Tujuan nomor surat adalah untuk menyampaikan informasi dalam bentuk kode.

Selain itu, untuk

mempermudah penyimpanan, pencarian, pencatatan surat masuk serta keluar, dan hal lainnya
yang berkaitan dengan pengarsipan.

Berikut cara penulisan nomor surat yang tepat dirangkum dari beberapa sumber:
Komponen Nomor Surat

Jika detikers memperhatikan, nomor surat biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Tiap
nomor dan huruf yang dipisahkan dengan tanda itu memiliki makna sendiri-sendiri. Dalam
penulisan nomor surat resmi, ada 5 komponen yang harus ada dan terpisah oleh garis miring
(/).

Umumnya nomor surat terdiri dari:

Kode nomor surat

Nomor urutan surat yang dikeluarkan
Nama lembaga yang mengeluarkan surat
Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi)
Tahun berjalan
Format Penomoran Surat keluar

Setelah komponen, ada format penomoran surat keluar yang mana nomor ini menjadi kode
penyampai informasi tentang jenis surat yang dikeluarkan.

Cara membuat penulisan format penomoran surat keluar:

Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah kode nomor surat)

Surat Undangan (SU) : 02
Surat Permohonan (SPm) : 03
Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
Surat Peminjaman (SPp) : 05
Surat Pernyataan (SPn) : 06
Surat Mandat (SM) : 07
Surat Tugas (ST) : 08
Surat Keterangan (SKet) : 09
Surat Rekomendasi (SR) : 10
Surat Balasan (SB) : 11
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
Sertifikat (SRT) : 13
Perjanjian Kerja (PK) : 14
Surat Pengantar (SPeng) : 15
Jadi, saat menulis nomor detikers harus mengikuti kode-kode di atas untuk setiap jenis surat.
Misalnya nomor 02 sebagai nomor untuk surat penginformasian undangan. Kode surat ini
diletakkan pada bagian paling awal setelah "Nomor : ... (diisi kode surat)".

Baca juga:
Kapolri Keluarkan Telegram Pedoman Penanganan Kasus UU ITE, Ini Isinya
Contoh Penulisan Nomor Surat yang Tepat
Contoh pertama:

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Dalam contoh pembuatan nomor surat ini, penjelasannya adalah:

Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang
dikeluarkan adalah surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
DP-KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota
Malang)
IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat

Dalam menulis nomor surat, letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri di bawah kop
surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Lampiran : -

Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas

Contoh kedua:

Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018

Pada contoh nomor surat ini, susunannya hampir sama dengan contoh pertama, namun yang
membedakan adalah kode berupa huruf di depan nomor surat. Kode ini berarti instansi yang
membuat surat memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan.

Di contoh ini, kode A berarti surat yang dikeluarkan adalah surat internal perusahaan (surat
hanya melibatkan orang di dalam perusahaan), kode B berarti surat itu ditujukan untuk pihak
luar atau eksternal dari perusahaan, dan kode C berarti jenis surat tugas atau surat keterangan
lainnya.

Nah, penjelasan ini adalah contoh dari cara membuat penulisan nomor surat secara umum.
Untuk keperluan sehari-hari, penulisan nomor bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-
masing instansi, jadi mungkin saja berbeda.

Bagaimana, apa detikers sudah paham mengenai cara penulisan nomor surat yang tepat
https://www.detik.com/tag/surat?

Baca artikel detikedu, "Cara Penulisan Nomor Surat Resmi atau Dinas yang Tepat"
selengkapnya https://www.detik.com/edu/detikpedia/d-5486073/cara-penulisan-nomor-surat-
resmi-atau-dinas-yang-tepat.
Download Apps Detikcom Sekarang https://apps.detik.com/detik/