IKATAN BIDAN INDONESIA

CABANG JOMBANG
Sekretariat : Perum. Puri Darma Indah Blok A 1-2 Tunggorono – Jombang
KP. 61419, Telp : 085852738616, Email : ibijombang@gmail.com

Jombang, 23 Juni 2021

Nomor : 061/SPb/Sek.PC.IBI.Jbg/VI/2021
Sifat : Penting
Lampiran : 1 Bendel
Hal : Pemberitahuan

Kepada Yth.
Pengurus Cabang dan Pengurus Ranting IBI Jombang

di
Jombang

Dengan Hormat,

Dalam rangka tertib administrasi dan menindaklanjuti hasil musyawarah bersama antara Pengurus
Cabang dan Pengurus Ranting IBI Jombang pasca lomba administrasi pada hari Sabtu, tanggal 12 Juni
2021 yang lalu, maka disepakati perlunya keseragaman dalam penomoran surat keluar baik di
pengurus Cabang maupun di pengurus Ranting.

Sehubungan dengan hal tersebut disampaikan pemberitahuan tentang cara pembuatan KOP Surat dan
penomoran surat bagi pengurus Cabang dan pengurus Ranting IBI Kabupaten Jombang sebagaimana
terlampir.

Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, agar dapat dipahami dan dimaklumi. Atas perhatian
disampaikan terimakasih.

Dengan Hormat,

Ketua IBI Cabang Jombang

Hj. Hari Utami, SST., M.M.Kes.

Lampiran 1.

Cara Membuat dan Menulis KOP dan Nomor Surat yang Benar

Beberapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat dicetak ditengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

 Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat

 Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan
seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal
 Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan
huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal
 Alamat kesekretarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon
atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf
hitam tebal

1. Contoh KOP Surat IBI Cabang Jombang

IKATAN BIDAN INDONESIA

CABANG JOMBANG
Sekretariat : Perum. Puri Darma Indah Blok A 1-2 Tunggorono – Jombang
KP. 61419, Telp : 085852738616, Email : ibijombang@gmail.com

2. Contoh KOP Surat IBI Ranting Jombang

IKATAN BIDAN INDONESIA CABANG JOMBANG

RANTING JOMBANG 1
Sekretariat : Perum. Puri Darma Indah Blok A 1-2 Tunggorono – Jombang
KP. 61419, Telp : 085852738616, Email : ibijombang@gmail.com
Lampiran 2.

Memahami Komponen Nomor Surat

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda miring (/). Ternyata tiap nomor
maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut memiliki makna yang berbeda. Untuk itu kita
perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.
Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

 Kode nomor surat,

 Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
 Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
 Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
 Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh garis
miring (/).

Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, hal selanjutnya yang harus kita perhatikan yaitu
format penomoran surat keluar dimana nomor ini menjadi kode penyampai informasi tentang jenis
surat yang kita keluarkan.

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :

1. Surat Keputusan (SKEP)

2. Surat Undangan (SU)
3. Surat Permohonan (SPm)
4. Surat Pemberitahuan (SPb)
5. Surat Peminjaman (SPp)
6. Surat Pernyataan (SPn)
7. Surat Mandat (SM)
8. Surat Tugas (ST)
9. Surat Keterangan (SKet)
10. Surat Rekomendasi (SR)
11. Surat Balasan (SB)
12. Surat Perintah (SPer)
13. Sertifikat (SRT)
14. Surat Perjanjian (SPr)
15. Surat Pengantar (SPeng)
16. Surat Edaran (SE)
17. Surat Kuasa (SK)
18. Surat Peringatan (SP)
19. Surat Ijin Kegiatan (SIK)
20. Memorandum (Mem)
21. Pengumuman (Peng)
22. Surat Ketetapan (STap)
23. Surat Lain-lain (L)
Lampiran 3

Berikut urutan nomor Ranting IBI Kab. Jombang :

1. Ranting Jombang 1 : 01 (inilah kode nomor ranting)

2. Ranting Jombang 2 : 02
3. Ranting Jombang 3 : 03
4. Ranting Jombang 4 : 04
5. Ranting Mojoagung 1 : 05
6. Ranting Mojoagung 2 : 06
7. Ranting Mojoagung 3 : 07
8. Ranting Ploso 1 : 08
9. Ranting Ploso 2 : 09
10. Ranting Ngoro 1 : 10
11. Ranting Ngoro 2 : 11
12. Ranting RSUD Jombang : 12
13. Ranting RSIA Muslimat : 13
14. Ranting RS PMC : 14

Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode diatas untuk setiap jenis suratnya.
Misalnya nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan. Kode surat ini kita
letakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

Untuk surat keluar oleh ranting maka alamat sekretariat mengikuti Cabang hal ini karena belum ada
Ranting yang memiliki alamat sekretariat.

Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki beberapa gambaran tentang
penulisan nomor surat. Untuk mempermudah pemahaman kembali, kita akan menuliskan nomor surat
resmi beserta penjabarannya.

1. Contoh untuk Surat Keluar PC IBI Jombang:

Nomor : 004/SKEP/Sek. PC.IBI-Jbg/VI/2021

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :

 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang
dikeluarkan).
 SKEP : Kode nomor surat keluar (maka surat ini jenis surat keputusan)
 Sek. PC.IBI-Jbg: Nama organisasi/IBI Cabang yang mengeluarkan surat
 VI : Bulan berjalan dalam angka romawi.
 2021 : Tahun berjalan.
Lampiran 4

2. Contoh untuk Surat Keluar PR IBI Kab. Jombang:

Nomor : 004/SKEP/Sek. PC.IBI-Jbg.01/VI/2021

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan
sebagai berikut :

 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang
dikeluarkan).
 SKEP: Kode nomor surat keluar (maka surat ini jenis surat keputusan).
 Sek. PC.IBI-Jbg.01: Nama dan nomor kode ranting IBI yang mengeluarkan surat (Ranting
Jombang 1)
 VI : Bulan berjalan dalam angka romawi (mis: Bulan Juni).
 2021 : Tahun berjalan.

Hal selanjutnya yang perlu kita ketahui yaitu bagaimana penempatan nomor pada surat resmi. Nomor
surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.

Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan
dan kode tahun kalender. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa
berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan
organisasi/instansi masing-masing.