Dasar-dasar

Pembuatan Surat

Disusun oleh
Nuri St. Nurrachmah, S.Sos. M.I.Kom
Resmi ￮ Bagian-bagian Surat resmi
￮ Kepala surat
￮ Baris tanggal
￮ Nomor surat
￮ Lampiran
￮ Perihal
￮ Alamat yang dituju
￮ Salam pembuka
￮ Alinea Pembuka
￮ Isi Surat
￮ Alinea penutup
￮ Salam penutup
￮ Pengirim surat
￮ Tembusan
￮ inisial
￮ Cap atau stempel dari lembaga
resmi

2
Bagian Surat
Resmi
Nomor Surat
Kepala/kop surat :
￮ Nama instansi/lembaga, ditulis
dengan huruf kapital/huruf
besar.
￮ Alamat instansi/lembaga,
ditulis dengan variasi huruf
besar dan kecil
￮ Logo instansi/lembaga
￮ Hal yang perlu diperhatikan Huruf
awal kata nomor harus ditulis
dengan huruf kapital
￮ Kata nomor sebaiknya tidak
disingkat,
￮ Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
￮ Contoh penulisan nomor surat yang
benar:
￮ Nomor : 02.01/SMU-1/2021
Nomor : 06.21/KRS/II/2021
Nomor : 03.23/SU/III/2021 (tidak
memakai titik) 3
Penomoran Surat
Resmi
Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah
kode nomor surat)
 Kode nomor surat Surat Undangan (SU) : 02
 Nomor urutan surat Surat Permohonan (SPm) : 03
Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
yang dikeluarkan Surat Peminjaman (SPp) : 05
 Nama lembaga yang Surat Pernyataan (SPn) : 06
mengeluarkan surat Surat Mandat (SM) : 07
Surat Tugas (ST) : 08
 Bulan berjalan Surat Keterangan (SKet) : 09
(dituliskan dengan Surat Rekomendasi (SR) : 10
angka romawi) Surat Balasan (SB) : 11
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) :
 Tahun berjalan
12
Sertifikat (SRT) : 13
Perjanjian Kerja (PK) : 14
Surat Pengantar (SPeng) : 15 4
Resmi
a. Nomor surat versi 1
Nomor : 12.010/SA/IX/2021

Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka

surat ini jenis surat SPPD)
Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi
tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan adalah surat
kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan bagian pembuat)
SA : Nama perusahaan “Sejati Anugrah”
IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka
romawi
2021 : Tahun berjalan dari pembuatan surat

5
Penomoran Surat
Resmi
b. Nomor surat versi 2
Penulisan nomor surat berguna untuk:
1. Memudahkan dalam pengarsipan surat
2. Memudahkan dalam pencarian surat
3. Mengetahui banyaknya surat yang keluar
4. Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya
Contoh:
Nomor : 025/SAM115/X/2003 Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat
6
Lampiran Surat Resmi
a Gunakan huruf awal kata
lampiran dengan huruf
kapital.
b Sebaiknya kata lampiran tidak
disingkat,
c Pencantuman jumlah lampiran
hendaknya tidak dirangkap
antara yang menggunakan
huruf dengan yang
menggunakan angka, pilih
salah satu saja.
d Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan,
sebaiknya tidak dicantumkan lampiran
pada surat itu.
e Pada akhir baris tidak digunakan tanda
titik.
Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar
7
Perihal Surat
Resmi
Hal / Perihal : c Huruf pertama pada setiap katanya harus
a Harus ditulis dengan ditulis dalam huruf kapital.
singkat, jelas, dan
menarik; Contoh penulisan hal yang benar:
b Berwujud kata atau Hal : Jadwal Ujian Matematika
frasa, bukan kalimat; Hal : Undangan Rapat Panitia

8
Baris Tanggal Surat
Resmi
a Penulisan disebelah c. Angka tahun tidak boleh disingkat
kanan sejajar nomor d. Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik
surat e. Jika di kepala surat telah ada kota
maka pada tanggal tidak perlu lagi
b Nama bulan ditulis Contoh:
dengan huruf secara
Surabaya, 27 Juli 2006
lengkap
Alamat yang dituju (jangan gunakan
kata kepada, alamat tdk perlu namun tulis
di tempat saja)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri
tanda koma)

9
Bagian Surat
Resmi
Alenia Pembuka : Isi Surat:
Alinea pembuka ￮ Uraian maksud dan tujuan surat
mengajak pembaca Prinsip agar surat efektif
surat menyesuaikan
￮ Menggunakan bahasa yang baku dan
perhatiannya kepada santun
pokok surat
￮ Menggunakan nada yang hangat
sebenarnya
￮ Jelas, kalimat tidak terlalu panjang

10
Bagian Surat
Resmi
Alinea Penutup Salam Penutup
Alinea penutup bisa
berupa penegasan, Salam penutup berfungsi
harapan, ucapan terima menunjukkan rasa hormat penulis
kasih, untuk mengakhiri kepada pembaca surat
pembicaraan dalam surat

11
Bagian Surat
Resmi
Tanda tangan pengirim Tembusan
surat beserta cap Dikirimkan juga pada siapa saja
perusahaan

Inisial
Inisial penulis surat

12