MAJLIS RASMIPROTOKOL

KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET

SOSIAL
Perkataan protokol berasal daripada perkataan Yunani,
iaitu Protos bermaksud yang pertama dan kolla
bermaksud pelekat.
Ditakrifkan sebagai satu susunan keutamaan dalam
pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam
pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

 Secara umumnya, protokol didefinisikan sebagai

peraturan-peraturan yang diterima oleh semua pihak
sama ada dalam perhubungan seharian dalam
masyarakat atau dalam pelbagai istiadat serta dalam
majlis rasmi dan tidak rasmi.
Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun,
memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta
memberi penghormatan yang sewajarnya kepada
seseorang.
Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan,
adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab
duduk serta berdiri adalah protokol yang kita amalkan
setiap hari.

Etiket Sosial
Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri
majlis. Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu
majlis rasmi. Di antaranya adalah:

a. Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang

dicatatkan)

b. Teliti pakaian yang hendak dipakai

c. Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup
d. Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai
e. Ikut arahan penyambut
f. Ikut peraturan yang ditetapkan
g. Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita

hadiri tidak diganggu oleh ketidaksediaan kita dan juga
agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran
kita.

PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

Majlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang
mengandungi tatacara dan protokol tertentu yang perlu
diikuti.

 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam

pengendalian majlis rasmi adalah:
i. Jawatankuasa Majlis rasmi
ii. Tempat majlis
iii.Senarai jemputan
iv.Aturcara majlis
v. Kesesuaian pakaian
vi.Kad jemputan
vii.Menu untuk jamuan
viii.Susunan tempat duduk
ix.Juruacara
x. Penyambut tetamu
xi.Raptai
xii.Pasca nilai

Penyediaan Senarai Jemputan

Biasanya, dalam sesuatu majlis rasmi, Jawatankuasa

Jemputan dan Urusetia hendaklah mengenal pasti para
jemputan dan menyediakan empat jenis senarai jemputan.
4 senarai jemputan tersebut ialah:
1.Ringkasan senarai jemputan
2.Senarai nama
3.Senarai keutamaan
4.Senarai kehadiran

1. Ringkasan senarai jemputan

Dicatat dalam kertas kerja perancangan dan
merupakan senarai yang pertama.
Disediakan untuk mengetahui secara kasar kategori
tetamu dan bilangannya.
Contoh ringkasan senarai jemputan bagi majlis rasmi
Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Sekolah.

Senarai Jemputan
(a) Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD
(b) Guru Besar/Pengetua Sekolah

2 orang
14 orang

(c)

20 orang
5 orang
15 orang

Jawatankuasa PIBG
(d) Ketua-ketua Jabatan
(e) Jawatankuasa Pembimbing Pelajar
(f) Ibu Bapa
Jumlah

700 orang
756 orang

2. Senarai Nama (senarai kedua)

Jawatankuasa Jemputan perlu menyenaraikan nama
tetamu dan tetamu kehormat mengikut kategori.
Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat
berikut:
i. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada)
ii. Jawatan dan pangkat
iii. Alamat pejabat dan telefon
iv. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)
v. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada)

3. Senarai keutamaan (senarai ketiga)

Senarai ini diambil daripada senarai nama (senarai
kedua) disusun mengikut keutamaan.
Contoh:
Senarai Keutamaan
1. YB. Tan Sri Musa Muhamad Menteri Pendidikan
Malaysia
2. Haji Razali Ismail Pengarah BPG
3. Ybhg. Dato Shafie Ismail Pengarah Jabatan
Pendidikan Kelantan

4. Senarai kehadiran
Digunakan untuk mengenal pasti tetamu yang akan
hadir atau tidak hadir.
Dalam majlis rasmi yang besar, nombor kerusi tetamu
dicatat dan ditentukan bagi setiap tetamu yang
memberi jawapan untuk hadir.

Susunan Keutamaan
Urusetia atau Jawatankuasa Sambutan/ Protokol perlu
menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu jemputan
(VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) dalam majlis rasmi.
Susunan keutamaan perlu ditentukan dengan dua tujuan,
iaitu:
1.Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan
tempat duduk tetamu dalam majlis tersebut mengikut
susunan keutamaan.
2.Pengerusi majlis/ juruacara akan membaca nama, pangkat
dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut
susunan keutamaan.

 Dua kategori asas pertimbangan bagi menentukan susunan

keutamaan, iaitu:
1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula daripada
DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-pertuan Agong dan
YAB), Perdana Menteri sehingga kepada pegawai kerajaan
di peringkat tertentu. Asas ini adalah berpandukan:
Jenis jawatan
Gred jawatan
Gaji
Darjah kebesaran
2. Asas yang diambil kira untuk orang awam ialah:
Kedudukan dalam masyarakat
Darjah kebesaran

Susunan Tempat Duduk

Dalam majlis rasmi, susunan tempat duduk mesti
mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.
Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian:
a.Kekananan bagi dua orang:

b) Kekananan bagi tiga orang:

c) Kekananan bagi empat orang:

b) Kekananan bagi lima orang:

Tertib Di Meja Makan

Beberapa tatacara perlu diketahui semasa berada di meja
makan. Antaranya ialah:
1.Duduk di ruangan atau kerusi dengan tertib dan memakai
napkin.
2.Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan
sama ada masakan Barat, masakan tradisional, masakan
Cina dan sebagainya, Ini kerana cara menghidang adalah
berbeza mengikut jenis masakan dan mangkuk yang
digunakan.
3.Sesetengah sajian Cina menggunakan beberapa jenis
mangkuk dan sudu. Pastikan mangkuk dan sudu yang
digunakan tidak digunakan secara salah. Contohnya,
mangkuk nasi digunakan untuk memasukkan sup.

4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu. Misalnya

bagi sajian cara Barat, gelas dan cawan diletakkan di
sebelah kanan pinggan makan. Setiap orang perlu
mengambil gelas dan cawan di sebelah kanan mereka.
5. Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di
bahagian hadapan. Tunggu giliran dengan sabar. Ambil
sayur-sayuran atau lauk dengan kadar yang sedikit sahaja
supaya semua orang dapat menikmatinya.
6. Pastikan sudu atau garpu tidak berlaga atau
mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau
mangkuk.
7. Kunyah makanan dengan perlahan-lahan. Jangan
bercakap semasa makanan masih banyak di dalam mulut.
8. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan dan tunggu
sehingga pelayan sampai.

Susunan Bendera
Biasanya dalam sesuatu majlis rasmi, bendera-bendera
yang terlibat adalah bendera negara, bendera negeri dan
bendera badan/ pertubuhan (berkenaan).
Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan, maka
bendera Negara diberi keutamaan; manakala dalam majlis
peringkat Negeri, bendera Negeri diberikan keutamaan.

 Contoh:
Majlis Peringkat Persekutuan.
(bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri

(bendera Negeri diletak di sebelah
kanan)

Peranan Pengerusi Majlis/Juruacara

Ciri-ciri pengerusi majlis:
Berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.
Pengerusi/juruacara tidak perlu mengulas isi-isi ucapan
yang disampaikan oleh tetamu kehormat. Kadangkala
didapati pengerusi/ juruacara mengulas isi-isi ucapan yang
disampaikan sehingga mengambil masa yang lama bagi
mengulasnya.
Berani dan tegas.
Bersedia menerima teguran dan pandangan orang lain.

Contoh
Majlis Pesta Angpau
Pesta Angpau suatu aktiviti yang diadakan untuk
menyambut Tahun Baru Cina
2 orang juruacara (master of ceremony)

Contoh Peranan Pengerusi Majlis Pesta

Angpau

Kawal majlis dengan baik dan bijaksana

Pastikan semua orang dapat mendengar percakapannya dengan
jelas

Cakap dengan perlahan-lahan (step-by-step)

Pandang muka semua orang dari kiri ke kanan, dari hadapan ke
belakang majlis

Jangan menyentuh perasaan sensitif yang tidak disenangi orang

ramai

Pelbagaikan intonasi suara

Cakap perkara yang ringan dan sekali-sekali boleh buat jenaka

ringan untuk mengurangkan ketegangan dan kebosanan pendengar

Tepati masa
Beri ucapan penghargaan kepada pihak yang telah berbuat sesuatu
kebaikan

Penyediaan Teks Ucapan

Proses Merangka Teks Ucapan

Antara perkara penting yang perlu diambil kira:
1 status acara / majlis
2 tetamu utama / protokol
3 objektif majlis
4 idea / mesej yang hendak disampaikan
5 peruntukan masa ucapan
6 harapan

Teks Ucapan Pesta Angpau

Yang Berusaha Encik Chen Thean Siong, Guru Besar SJK(C) Putra
Nilai,
Guru-guru kanan, guru-guru dan murid-murid yang dikasihi sekalian.
Pertama sekali, saya ingin mengucapkan terima kasih kerana diberi
peluang untuk menyambut Tahun Baru Cina bersama-sama pada
malam yang bahagia ini.
Saya dimaklumkan bahawa pesta ini disertai oleh 135 pelajar yang
merupakan penyertaan yang paling ramai berbanding dengan tahuntahun yang lalu.
Saya mengucapkan syabas dan tahniah atas kejayaan ini. Dengan
penglibatan yang amat menggalakkan dalam menjayakan pesta ini,
ia benar-benar menggambarkan semangat kerjasama.

Bagi memastikan kelangsungan adat, budaya dan tradisi yang

kita warisi ini, saya menyeru agar lebih ramai kanak-kanak
dilibatkan secara aktif dalam program-program kebudayaan
seperti ini bagi menyemai semangat dan minat yang mendalam
untuk mencintai budaya bangsa. Penyertaan ramai pada hari ini
merupakan satu petanda yang amat positif yang kita harapkan
bagi membentuk generasi muda yang sihat, cemerlang dan
berketrampilan.
Sebelum mengakhiri ucapan, saya sekali lagi mengucapkan
terima kasih dan tahniah kepada Pengerusi dan Ahli-ahli
Jawatankuasa atas usaha gigih dan komitmen bagi menjayakan
pesta tahunan yang meriah ini.
Saya berharap agar pesta ini akan terus diadakan dengan
lebih meriah lagi pada tahun-tahun yang akan datang.
Selamat Tahun Baru Cina, Gong Xi Fatt Cai.
Sekian, terima kasih.

Penyediaan Teks Ucapan / Kata Alu-aluan

Majlis perasmian/penutupan
Majlis perpisahan
Majlis keraian

1. Contoh Teks Ucapan Majlis Perasmian:

Sukan Tahunan
Terima kasih, saudara Pengacara Majlis.
Yang Dihormati En. James Selvaratnam,
Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah, SMK Methodist,
Tg.Malim
Yg.Dihormati En. Mohd. Yusof bin Babjan
Yang Dipertua PIBG, SMK Methodist, Tg. Malim
Guru-guru dan murid-murid yang dikasihi sekalian.

Pertama sekali saya ingin mengambil kesempatan pada pagi ini

untuk mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih
kerana sudi menjemput saya untuk menyampaikan ucapan dan
seterusnya merasmikan Sukan Tahunan 2013, SMK Methodist, Tg.
Malim
Para hadirin sekalian,
Sememangnya aktiviti sukan penting kepada rakyat dan negara,
khususnya generasi anak bangsa pewaris nusa yang tercinta.
Selain dapat menjamin kecergasan, kecerdasan minda dan
kesihatan, aktiviti sukan yang melibatkan murid daripada pelbagai
kaum dan agama dapat memupuk semangat kesukanan dan
perpaduan.

Yang dihormati sekalian,

Saya percaya bahawa bantuan dan sokongan tambahan yang
pernah diterima oleh SMK Methodist, Tg. Malim selama ini
hanya sekadar mampu untuk membolehkan pihak sekolah dan
PIBG untuk membaik pulih dan menaik taraf sebahagian
prasarana dan fizikal sekolah demi keselesaan pengajaran dan
pembelajaran murid-murid yang enrolmennya kian bertambah
dari setahun ke setahun. Saya sebagai pengetua sangat
berharap kedudukan ini diperbaiki dengan bantuan dan usaha
dari segala sumber supaya pengurusan SMK Methodist, Tg.
Malim boleh menumpukan segala perhatian kepada prestasi
akedemik dan muncul sebagai salah sebuah sekolah primer
yang terbilang di Daerah Batang Padang.
Dengan kata-kata tersebut, saya dengan suka citanya
merasmikan Sukan Tahunan kali yang ke-21, SMK Methodist,
Tg. Malim. Majulah sukan untuk negara. Sekian, terima kasih.

2.Contoh Teks Ucapan Majlis Perpisahan

TEKS PENGACARAAN MAJLIS PERSARAAN
ENCIK MOHD ZAINUDIN BIN SALIM
Yang Berusaha Tuan haji Abdul Hashim bin Abdul Karim,
Pengetua Cemerlang Sekolah Tuanku Abdul rahman
Yang Diraikan Encik Mohd Zainudin bin Salim
Yang berusaha Dato' Dawa bin Abdullah,
Wakil PErsatuan Bekas Penuntut STAR (STAROBA)
Yang berusaha Penolong-penolong kanan,
Guru-guru kanan, guru-guru seterusnya para pelajar yang
dikasihi sekalian.

Alhamdulillah setinggi ucapan kesyukuran dipanjatkan ke

hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat-Nya pada pagi yang
penuh barakah ini, kita diberi kesempatan untuk sama-sama
berkumpul bagi meraikan majlis persaraan seorang warga
pendidik di alama mater yang tercinta ini. Untuk makluman
semua, Encik Mohd zainudin bin Salim telah berkhidmat selama
19 tahun di sekolah ini. Sesungguhnya majlis yang kita adakan
ini, tidak mampu untuk membalas segala keringat dan jasa yang
diberikan oleh beliau terhadap sekolah ini.
Hadirin dan hadirat yang dihormati sekalian ,
Tiap pertemuan pasti ada perpisahan
Itu adat, itu lumrah kehidupan
Begitulah rentetan perjalanan
Walau sukar untuk ditelan
Tapi kaki tetap mengorak jalan
Selagi hayat dikandung badan

Inilah yang dikatakan, umpama belayar telah sampai di pelabuhan

Umpama berkayuh telah sampai di muara
Umpama berjalan telah sampai di destinasi
Kuning emas masaknya padi
Mawar merah dalam jambangan
Terima kasih daun keladi
Budi tuan jadi kenangan
Duhai tuan, , sebaik sahaja dikau beredar dari sekolah ini, maka
terbukalah pintu rindu dihati kami. Selamat menerusan kehidupan.
Mungkin budi mu yang tumpah di sini, hatta setitis mahupun selaksa.
Bukanlah untuk dijual beli atau ditimbang kati kemudian hari. Yang
dikau sampaikan selama ini hanyalah amanat dan tanggungjawab.
Terima kasih dari sudut hati yang terdalam .
Dan terakhirnya marilah sama-sama kita menyanyikan nasyid DOA
PERPISAHAN buat terakhir kalinya.
Sekian, terima kasih!

3.Contoh Teks Ucapan Majlis Keraian: Hari

Kemerdekaan
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan salam
1Malaysia.
1. Alhamdulillah bersyukur kita ke hadrat Illahi, kerana dengan
izin dan limpah kurnia-Nya, kita dapat menyambut ulang
tahun kemerdekaan negara yang ke-54 dengan penuh
kebanggaan. Dengan nikmat kemerdekaan ini, kita berjaya
memajukan negara dan menempa pelbagai kejayaan
sebagai bangsa yang merdeka. Kini, Malaysia telah
membangun dengan pesat serta mendapat pengiktirafan
dunia sebagai sebuah negara yang paling maju dalam
kelompok negara-negara membangun.

2. Namun begitu, perlu kita insaf bahawa kemerdekaan yang dikecapi ini
adalah hasil perjuangan wira-wira negara. Oleh itu, menjadi suatu
kemestian kepada kita, khususnya generasi muda memajukan diri
dengan ilmu pengetahuan, kemahiran dan mengamalkan nilai-nilai
murni bagi mengupayakan kita memelihara dan mengisi kemerdekaan
ini. Yang lebih penting ialah kita mampu mempertahankan kemerdekaan
negara ini daripada anasir-anasir jahat yang cuba untuk menjejaskan
kesejahteraan negara.
Warga pendidikan yang dikasihi,
3. Bersesuaian dengan tema hari kemerdekaan pada tahun ini, 1Malaysia:
Transformasi Berjaya Rakyat Sejahtera saya menyeru semua warga
pendidikan berazam untuk membuat anjakan paradigma ke arah
kecemerlangan dan kesejahteraan. Sebagai rakyat Malaysia, kita perlu
melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan, kemahiran, mempunyai
sahsiah diri terpuji serta jati diri yang teguh untuk menjadi insan
berkualiti yang dapat menjana kecemerlangan dan memberi sumbangan
kepada diri, keluarga, bangsa dan negara. Oleh itu, marilah kita berubah
ke arah yang lebih positif untuk kebaikan bersama-sama.

4. Kemerdekaan yang dikecapi kini dapat dikekal melalui perpaduan kaum

menerusi konsep 1Malaysia yang diperkenalkan oleh Perdana Menteri
Malaysia, Datuk Seri Mohd Najib bin Tun Abdul Razak. 1Malaysia adalah
satu gagasan yang memupuk perpaduan dalam kalangan rakyat Malaysia
yang berbilang kaum bagi menjamin kestabilan, melonjakkan kemajuan
dan pembangunan yang lebih tinggi bagi rakyat dan negara Malaysia.
Dalam erti kata lain, 1Malaysia merupakan satu formula untuk memastikan
aspirasi negara, iaitu Wawasan 2020 tercapai dan dapat diterapkan ke
dalam sanubari rakyat serta diamalkan oleh setiap lapisan masyarakat.
5. 1Malaysia adalah penerusan agenda membina negara. Untuk mencapai
kemajuan bagi negara, rakyat perlu dimajukan terlebih dahulu dan ini
dimulakan dengan membentuk sikap penerimaan antara kaum yang
membawa kepada perpaduan yang utuh. Teras perpaduan ini didukungi
oleh nilai-nilai murni yang dititikberatkan dalam sistem pendidikan negara.
Semoga usaha ini dapat menjadikan nilai-nilai murni akan mendasari cara
hidup rakyat Malaysia.
Warga pendidikan yang dirahmati,

6. Murid-murid patut berusaha untuk meningkatkan amalan

saling menghormati dan berbudi bahasa dalam menjalingkan
hubungan sesama rakan. Manakala para guru perlu lebih
komited terhadap peranan mereka untuk membentuk
perpaduan di negara ini. Oleh itu, para guru dan murid perlu
memainkan peranan dan tanggungjawab mereka dengan
berkesan dalam usaha untuk merealisasikan perpaduan di
negara ini terus mantap dari masa ke semasa.
7. Nilai-nilai aspirasi seperti budaya berprestasi tinggi, budaya
ilmu, budaya inovasi dan kebijaksanaan haruslah
diperkasakan di sekolah. Usaha ini untuk menjana
transformasi bagi melahirkan masyarakat dinamik yang akan
memacu kemajuan negara. Malah, nilai-nilai aspirasi ini akan
mewujudkan tenaga kerja yang berdaya maju dan mampu
bersaing dalam persekitaran global. Seterusnya dapat
membantu melonjakkan kedudukan ekonomi negara ke tahap
yang lebih kukuh dan mantap.

8. Seterusnya, Kementerian Pelajaran Malaysia, merupakan

organisasi yang
terlibat
secara
langsung dalam
pembangunan modal insan negara. Justeru, kementerian ini
sentiasa komited bagi memupuk minat dan kecenderungan
murid dalam bidang kokurikulum. Antara langkah yang
diambil bagi memastikan usaha ini dapat dilaksanakan
dengan berkesan, maka diperkenalkan Dasar 1Murid
1Sukan. Tujuannya adalah untuk memastikan penglibatan
setiap murid dalam aktiviti sukan di sekolah serta
mengembalikan sekolah sebagai institusi utama untuk
melahirkan bakat-bakat sukan dari peringkat akar umbi.
Melalui kegiatan ini, murid bukan sahaja dapat menambah
ilmu dan kemahiran malahan dapat meningkatkan
kemahiran sosial dan daya kepimpinan mereka. Saya
berharap dasar ini akan diberikan perhatian serius oleh
semua pihak dan dilaksanakan secara sistematik dan
berkesan.

9.

Seterusnya warga pendidik diharap dapat berusaha

mempraktikkan budaya kerja yang efektif dan mengamalkan cara
berfikir secara rasional. Apabila berfikir secara rasional, sesuatu
tindakan yang diambil akan memberi kebaikan kepada diri sendiri,
organisasi dan negara. Gunakanlah ilmu pengetahuan dan akal
yang bijak untuk kita melaksanakan segala tanggungjawab,
peranan dan tugas dengan berkesan. Janganlah bertindak
membuta tuli kerana ikut rasa binasa, ikut hati mati dan ikut nafsu
lesu.

Warga pendidikan sekalian,

10. Akhir kata, sempena sambutan Hari Kemerdekaan ini, marilah
kita bersama-sama menghayati tema Hari Kemerdekaan ini,
`1Malaysia: Transformasi Berjaya, Rakyat Sejahtera dan
memperkasakan tekad untuk menempuh segala rintangan
bersama-sama di negara yang kita cintai ini.
MERDEKAMERDEKAMERDEKA
Sekian.