Bagaimana cara penomoran surat yang

benar
Sebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan
persyaratan yang ada. Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor
surat dari penomoran surat resmi.

1. Surat Keputusan (SK) : 01

2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06 
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15
Dari kode serta format yang sudah diketahui diatas, berikut ini adalah contoh cara
pembuatan nomor surat pada surat resmi atau surat dinas.

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:

 Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis
surat SPPD)
 Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut
(010 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat
kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
 DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat
(Dinas Pendidikan Kota Malang)
 IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat
Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri
dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal. 

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Lampiran :  –

Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas

 

Contoh yang kedua adalah 

Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018

Pada susunan nomor di atas terdapat susunan yang hampir sama dengan contoh
sebelumnya namun yang membedakan adalah terdapat kode berupa huruf yang
tertulis di depan nomor surat. Kode ini memberi arti bahwa instansi yang membuat
surat tersebut memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang
dikeluarkan. 

Pada urusan ini kode A memiliki arti bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat
internal dari perusahaan (surat yang hanya melibatkan dalam dari perusahaan).
Kode B memiliki arti sebagai surat tersebut ditujukkan untuk pihak luar atau
eksternal dari instansi. Dan kode C berarti untuk jenis surat tugas atau surat
keterangan lainnya.

Dari penjelasan yang diberikan tentang penomoran surat di atas mungkin kurang
lebih sudah memahami dan mengetahui cara pembuatan nomor surat serta format-
format pembuatan surat. Mungkin terlihat mudah untuk dipahami, namun banyak
kode atau format yang harus dimengerti agar dalam membuat surat tidak salah
penerapan atau kodenya. 

Dalam hal ini dapat kita ketahui bahwa penulisan nomor surat memiliki banyak
manfaat yang tentunya akan memudahkan dalam mengetahui kapan surat tersebut
dibuat serta akan memudahkan dalam urusan pengarsipan surat nantinya.

Kesimpulan
 Penomoran surat merupakan hal yang tidak bisa tertinggalkan dalam
proses membuat surat.
 Nomor surat menjadi bukti bahwa surat tersebut merupakan surat
resmi.
 Dalam penulisan format memiliki kode-kode yang juga memiliki
maksud tersendiri.
 Tujuan penomoran surat tentunya akan memudahkan mengetahui
pembuatan surat tersebut serta dapat memudahkan dalam melakukan
pengarsipan.