Definisi pengurusan mesyuarat Terdapat beberapa definisi tentang pengurusan mesyuarat antaranya,mesyuarat ditakrifkan sebagai perundingan sesuatu dalam

mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan dengan lancar.Ianya dapat memudahkan segala urusan yang telah di rancang,kerana di dalam mesyuarat melibatkan lebih daripada seorang individu dan pelbagai idea serta keputusan dapat di capai.Mengikut Noresah Baharom(2000) mendefinisikan mesyuarat sebagai "perundingan untuk membicarakan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan,dan perbicaraan. Selain itu,mesyuarat juga didefinisikan sebagai satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat,matlamat yang hendak di capai kebanyakannya dalam keadaan yang kompleks dan faktor inilah yang menyebabkan mesyuarat perlu di laksanakan. Secara kesimpulannya,dapat dijelaskan bahawa mesyuarat dapat ditafsirkan sebagai perjumpaan ramai untuk berbincang dan mencapai sesuatu keputusan.Dalam melaksanakan sesuatu tugas yang diberi,idea yang bernas akan diperolehi daripada perbincangan dalam mesyuarat bersebut.Mesyuarat juga suatu bentuk komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal bagi membincangkan dan menyelesaikan masalah yang berbangkit. sumber: Noresah Baharom. (Ed). (2000) Kamus Dewan (edisi ke-3). Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka. Dicatat oleh muhaimin di 7:32 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook Label: 2 Selasa, 28 September 2010 Kata alu-aluan Dengan penghasilan blog ini,pelbagai manfaat dan ilmu yang boleh dipelorehi serta maklumat ini dapat digunakan sebagai sumber rujukan untuk sesiapa sahaja,ia juga dapat meningkatkan serta menjadikan para penbaca lebih faham tentang ilmu pengurusan mesyuarat.Ilmu pengurusan mesyuarat ini juga merupakan ilmu yang penting untuk dipelajari terutamanya bagi sesebuah organisasi yang memerlukan perancangan dalam perniagaannya.Oleh itu,segala yang terkandung di dalam blog ini haruslah sama-sama kita manfaatkan dan dijadikan sebagai sumber ilmu. Akhir kata,melalui blog ini saya dapat mempelajari pelbagai ilmu yang berguna kepada diri saya dan dapat berkongsi kepada para pembaca.Saya juga amat berbesar hati kerana

dapat menyumbangkan maklumat yang saya ada dengan para pembaca agar dapat dikongsi bersama.Saya berharap agar kita semua dapat sama-sama menyumbang idea yang bernas melalui apa cara sekalipun agar perkembagan idea dan pembelajaran dalam sesuatu perkara boleh berlaku.Semoga kita sama-sama dapat meningkatkan mutu pengetahuan agar dapat digunakan oleh generasi akan datang wassalam. Abdul Muhaimin Bin Ahmad Dicatat oleh muhaimin di 11:20 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook Label: 12 Tatasusila mesyuarat Dalam mesyuarat,terdapat beberapa tatasusila yang wajar diketahui iaitu: i) Jangan datang lewat -seorang yang berjanggungjawab tidak seharusnya datang lewat sekiranya terdapat mesyuarat yang akan diadakan ketika itu kerana ia akan memberi kesan kepada perjalanan mesyuarat tersebut.Ini kerana setiap ahli mesyuarat mempunyai peranan masingmasing,sekiranya seseorang ahli mesyuarat itu datang lewat mungkin terdapat kekurangan yang akan berlaku didalam mesyuarat tersebut.Ia juga akan menyebabkan pembaziran masa mesyuarat tersebut. ii)Elakkan gangguan semasa mesyuarat -Ketika sedang bermesyuarat,setiap ahli perlulah fokus dan tidak membuat bising kerana ia akan mengganggu perjalanan mesyuarat tersebut.Setiap maklumat yang diketengahkan harus diberikan perhatian.Sekiranya terdapat segelintir ahli yang tidak memberi perhatian,sudah tentu maklumat yang diketengahkan tidak dapat disampaikan secara keseluruhan. iii)Cuba menjadi ahli yang aktif -Setiap ahli perlulah aktif dalam menjalankan sesebuah mesyuarat kerana idea daripada setiap ahli amat dititikberatkan bagi menjamin penghasilan pelbagai idea dan maklumat.Setiap ahli mesyuarat juga perlulah memberikan sumbangan idea yang berkesan,mereka perlu berfikir secara logik dan matang agar maklumat yang diberikan bersebut benar-benar berguna untuk organisasi. iv)Fokus kepada objektif mesyuarat -Setiap mesyuarat mempunyai objektif tersendiri,oleh itu objektif tersebut harus dicapai bagi membolehkan maklumat tersebut digunakan.Untuk mencapai objektif tersebut,setiap ahli perlu memberikan idea yang berkesan.Setiap ahli juga terpulah mencari perkaraperkara yang positif dan mengelakkan perkara yang negatif,ini bagi memudahkan objektif tersebut dapat dicapai dengan mudah. Dicatat oleh muhaimin di 8:18 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook

Label: 11 Selasa, 21 September 2010 Minit mesyuarat Apakah yang dimaksudkan dengan minit mesyuarat?minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut.Ini bermakna catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat dengan berkesan.Minit mesyuarat menjadi panduan perlaksanaan yang terlibat.Tanpa penulisan minit mesyuarat yang baik dan sempurna perlaksanaan mesyuarat juga tidak akan sempurna,ini bermakna minit mesyuarat adalah satu perkara yang penting kerana ianya akan merakamkan segala maklumat yang diajukan dan dibincangkan didalam mesyuarat tersebut. Terdapat kaedah dalam menguruskan minit mesyuarat,ia merangkumi pelbagai cara dalam menulis minit mesyuarat tersebut.Ada yang kelihatan kemas,rapi,jelas dan ringkas dan ada juga yang berjela-jela dan tidak mengikut peraturan dan format tertentu walaupun isi penting bagi sesuatu minit mesyuarat itu terdapat didalamnya.Bagi mewujudkan kesempurnaan dalam mesyuarat,minit mesyuarat perlulah lengkap dan teratur bagi memastikan segala maklumat tersebut diperolehi dengan lengkap. Sesuatu minit mesyuarat perlulah mengandungi tajuk iaitu nama mesyuarat berkenaan ,bilangan mesyuarat yang biasanya di tulis diatas sekali,tarikh mesyuarat iaitu bila mesyuarat tersebut akan diadakan,tempat mesyuarat iaitu dimanakah mesyuarat tersebut akan diadakan,senarai kehadiran iaitu bilangan ahli yang hadir dan jumlah tersebut perlulah dicatatkan,agenda mesyuarat,catatan mesyuarat dengan tindakan serta tandatangan penyelia mesyuarat. Dalam bahagian hal-hal lain,di catatkan segala perbincangan dan keputusan yang dicapai berhubungan dengan hal-hal lain yang dikemukakan oleh anggota yang tidak berkaitan dengan agenda tetapi berkaitan dengan kepentingan persatuan/pertubuhan dan perjalanan projek secara keseluruhan.Anggota lain ini juga mempunyai kepentingan dalam mesyuarat tersebut.Minit mesyuarat juga mempunyai bahagian penutup yang biasanya dicatatkan tarikh mesyuarat ditangguhkan dan ucapan terima kasih kepada pengerusi.

Dicatat oleh muhaimin di 9:18 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook

Label: 10 Khamis, 2 September 2010 Bahasa dalam pengurusan mesyuarat. Dalam pengurusan mesyuarat,terdapat beberapa bahasa yang sesuai digunakan bagi menyesuaikan teknik berbahasa di dalam situasi mesyuarat tersebut.Bahasa yang biasanya digunakan didalam pengurusan mesyuarat berbentuk formal,bahasa formal ini merujuk kepada bahasa yang lebih teratur di dalam proses komunikasi ,lengkap dan memerlukan semua strategi pertuturan yang memberi gambaran yang beradat hormat dalam konteks sesebuh komunikasi.Biasanya bahasa formal ini digunakan bagi memastikan proses mesyuarat berjalan lancar kerana setiap ahli mesyuarat memahaminya. Gaya bahasa pengurusan mesyuarat ditandai dengan struktur ayat dan ungkapan khusus seperti tindakan keatas laporan dan minit mesyuarat,.Contohnya seperti meminda,mengesahkan,membetulkan dan lain-lain lagi,di dalam ini gaya bahasa yang boleh digunakan perlulah berbentuk sopan dan menjaga hati setiap ahli mesyuarat.Selain itu,bahasa yang digunakan perlulah betul agar tidak berlaku salah faham ketika mesyuarat dijalankan,ianya perlulah bersesuaian dengan jenis mesyuarat tersebut.contohnya sekiranya mesyuarat yang dijalankan oleh sesebuah organisasi perniagaan bagi membincang soal strategi perniagaan,gaya bahasa yang bersesuaian digunakan perlulah bercorak perniagaan,seperti menggunakan laras bahasa ekonomi. Bahasa yang betul dalam mesyuarat adalah amat penting kerana ianya mencorakkan kematangan serta keberkesanan sesebuah mesyuarat tersebut.Setiap ahli mesyuarat perlu pandai mengolah bahasa didalam mesyuarat tersebut.Didalam mesyuarat,ayat keterangan sebab dan musabab adalah amat penting,kerana didalam mesyuarat akan membincangkan sebab mengapa mesyuarat tersebut diadakan dan musabab iaitu unsur yang menerangkan sebab berlakunya sesuatu kejadian atau perbuatan. Dicatat oleh muhaimin di 11:32 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook Label: 9 Rabu, 1 September 2010 Peranan ahli mesyuarat dalam pengurusan mesyuarat. Selain pengerusi dan setiausaha,ahli mesyuarat juga memainkan peranan penting dalam melaksanakan mesyuarat.Pelbagai kepentingan ahli mesyuarat seperti mereka dapat memberikan pandangan secara ringkas dan relevan,namun begitu pelbagai pandangan yang dapat di sumbangkan oleh setiap ahli mesyuarat kerana mereka juga berhak memberikan setiap pandangannya.Mungkin pandangan yang diberikan oleh setiap ahli mesyuarat tidak sama dengan pandangan pengerusi,oleh itu setiausaha boleh mencatatkannya dan dibentangkan kepada pengerusi.Kadang kala pandangan yang diberikan oleh ahli mesyuarat lebih bernas dari apa yang difikirkan oleh pengerusi,ini akan menguntungkan

sesebuah organisasi dan mesyuarat diadakan untuk mengumpul sebanyak maklumat daripada setiap ahli mesyuarat yang terlibat. Ahli mesyuarat juga hendaklah mencatatkan idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat dan hendaklah menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi semasa menyusulkan sesuatu cadangan,ini bagi memastikan apa yang disampaikan oleh pengerusi di terima dengan tepat.Ahli mesyuarat juga perlu menyusuli apa yang dibentangkan oleh pengerusi sebelum memberikan cadangan,ini bagi memastikan cadangan yang diajukan tidak bercanggah dengan matlamat mesyuarat itu dijalankan. Ahli mesyuarat terdiri daripada individu yang terlibat dalam organisasi seperti lembaga pengarah ,pemegang saham,pegawai-pegawai serta kakitangan organisasi tersebut.Individu inilah yang akan menjalankan tugas dalam mesyuarat tersebut.Mereka perlu mempunyai semangat bekerjasama atau berpasukan bagi membentuk atau mencapai matlamat yang diinginkan. Dicatat oleh muhaimin di 3:53 PG Tiada ulasan: E-melkan IniBlogThis!Kongsi ke TwitterKongsi ke Facebook Label: 8 Peranan setiausaha dalam pengurusan mesyuarat Seorang setiausaha juga mempunyai peranan penting dalam pengurusan mesyuarat sesebuah organisasi.Mesyuarat akan berjalan lancar sekiranya pengerusi,setiausaha dan ahli mesyuarat bekerjasama dalam menjalankan tugas yang diberikan.Setiausaha berperanan dalam semua urusan mesyuarat iaitu sebelum,semasa dan selepas mesyuarat.Ini menunjukkan bahawa seorang setiausaha merupakan tunjang utama dalam proses membentuk atau melaksanakan mesyuarat.Setiuasaha amat diperlukan ketika sesi mesyuarat diadakan,kerana setiausahalah individu yang merancang mesyuarat tersebut.Walaupun kita sedia maklum bahawa pengerusi adalah seorang yang penting dalam msyuarat,tetapi sebenarnya setiausaha adalah individu yang menguruskan mesyuarat tersebut bukan pengerusi,ini bermakna setiausaha juga penting dalam pengurusan mesyuarat. Sebelum mesyuarat bermula setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat,bertanggungjawab mengedarkan surat-menyuarat,menyimpan, dan mengendalikan sistem fail,menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti membuat beberapa penempahan.Tanpa setiausaha,segala urusan sebelum mesyuarat sukar di lakukan dan segala tugas setiausaha tidak boleh diberikan kepada pengerusi.Setiausaha sesebuah mesyuarat perlulah seorang yang bijak dan cepat bertindak,ini kerana pelbagai urusan yang perlu dilakukan oleh setiausaha terutamanya jika mesyuarat itu terpaksa diadakan tanpa dirancang. Semasa mesyuarat dijalankan,tugas setiausaha ialah bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.oleh itu,seseorang setiausaha perlu mempunyai beberapa kemahiran dan

kebolehan seperti peka dengan persekitaran,mahir mencatat dan bertindak.selain itu,setiausaha tidak seharusnya memberikan pandangan peribadi di dalam mesyuarat tersebut kerana ia akan menyebabkan urusan mencatat sukar dilakukan dan perjalanan mesyuarat tergendala.Setiausaha perlu peka terhadap segala isi yang dibentangkan dan suarakan oleh ahli mesyuarat supaya mudah untuk dicatat. Selepas mesyuarat,setiausaha perlu menyiapkan minit tersebut dan mengemaskinikannya untuk diedarkan kepada ahli selepas berbincang dengan pengerusi.Segala tugas ini di bawah pengendalian seorang setiausaha dan segala kesilapan harus ditanggung oleh setiausaha,ini menunjukkan seorang setiausaha memegang tanggungjawab yang besar yang harus dipikul.

CIRI MESYUARAT BERKUALITI Mesyuarat adalah elemen penting dalam menentukan halatuju sesebuah organisasi. Iamemerlukan pengendalian yang lebih efektif bagi menjimatkan kos dan masa. Segalakeputusan mesyuarat juga penting bagi memastikan kelangsungan organisasi pada arasy a n g d i t e t a p k a n . K i t a p e r n a h m e l i b a t k a n d i r i d a l a m p e l b a g a i m e s y u a r a t s a m a a d a mesyuarat formal, tidak formal, rutin, tergempar atau mesyuarat rasmi yang melibatkan banyak pihak luar. Ia tidak dapat lari daripada pengawalan kualiti mesyuarat apabila berperanan sebagai ahli mesyuarat atau pengerusi. Mesyuarat berkualiti penting bagimenampilkan kreadibiliti pengerusi dan organisasi. Justeru, bagi mendapatkan sesuatumesyuarat menjadi lebih berkualiti tidak dapat tidak ia memerlukan kepada ciri-cirinyayang tersendiri. Antara ciri mesyuarat yang berkualiti ialah:1. Mempunyai objektif dan agenda yang jelas. Sebelum memulakan sesuatu mesyuarat, urusetia perlu memastikan mesyuarat yang akand i j a l a n k a n m e m p u n y a i o b j e k t i f d a n a g e n d a n y a y a n g j e l a s . S e l a i n itu, urusetia perlum e r a n c a n g d e n g a n r a p i p e r s e d i a n a w a l t e n t a n g p e m b e n t a n g a n d i d a l a m s e s u a t u mesyuarat. Di samping itu, u r u s e t i a j u g a p e r l u m en g a d a k a n p e r b i n c a n g a n d e n g a n pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpastitindakantindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang akan

timbul.Dalam masa yang sama, ahli-ahli mesyuarat juga perlu mengetahui objektif dan agendayang akan diperbincangkan dengan jelas di dalam mesyuarat mengikut etika mesyuarat. 2.Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa. Mesyuarat yang berkualiti ialah mesyuarat yang menjurus kepada isu-isu atau agenda-a g e n d a y a n g p en t i n g d a n t i n d a k a n - t i n d a k a n y a n g s e h a r u s n y a diambil oleh ahli-ahlimesyuarat. Mesyuarat bukan tempat untuk b e r b u a l k o s o n g a t a u b e r b i n c a n g p e r k a r a - perkara yang tidak berkaitan dengan tajuk atau agenda mesyuarat. Ia perlu dikawal dant i d a k m en g g u n a k a n masa yang panjang kerana secara psikologinya mesyuarat y a n g melebihi 2 jam adalah tidak efektif, ahli-ahli mesyuarat akan kurang memberi tumpuan dan mesyuarat akan menjadi hambar. Selain itu, masa dan komitmen p a r a a h l i p e r l u dihormati kerana mungkin ada diantara mereka mempunyai tugasan lain. Mesyuarat yangterlalu panjang dan lama akan mengganggu emosi secara tidak langsung menyebabkan p a r a a h l i m e s y u a r a t h i l a n g t u m p u a n terhadap mesyuarat tersebut. Oleh itu untuk m e n j a d i k a n n y a l e b i h efektif, pengerusi perlu menamatkan tempoh bermula d a n berakhirnya sesuatu mesyuarat mengikut ketepatan masa yang ditetapkan. 3.Kemudahan fizikal yang selesa Urusetia perlu memastikan persediaan kemudahan fizikal di dalam b i l i k m e s y u a r a t berada di dalam keadaan yang kondusif. Mereka harus memastikannya berada di dalamkeadaan yang bersih dan kemas. Malahan menyediakan tempat duduk yang mencukupidan jika perlu turut menyedia dan menyusun nama pengerusi dan para ahli mesyuaraty a n g a k a n h a d i r . S e l a i n itu, memastikan ' PA Sistem' seperti alat pembesar suara danmikrofon yang disediakan berfungsi dengan baik. 4.Notis pangilan mesyuarat Bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat, urusetia perlu mengedarkan notis atausurat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat yang mengandungi perkara- perkara yang jelas mengenai agenda, tarikh, masa dan tempat bermesyuarat. Sebarang p e r u b a h a n h a r u s l a h d i b e r i t a h u d en g a n k a d a r s e g e r a u n t u k m en g e l a k k a n s e b a r a n g kekeliruan di kalangan ahli mesyuarat. 5.Perbincangan secara positif Untuk menjadikan sesuatu mesyuarat yang dijalankan memberi output yang berkesan, perbincangan di antara ahli-ahli mesyuarat seharusnya berisi. Ini kerana ada sesetengahahli mesyuarat gemar atau suka membincangkan perkaraperkara yang remeh-temeh.Mereka akan cuba mempengaruhi pengerusi serta ahli-ahli mesyuarat yang lain supayamemberi perhatian kepada perkara-perkara yang kurang penting dan tidak relevan denganagenda mesyuarat. 6.Peranan pengerusi berkesan

E l e m en k u a l i t i s e s u a t u m e s y u a r a t a k a n m e n j a d i l e b i h r e l e v a n d a n e f e k t i f s e k i r a n y a pengerusi memainkan peranannya dengan berkesan. Jika ada pihak yang tersasar dari pengisian atau agenda mesyuarat, pengerusi berperanan membawa ahli mesyuaratnyak e m b a l i k e l a n d a s a n n y a . P e n g e r u s i y a n g b e r k a r i s m a , b e r p en d i r i a n t e g a s d a n p a n d a i m en g a w a l s i t u a s i a k a n d i t e r i m a o l e h s e m u a a h l i . P e r a n a n n y a p en t i n g b a g i m en j a g a 'output' yang baik dalam sesuatu mesyuarat. 7.Peranan setiausaha berkesan Setiausaha juga memainkan peranan yang penting di dalam m e m a s t i k a n s e s u a t u mesyuarat berjalan dengan lancar seperti yang dirancang. Oleh itu, setiausaha mestilahseseorang yang berpengalaman serta efisen di dalam tugasnya, malahan perlu memikultanggungjawab membuat susunan agenda mesyuarat dengan berkesan. 8.Pencatat minit mesyuarat Bagi memastikan minit mesyuarat yang dibincangkan direkodkan secara tepat, padat dan j e l a s , m e m e r l u k a n 2 a t a u 3 o r a n g p e n c a t a t m i n i t . C a t a t a n s e t i a p p e r k a r a y a n g d i b i n c a n g k a n h en d a k l a h d i i k u t i d e n g a n n o t a y a n g m e n u n j u k k a n s a m a a d a t i n d a k a n lanjutan diperlukan atau sekadar makluman sahaja.9. Ada tindakan susulan yang berkesan Ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah d i b e r i t a n g g u n g j a w a b melaksanakan sesuatu keputusan atau tindakan susulan sesuatu mesyuarat hendaklahm e m b e r i m a k l u m b a l a s k e p a d a urusetia mesyuarat. Manakala unrusetia p u l a bertanggungjawab mengesan perlaksanaan keputusan atau tindakan susulan mesyuarattersebut. Oleh yang demikian, adalah mustahak, satu rekod disediakan untuk mengesanmaklum balas serta tindakan susulan yang penting dalam sesuatu mesyuarat