GARIS BESAR
PEDOMAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS
(Dasar : KMA No. 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Pada Kementerian Agama)
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan
meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu
memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat
dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah
ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan
dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa
formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke
dalam Naskah Dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur
kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran
bagi penerima Naskah Dinas.
5. Pembakuan
Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan
tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya
agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.
-1-
C. Penulisan Kepala Surat (Nomor, Kode, alamat, dll.)
Susunan penomoran Surat Dinas mencakup hal-hal sebagaiberikut:
1) kode derajat pengamanan surat dinas;
2) nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) kode jabatan;
4) kode klasifikasi arsip (KKA);
5) bulan (ditulis dalam dua digit); dan
Bulan & Tahun
6) tahun terbit. Kode derajat pengamanan
surat
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
INDONESIA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI UTARA
Jln. 17 Agustus Manado Telp./Faks. 0431-864192 KodePos 95113
website : sulut.kemenag.go.id- email:
kanwilsulut@kemenag.go.id
Abd Rasyid
-2-
D. Ketentuan Jarak Spasi
1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama &kedua adalah satu
spasi;
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi;
4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi;
dan
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan
estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi Naskah Dinas.
E. Nomor halaman
Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakannomor urut angka arab dan
dicantumkan secara simetris di tengahatas dengan membubuhkan tanda hubung (-)
sebelum dan setelahnomor, kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang
menggunakankop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Contoh
halaman 3, ditulis -3-.
F. Penggunaan Kertas
1) Kertas yang digunakan adalah HVS maksimal 80 gram.
2) Naskah Dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lamamenggunakan
kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertasjenis lain yang memiliki nilai
kesamaan tertentu paling rendahharus menggunakan kertas dengan nilai keasaman
(PH) 7.
3) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putihdengan kualitas terbaik
white bond.
4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yangberukuran 297 x 210
mm (8¼ x 11¾ inci). Di samping kertasA4, untuk kepentingan tertentu dapat
digunakan kertasdengan ukuran berikut:
a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);
b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);
c) Folio (210 x 330 mm); dan
d) Folio ganda (420 x 330 mm).
G. Paragraf dan Spasi Surat
Paragraf merupakan sekelompok kalimat pernyataan yangberkaitan satu dengan
yang lain, yang merupakan satu kesatuan.Fungsi paragraf adalah mempermudah
pemahaman penerima,memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam
komunikasitertulis.
Isi surat dinas diketik satu (1) spasi dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 spasi diantara paragraf
yang satu dengan paragraf yang lainnya. Suratyang terdiri atas satu (1) paragraf jarak
antar barisnya adalah dua (2) spasi. Pemaragrafan ditandai dengan ketuk, yaitu + 6
ketuk atauspasi.
H. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam,sedangkan untuk
penandatanganan surat berwarna HITAM atauBIRU TUA. Penggunaan warna tinta cap
dinas berwarna ungu.
-3-
I. Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut:
1) Surat dari Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan (KUA),Kepala Madrasah
Aliyah Negeri (MAN), Kepala MadrasahTsanawiyah Negeri (MTsN) dan Kepala
Madrasah IbtidaiyahNegeri (MIN) yang mengirim surat alur keatas hanya
bolehditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota.
2) Surat dari Kepala Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota yang mengirim
surat alur ke atas hanyaboleh ditujukan kepada Kepala Kantor Wilayah
KementerianAgama Provinsi.
3) Surat dari Kepala Kantor Wilayah Kementerian AgamaProvinsi, yang mengirim
surat alur ke atas ditujukan kepada Menteri Agama atau Direktur Jenderal,
Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan
untukurusan operasional sesuai dengan bidangnya atau kepadaInspektur
Jenderal untuk urusan pengawasan atau kepadaSekretaris Jenderal untuk urusan
administratif.
-4-
Contoh format penulisan surat dinas:
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
INDONESIA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI UTARA
Jln. 17 Agustus Manado Telp./Faks. 0431-864192 KodePos 95113
website : sulut.kemenag.go.id- email:
kanwilsulut@kemenag.go.id
-6-
5. Simpatika untuk Tunjangan Profesi Guru PNS dan Non PNS (bagi yang
sudah siap);
6. SISKOHAT untuk Haji;
7. SIMBI untuk data Bimas Islam;
8. E-MPA.
Abd Rasyid
-7-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
INDONESIA
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
AGAMA PROVINSI SULAWESI UTARA
Abd Rasyid
-9-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
INDONESIA
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
AGAMA PROVINSI SULAWESI UTARA
SURAT TUGAS
Nomor : B- /Kw.23.1.1/OT.00/04/2017
Abd Rasyid
-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
INDONESIA
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
AGAMA PROVINSI SULAWESI UTARA
SURAT TUGAS
Nomor : B-/Kw.23.1.1/OT.00/04/2017
Memberi Tugas
Abdul Rasyid
-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SULAWESI UTARA
Jln. 17 Agustus Manado Telp./Faks. 0431-864192 KodePos 95113
website : sulut.kemenag.go.id- email:
kanwilsulut@kemenag.go.id
NOTA DINAS
Nomor :B- /Kw.23.1/PS.01/07/2017
Abdul Rasyid
-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIKAGAMA
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
PROVINSI SULAWESI UTARA
Jln. 17 Agustus Manado Telp./Faks. 0431-864192 KodePos 95113
website : sulut.kemenag.go.id- email:
kanwilsulut@kemenag.go.id
SURAT KETERANGAN
Nomor : ...................................
-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIK
Abdul Rasyid
-
KEMENTERIANAGAMA REPUBLIKAGAMA
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN
PROVINSI SULAWESI UTARA
Jln. 17 Agustus Manado Telp./Faks. 0431-864192 KodePos
95113 website : sulut.kemenag.go.id- email:
kanwilsulut@kemenag.go.id
SURAT PENGANTAR
No: B- /Kw.23.1.1/KU.00.1/04/2017
Diterimatanggal ……………….
Penerima, Pengirim,
…………………………, Kepala Kantor Wilayah,
No. Telepon :
No. Faksimile :
-
LAPORAN
TENTANG
BIMBINGAN TEKNIS ......................................
A. Pendahuluan
1. Umum
........................................................................................................................................
...............................................................
2. Maksud dan Tujuan
........................................................................................................................................
...............................................................
3. Ruang Lingkup
........................................................................................................................................
...............................................................
4. Dasar
........................................................................................................................................
...............................................................
E. Penutup
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
-
Dibuat di Manado
pada tanggal 28 Agustus 2017
Nama Lengkap
-
LAPORAN TENTANG
PERJALANAN DINAS
A. Pendahuluan
1. Umum
........................................................................................................................................
...............................................................
2. Maksud dan Tujuan
........................................................................................................................................
...............................................................
3. Ruang Lingkup
........................................................................................................................................
...............................................................
4. Dasar
........................................................................................................................................
...............................................................
E. Penutup
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
-
Dibuat di Manado
pada tanggal 28 Agustus 2017
Nama Lengkap
-
-17-
-18-
DAFTAR KODE JABATAN
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara (Kw.23)
-
(1) Seksi Kelembagaan Kw.23.5.1
(2) Seksi Penyuluhan Kw.23.5.2
(3) Seksi Budaya Keagamaan Kw.23.5.3
(4) Seksi Sistem Informasi Urusan Agama Kristen Kw.23.5.4
6) Bidang Pendidikan Kristen (Kw.23.6)
(1) Seksi Pendag Kristen pd PAUD & Pendas Kw.23.6.1
(2) Seksi Pendag Kristen pd Pendidikan Menengah Kw.23.6.2
(3) Seksi Pendidikan Keagamaan Kristen Kw.23.6.3
(4) Seksi Sistem Informasi Pendidikan Kristen Kw.23.6.4
7) Pembimbing Syariah (Kw.23.7)
Untuk memahami secara lebih menyeluruh, silahkan mempelajari dan berpedoman pada
Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.