SIMULASI PENYUSUNAN

NASKAH DINAS

TIM WIDYAISWARA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEAGAMAAN BANJARMASIN
2020

PELATIHAN JARAK JAUH (PJJ)

Tata Naskah Dinas
Jenis Naskah Dinas
1 Naskah Dinas Arahan

2 Naskah Dinas Korespondensi

3 Naskah Dinas Khusus

4 Laporan

5 Telaah Staf

6 Formulir

7 Naskah Dinas Elektronik

1

Peraturan dan Keputusan (KMA 777 TAHUN 2016)

Naskah
Instruksi Menteri Agama (KMA 777 TAHUN 2016)
Dinas Pedoman
Arahan Petunjuk Pelaksanaaan
SOP
Surat Edaran
Surat Tugas
 2 • Naskah Dinas Korespondensi Internal
• Nota Dinas
• Memorandum
• Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
• Surat Undangan
Surat Undangan : surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut
pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara dan
pertemuan.
Naskah Dinas Korespondensi
NDKE adalah Surat Dinas : Naskah dinas pelaksanaan
tugas pejabat dalam menyampaikan informasi
kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar
satuan organisasi.
Memorandum merupakan naskah dinas internal pada
satuan organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan
suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,
saran, dan pendapat kedinasan.

Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuan organisasi/kerja yang dibuat oleh pejabat dalam
melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian pendapat kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan
ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat struktural yang dituju.
3
Naskah Dinas Khusus

• Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian

Internasional.
• Surat Kuasa
• Berita Acara
• Surat Keterangan
• Surat Pengantar
• Pengumuman
4-7 a. Laporan merupakan naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan/kejadian.
b. Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang
disampaikan oleh pejabat struktural atau fungsional
yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai
suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar /
pemecahan yang disarankan.
c. Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi
ruang atau lembar naskah untuk ;mencatat berbagai
data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk
kartu atau lernbaran tercetak dengan judul tertentu
berisi keterangan yang diperlukan.
d. Naskah Dinas Elektronik merupakan naskah dinas
berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara
elektronik atau yang terekam dalam multimedia
elektronik.
 7
LATIHAN DAN PRAKTEK
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
PENOMORAN NASKAH DINAS

Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam

kearsipan. Oleb karena itu, susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

Susunan penomoran Instruksi, Surat Edaran, Surat Tugas, dan

Naskah Dinas Khusus sebagai berikut:
1) nomor surat tugas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2) kode jabatan;
3) bulan (ditulis dalam dua digit);
4) tahun terbit.
Susunan penomoran Surat Dinas mencakup hal-hal sebagai berikut:

SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015

Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas

bersifat Sangat Rahasia
Nomor Surat Dinas
Kode Jabatan Menteri Agama
Kode Klasifikasi Arsip
Bulan Ke-7 (Juli)
Tahun Terbit 2015
Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleb Pimpinan Satuan Organisasi

R-123/SJ/KP. 07.1/07/2015

Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas

bersifat Rahasia
Nomor Surat Dinas
Kode Jabatan Sekretaris Jenderal
Kode Klasifikasi Arsip
Bulan Ke-7 (Juli)
Tahun Terbit 2015
PENOMORAN SURAT

SURAT DINAS NOMOR

Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Agama SR-12/MA/KP.07.1/07 /2015

Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi R-123/ SJ /KP.07.1/07/2015

Surat Dinas yang ditandatangani atas nama Pimpinan Satuan Organisasi B-321/SJ /B. IV / OT.01.3/ 06/2015

NOTA DINAS ATAU MEMORANDUM Nomor 08/SJ/OT.01/06/2015

Tingkat Keamanan
Sangat Rahasia Rahasia Biasa disingkat
(SR) (R) (B)
• tingkat keamanan isi • tingkat keamanan isi • tingkat keamanan isi
surat dinas yang surat dinas yang suatu surat dinas yang
tertinggi sangat erat berbubungan erat tidak termasuk dalam
hubungannya dengan dengan keamanan dan butir a dan b. Namun
keamanan dan keselamatan negara. itu tidak berarti bahwa
keselamatan negara. Jika disiarkan secara isi surat dinas tersebut
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke dapat disampaikan
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak kepada yang tidak
tangan yang tidak berhak, maka akan berhak
berhak, maka akan merugikan negara. mengetahuinya.
membahayakan
keamanan dan
keselamatan negara.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan
Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda
tingkat keamanan ditulis dengan cap (diketik berwarna merah pada nomor surat).
KODE JABATAN DAN PENOMORAN PADA NASKAH DINAS
KODE JABATAN DAN PENOMORAN PADA NASKAH
DINAS
 Bulan

B-09/Kk. .. ../KP.07.1/03/2020 Tahun

Kode Derajat Pengamanan

Nomor Surat Dinas

Kode Jabatan dan Nomor Urut

(Kanwil Kemenag
Prov. …….)

Kode Klasifikasi Arsip

Nomor Urut Kemenag
Kabupaten/Kota

KODE INDEKS KANTOR KEMENTERIAN AGAMA

Kabupaten/Kota
 Bulan

B-095/Kua. . . /PP.06/03/2020 Tahun

Kode Derajat Pengamanan

Nomor Surat Dinas

Kode Jabatan dan Nomor Urut

(Kanwil Kemenag
Kode KUA
Prov. ……….)
Kecamatan

Kode Klasifikasi Arsip

Nomor Urut Kemenag
Kabupaten/Kota

KODE INDEKS KANTOR URUSAN AGAMA

 Bulan

B-88/Mts. . . /PP.06/03/2020 Tahun

Kode Derajat Pengamanan

Nomor Surat Dinas

Kode Urut
Kode Jabatan dan Nomor Urut
Madrasah
(Kanwil Kemenag
Tsanawiyah
Prov. …….)
atau
Ibtidaiyah
Negeri
Kode Klasifikasi Arsip
Nomor Urut Kemenag
Kabupaten/Kota

KODE INDEKS Madrasah Tsanawiyah dan

Ibtidaiyah Negeri
POLA KLASIFIKASI
⊸KU : KEUANGAN --------------------------------------------23
⊸KP : KEPEGAWAIAN ----------------------------------------26
⊸OT : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA ----------------- 32
⊸HK : HUKUM -------------------------------------------------33
⊸HM : KEHUMASAN --------------------------------------------35
⊸KS : KESEKRETARIATAN ------------------------------------36
⊸TL : PENELITIAN --------------------------------------------- 38
⊸PS : PENGAWASAN -------------------------------------- 39
⊸PW : PERKAWINAN ----------------------------------------- 40
⊸HJ : HAJI --------------------------------------------------- 41
⊸BA : PEMBINAAN AGAMA ------------------------------- 43
⊸PP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN ------------------ 45
 POLA KLASIFIKASI
• KU : KEUANGAN --------------------------------------------18
• KP : KEPEGAWAIAN ----------------------------------------35
• OT : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA ----------------- 7
• HK : HUKUM -------------------------------------------------25
• HM : KEHUMASAN --------------------------------------------7
• KS : KESEKRETARIATAN ------------------------------------11
• TL : PENELITIAN --------------------------------------------- 7
• PS : PENGAWASAN -------------------------------------- 11
• PW : PERKAWINAN ----------------------------------------- 4
• HJ : HAJI --------------------------------------------------- 11
• BA : PEMBINAAN AGAMA ------------------------------- 11
• PP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN ------------------ 17
• KU : KEUANGAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :6
Sub – Sub Masalah : 11

• KP : KEPEGAWAIAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah : 10
Sub – Sub Masalah : 24

• OT : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

Pokok Masalah :1
Sub Masalah :2
Sub – Sub Masalah :4
• HK : HUKUM
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :5
Sub – Sub Masalah : 19

• HM : KEHUMASAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :3
Sub – Sub Masalah :3

• KS : KESEKRETARIATAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :3
Sub – Sub Masalah :7
• TL : PENELITIAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :4
Sub – Sub Masalah :2

• PS : PENGAWASAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :4
Sub – Sub Masalah :6

• PW : PERKAWINAN
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :3
Sub – Sub Masalah :-
• HJ : HAJI
Pokok Masalah :1
Sub Masalah : 10
Sub – Sub Masalah :-

• BA : PEMBINAAN AGAMA
Pokok Masalah :1
Sub Masalah :6
Sub – Sub Masalah :4

• PP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

Pokok Masalah :1
Sub Masalah :8
Sub – Sub Masalah :8
 OT . ORGANISASI DAN
TATALAKSANA POKOK
SUB MASALAH
00. ORGANISASI MASALAH
Surat-surat yang berhubungan dengan pembentukan dan
pengembangan Organisasi serta analisis jabatan.
01. TATALAKSANA
SUB – SUB
01.1. Perencanaan MASALAH
Surat-surat yang berhubungan dengan
perencanaan/program kerja, pengembangan
Organisasi dan kebijakan dibidang perencanaan.
 01.2. Laporan
Surat-surat yang berhubungan dengan
monitoring, evaluasi dan laporan
-AKIP
-Kinerja Menteri
-Mingguan
-Bulanan
-Triwulan
-Semesteran
01.3. Penyusunan Prosedur Kerja
Surat-surat yang berkenaan dengan
penyusunan sistem, pedoman, petunjuk
pelaksanaan, petunjuk teknis dan pembakuan
sarana kerja.
 01.4. Pelayanan Masyarakat
Surat-surat yang berhubungan dengan peningkatan
pelayanan masyarakat
. - Penilaian kinerja unit pelayanan masyarakat
- Penilaian kinerja SDM
- Indek kepuasan masyarakat
- Standar pelayanan minimal ( SPM)
- Standar pelayanan prosedur (SPP)
- Standar operasional prosedur (SOP)
 Nomor Halaman
Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut
angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas tidak
perlu mencantumkan nomor h a laman.
Contoh: -2-
Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus
diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
 Ketentuan
Jarak
Spasi
1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua
adalah satu spasi;
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi;
4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi; dan
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian
dan estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi Naskah Dinas.
 Penggunaan
Huruf

Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau

12, sedangkan Naskah Dinas pengaturan dan penetapan diatur sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

Calibri Arial Arial Black Arial Narrow

Times New Roman Bookman Old Style
 Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan
(misalnya, Menteri Agama, Sekretaris Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, Kepala Biro atau Kepala
Pusat, dan Kepala Kantor Wilayah).

a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat
terakhir.
b. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat.
c. Nama jabatan yang dilimpahkan wewenangnya sesuai tugas dan fungsinya diletakkan
pada baris kedua dan ketiga boleh disingkat; misalnya Dirjen Pendis, Karo Ortala, dan
Kabid Urais dan Binsyar.
d. Ruang tanda tangan paling sedikit empat paragraf.
e. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas ditulis dengan huruf awal kapital.
f. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ± 3 cm, sedangkan
untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
 Ruang Tanda Tangan
Contoh 1 Contoh 2

Contoh 3
Penentuan Batas/Ruang Tepi
Kertas Surat
Sampul Surat
Sampul Surat
Melipat Kertas Surat
Susunan Surat Dinas Kop Surat
Susunan Surat Dinas Kop Surat
Manakah Lambang Kementerian Agama
Yang Sesuai Dengan KMA ?
1 2 3

5
4
 LAMBANG KEMENTERIAN AGAMA
(KMA 717 Tahun 2006 Lambang Departemen Agama )
MAKNA ISI LAMBANG :

1. Bintang bersudut lima yang melambangkan sila Ketuhanan Yang Maha Esa
dalam Pancasila, bermakna bahwa karyawan Kementerian Agama selalu
menaati dan menjunjung tinggi norma-norma agama dalam melaksanakan
tugas Pemerintahan dalam Negara Republik Indonesia yang berdasarkan
Pancasila.
2. 17 kuntum bunga kapas, 8 baris tulisan dalam Kitab Suci dan 45 butir padi
bermakna Proklamasi Kemerdekaan republik Indonesia pada tanggal 17
Agustus 1945, menunjukkan kebulatan tekad para Karyawan Kementerian
Agama untuk membela Kemerdekaan Negara Kesatuan republik Indonesia
yang diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945.
3. Butiran Padi dan Kapas yang melingkar berbentuk bulatan bermakna bahwa
Karyawan Kementerian Agama mengemban tugas untuk mewujudkan
masyarakat yang sejahtera, adil, makmur dan merata.
4. Kitab Suci bermakna sebagai pedoman hidup dan kehidupan yang serasi antara
kebahagiaan duniawi dan ukhrawi, materil dan spirituil dengan ridha Allah SWT Tuhan
Yang Maha Esa.
5. Alas Kitab Suci bermakna bahwa pedoman hidup dan kehidupan harus ditempatkan
pada proporsi yang sebenarnya sesuai dengan potensi dinamis dari Kitab Suci.
6. Kalimat “Ikhlas Beramal” bermakna bahwa Karyawan Kementerian Agama dalam
mengabdi kepada masyarakat dan Negara berlandaskan niat beribadah dengan tulus
dan ikhlas.
7. Perisai yang berbentuk segi lima sama sisi dimaksudkan bahwa kerukunan hidup antar
umat beragama RI yang berdasarkan Pancasila dilindungi sepenuhnya sesuai dengan
Undang-Undang Dasar 1945.
8. Kelengkapan makna lambang Kementerian Agama melukiskan motto : Dengan Iman
yang teguh dan hati yang suci serta menghayati dan mengamalkan Pancasila yang
merupakan tuntutan dan pegangan hidup dalam kehidupan bermasyarakat dan
bernegara, karyawan Kementerian Agama bertekad bahwa mengabdi kepada Negara
adalah Ibadah.
Disposisi
Disposisi
Penggunaan Lambang Kementerian Agama dan
Lambang Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri
pada Cap Kementerian Agama
Kantor Kemenag Kantor Urusan
Kabupaten/Kota Agama Kecamatan
Madrasah Ibtidaiyah Negeri
 Surat Edaran yang
ditandatangani oleh
Menteri Agama
 Surat Edaran yang
ditandatangani oleh
Pejabat Eselon I
atas nama Menteri
 Susunan
Surat Tugas
 Surat Edaran yang
ditandatangani oleh
Pejabat Eselon I
 Surat Edaran yang
ditandatangani oleh
Pejabat Eselon II atas
nama Pejabat Eselon II
 Surat Edaran yang
ditandatangani oleh
Pejabat Eselon II
NOTA DINAS
NOTA DINAS
 Bentuk Memorandum
pejabat lain yang ditunjuk
dalam lingkungan satuan
organisasi/kerja sesuai
dengan tugas, wewenang,
dan tanggung jawab .
Bentuk Surat
Dinas Menteri
Agama
Bentuk Surat
Dinas atas
nama Menteri
Agama
Bentuk Surat
Dinas Pejabat
Eselon I
Bentuk Surat
Dinas atas
nama Pejabat
Eselon I
 Bentuk
Undangan
yang
ditandatangani
Menteri Agama
Bentuk Surat
Undangan
Pejabat
Eselon I
 Bentuk
Berita Acara
 Telaahan Staf
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf
1) Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf terdiri dari:
a) kop Naskah Dinas;
b) kata TELAAHAN STAF ditulis dengan huruf
kapital secarasirnetris;
c) kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital
secara s irnetris; dan
d) judul telaahan staf ditulis dengan huruf kapital
secara sirnetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari:
a) Persoalan, yang rnernuat pernyataan singkat
dan jelas tentang persoalan yang akan
dipecahkan;
b) Praanggapan, yang rnernuat dugaan yang
beralasan, berdasarkan data yang ada, saling
berhubungan sesu ai dengan situasi yang
dihadapi, dan rnerupakan kernungkinan
kejadian di rnasa yang akan d a tang;
c) Fakta yang rnernpengaruhi, yang rnernuat fakta
yang rnerupakan landasan analisis dan
pernecahan persoalan;
d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan dan akibatnya, harnbatan
serta keu ntungan dan kerugiannya,
pernecahan atau cara bertindak yang rnungkin
atau dapat dilakukan;
e) Kesirnpulan, yang rnernuat intisari hasil diskusi,
yang rnerupakan pilihan cara bertindak atau
jalan keluar; dan
f) Tindakan yang disarankan, yang rnernuat
secara ringkas dan jelas saran atau usul
tindakan untuk rnengatasi persoalan yang
dihadapi.
3) Kaki
Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari:
a) narna jabatan pernbuat telaahan staf, yang
ditulis dengan huruf awal kapital;
b) tanda tangan;
 Tembusan Surat
1. Kata Tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan
nomor di atas, tanpa diberi garis bawah.
2. Apabila Tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu
instansi, dibelakang kata “Tembusan” dibubuhkan titik dua (:)
3. Pengetikan Tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus
dengan huruf T pada kata Tembusan
4. Urutan obyek Tembusan dimulai dari pejabat
yang tertinggi tingkat eselonnya

5. Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata

Kepada yang terhormat atau Yth

6. Tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan

sebagai laporan, arsip atau pertinggal.
 Contoh Tembusan Surat
Tembusan
Menteri Agama

Tembusan :
1. Menteri Agama
2. Sekretaris Jendral Kementerian Agama
3. Kepala Balai Diklat Keagamaan Banjarmasin