1.

Memahami Komponen Nomor Surat

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda
miring (/). Ternyata tiap nomor maupun huruf yang dipisahkan
dengan tanda tersebut memiliki makna yang berbeda. Untuk itu kita
perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam
penulisan nomor surat itu sendiri.

Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

 Kode nomor surat,

 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
 Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus

tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, hal selanjutnya

yang harus kita perhatikan yaitu format penomoran surat keluar
dimana nomor ini menjadi kode penyampai informasi tentang jenis
surat yang kita keluarkan.

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (inilah kode nomor surat)

2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
 7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode diatas

untuk setiap jenis suratnya. Misalnya nomor 01 sebagai nomor untuk
surat penginformasian keputusan. Kode surat ini kita letakkan pada
bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki

beberapa gambaran tentang penulisan nomor surat. Untuk
mempermudah pemahaman kembali, kita akan menuliskan nomor
surat resmi beserta penjabarannya.

  Simak Contoh Susunan Rapat Ini agar Acara Lebih Lancar

Contoh:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu

persatu dalam bentuk keterangan sebagai berikut :

 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat
keputusan).
  004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini
adalah surat ke empat yang dikeluarkan).
 SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA
Suka Maju).
 V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
 2018 : Tahun berjalan.

Hal selanjutnya yang perlu kita ketahui yaitu bagaimana penempatan

nomor pada surat resmi.Nomor surat dituliskan pada bagian awal
surat sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan halaman
surat.

Contoh :

Nomor        : 01.003/SMA-SM/V/2018

Lampiran   : –

Perihal        : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode

2018/2019

Beberapa penjelasan diatas merupakan contoh dari cara membuat

penulisan nomor surat yang umum. Sedangkan pada keperluan
sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan
instalansi yang membuat surat serta tidak heran jika nantinya
ditemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang
telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya

menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian
internal atau eksternal dari lembaga tersebut. Kode penerima
tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima
(bagian internal atau eksternal lembaga pembuat surat), kode
perihal dan tahun berjalan.
4. Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai

berikut:

1) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);

2) Kode jabatan penandatangan;

3) Bulan (ditulis dalam dua digit);

4) Tahun terbit.

5. Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di

bawah Menteri/ Pimpinan Instansi

Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan

instansi terdiri dari
1) kode derajat pengamanan Surat Dinas;

2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);

3) singkatan/akronim instansi;

4) singkatan/akronim satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa;

5) kode klasifikasi arsip;

6) bulan;

7) tahun terbit.

CONTOH

Setiap bagian memiliki fungsi yang sangat penting, yang berhubungan

dengan file. Setiap lembaga atau organisasi berhak untuk mengambil
sistem surat / penomoran aturan yang bebas untuk melakukannya,
selalu keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, dalam bentuk
kode angka/huruf dan singkatan.

Demikian penjelasan dari manjakan.com mengenai penomoran

surat, semoga bisa membantu kalian yang sedang kesulitan untuk
melakukan penomoran surat.