KORESPONDENSI

SURAT
 HELLO!
kami dari Kelompok 5 :
- Kholifatul Afwah L. E2B018055 - Puji Imam B. E2B018057
- Triska Juliyani E2B018056 - Fahri Cahya W. E2B018073

2
 1.
KORESPONDENSI
(Pengertian)
 “
Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui
surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas
nama jabatan dalam suatu perusahaan atau
organisasi dan dapat atas nama
perseorangan(individu). Sedangkan pihak yang
terlibat disebut koresponden.

4
 2.
SURAT
(Pengertian)
 “
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain,baik atas nama sendiri maupun atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi
ataupun perusahaan.

6
 Fungsi Surat
selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau
gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi
produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat
penerimaan, dsb.
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja,
surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan surat-
surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian
usaha, surat penggabungan usaha (merger).
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan
dan surat perintah (instruksi kerja).

7
 Menurut Kepentingan Menurut Sifatnya Menurut Isinya
& Pengirimannya Surat Biasa Surat Pemberitahuan, Surat
Surat Pribadi Surat Konfidential Keputusan, Surat Perintah,
Surat Dinas Pemerintah (terbatas) Surat Permintaan, Surat
Surat Niaga Surat Rahasia Panggilan, Surat Peringatan,
Surat Sosial Surat Perjanjian, Surat
Berdasarkan Ruang
Pengantar, Surat Penawaran,
Lingkup Sasarannya
Surat Lamaran Pekerjaan
JENIS- Surat Intern
Surat Ekstern

JENIS Berdasarkan Wujudnya Berdasarkan Tingkat Berdasarkan

SURAT Surat Bersampul

Kartu Pos
Kepentingan
Penyelesaiannya
Banyaknya Sasaran
Surat Biasa
Warkat Pos Surat Biasa Surat Edaran
Telegram Surat Kilat Surat Pengumuman
Faksimili Surat Kilat Khusus
Memo
Nota

8
BENTUK SURAT

9
 Bentuk Lurus Penuh
(Full Block Style)
Penulisan pada surat bentuk lurus penuh, penulisan dari bagian –
bagian suratnya, semua dimulai dari bagian kiri. Bentuk lurus
penuh ini pun memiliki patokan batasan ukuran yang digunakan.
Untuk ukuran pada batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau
THIS IS A untuk batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).
1. Kepala Surat 8. Salam Penutup
SLIDE TITLE 2. Nomor Surat 9. Nama Lembaga yang pembuat surat
3. Tanggal Surat 10. Nama tanda tangan
4. Alamat 11. Jabatan tanda tangan
5. Hal / Kepentingan 12. Lampiran
6. Salam Pembuka 13. Tembusan
7. Isi Surat 14. Inisial pembuat surat dan penccatat
10
Bentuk Lurus (Block Style)
Surat yang ditulis dalam bentuk lurus pada dasarnya mirip dengan
bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang
dan nama jabatan, dimana pada surat bentuk lurus diketik di
sebelah kanan atas.
1. Kepala Surat 9. Salam Penutup
2. Tanggal 10. Nama Organisasi
3. Nomor Surat 11. Tanda Tangan dan Nama Terang
4. Lampiran 12. Jabatan
5. Hal / Perihal 13. Tembusan
6. Alamat / Tujuan 14. Inisial
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat (a. Kalimat pembuka, b. Isi surat yang sebenarnya c. Kalimat
penutup)
11
 Bentuk Setengah Lurus
(Semy Block Style)
Bentuk surat setengah lurus merupakan campuran antara bentuk
surat lurus dan bentuk surat lekuk. Dalam penulisannya,
pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus,
sedangkan pada pengetikan isi suratnya sama dengan bentuk
IN TWO OR surat lekuk, yakni di setiap alinea masuk lima hentakan.
THREE 1. Kepala Surat 8. Isi surat

COLUMNS 2. Nomor Surat 9. Salam penutup

3. Tanggal Surat 10. Jabatan Tanda tangan
4. Lampiran 11. Nama penanda tangan
5. Hal / Kepentingan / Perihal 12. NIP/NIK/RRP
6. Alamat tujuan 13. Tembusan
7. Salam pembuka 14. Inisial penulis
12
Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat lekuk pada intinya ditulis hampir sama dengan bentuk
surat setengah lurus. Hanya saja, terdapat perbedaan yang terletak
pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi. Pada baris pertama
dari penulisna surat bentuk lekuk atau indented style, dimulai dari
margin kiri. Sedangkan untuk baris kedua dan seterusnya dimulai
dengan menjorok sebanyak lima hentakan. Selain itu, untuk
pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan
diketik di sebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian
alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima
hentakan.
1. Kepala Surat 8. Isi surat
2. Nomor Surat 9. Salam penutup
3. Tanggal Surat 10. Jabatan Tanda tangan
4. Lampiran 11. Nama penanda tangan
5. Hal / Kepentingan / Perihal 12. NIP/NIK/RRP
6. Alamat tujuan 13. Tembusan
7. Salam pembuka 14. Inisial penulis
13
Bentuk Alenia Menggantung
(Hanging Style)
Dalam pengetikannya, baris pertama setiap alinea diketik di sebelah kiri.
Sedangkan untuk baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian
alinea. Bentuk Alinea Menggantung merupakan bentuk surat dimana
tubuh surat memiliki alinea yang menggantung. Alinea menggantung
adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi
setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan sekitar 5 spasi.
Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

1. Kepala Surat 8. Isi surat

2. Nomor Surat 9. Salam penutup
3. Tanggal Surat 10. Jabatan Tanda tangan
4. Lampiran 11. Nama penanda tangan
5. Hal / Kepentingan / Perihal 12. NIP/NIK/RRP
6. Alamat tujuan 13. Tembusan
7. Salam pembuka 14. Inisial penulis 14
Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk surat resmi ini merupakan jenis surat yang sering
dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan
surat dinas. Format penulisan surat bentuk resmi, pada bagian
alamat diketik di sebelah kanan, sedangkan di bagian kiri
diketik dengan nomor, lampiran dan perihal.
1. Kepala Surat 8. Isi surat
2. Nomor Surat 9. Salam penutup
3. Tanggal Surat 10. Jabatan Tanda tangan
4. Lampiran 11. Nama penanda tangan
5. Hal / Kepentingan / Perihal 12. NIP/NIK/RRP
6. Alamat tujuan 13. Tembusan
7. Salam pembuka 14. Inisial penulis

15
KAIDAH² MENULIS SURAT
YANG BENAR

16
 Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-
kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat
itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Antara lain:
◦ Obyektif dan bukan subyektif, sistematis susunan isi surat, singkat, tidak
bertele-tele, jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa, lengkap isinya, sopan,
mljud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dan
sebagainya).
◦ Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
◦ Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu secara runtut, logis, teratur

Syarat Surat dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan
mudah ditangkap pembaca.
◦ Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim,
lebih2 yang tidak biasa/singkatan bentuk sendiri.
◦ Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca
◦ Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan
◦ Memahami peraturan2 yang terkait dengan masalah itu
◦ Mengetahui posisi dan bidang tugasnya
◦ Hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan
17
Menentukan tujuan atau maksud surat yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima
surat.

Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap

masalah-masalah yang akan dikemukakan didalam
surat, termasuk mengumpulkan referensinnya.

Menyusun masalah pada butir a secara sistematis sesuai

dengan kaitan dan urutan masalahnya.

Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam

kalimat surat.

Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun

surat, kalau penyusun sedang dalam keadaan tidak
Langkah-langkah dalam
konsentrasi. Menyusun Surat

18
 Bahasa Surat
Dalam korespondensi, bahasa memegang peranan yang sangat penting.
Hal ini dikarenakan surat merupakan perwujudan buah pikiran dalam bentuk
tulisan yang dapat dibaca dan diresapi secara berulang-ulang. Maka dari itu,
seorang penulis surat haruslah berhati-hati dalam menggunakan kata-kata
dalam menyusun kalimat serta pemakaian kata dan frasanya.
Maka, penulis surat harus memperhatikan hal-hal berikut:
Penggunaan bahasa Indonesia dalam surat Menggunakan kalimat-kalimat yang singkat dan lengkap

Memilih kata-kata yang tepat dan jelas Menggunakan bahasa yang baik dan teratur

Menggunakan kalimat-kalimat yang segar dan yang positif konotasinya

Menggunakan bahasa yang Lugas Menggunakan bahasa yang sopan, ramah, dan hormat

Mengusahakan memakai bahasa yang tidak menimbulkan keragu-raguan

Menarik dan Sopan Menghindari penggunaan keterangan yang rangkap

19
 Penampilan Surat
Penampilan surat berkenaan dengan pengetikan,
kerapian, dan keindahan surat. Hendaknya tidak
ada kesalahan dalam pengetikan surat ,
tampilannya harus tampak bersih, dan lay out
tampak indah
 Efektivitas dan Efisiensi
Surat
Efektivitas surat berkenaan dengan pernyataan apakah
informasi yang disampaikan melalui surat dapat diterima
secara benar sesuai maksud pengirim surat sedangkan
efisiensi suratt berkenaan dengan pernyataan apakah tanpa
mengurangi maksud, surat tampil singkat, tidak terlalu
panjang, kalimat tidak bertele-tele.
 • Susunan kalimat tidak efektif, berbelit-belit, bertele-tele.
• Bahasa yang digunakan tidak sesuai dengan Pedoman
Kesalahan– Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan
kesalahan • Penampilan surat kurang memperhatikan kerapian surat
Seperti ketikan surat banyak yang salah, huruf bertumpuk dan
dalam kotor serta penggunaan kertas dan amplop tidak tepat.
Penulisan • Bentuk dan bagian-bagian surat serta cara penulisannya tidak
Surat monoton.
• Surat pada kertas polos yang tidak mencantumkan alamat
lengkap pengirimnya sehingga menyulitkan penjawabannya

22
 SURAT NIAGA
Adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat
niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha
dalam rangka menjalankan usahanya. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk
mencari keuntungan.

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga :

1. Surat niaga adalah bentuk nyata ataupun bukti sah terdapatnya perjanjian.
2. Surat niaga sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan dapat digunakan setiap kali
dibutuhkan.
3. Surat niaga bisa menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
4. Surat niaga juga bisa digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan
tugas.
5. Surat niaga dapat sebagai alat untuk promosi.

23
 11 Surat Perjanjian Jual-Beli

Akta surat tertentu yang harus ditanda tangani &

harus dibuat secara sengaja dan juga harus 55 Surat Pesanan
dipakai sesuai dengan keperluan apa surat
tersebut.

Surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan

22 Surat Perjanjian Sewa-Menyewa
kepada pedagang, penjual atau produsen dengan
maksud untuk memesan barang2 yang
diperlukan.
Surat yang memuat pernyataan tertulis
mengenai kesepakatan sewa menyewa yang

JENIS-JENIS disetujui & ditanda tangani pihak penyewa dan

yang menyewa
66 Surat Pengaduan

SURAT 33 Surat Penawaran

Surat pemberitahuan kepada penjual mengenai
ketidaksesuaian barang2 yang dikirim pesanan
disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya.

Surat yang dibuat penjual yang berisikan

penawaran dan penginformasian barang 77 Surat Kuasa
dagangan ditujukan kepada calon pembeli .

Surat yang berisi pelimpahan wewenang dari

44 Surat Permintaan Penawaran
seseorang /pejabat tertentu kepada
seseorang/pejabat lain.

Surat yang berasal/dikirimkan calon pembeli

kepada penjual/perusahaan. Isinya meminta
informasi mengenai barang yang
diperlukan/diinginkan.
24
 Surat Perjanjian Jual-Beli

Contoh Surat Yang bertanda tangan dibawah ini, saya :

Nama                      : Speedy
Umur                      : 45 Tahun
Surat Pengaduan
Pekerjaan               : Warnet
Surat Permintaan Penawaran Alamat sekarang   : Jl. Supriyadi IV No.99 Rt.02/Rw.02
Untuk selanjutnya disebut pihak ke I (penjual). PT. SINAR SENTOSA
PT. ANUGRAH SEMESTA
Nama                      : Evin Jln. Pelita raya 117, JAKARTA
Jln.cikoko timur 5, jakarta selatan Umur                      : 37 Tahun
Pekerjaan                : Pedagang (Wiraswasta)
Alamat sekarang     : Jl. Jurang No.411 Rt.016/Rw.012 Tlp. (021)44556677, Fax (021) 577213
Yogyakarta, 14 Juni 2011
Untuk selanjutnya disebut pihak ke II (pembeli)
Jakarta, 11 november 2010
No. : 345/ADM-PB/VI/2011 Pada tanggal 20 Juni 2011 pihak ke I. Telah menjual, lepas/mutlak sebidang
Hal : Permintaan Penawaran tanah darat seluas 86 M2, berikut sebuah bangunan yang terletak diatas
No             : 302/ss/ XI/2010
tanah tersebut kepada pihak ke II dengan harga tunai Rp. 41.000.000,-
Kepada Yth. : (empat puluh satu juta rupiah). Pembayaran dilakukan dihadapan saksi-saksi
Pimpinan PT. Surya Abadi dengan tunai. Lampiran : 1 lembar
Jl. Turangga 18A-B
Jakarta Selatan Batas-batas tanah tersebut adalah sebagai berikut : Hal            : pengkalaiman mesin foto copy
Sebelah barat          : Berbatasan dengan tanah halaman haji ono
Sebelah timur         : Berbatasan dengan tanah pak amid
Dengan Hormat, Yth,
Sebelah utara          : Berbatasan dengan rumah ibu sendi
Brdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa Sebelah selatan       : Berbatasan dengan jalan gang
(CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat Bangunan terdiri dari : PT. ELEK MITRA JAYA
untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya. Ukuran panjang dan lebar     : 86 M2
Atap                                      : Asbes
Dinding                                 : Tembok Jln. Yos sudarso 304
Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar
Lantai                                   : Semen (plesteran)
aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah
pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat Jakarta
sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan Maka, sejak tanggal 20 Juni 2011 Tanah bangunan tersebut diatas telah
penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa : menjadi hak milik pihak ke II. Pada waktu pelaksanaan jual beli tanah tersebut Dengan hormat,
baik pihak ke I (penjual) maupun pihak ke II (pembeli) juga saksi-saksi
semuanya meyatakan satu sama lain dalam keadaan sehat walafiat, baik
Cat luar ruangan jenis PU jasmani maupun rohani, dan segala sesuatu dengan itikad baik. Sehubungan dengan kedatangan barng yang telah anda tawarkan sesuai surat
Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel penawaran No. 414/ EM/ XI/2010 pada tanggal 10 november 2010, kami merasa ada
Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU beberapa barang yang mengalami kerusakan seperti mesin fotocopy merk “CANNON”
Demikian, setelah keterangan isi jual beli ini dimengerti oleh pihak ke I dan
Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel pihak ke II, juga saksi-saksi, maka ditanda tanganilah sebagai permulaan saat yang tidak dapat dioprasikan karna adanya kerusakan pada bagian mesin. Oleh karena
pemindahan hak milik pihak ke I kepada pihak ke II. itu, kami mengajukan surat ini dengan tujuan ingin meminta pertanggung jawaban atas
Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta barang tersebut.
kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih. Bandung, 10 Juli 1911
Demikan surat pengaduan ini kami buat, atas perhatia, atas perhatianyya kami ucapkan
Hormat kami, Tanda tangan masing-masing
terima kasih.
PT. Anugrah Semesta
(Pembeli)           Pihak Ke I Pihak Ke II Hormat kami,
 
(Evin)                  (Penjual)                                     
Ir. Aidil Setiawan (Speedy)                                                                       
(Purchase Dept.) Ir. Sentosa
Saksi-saksi
Saksi Ke I             Saksi Ke II                   Saksi Ke-III            Saksi Ke IV Manager PT. SINAR SENTOSA

(Tono)                 (Bodong)                     (Gendut)                (Suki)

25
THANKS!
Any questions?

26