PEDOMAN PENOMORAN ADMINISTRASI SURAT

MGMP TIK INFORMATIKA SMA

1. Komponen Nomor Surat

Konsep dasar nomor surat itu terdiri atas :
 Kode nomor surat,
 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
 Tahun berjalan.
Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum
dan terpisah oleh garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :
1. Surat Keputusan (SK) : 01 (inilah kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode

diatas untuk setiap jenis suratnya. Misalnya nomor 01 sebagai nomor
untuk surat penginformasian keputusan. Kode surat ini kita letakkan pada
bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki beberapa
gambaran tentang penulisan nomor surat. Untuk mempermudah pemahaman
kembali, kita akan menuliskan nomor surat resmi beserta penjabarannya.
Contoh:
Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018
Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam
bentuk keterangan sebagai berikut :
 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat keputusan).
 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah
surat ke empat yang dikeluarkan).
 SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Suka
Maju).
 V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
 2018 : Tahun berjalan.
Hal selanjutnya yang perlu kita ketahui yaitu bagaimana penempatan nomor
pada surat resmi.Nomor surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar
kebawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.
Contoh :
Nomor        : 01.003/SMA-SM/V/2018
Lampiran   : –
Perihal        : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/2019
Beberapa penjelasan diatas merupakan contoh dari cara membuat penulisan
nomor surat yang umum. Sedangkan pada keperluan sehari-hari penulisan
nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan instalansi yang membuat surat
serta tidak heran jika nantinya ditemukan penulisan nomor yang berbeda
dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.
Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan
kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari
lembaga tersebut. Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor
urut surat, kode penerima (bagian internal atau eksternal lembaga pembuat
surat), kode perihal dan tahun berjalan.

4. Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut:
1) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2) Kode jabatan penandatangan;
3) Bulan (ditulis dalam dua digit);
4) Tahun terbit.
 

5. Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di bawah

Menteri/ Pimpinan Instansi
Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan instansi
terdiri dari
1) kode derajat pengamanan Surat Dinas;
2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) singkatan/akronim instansi;
4) singkatan/akronim satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa;
5) kode klasifikasi arsip;
6) bulan;
7) tahun terbit.
Setiap bagian memiliki fungsi yang sangat penting, yang berhubungan
dengan file. Setiap lembaga atau organisasi berhak untuk mengambil sistem
surat / penomoran aturan yang bebas untuk melakukannya, selalu keluar
dari aturan umum sistem penomoran surat, dalam bentuk kode angka/huruf
dan singkatan.
Demikian penjelasan dari manjakan.com mengenai penomoran surat, semoga
bisa membantu kalian yang sedang kesulitan untuk melakukan penomoran
surat.