Ruang LINGKUP dan PRAKTEK TATA NASKAH dinas

DILINGKUNGAN kementerian agama

Dr. Drs. H. M. Amir Sholehuddin, M. Pd.I

Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Madiun

1
 CURIKULUM VITAE
 Nama : Dr. Drs. H. M. Amir Sholehuddin, M. Pd.I
 NIP : 196703071998031001
 TTL : Mojokerto, 07 Maret 1967
 Pangkat/Gol : Pembina ( IV / a
 Jabatan Dinas : Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Madiun
 Instansi : Kantor Kementerian Agama Kota Madiun
 Alamat Kantor : Jl. Mayjend Panjaitan No. 3 Madiun
 Telp.Fax : ( 0351 462606 ) Fax 0351 462113
 Alamat Rumah Dinas : Jl. Mayjend Panjaitan No.3 Madiun
 Alamat Rumah : Jl. Kamas S Gg. Lap. Ds. Kedung Maling
Kec.Sooko Kab. Mojokerto
 Telepon : 081357323963
 Pendidikan Terakhir : S3
Materi yg disampaikan : Ruang Lingkup Dan Praktek Tata
Naskah Dinas
Dilingkungan Kementerian Agama
2
 DASAR HUKUM

 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
 Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama sebagaimana
telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri
Agama Nomor 16 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas
Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama
 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
 Peraturan Menteri Agama Nomor 44Tahun 2010 tentang
Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama
 . KMA Nomor 120 Tahun 2013 tentang Jadual Retensi Arsip
Fasilitatif dan Substantif di lingkungan Kementerian Agama 3
 PMA NOMOR 4 TAHUN 2016 tentang
pencabutan pma nomor 16 tahun 2006
tentang tata persuratan dinas
di lingkungan departemen agama

4
Latar Belakang

Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun

2006 tentang Tata Persuratan Dinas di
Lingkungan Departemen Agama perlu
dilakukan perubahan sejalan dengan
perkembangan tata persuratan dinas pada
kementerian/lembaga;

5
Peraturan Menteri Agama Nomor 4 Tahun
2016 mencabut Peraturan Menteri Agama
Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas di Lingkungan
Departemen Agama.

6
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama

7
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama

Latar Belakang
1. Kode Indeks Surat pada PMA 16 tahun 2006
tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan
Departemen Agama diubah menjadi Kode
Jabatan yang tertuang dalam KMA nomor 8
Tahun 2016 tentang Kode Jabatan,
Singkatan, dan Akronim pada Kementerian
Agama.
2. Singkatan dan Akronim pada Kementerian
Agama belum diatur dalam Peraturan
Perundang-undangan. 8
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama

Tujuan
1. Mewujudkan pemahaman yang sama serta
kejelasan dan kemudahan komunikasi bagi
satuan organisasi, satuan kerja, dan unit
pelaksana teknis pada Kementerian Agama
serta pemangku kepentingan;
2. Melancarkan komunikasi organisasi dalam
pemanfaatan teknologi informasi.

9
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama

Asas
1. kesesuaian dengan kaidah bahasa Indonesia;
2. kesamaan dalam pengertian dan pemahaman;
3. kemudahan dalam penggunaan dan komunikasi;
4. pembedaan yang jelas dalam kode jabatan,
singkatan, dan akronim;
5. kesesuaian dengan tuntutan lingkungan; dan
6. penghindaran dari kesalahan berbahasa, kesan
tidak sopan, tidak santun, dan kesalahpahaman.

10
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama

Kewenangan penetapan kode jabatan

1. Kode jabatan pada Kementerian Agama Pusat, Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi, Perguruan
Tinggi Keagamaan Negeri, Balai Pendidikan dan
Pelatihan, Balai Penelitian dan Pengembangan,
Asrama Haji, Kantor Urusan Haji, dan Unit Pelaksana
Teknis yang sudah ditetapkan dalam KMA Nomor 8
Tahun 2016 tidak perlu ditetapkan kembali.
2. Kode Jabatan pada satuan organisasi/kerja yang
belum ditetapkan dalam KMA Nomor 8 Tahun 2016
ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi masing-
masing.
11
 KMA NOMOR 8 TAHUN 2016 tentang
kode jabatan, singkatan, dan akronim
pada kementerian agama
Penggunaan Singkatan, Akronim dan Gabungan Singkatan dan
Akronim
 Mempermudah komunikasi, khususnya dalam pengelolaan
tata naskah dinas serta tata naskah dinas elektronik, dalam
penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi.
 Tidak menimbulkan pertumpangtindihan singkatan,
akronim, dan gabungan singkatan dan akronim sehingga
tidak terjadi kesalah pahaman dalam penulisan singkatan,
akronim dan gabungan singkatan dan akronim sehingga
tercipta kelancaran komunikasi.
 Harus memperhatikan kesesuaian dengan kesantunan
dalam berbahasa dan tidak menimbulkan ejekan. Apabila
timbul penolakan publik, singkatan, akronim, dan gabungan
singkatan dan akronim yang sudah ada dapat diubah.
12
KMA NOMOR 9 TAHUN 2016 tentang
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
pada kementerian agama

13
 KMA NOMOR 9 TAHUN 2016 tentang
Pedoman tata naskah dinas
pada kementerian agama

Latar Belakang
 Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur
dalam administrasi umum yang merupakan
komponen penting dalam ketatalaksanaan
pemerintah.
 Sesuai dinamika perkembangan peraturan
dan teknologi informasi, perlu
menyempurnakan tata naskah dinas dalam
rangka memperlancar arus informasi dan
komunikasi tulis kedinasan.
14
 KMA NOMOR 9 TAHUN 2016 tentang
Pedoman tata naskah dinas
pada kementerian agama
HIGLIGHT TATA NASKAH DINAS
No Uraian
1. Tata Persuratan Dinas disempurnakan menjadi Tata Naskah Dinas
2. Naskah dinas arahan yang bersifat mengatur dan menetapkan diatur dalam
peraturan perundang-undangan tersendiri
3. Penomoran naskah dinas berurutan dalam satu tahun takwim
4. Penggunaan paraf pada naskah dinas berada dua tingkat di bawah pejabat
penandatangan dibubuhkan sebelah kiri dan satu tingkat dibawah pejabat
penandatangan dibubuhkan sebelah kanan
5. Penandatangan pada naskah dinas menggunakan Nama Lengkap
(tanpa menggunakan gelar dan NIP)
6. Seluruh cap dinas pada satuan organisasi/kerja mencantumkan lambang ikhlas
beramal kecuali cap dinas PTKN
7. Pengiriman dan penerimaan surat dinas dilaksanakan satu pintu melalui satuan
kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan
15
Maksud dan Tujuan
Maksudnya adalah untuk menjadi acuan
dalam penyelengaraan tata naskah

Tujuannya adalah untuk menciptakan

kelancaran komunikasi tulis yang efektif
dan efisien

16
Asas-asas tata persuratan dinas

• EFEKTIF ESIFSIEN
• PEMBAKUAN
• PERTANGGUNGJAWABAN
• KETERKAITAN
• KECEPATAN DAN KETEPATAN
• KEAMANAN

17
 JENIS NASKAH DINAS
• I. NASKAH DINAS ARAHAN :
1. Pengaturan • IV. LAPORAN:
2. Penetapan dan • V. TELAAH STAFF
3. Penugasan • VI. FORMULIR
• II. NASKAH DINAS KORESPONDENSI : • VII. NASKAH DINAS
1. Intern
2. extern dan
3. undangan
• III. NASKAH DINAS KHUSUS
1.Surat Perjanjian
2.Surat Kuasa
3.Berita Acara
4.Surat Keterangan
5.Surat Pengantar
6.Pengumuman 18
19