TATA NASKAH DINAS

KEMENTERIAN AGAMA

Oleh: Tim Widyaiswara

BDK Banjarmasin
 DASAR HUKUM
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah

KMA Nomor 8 tahun 2016 tentang Kode Jabatan,

Singkatan, dan Akronim pada Kementerian Agama.

KMA Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas Pada Kementerian Agama
PMA NOMOR 4 TAHUN 2016
TENTANG PENCABUTAN PMA NOMOR 16 TAHUN 2006
TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN
DEPARTEMEN AGAMA

Pasal 1
Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama dicabut dan
dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 2
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara
Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 29 Januari 2016
KMA NOMOR 9 TAHUN 2016
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai
rujukan atau acuan bagi satuan organisasi/kerja dalam
pembuatan dan pengelolaan naskah dinas setiap unit
kerja pada Kementerian Agama.

2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan untuk
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif
dan efesien antar unit kerja pada Kementerian Agama.
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efesien dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, sfesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggung Jawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kewenangan dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem
administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran
dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang
berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
Jenis Naskah Dinas
1 Naskah Dinas Arahan

2 Naskah Dinas Korespondensi

3 Naskah Dinas Khusus

4 Laporan

5 Telaah Staf

6 Formulir

7 Naskah Dinas Elektronik

1

Peraturan dan Keputusan (KMA 777 TAHUN 2016)

Naskah
Instruksi Menteri Agama (KMA 777 TAHUN 2016)
Dinas Pedoman
Arahan Petunjuk Pelaksanaaan
SOP
Surat Edaran
Surat Tugas
2 Naskah Dinas Korepondensi
Naskah Dinas Korespondensi Eksternal adalah Surat Dinas : naskah dinas pelaksanaan tugas
pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada
pihak lain di luar satuan organisasi.
Surat Undangan surat dinas yang memuat undangan
Naskah Dinas Korespondensi Internal kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
◦ Nota Dinas untuk menghadiri acara kedinasan seperti rapat, upacaraa,
◦ Memorandum dan pertemuan
Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Surat Undangan Memorandum merupakan naskah dinas internal pada
satuan organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan suatu
masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan
pendapat kedinasan.

Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuan organisasi/kerja yang dibuat oleh pejabat dalam
melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian pendapat kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan
ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat struktural yang dituju.
3
Naskah Dinas Khusus
Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian Internasional.
Surat Kuasa
Berita Acara
Surat Keterangan
Surat Pengantar
Pengumuman
4-7 Laporan merupakan naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan/kejadian.
Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang
disampaikan oleh pejabat struktural atau fungsional yang
memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu
persoalan dengan memberikan jalan keluar / pemecahan
yang disarankan.
Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang
atau lembar naskah untuk ;mencatat berbagai data dan
informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau
lernbaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan
yang diperlukan.
Naskah Dinas Elektronik merupakan naskah dinas
berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara
elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik.
 Wewenang Pembuatan/ Penetapan dan Penandatanganan Naskah Dinas
Jenis Naskah Dinas Wewenang Pembuatan/ Penetapan dan Penandatanganan
Instruksi pada Kementerian Agama Menteri Agama
Surat Edaran pada Kementerian Agama Menteri Agama dan dapat dilimpahkan pada Sekretaris Jenderal atau Pejabat
yang ditunjuk sesuai substansi surat edaran
Surat tugas Menteri Agama dan Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggungjawab
Nota Dinas pejabat dalam satu lingkungan internal satuan organisasi sesuai dengan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab
Memorandum atasan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab
Surat Dinas dan Surat Undangan pejabat yang berwenang sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawab
Berita Acara para pihak dan para saksi apabila diperlukan
Surat Keterangan dan Surat Pengantar pejabat yang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab
Pengumurnan Menteri Agama serta Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawab
Laporan pejabat yang diserahi tugas
Telaahan Staf pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawab
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
Syarat Penyusunan Naskah Dinas

• Ketelitian
• Kejelasan
Syaratan Penyusunan
TND
• Singkat & Padat
• Logis dan Meyakinkan
• Pembakuan
Syarat Penyusunan Naskah Dinas

Persyaratan 1. Ketelitian
Penyusunan TND Harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan kaidah ejaan

2. Kejelasan
Harus memperhatikan kejelasan, aspek fisik, dan materi

3. Singkat & Padat

Harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal,
efektif, singkat, padat dan lengkap)

4. Logis dan Meyakinkan

Harus runut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah
dinas dilakukan menurut urutan logis dan meyakinkan

5. Pembakuan
Harus taat aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik
dari sudut format maupun penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi naskah dinas

16
 Kode Jabatan pada Naskah Dinas
Pemberian kode jabatan diurutkan
berdasarkan organisasi dan tata
kerja yang ditetapkan oleh Menteri
Agama dan diurutkan sesuai
dengan struktur organisasi pada
organisasi dan tata kerja masing-
masing unit organisasi.
Kewenangan Penetapan Kode Jabatan

Kementerian Agama Pusat

Menteri Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Agama Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri
Balai Pendidikan dan Pelatihan
Balai Penelitian dan Pengembangan
Asrama Haji
Kantor Urusan Haji
 Kewenangan Penetapan Kode Jabatan

Kantor Wilayah Kementerian Agama

Kepala Kantor Wilayah Provinsi Kantor Kementerian Agama
Kementerian Agama Provinsi Kabupaten/Kota Kantor Urusan Agama
Kecamatan
Madrasah Negeri
 Kewenangan Penetapan Kode Jabatan

Rektor atau Ketua

Perguruan Tinggi
Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri
Keagamaan Negeri
PENYUSUNAN PERATURAN
KEMENTERIAN AGAMA

21
 DASAR HUKUM

UU Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-

undangan

Perpres Nomor 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan

KMA Nomor 777 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusunan Keputusan

dan Instrumen Hukum Lainnya Pada Kementerian Agama
Jenis dan Hierarki Peraturan Perundang-Undangan
[Pasal 7 UU No. 12/2011)

◼ Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945

◼ Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat
◼ Undang-Undang/Peraturan Pemerintah Pengganti UU
◼ Peraturan Pemerintah
◼ Peraturan Presiden
◼ Peraturan Daerah Provinsi
◼ Peraturan Daerah Kabupaten/Kota
Keberadaan Peraturan menteri dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan diatur dalam Pasal 8 ayat (1) UU No.
12/2011:
Jenis Peraturan Perundang-undangan selain sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1)
mencakup peraturan yang ditetapkan oleh :

a. Majelis Permusyawaratan Rakyat, k. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

b. Dewan Perwakilan Rakyat, Provinsi,
c. Dewan Perwakilan Daerah, l. Gubernur,
d. Mahkamah Agung, m. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
e. Mahkamah Konstitusi, Kabupaten/Kota,
f. Badan Pemeriksa Keuangan, n. Bupati/Walikota,
g. Komisi Yudisial, o. Kepala Desa atau yang setingkat.
h. Bank Indonesia,
i. Menteri,
j. badan, lembaga, atau komisi yang
setingkat yang dibentuk dengan
Undang-Undang atau Pemerintah
atas perintah Undang-Undang,
 KMA NOMOR 777 TAHUN 2016

Sebagai acuan sehingga dalam penyusunan Keputusan

dan Pedoman
Instrumen sebagai
hukum lainnya pada Kementerian
acuan sehingga dalam
Agama dapat dilakukan dengan tertib, mempergunakan
penyusunan Keputusan dan Instrumen hukum
metode yang pasti, baku, dan standar sesuai dengan
lainnya pada Kementerian Agama dapat dilakukan
ketentuan peraturan perundang-undangan dan prosedur
dengan tertib, mempergunakan metode yang pasti,
yangbaku,
telah ditentukan.
dan standar sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan dan prosedur yang
telah ditentukan.
Pejabat Pembentuk Keputusan Kementerian
Agama

a. Pejabat Pimpinan Unit Kerja Eselon I Pusat;

b. Pimpinan Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri;
c. Pejabat Pimpinan Unit Kerja Eselon II;
d. Pejabat Pimpinan Unit Kerja Eselon III;
e. Kepala Madrasah Negeri; dan
f. Kepala KUA Kecamatan.
Format Keputusan Menteri dan Keputusan Lainnya
Format Keputusan Menteri:
a. Kertas ukuran F4 dengan berat 80 gram;
b. Paper size dengan custome size (21 cm x 33 cm);
c. Line spasing Keputusan Menteri 1 spasi, dengan spasi before dan after 0 pt;
d. Marjin untuk Keputusan Menteri
✓ batas atas 3 cm untuk halaman pertama dan seterusnya),
✓ batas bawah (Bottom Margin) 2,5 cm,
✓ batas kiri (Left Margin) 2,5 cm,
✓ batas kanan (Right Margin) 2,5 cm;
e. Pencantuman nomor halaman 2 dan seterusnya dicantumkan pada bagian atas tengah dengan didahului dan
diakhiri tanda baca (-) serta diberi jarak 1 (satu) spasi; dan
f. Jenis huruf yang dipergunakan Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12.

■ Kerangka dan Format Keputusan Menteri berlaku mutatis mutandis bagi Keputusan lainnya dibawah Keputusan
Menteri.
Menurut buku Terminologi Hukum karangan IPM
Ranuhandoko, mutatis mutandis berarti “dengan
perubahan yang perlu-perlu”.

Maka mutatis mutandis dapat

diartikan dengan
-
perubahan-perubahan yang
diperlukan atau penting.
Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama pada Naskah Dinas

Digunakan untuk Digunakan untuk

Keputusan yg dibentuk oleh pejabat dibawah Menteri
Keputusan Menteri Agama Nota Kesepahaman/Perjanjian Kerjasama yang ditanda tangani oleh
Menteri dan pejabat dibawah Menteri
Instruksi Meneteri Agama Instruksi yg dibuat oleh pejabat dibawah Menteri
 Bentuk
Lembar
Pengesahan
Bagian
Depan