A .

Pengertian Surat Resmi

Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga

dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat
memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir
dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang lain.
Menurut wikipedia bahasa Indonesia pengertian surat resmi adalah surat yang
digunakan untuk kepentingan resmi, baik itu perseorangan, instansi maupun
organisasi.
Pengertian surat resmi menurut Soedjito dan Solchan. Surat resmi adalah
sarana atau komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai sarana komunikasi tulis yang
paling efesien, efektif, ekonomis dan praktis. Juga dikatakan bahwa surat resmi yang
di kirim oleh kantor pemerintah / swasta ke kantor pemerintah atau swasta lainnya
atau dari perseorangan ke kantor pemerintah / swasta.
(http://www.id-bayangan.com/2012/08/pengertian-surat-resmi.html)

Fungsi surat adalah sebagai berikut:

alat komunikasi
alat bukti tertulis
alat bukti historis
alat pengingat
pedoman kerja
sebagai duta organisasi
B. Metode Penulisan Surat Resmi
Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang cara penulisan semua bagian surat,
beserta fungsi dan contoh penulisannya.
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor sur
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Jabatan tanda tangan

1
 11. Tembusan nama jelas
12. Inisial

1. Kepala surat
Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
a. Nama instansi
b. Lambang atau logo instansi
c. Alamat
d. Kode pos
e. Nomor telepon
f. Nomor faksimile atau e-mail

Contoh:

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS KOMPLEK SILIWANGI) JAKARTA
PUSAT
Telepon (021) 3804248 Fax. (021) 3806229 Kode Pos 3679

homepage : http//www.sibi.or.id Email : pusbuk@sibi.or.id

Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah:

a. Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl.

Atau Telepon jadi Tlp.

b. Kepala surat hendaknya disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam
menunjukkan alamat, tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan
sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti
nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan.

c. Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan
nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga
tidak perlu digunakan.

2. Nomor Surat

Penulisan nomor surat berguna untuk:

2
 a. Memudahkan dalam pengarsipannya

b. Memudahkan dalam mencarinya kembali

c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar

d. Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

a. Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital

b. Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.

c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan nomor surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

3. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal
surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:

a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

b. Angka tahun tidak boleh disingkat

c. Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006 (tidak memakai titik)

4. Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah
kaidah-kaidah penulisan lampiran.

3
 a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

b. Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang

menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu
saja.

c. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan

lampiran pada surat itu.

d. Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:

Lampiran : tiga helai
Lampiran : satu berkas
Lampiran : dua lembar
Lampiran : sepuluh lembar

5. Hal Surat

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:

a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;

b. Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;

c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.

Contoh penulisan hal yang benar:

Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat

Alamat pada sampul surat terdiri atas:

a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;

4
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.

Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak
dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:

a. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.

b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital

c. Penulisan alamat didahului kata Kepada

d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila
surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan
itu harus menggunakan huruf kapital.

e. Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan

f. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya

berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya
hendaklah dipilih salah satu.

g. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada

hubungan frasa

h. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

Contoh penulisan alamat luar:

Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd

5
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153

Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

7. Salam Pembuka.

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.

Penulisan salam pembuka yang benar:

a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital

b. Huruf awal hormat ditulis dengan huruf kecil

c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi Surat

Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk

membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan
menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang
benar.

Contoh:

a. Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara

b. Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..

c. Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak

d. Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar

e. Sehubungan dengan surat ini kami tanggal

6
 f. Menyambung surat kami tanggal

9. Alinea Isi

Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:

a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak
diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada
penerima surat.

b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.

c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.

d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan
utama.

e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan

menggunakan kalimat yang mudah dipahami.

f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama

singkatan yang diciptakan sendiri.

g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun

daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.

i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk

surat resmi.

j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

Contoh alinea isi:

7
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi
Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian
Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal
tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

10. Alinea Penutup

Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan
selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.

Contoh kalimat penutup:

a. Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.

b. Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

Contoh kesalahan dalam alinea penutup:

a. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih

b. Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

11. Salam penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam
takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:

a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital

b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Contoh:
Hormat kami,..

13. Pengiriman Surat

8
 Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/
penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir
surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.

Hal yang perlu diperhatikan:

a. Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor

induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.

b. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda

kurung.

c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

d. Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan

penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.

e. Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang

mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.

f. Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan

pengirim.
Contoh:
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X

Ttd

Farhan Dani, S.Pd.

Singkatan u.b. kepanjangan dari beliau. Singkatan ini digunakan jika seorang
pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat
atasannya. Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan
sebutan atas nama (a.n.) karena ia pun menerima limpahan wewenang. Misalnya,
jika kepala Sanggar Belajar Budi Mulia melimpahkan wewenangnya kepada
pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian dapat menandatangani surat tersebut
dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia. Pembina Kesenian dapat

9
melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak lainnya, misalnya Wali Kelas IA.
Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat menandatangani surat dengan sebutan u.b.

Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X

Ttd

Farhan Dani, S.Pd.

NIP.

Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil
dan masing-masing diakhiri titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang
berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.

NIP.

apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri
dengan titik. Singkatan ini digunakan jika seorang menteri menguasakan
penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh:
Menteri Pendidikan nasional

10
apb.
Kepala Biro Kepegawaian

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.

NIP.

plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan
titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat
berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat
kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.

Contoh :
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.

NIP.

14. Tembusan Surat

a. Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain,
di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan
mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya
disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki
teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:

b. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.

c. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.

d. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu

e. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan

f. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya

11
 g. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar:

Tembusan:

a. Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat

b. Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau

15. Inisial

Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang
bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan
atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.

C. Contoh Penulisan Surat Resmi

Menulis surat termasuk salah satu keterampilan berbahasa. Berdasarkan

isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi
berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun
kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi
masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah,
maupun perorangan. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan.
Jenis-jenis surat ini perlu kalian pelajari untuk menambah pengetahuan. Dalam
penulisan surat resmi perlu diperhatikan penggunaan tanda baca dan huruf kapital.

Berikut ini adalah contoh penulisan surat resmi :

12
Kepala Surat ( kop surat )

Tanggal Penulisan Surat

Nomor Surat

Lampiran

Pokok Surat atau Hal

Alamat Surat

Salam Pembuka

Isi Surat

Salam Penutup

Tanda Tangan, nama terang, penanggung jawab, dan jabatan atau sebutan.

Bagian-bagian surat tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut.

13
 1. Bagian kepala surat yang berisi: nama departement/lembaga/organisasi/
beserta alamat lengkap termasuk nomor kotak pos, nomor telepon, dan
lambang departemen atau instansi di sebelah kiri.

2. Bagian pembukaan yang meliputi tanggal surat, nomor surat, hal lampiran,
alamat surat dan salam pembuka.

3. Bagian isi surat atau tubuh surat yang berisi paragraf pembuka, isi, dan
penutup.

4. Bagian penutup yang berisi salam penutup, tanda tangan, nama terang,
jabatan, dan tembusan (bila ada).

Perhatikan penggunaan tanda baca garis miring berikut. Pada nomor surat di atas
tertulis No. : 15/KKG/XI/2010. Tanda garis miring itu digunakan dalam nomor surat.
Tanda garis miring dalam nomor surat digunakan untuk memisahkan bagian-
bagiannya. Misalnya, dari nomor surat di atas dapat dijelaskan sebagai berikut.

15 : nomor surat keluar dari instansi yang mengeluarkan surat

KKG : singkatan dari Kelompok Kegiatan Guru

14
XI : menunjukkan bulan dibuatnya surat itu, yaitu bulan Novembar

2010 : menunjukkan tahun dibuatnya surat.

Tanda garis miring juga digunakan untuk dipakai sebagai pengganti kata tiap, per
atau sebagai tanda bagi dalam pecahan dan rumus matematika.
Contoh:

harganya Rp125,00/lembar (harganya Rp125,00 tiap lembar)

D. Kesimpulan

Adapun Kesimpulan yang dapat kami tarik pada percobaan ini yaitu sebagi berikut:

1. Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi,
pesann, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu
surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.

3. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk
menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis

Jika kalian cermati bagian-bagian surat resmi, maka dapat disimpulkan bahwa ciri-
ciri surat resmi adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4. Penggunaan ragam bahasa resmi

5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi (contoh di atas belum ada
stempel lembaga)

6. Ada aturan format baku

15
 Jadi surat juga masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti ,
fungsi , dll jelas surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa di
bilang , di jaman sekarang sudah bukan lagi jamannya surat-menyurat , kita bisa
mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak
walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang , apa
salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu agar
tidak punah pada masa sekarang .

E. Daftar Pustaka

http://www.id-bayangan.com/2012/08/pengertian-surat-resmi.html

Nurjamal Daeng, Sumirat Warta. 2010. Penuntunan Perkuliahan Bahasa Indonesia

untuk memandu : MC-Moderator, Karya Tulis Akademik, dan Surat-menyurat.

http://sugikmaut.blog.com/?p=19

http://tugino230171.wordpress.com/2011/05/03/menulis-surat-resmi/

http ://www.Suratresmi.blogspot.com

F. BORANG Penilaian Persentasi Bahasa Indonesia

16
 Kelompok : 4B

Kelas : B/KP/1

No Nama NIM Keterangan

1. Nurul Fath Fikriyah 04.12.3178

2. Putu Emilia Sintyawati 04.12.3135

3. Rahmat Dian Syarif 04.12.3365

4. Ainul Yaqin 04.12.3150

5. Susanti 04.12.3186

17