SYARAT – SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS

1. Ketelitian
2. Kejelasan
3. Singkat dan Padat
4. Logis dan meyakinkan
5. Pembakuan
6. Keseragaman Bentuk
 PENGGUNAAN LAMBANG
• Lambang Negara digunakan untuk Naskah
Dinas yang ditandatangani sendiri oleh
Menteri Agama.
• Lambang Kementerian Agama digunakan
untuk Naskah Dinas yang ditandatangani
pejabat struktural yang berwenang pada
Kementerian Agma.
 KODE JABATAN DAN PENOMORAN NASKAH DINAS

1. KODE JABATAN PADA NASKAH DINAS

a. Kode Jabatan pada Kemenag Pusat, Kantor Wilayah Kemenag
Provinsi , Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri, Balai Diklat, Balai
Penelitian, Asrama haji,Kantor Urusan haji, dan UPT yang
mengalami perubahan ditetapkan oleh Menteri Agama;

b. Penyusunan Kode Jabatan Satuan kerja pada Kantor Wilayah

Kemenag Provinsi, Kemenag Kab./Kota, dan KUA serta Madrasah
ditetapkan dengan Keputusan Ka.Kankemenag Provinsi;

c. Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada Perguruan Tinggi

Keagamaan Negeri dilakukan dan ditetapkan dgn Keputusan
Rektor atau Ketua Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri.
2. PENOMORAN NASKAH DINAS
a. Susunan penomoran Instruksi, Surat Edaran,
Surat Tugas, dan Naskah Dinas Khusus sebagai
berikut :
Contoh nomor surat tugas :
Nomor 09/SJ/07/2015
09 : No.urut surat tugas dalam satu tahun takwim kalender
SJ : Kode Jabatan Sekretaris Jenderal
07 : Bulan ke-7 (Juli)
2015 : Tahun 2015
b. Susunan Penomoran Surat Dinas :
1. kode derajat pengamanan surat dinas;
2. nomor surat dinas ( nomor urut dalam satu tahun takwim;
3. kode jabatan;
4. kode klasifikasi arsip ( KKA);
5. bulan ( ditulis dalam dua digit);
6. tahun terbit.
a. Nomor Surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri
Agama : SR-12/MA/KP.07.1/07/2015
SR : Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat sangat
rahasia
12 : Nomor Surat Dinas
MA : Kode Jabatan Menteri Agama
KP.07.1 : Kode Klasifikasi Arsip
07 : Bulan ke-7 ( Juli)
2015 : Tahun terbit 2015
b. Nomor Surat dinas yang ditandatangani oleh
Pimpinan Satuan Organisasi:

R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
R : Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat rahasia
123 : Nomor Surat Dinas
SJ : Kode Jabatan Sekretaris Jenderal
KP.07.1 : Kode Klasifikasi Arsip
07 : Bulan ke-7 ( Juli)
2015 : Tahun terbit 2015
c. Nomor Surat dinas yang ditandatangani atas nama
Pimpinan Satuan Organisasi:
B-321/SJ/ B.IV/OT.01.3/06/2015
B : Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat biasa
321 : Nomor Surat Dinas
SJ : Kode Jabatan Sekretaris Jenderal
B.IV : Kode Jabatan Kepala Biro Ortala
OT.01.3 : Kode Klasifikasi Arsip
06 : Bulan ke-6 ( Juni)
2015 : Tahun terbit 2015
• Susunan penomoran nota dinas atau memorandum
terdiri dari :
Contoh : Nota Dinas yang ditandatangani oleh
Sekretaris Jenderal
1. nomor nota dinas atau memorandum (nomor urut dalam
satu tahun takwim)
2. kode jabatan
3. kode klasifikasi arsip (KKA)
4. bulan ( ditulis dalam dua digit); dan
5. tahun terbit
Contoh :
Nomor nota dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris
Jenderal : Nomor 08/SJ/OT.01/06/ 2015
 RUANG TANDA TANGAN
Cara Penulisan :
a.Ruang Tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah
baris kalimat terakhir
b.Nama Jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh
disingkat
c.Nama Jabatan yang dilimpahkan wewenangnya sesuai tugas dan
fungsinya diletakkan pada baris kedua dam ketiga boleh disingkat;
misalnya Dirjen Pendis, Karo Ortala
d.Ruang tanda tangan paling sedikit 4 pragraf
e.Nama Pejabat yang menandatangani naskah dinas ditulis dengan
huruf awal kapital
f.Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah lebih
kurang 3 cm, sedangkan untk tepi kiri disesuaikan dengan baris
terpanjang.
(Halaman 15 KMA No.9/Thn.2016)
 KOP SURAT KEMENTERIAN AGAMA
Untuk Eselon I ,II dan III :
1. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Dengan font Arial 14;
2. Tulisan Nama unit Organisasi, dengan huruf kapital font Arial 12;
3. Alamat unit organisasi, dengan huruf awal kapital jenis font Arial 9
Untuk Madrasah dan KUA :
1. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Dengan font Arial 14;
2. Kantor Kementerian Kab./Kota, ditulis dengan huruf kapital font Arial 12;
3. Nama Madrasah atau KUA ditulis dengan Huruf Kapital Font Arial 11;
4. Alamat unit organisasi, dengan huruf awal kapital jenis font Arial 9