PENULISAN NOMOR SURAT YANG TEPAT

Komponen Umum Nomor Surat

- Kode nomor surat

- Nomor urutan surat yang dikeluarkan
- Nama lembaga yang mengeluarkan surat
- Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi)
- Tahun berjalan

Format Penomoran Surat

Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah kode nomor surat) … (A)

Surat Undangan (SU) : 02 … (B)
Surat Permohonan (SPm) : 03 … (C)
Surat Pemberitahuan (SPb) : 04 … (D)
Surat Peminjaman (SPp) : 05 … (E)
Surat Pernyataan (SPn) : 06 … (F)
Surat Mandat (SM) : 07 … (G)
Surat Tugas (ST) : 08 … (H)
Surat Keterangan (SKet) : 09 … (I)
Surat Rekomendasi (SR) : 10 … (J)
Surat Balasan (SB) : 11 … (K)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12 … (L)
Sertifikat (SRT) : 13 … (M)
Perjanjian Kerja (PK) : 14 … (N)
Surat Pengantar (SPeng) : 15 … (O)
Contoh Penulisan Nomor Surat

Contoh pertama:
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Dalam contoh pembuatan nomor surat ini, penjelasannya adalah:

Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti
surat yang dikeluarkan adalah surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi
pembuat)
DP-KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas
Pendidikan Kota Malang)
IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat

Dalam menulis nomor surat, letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri di
bawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Lampiran : -

Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas

Contoh kedua:

Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018

Pada contoh nomor surat ini, susunannya hampir sama dengan contoh pertama,
namun yang membedakan adalah kode berupa huruf di depan nomor surat. Kode ini
berarti instansi yang membuat surat memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis
surat yang dikeluarkan.

Di contoh ini, kode A berarti surat yang dikeluarkan adalah surat internal perusahaan
(surat hanya melibatkan orang di dalam perusahaan), kode B berarti surat itu
ditujukan untuk pihak luar atau eksternal dari perusahaan, dan kode C berarti jenis
surat tugas atau surat keterangan lainnya.