Cara Membuat dan Menulis Nomor Surat – Pernahkah kita memikirkan seberapa

pentingnya nomor surat? Pada surat non formal memang penggunaan nomor tidak begitu
diharuskan.

Namun, dalam pembuatan surat-surat resmi nomor surat merupakan bagian penting yang tidak
boleh dilewatkan atau dituliskan sembarangan.

Masing-masing angka atau huruf yang terdapat pada bagian nomor surat dapat menjadi kode
tentang pembuatan surat itu sendiri.

Untuk kamu yang berkecimpung dalam dunia surat menyurat atau ingin mempelajari
pembuatan surat kamu harus benar-benar memperhatikan nomor yang hendak kamu buat.

Nomor surat sendiri memiliki berbagai tujuan informasi seperti, jenis, siapa yang membuat,
bulan dan tahun pembuatan serta jumlah surat yang telah dibuat.

Selain bertujuan menyampaikan informasi dalam bentuk kode ternyata nomor surat juga
bermanfaat dalam mempermudah penyimpanan, pencarian dan pencatatan surat masuk dan
keluar serta hal lainnya yang dibutuhkan dalam pengarsipan.

Untuk mempermudah pemahaman dalam membuat dan menulis nomor surat mari kita simak
uraian berikut!

Daftar Isi hide

1. Memahami Komponen Nomor Surat
2. Format Penomoran Surat Keluar
3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai
1. Memahami Komponen Nomor Surat

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda miring (/).

Ternyata tiap nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut memiliki makna
yang berbeda.

Untuk itu kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor
surat itu sendiri.

Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

 Kode nomor surat,

 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
 Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh
garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, hal selanjutnya yang harus kita perhatikan
yaitu format penomoran surat keluar dimana nomor ini menjadi kode penyampai informasi
tentang jenis surat yang kita keluarkan.

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (inilah kode nomor surat)

2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode diatas untuk setiap jenis
suratnya.

Misalnya nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan.

Kode surat ini kita letakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki beberapa gambaran tentang
penulisan nomor surat.

Untuk mempermudah pemahaman kembali, kita akan menuliskan nomor surat resmi beserta
penjabarannya.

Contoh:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :

 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat keputusan).
 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang
dikeluarkan).
 SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Suka Maju).
 V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
 2018 : Tahun berjalan.

Hal selanjutnya yang perlu kita ketahui yaitu bagaimana penempatan nomor pada surat resmi.

Nomor surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan
halaman surat.
Contoh :

Nomor : 01.003/SMA-SM/V/2018

Lampiran : –

Perihal : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/2019

Itu dia pembahasan tentang cara menulis nomor surat yang benar.

Beberapa penjelasan diatas merupakan contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang
umum.

Sedangkan pada keperluan sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan
instalansi yang membuat surat serta tidak heran jika nantinya ditemukan penulisan nomor yang
berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan kode penerima
surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut.

Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima (bagian
internal atau eksternal lembaga pembuat surat), kode perihal dan tahun berjalan.

Semoga artikel ini bermanfaat sebagai pembelajaran dalam menulis nomor surat pada surat
resmi yang benar.