Memahami Komponen Nomor Surat

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda miring (/). Ternyata tiap
nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut memiliki makna yang berbeda.
Untuk itu kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor
surat itu sendiri.

Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

 Kode nomor surat,

 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
 Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh
garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, hal selanjutnya yang harus kita perhatikan
yaitu format penomoran surat keluar dimana nomor ini menjadi kode penyampai informasi
tentang jenis surat yang kita keluarkan.

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (inilah kode nomor surat)

2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15
Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode diatas untuk setiap jenis suratnya.
Misalnya nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan. Kode surat ini kita
letakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki beberapa gambaran tentang
penulisan nomor surat. Untuk mempermudah pemahaman kembali, kita akan menuliskan nomor
surat resmi beserta penjabarannya.

Contoh:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :

 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat keputusan).
 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang
dikeluarkan).
 SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Suka Maju).
 V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
 2018 : Tahun berjalan.