Penomoran surat adalah hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya

surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta. Pemberian nomor surat
memiliki aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda-beda.

Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas memang wajib dan mengharuskan untuk
memiliki nomor surat. Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga memudahkan dalam
mengkategorikan jenis surat tersebut. Lalu apakah pengertian nomor surat itu sendiri serta
bagaimana cara membuat nomor surat. Simak lebih lanjut mengenai penjelasan dibawah ini.

Apa maksud nomor surat

Dalam pengertiannya sendiri nomor surat adalah susunan nomor urut penulisan, kode surat,
tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat. Kode pada nomor surat dari setiap instansi atau
lembaga pembuat surat berbeda-beda dan kode yang dibuat juga memiliki kategori masing-
masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Pemberian nomor surat memudahkan dalam melakukan penyimpanan atau arsip surat yang
dilakukan oleh sebuah lembaga pembuat surat. Dalam melakukan penulisannya, nomor surat
sering ditempatkan pada bagian atas kiri pada surat. 

Penulisan nomor surat harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam
urusan persuratan. Karan nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam
bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi atau surat dinas dipisah dari
satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/). 

Jadi dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini
bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan. 

Pentingkah pemberian nomor pada surat

Lalu seberapa penting pemberian nomor surat pada surat resmi atau surat dinas? Jawabannya
tentu sangat penting, hal ini dikarenakan pemberian nomor pada surat resmi memiliki fungsi
utama untuk mengetahui jenis surat tersebut dan memudahkan bagian arsip dalam melakukan
arsip surat serta memberikan kemudahan untuk mengurutkan nomor surat yang keluar.

Selain itu, kode pada nomor surat menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan
mempermudah penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus
dilakukan dalam surat tersebut. Maka dari itu nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau
dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan. 

Bagaimana cara penomoran surat yang

benar
Sebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan persyaratan
yang ada. Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor surat dari penomoran
surat resmi.

1. Surat Keputusan (SK) : 01

2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06 
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
 9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15
Dari kode serta format yang sudah diketahui diatas, berikut ini adalah contoh cara pembuatan
nomor surat pada surat resmi atau surat dinas.
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:
 Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat
SPPD)
 Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti
surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesepuluh yang dibuat atau
dikeluarkan instansi pembuat)
 DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas
Pendidikan Kota Malang)
 IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat