Bab 3 Sistem Fail dan Surat-Menyurat

Sistem Fail
Apakah Sistem Fail? Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekodrekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

Rekod yang tersusun Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis Mudah disediakan dan disimpan Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan Rekod penyimpanan dan pengeluaran

Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan; Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan Menggunakan kod; Nombor Ringkasan

Cara Pengkelasan Fail

Tahap pertama:
01. Kurikulum 02. Kokurikulum 03. Hal Ehwal Pelajar 04. Kewangan 05. Asrama

Tahap kedua
Nombor 02/01 02/02 02/03 02/04
Perkara JK Kokurikulum Sukan dan permainan Unit Berunifom Kelab dan Persatuan

Contoh :Kokurikulum SRKBT/02

Tahap Ketiga

Contoh : Kokurikulum/Unit Berunifom

SRKBT/02/03

Tahap keempat

Contoh : SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat

Peringkat Keselamatan Fail

Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam

Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera (Am 99B) @ Tindakan Serta Merta (Am 99)

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah. Memohon lawatan.

Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat

Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Komunikasi rasmi
Media eletronik Radio Televisyen E-mail Faks Media cetak Akhbar Majalah Lain-lain Poster Banner Brosur