ada surat dinas atau surat resmi, ada sejumlah aturan penulisan yang

perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Salah satunya adalah

penulisan di bagian nomor surat. Sebab, ternyata masih banyak orang
yang belum paham cara menulis nomor surat yang benar.
ADVERTISEMENT

Untuk itu, artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai nomor
surat, mulai dari pengertian, fungsi, cara membuat, hingga contoh
nomor surat resmi yang benar sesuai dengan aturannya.

Pengertian Nomor Surat

 Perbesar

Ilustrasi menulis nomor surat. Foto: Pexels

Surat resmi biasanya mencantumkan nomor surat untuk

mempermudah pengarsipan surat yang keluar. Secara umum, nomor
surat adalah nomor unit surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi,
perusahaan, atau organisasi tertentu.
Dikutip dari Bijak Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi oleh
Rishe Purnama Dewi, dkk., (2020: 170), bagian nomor surat berisi
nomor urut terbitnya surat, kode surat, kode instansi, kode bulan, dan
tahun pembuatan. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor
urut lebih kecil.
Dalam nomor surat sering ditemukan kode tertentu sesuai dengan
kebutuhan lembaga. Kode surat merupakan kode klasifikasi masalah
yang disampaikan pada surat.
ADVERTISEMENT

Aturan Penomoran Surat

 Perbesar

Ilustrasi membuat nomor surat harus memperhatikan aturan penomoran surat. Foto: Pexels

Dikutip dari Bahasa Surat Dinas Penulis oleh Dirgo Sabariyanto

(1998: 43), ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam
penulisan nomor surat, antara lain:

Fungsi Pembuatan Nomor Surat

 Perbesar

Ilustrasi salah satu fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengarsipan surat. Foto: Pexels

Nomor surat memiliki berbagai fungsi bagi organisasi atau instansi

terkait dalam pembuatan surat resmi. Adapun beberapa fungsi
pembuatan nomor surat secara umum, yaitu:
ADVERTISEMENT

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

 Perbesar

Contoh nomor surat resmi. Sumber: unsplash.com

Nomor surat menjadi bagian penting dalam surat dinas atau surat
resmi yang tidak boleh dilewatkan dan ditulis secara asal-asalan. Hal
ini karena setiap huruf dan angka pada bagian nomor surat
mempunyai kode dan arti tertentu.
Nomor surat tersebut mengandung berbagai informasi. Misalnya,
siapa yang membuat, jenis, waktu pembuatan, dan jumlah surat yang
dibuat.
 Adapun cara membuat nomor surat yang benar dikutip dari buku
Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah
dan Andi Neneng Nur Fauziah (2017) adalah sebagai berikut.
ADVERTISEMENT

1. Kode nomor surat;

2. Nomor urutan surat yang dikeluarkan;
3. Nama lembaga yang mengeluarkan surat;
4. Bulan berjalan yang ditulis dengan angka romawi;
5. Tahun berjalan.

Kelima komponen nomor surat tersebut dipisahkan dengan tanda

miring (/) agar dapat dibedakan dan tetap sesuai dengan maknanya.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Resmi dan Strukturnya

Contoh Nomor Surat Resmi yang Benar sesuai Aturan

 Perbesar

Ilustrasi surat resmi. Foto: Pexels

Berikut adalah salah satu contoh nomor surat resmi yang benar dan
penjelasannya.
Nomor: 09.119/DP-KM/VII/2022
Keterangan:

 Kode 09: Kode nomor surat keluar.

 Kode 119: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi.
 DP-KM: Nama profil instansi yang membuat sekaligus mengeluarkan
surat.
 VII: Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan menggunakan angka
romawi.
 2022: Tahun berjalan dari pembuatan surat.

Saat menulis nomor surat, pastikan Anda meletakkannya di bagian

posisi atas kiri di bawah kop surat. Apabila dalam surat terdapat
lampiran atau perihal, maka nomor surat diletakkan di atas tulisan
lampiran atau perihal tersebut.