Prosedur Menulis Surat Rasmi

Pendahuluan
Surat-menyurat adalah salah satu alat komunikasi yang penting dalam kehidupan seharian. Setiap jenis surat mempunyai formatnya yang tersendiri. Sesetengah surat mempunyai persamaan dan perbezaan. ex. Surat rasmi mempunyai persamaan dari segi penulisan dengan surat kiriman biasa tapi berbeza dari segi persembahan dan formatnya.

Format dan perkara asas dalam surat rasmi

Format dan perkara asas dalam surat Rasmi:
Logo, nama dan alamat persatuan Nama Jawatankuasa Tertinggi Persatuan Nombor fail Tarikh Alamat penerima Pembukaan surat Perkara(Tujuan) Kandungan surat Ucapan terima kasih dan penghargaan Cogan Kata(Jika perlu) Yang menurut perintah Tanda tangan Nama dan Jawatan

Logo, nama dan alamat persatuan

Nama Jawatankuasa Tertinggi Persatuan

Format dan perkara asas dalam surat Rasmi

Nombor fail

Tarikh

Alamat penerima

Format Surat Rasmi

Contoh Surat Rasmi

Penyediaan Surat Rasmi

Antara cara-cara untuk menulis surat rasmi:
1. Kepala surat bercetak hanya digunakan untuk muka surat pertama kalau surat tersebut memerlukan lebih dari satu muka surat. 2. Nombor rujukan perlu ditulis dan jika ingin membalas surat, nombor rujukan surat pengirim perlu dicatat.

Kepala Surat Bercetak

Nombor Rujukan

Penyediaan Surat Rasmi

3. Tarikh
hb tidak perlu dicatat dalam surat. (ex. 15 Februari 2012) Terdapat dua cara menulis bulan:
Semua huruf besar. (ex. FEBRUARI) Huruf besar digunakan pada huruf pertama. (ex. Februari)

Tarikh

Penyediaan Surat Rasmi

4. Alamat Penerima
Perkataan Kepada tidak perlu ditulis. Taip (u.p ..) untuk tindakan pegawai berkenaan. Semua baris ditaip di sebelah kiri tanpa menggunakan indensi(Indentation).

Alamat Penerima

Pembukaan surat Perkara(Tujuan) Kandungan surat Ucapan terima kasih dan penghargaan
Format dan perkara asas dalam surat Rasmi

Cogan Kata(Jika perlu) Yang menurut perintah Tanda tangan Nama dan Jawatan

Penyediaan Surat Rasmi

5. Kebenaran
Surat keluar dari organisasi yang ditulis oleh persatuan kepada agensi luar mesti melalui guru besar atau pengetua.

Penyediaan Surat Rasmi

6. Mengadap atau pembukaan surat
Penggunaan perkataan penhormatan. Jarak antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (Spacing).

7. Tajuk surat
Jarak di antara tajuk surat ialah 2 spacing di bawah pembukaan surat. Tajuk surat harus digariskan. Tajuk surat tidak perlu ditaip huruf besar untuk kesemua huruf kecuali huruf pertama setiap perkataan.

Mengadap atau pembukaan surat

Tajuk Surat

Penyediaan Surat Rasmi

8. Pembukaan dan kandungan surat
Jarak antara pembukaan surat dengan tajuk adalah 2 spacing . Pembukaan surat atau perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisan bermula dari tepi sebelah kiri surat. Perenggan kedua dan ketiga harus ditulis nombor. Jarak di antara perenggan ada 2 spacing .

 Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan, maka pemberian nombor bagi pecahan pertama adalah seperti contoh: 3.1, 3.2, 3.3 dan seterusnya. Penggunaan abjad atau huruf roman. Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi 2 peringkat pecahan.

 Penulisan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret-leret adalah tidak digalakkan. Adalah digalakkan untuk menaip 3 titik di tepi sebelah kiri, jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan bersama-sama ini..

Pembukaan dan kandungan surat

Penyediaan Surat Rasmi

9. Cogan kata
Penggunaan semua huruf besar bagi cogan kata. Seterusnya diikuti dengan Saya yang menurut perintah dan sebagainya. Jarak antara cogan kata adalah 2 spacing dan tidak menggunakan indensi.

Cogan kata

Penyediaan Surat Rasmi

10. Tandantangan, nama dan gelaran jawatan
Jaraknya adalah 2 spacing Nama pengirim surat ditulis dengan huruf besar semuanya dalam kurungan. Gelaran jawatan ditulis seperti biasa, tidak perlu kesemuanya huruf besar. Nama dan gelaran tidak perlu menggunakan indensi

Tandatangan, nama dan gelaran jawatan

Penyediaan Surat Rasmi

11. Surat-surat salinan
s.k ditaip untuk surat-surat salinan Apabila salinan surat lebih dari satu, nombor turutan 1, 2, 3 tidak perlu ditulis. Indensi tidak diperlukan

12. Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Nama penulis akan ditaip dengan huruf besar dan jurutaip surat dengan huruf kecil Initial ditaip di bawah sekali di sebelah kiri surat.

Surat-surat salinan

Contoh-contoh surat rasmi

Rujukan
http://smkgaal.files.wordpress.com/2011/10/suratlawatan-ke-uk-1.jpg http://1.bp.blogspot.com/_py5NLcX8zWM/TH-SHUk6TI/AAAAAAAAAbY/sPDEXMVLxlk/s1600/Borang+Ke benaran+Lawatan+ke+Labuan.jpg http://img.docstoccdn.com/thumb/orig/30299720.png http://lh4.ggpht.com/_oCCaImWwuw/TJTrC4HgY6I/AAAAAAAAChY/hSO2QOFz7xc /SURAT%20JEMPUTAN%20MAT.jpg Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.