat, pada
identitas pengirim surat dapat dituliskan nama unit tersebut.

Contoh:

Direktur Pendidikan dan Pengajaran,

Sri Peni Wastutiningsih

3) Bila penanda tangan surat mempunyai dua jabatan, kedua
jabatan tersebut dapat ditulis sebagai berikut.

Contoh:

Direktur Kemahasiswaan/
Ketua Form Pengajian UGM,

Dr. Drs. Senawi, M.P.

Berikut ini adalah contoh penulisan identitas surat yang belum benar.
An. Caretaker Direktur.
Wakil Direktur,
Bidang Akademik, Pengembangan, dan Kerjasama

Prof. Ir. Suryo Purwono, M.A.Sc., Ph.D

NIP. 19611119168011001

Berikut yang benar dari contoh tersebut adalah sebagai berikut.

a.n. Caretaker Direktur,

Wakil Direktur,
Bidang Akademik, Pengembangan, dan Kerja Sama,

Prof. Ir. Suryo Purwono, M.A.S.Sc., Ph.D.

NIP 19611119168011001
Berikut ini adalah contoh penulisan identitas surat yang belum benar.
Kepala Sekolah SMK Nurul Huda
Panumbangan

(Tanda Tangan)

DIDIN RUSDIANA, S.Pd., MM.

NIP. 1971053311995021001

Berikut yang benar dari contoh tersebut adalah sebagai berikut.

Kepala Sekolah,

(Tanda Tangan)

Didin Rusdiana, S.Pd., M.M.

NIP 19710533119950210001
c. Tembusan Surat
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, tembusan berarti rekaman surat
(surat dan sebagainya yang ditulis dengan kertas yang diketik); tindasan.
Tembusan dibuat agar sebuah surat diketahui oleh pihak lain, baik dari
instansi yang sama, maupun instansi yang berbeda.

Agar penulisan tembusan tepat, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu
diperhatikan (Sabriyanto, 1998:61).
1) Huruf awal kata tembusan adalah huruf kapital.
2) Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
3) Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, bukan instansinya.
4) Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
5) belakang nama pejabat atau orang yang ditembusi tidak perlu
dibubuhkan keterangan yang tidak perlu, misalnya sebagai laporan,
untuk perhatian, dan sebagainya.
6) Di Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari
pejabat yang memiliki pangkat atau kedudukan tertinggi.
Selain hal-hal tersebut , ditambahkan dua hak terkait penulisan tembusan.

1) Jika penerima tembusan lebih dari satu dan berasal dari instansi yang sama,
nama instansi dapat dituliskan satu kali saja di bagian paling bawah tembusan.
Contohnya adalah sebagai berikut.
Tembusan:
a) Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
b) Ketua Prodi Ilmu dan Industri Peternakan
c) Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Peternakan UGM

2) Jika penerima tembusan lebih dari satu dan berasal dari instansi yang berbeda-
beda, nama instansi wajib disebutkan di belakang nama jabatan penerima
tembusan. Contohnya adalah sebagai berikut.
Tembusan:
a) Kepala Dinas Pertanian DIY
b) Direktur Pusat Inovasi Agro Teknologi UGM
c) Dekan Fakultas Pertanian UGM
3) Jika penerima tembusan satu orang, baik dari instansi yang sama maupun dari
instansi yang berbeda, nama instansi wajib dicantumkan. Contohnya adalah
sebagai berikut.
Tembusan:
Rektor Universitas Muhammadiyah Purworejo

4) Di belakang nama pejabat/jabatan yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan tanda

titik(.), tanda koma(,), atau tanda titik koma(;).

5) Tanda titik perlu dibubuhkan di akhir baris tembusan jika yang ditembusi adalah
nama orang dengan gelar yang berada di belakang nama. Contohnya adalah
sebagai berikut.
Tembusan:
Dr. Ir. Sigit Bintara, M.Si.

6) Kata sapaan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara tidak perlu dituliskan dalam
tembusan.
Berikut ini adalah contoh penulisan tembusan yang belum
benar.
Tembusan:
1) Menteri Pertanian Bapak Dr. Ir. H. Andi Arman Sulaiman, MP
2) Dirjen Peternakan dan Kesehatan Hewan
3) Arsip

Bentuk yang benar dari contoh tersebut adalah sebagai

berikut.
Tembusan:
1) Menteri Pertanian RI
2) Dirjen Peternakan dan Kesehatan Hewan RI.
Terima Kasih