5 Kesalahan dalam Penulisan Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi baik itu perseorangan, instansi maupun
organisasi. Surat resmi dapat berupa undangan, surat edaran dan surat pemberitahuan. Mempelajari surat resmi
merupakan hal penting bagi kamu yang berkecimpung di bidang-bidang yang saya sebutkan tadi, maka dari itu
alangkah baiknya jika kamu mengetahui kesalahan apa saja yang sering terjadi dalam penulisan surat resmi.

Berikut beberapa kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat resmi:

1. Kesalahan Penulisan Kepala Surat

Sebaiknya, kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama
kantor, alamat, nomor telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada), nama kantor cabang, nama bankir,
bidang usaha dan lambang instansi yang bersangkutan atau logo. Beberapa kesalahan bahasa dalam kepala surat
terlihat dalam contoh berikut:

P.T.ASRI JAYA
Jln. Tanah Datar 5-Ciledug-Tanggerang-Jawa Barat
PO.Box 519/K.B.Y.Tilp.5.864.238

Kesalahan pertama dalam kepala surat diatas adalah P.T. yang menggunakan tanda titik. Jika singkatan dengan
huruf kapital bukan singkatan gelar akademik atau bukan singkatan nama orang, singkatan itu tidak diberi titik.
Jadi, singkatan itu harus PT tanpa titik

Kesalahan berikutnya ialah penulisan Jln. yang seharusnya ditulis lengkap Jalan

Pembatas unsur-unsur alamat haruslah tanda  koma dan bukan tanda hubung seperti diatas yang benar adalah
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tanggerang, Jawa Barat

PO BOX merupakan kata asing, yang seharusnya ditulis Kotak Pos. KBY ditulis tanpa titik

Kata Tilp. harus dituliskan lengkap, Telepon dengan nomor telepon tanpa diberi titik atau spasi, seperti
5.864.238 atau 5 864 238 karena bukan suatu jumlah, tetapi yang benar adalah 5864238. Jadi, penulisan kepala
surat yang benar adalah sebagai berikut:

PT ASRI JAYA3
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tanggerang, Jawa Barat
Kotak Pos 519/KBY Telepon 5864238

2. Kesalahan Penulisan Lampiran

Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila misalnya, surat itu tidak melampirkan . Jika
bersama surat itu, ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkannya itu hendaknya ditulis dengan
lengkap. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak melampirkan barang yang lain, seperti brosur, fotokopi, atau
buku, kata lampiran tidka perlu dicantumkan dalam surat, misalnya:

Nomor : 211/U/2000
Lampiran : -
Perihal : Rapat Penilaian
Kata lampiran dicantumkan tanpa memiliki fungsi yang jelas, karena memang surat tidak melampirkan sesuatu,
pencamtuman tanda hubung, tanda petik atau angka nol terasa sangat dipaksakan karena sekedar mengisi
kekosongan tanpa tujuan yang jelas. Karena tanpa sesuatu yang dilampirkan, kata lampiran tidak harus
dicantumkan, seperti perbaikan berikut ini:

Nomor : 211/U/2000
Perihal : Rapat Penilaian

3. Kesalahan Penulisan Tanggal Surat

Dalam surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat, tidak dicantumkan kota sebab nama kota itu sudah
tercantum dalam kepala surat.

Dalam surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan
sebelum tanggal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya tanggal, bulan dan tahun ditulis secara
lengkap. Tanggal 28 Oktober 2000 tidak disingkat 28 Okt 2000 atau diganti dengan lambang bilangan menurut
urutannya, seperti 28-10-2000, tetapi harus ditulis lengkap 28 Oktober 2000

4. Kesalahan Penulisan Alamat Surat

Selain dicantumkan pada sampul surar, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Alamat surat
hendaknya ditulis dengan jelas, singkat dan lengkap. Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat
dilakukan dengan aturan-aturan sebagai berikut:
Alamat tidak diawali dengan kata kepada sebab siapapun sudah mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu
adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung intra kalimat yang
menyatakan tujuan, sedangkatn alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang
tidak perlu menggunakan kata dari
Alamat pada lembar surat ditulis disebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda
baca apapun
Kata sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu dan Tuan tidak perlu ditulis didepan gelar, pangkat dan jabatan. Kata
sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama yang dituju.
Contoh alamat surat yang salah:

Kpd Yth.
Bapak Direktur CV Kencana Wungu
Jln.Wonosobo No.40
SURABAYA

Kepada Yth
Bapak Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna
Provinsi Jawa Barat
Jln.Taman Sari No.32
Bandung

Kepada Yth.
Bapak Drs.Edy Sanjaya
Manaje Personalia PT Dahona
Jalan Gajah Mada No.127
UJUNG PANDANG
Kesalahn pada contoh pertama adalah penggunaan kata Kepada dan Bapak. Selain itu, kata jalan hendaknya
ditulis lengkap. Nama kota SURABAYA tidak perlu ditulis dengan kapital seluruhnya, tetapi hruf awalnya saja
yang kapital

Kesalahan pada contoh kedua hampir sama dengan contoh pertama. Garis bawah dan segala tanda baca pada
nama kota Bandung merupakan tanda-tanda yang tidak menambah informasi

Kesalahan pada contoh ketiga juga hampir sama dengan contoh pertama dan kedua. Gelar akademik Drs. tidak
perlu didahului kata Bapak. Sebaliknya, kata sapaan Bapak tidak perlu diikuti gelar akademik yang dituliskan
didepan nama

Alamat-alamat surat di atas seharusnya ditulis:

Yth. Direktur CV Kencana Wungu

Jalan Wonosobo No.40
Surabaya

Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna

Provinsi Jawa Barat
Jalan Taman Sari No.32

Yth. Drs.Edy Sanjaya

Manager Personalia PT Dahona
Jalan Gajah Mada No.127
Ujung Pandang

5. Kesalahan Penulisan Salam Pembuka dan Salam Penutup

dengan hormat.
Dengan Hormat,

Salam pembuka di atas merupakan contoh salam pembuka yang salah. Salam pembuka seharusnya ditulis
dengan huruf kapital pada kata dengan dan tidak menggunakan huruf kapital pada kata hormat kemudian diikuti
dengan tanda koma. Jadi penulisan salam pembuka yang benar adalah:

Dengan hormat,

Salam penutup juga memiliki aturan yang sama dengan salam pembuka, yaitu kata hormat harus menggunakan
huruf kapital sedangkan kata kami tidak menggunakan huruf kapital kemudian diikuti tanda koma, seperti:

Hormat kami,

kesalahan sekretaris (terkhusus untuk sekretaris organisasi) dalam proses pembuatan surat yang terlihat biasa
namun kenyataannya hal tersebut salah. berikut hal hal yang perlu diperhatikan
1. Kop Surat
Kop surat merupakan hal penting dalam pembuatan sebuah surat, hal ini dikarenakan kop surat merupakan
identitas organisasi yang telah membuat surat. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan kop surat itu adalah
relevansi kop surat, apakah kop surat itu masih digunakan atau tidak, hal ini disebabkan karena banyak terjadi
perubahan nama instansi yang membuat kop surat pun harus diubah untuk organisasi anda yang berada dibawah
suatu naungan instansi.
2. Penulisan Alamat Surat Yang dituju
Hal ini terlihat sepele namun cukup untuk menunjukkan apakah sekretaris ini berpengalaman atau tidak. berikut
cara penulisan alamat surat yang dituju
Untuk Perorangan
Kepada Yth.
Bapak Deni Septian
Jl. Raya Plered No. 19
Purwakarta
Untuk Perusahaan
Kepada
PT.DISINIAJA
Jl. Jendral Sudirman No. 09
Jakarta
Untuk Instansi
Yth. Kepala Direktorat Perdagangan Dalam Negeri
Kementerian Perdagangan Republik Indonesia
Jalan Setiajaya Selatan II/ 11
Jakarta Utara
Dapat dilihat dari contoh diatas penggunaan bapak & saudara hanya digunakan apabila bertemu dengan nama
langsung, jadi jangan asal menambahkan bapak di bagian alamat surat
3. Nomor Surat
Perlu diketahui bahwa no surat itu dibuat dan di keluarkan oleh sekretaris , dikarenakan hal tersebut yang bisa
membaca no surat itu setidaknya sekretaris dan pengurus inti organisasi tersebut. no surat ini dibuat sebenarnya
untuk memudahkan sekretaris dalam pengarsipan surat misalnya bulan ini keluar berapa surat, pada tahun ini
telah dikeluarkan berapa surat, hal tersebut bisa diketahui dari no surat tersebut. Sering sekali no surat ini tidak
dibuat dalam suatu organisasi dan dibiarkan kosong.
untuk format nomor surat yang paling mudah seperti berikut
Nomor    : 14 / SI / MAS / XI /2015
 
Ket :
 
14 menunjukkan surat keberapa
SI menunjukkan surat apa yang dikeluarkan (dalam hal ini SI “Surat Izin”)
MAS menunjukkan nama organisasi ataupun singkatannya
XI menunjukkan bulan dikeluarkannya surat tersebut
2015 menunjukkan tahun dikeluarkan surat tersebut
ctt: no surat harus dimulai dari 1 setelah memasuki awal tahun
4. Masih Menggunakan s/d
Menurut aturan penulisan s/d itu sebenarnya ditulis dengan s.d. hal ini dikarenakan penyingkatan 2 kata harus
ditulis seperti itu
5. Tidak Dilakukan Pencatatan No Surat & Tidak Dilakukan Pengarsipan
Hal yang fatal dan sering menjadi kesalahan sekretaris yaitu tidak dilakukan pencatatan dan pengarsipan surat
padahal hal tersebut menjadi bukti otentik buat sekretaris apakah yang membuat surat benar benar sekretaris
atau bukan.
Hal ini berguna saat anda dimintai laporan pertanggung jawaban (LPJ) diakhir kegiatan , acara, ataupun diakhir
masa jabatan anda
Hasil penelitian surat dinas di kantor BKD Seluma pada bulan Juli sampai Desember 2011 menunjukkan bahwa (1)surat
dinas di BKD Seluma menggunakan bentuk surat setengah lurus versi A; (2)kesalahan susunan alamat, kata jalan, dan
kata telepon yang tidak ditulis utuh dan cermat pada kepala surat; (3)kesalahan tanggal surat yaitu menuliskan nama
tempat; (4)kesalahan penulisan nomor surat yaitu tidak mencantumkan nomor; (5) kesalahan penulisan lampiran yaitu
tidak taat asas dengan menggunakan singkatan lamp sementara kata nomor di tulis lengkap; (6)kesalahan penulisan
alamat surat yaitu menggunakan kata kepada dan yth secara bersamaan dan penulisan kata depan di secara bertingkat
dengan kata yang mengikutinya; (7)kesalahan penulisan salam pembuka yaitu tidak menggunakan tanda koma terdapat
pada; (8)kesalahan penulisan tembusan surat yaitu penggunaan nomor urut pada satu tembusan dan penggunaan kata
di luar nama jabatan; (9)kesalahan penulisan identitas pengirim surat yaitu menggunakan huruf kapital pada setiap
unsurnya dan tidak menggunakan tanda koma setelah nama jabatan; (10)kesalahan pemakaian bahasa Indonesia dari
segi ejaan dan kalimat meliputi: 1)kesalahan pemakaian huruf kapital yaitu ditulis di tengah-tengah kalimat pada kata
yang tidak boleh menggunakan huruf kapital. 2)kesalahan tanda baca meliputi: kesalahan tanda titik ( . ) terdapat pada
singkatan No, Telp, a.n., dkk, Rp, dan gelar kesarjanaan; kesalahan tanda koma ( , ) yaitu digunakan pada kata
penghubung dan tidak digunakan pada rincian; kesalahan tanda titik koma ( ; ) yaitu digunakan pada identitas jabatan;
kesalahan tanda titik dua ( : ) yaitu digunakan pada singkatan Yth; kesalahan tanda hubung ( - ) yaitu digunakan pada
kata yang bukan kata ulang dan digunakan pada kata depan di; dan kesalahan tanda peyingkat ( ' ) yaitu digunakan pada
nama hari. 3)kesalahan penulisan kalimat efektif yaitu penggunaan hiponimi, penggunaan kata terjemahan dan kalimat
tidak baku. Kesimpulan akhir dari penelitian ini adalah penulisan surat dinas di BKD Seluma harus memperhatikan
kaidah.