NASKAH
PUSKESMAS MAKARTI MULYA
Nomor
Revisi Ke 01
Berlaku
Tanggal
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. Atas segala Rahmat dan Hidayah-
Nya, yang telah di limpahkan kepada kita semua.
Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan pedoman tata naskah,
buku pedoman tata naskah di susun dalam rangka pengaturan dan pengelolaan surat-surat
dinas baik terhadap kop, logo, ukuran dan jenis kertas, penggunaan ukuran huruf, bentuk
surat, kewenangan penandatangan serta cap/stempel dapat lebih teratur dan terarah
sehingga efisien dan efektif dalam Administrasi Puskesmas Makarti Mulya. Buku pedoman ini
di harapkan dapat menjadi acuan dalam penyusunan dokumen-dokumen kegiatan
Puskesmas.
Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tim
penyusun dan seluruh pihak yang terkait sehingga buku pedoman ini bisa di terbitkan.
Semoga buku pedoman tata naskah ini bisa digunakan sebaik-baiknya guna
menciptakan kelancaran komunikasi tulis intern dan ekstern yang efektif dan efisien dalam
rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Makarti Mulya.
Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran
perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita
semua.
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI............................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................
BAB II JENIS DAN FORMAT TATA NASKAH ...................................................
BAB III PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS.............
BAB IV PENUTUP...............................................................................................
A. LATAR BELAKANG
1. Maksud
Pedoman tata naskah ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai pedoman atau
acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen terkait akreditasi
di lingkungan Puskesmas Makarti Mulya.
2. Tujuan
a. Tersedianya pedoman bagi Pimpinan, penanggung jawab dan pelaksana upaya
kesehatan di Puskesmas dalam menyusun dokumen-dokumen yang
dipersyaratkan dalam standar akreditasi,
b. Tersedianya pedoman bagi pendamping akreditasi di Dinas Kesehatan Kabupaten
untuk melakukan pendamping pada Puskesmas,
c. Tersedianya pedoman bagi surveior dalam melakukan penilaian akreditasi
Puskesmas,
d. Tersedianya pedoman penyusunan dokumen untuk pelatihan akreditasi
Puskesmas.
a. Pelatih akreditasi
b. Pendamping dan surveior akreditasi Puskesmas
c. Pimpinan Puskesmas, penanggung jawab, pelaksana dan tim mutu/akreditasi
Puskesmas
d. Pemerhati akreditasi Puskesmas
D. ASAS
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk baku, termasuk jenis,
penyusunan dokumen, dan tata cara penyelenggaraannya.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan unsur administrasi umum
lainnya.
6. Asas Keamanan
Dokumen harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
Jenis naskah dinas terdiri atas naskah dinas kebijakan, pedoman, prosedur,
panduan, kerangka acuan kegiatan, laporan dan naskah dinas korespondensi serta naskah
dinas surat kedinasan lainnya.
Jenis naskah dinas yang diatur dalam tata naskah di Puskesmas Makarti Mulya
dalam rangka akreditasi terdiri dari :
1. Kebijakan Pimpinan Puskesmas,
2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
3. Pedoman/manual mutu,
4. Pedoman/panduan teknis,
5. Standar Operasional Prosedur (SOP),
6. Kerangka Acuan Kegiatan, dan
7. Surat-surat kedinasan lainnya.
A. KEBIJAKAN
Format Penulisan
1. Kertas F4 (costum size : width =21,5 cm & height = 33 cm)
2. Jenis huruf Arial
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1
5. Batas kertas :
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm
2. Konsideran, meliputi :
a. Menimbang :
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang
dan alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda
baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil
dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma (;).
3. Diktum :
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (pimpinan), seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).
4. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Keputusan yang dirumuskan
dalam diktum-diktum, misalnya :
Kesatu :
Kedua :
dst :
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Keputusan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan
pada halaman terakhir ditanda tangani oleh pejabat yang menetapkan
Peraturan/Surat Keputusan.
5. Kaki :
Kaki Peraturan/Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda
tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/keputusan
yang teridiri dari :
a. Tempat dan tanggal penetapan,
b. Nama jabatan diakhiri tanda koma,
c. Tanda tangan pejabat,
d. Nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
6. Penanda tanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya ditanda tangani oleh
Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya, dituliskan nama tanpa gelar dan huruf kapital
semua.
7. Lampiran peraturan/keputusan:
a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul Peraturan/Surat Keputusan,
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Keputusan yaitu :
1. Kebijakan yang telah ditetapkan Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya tetap berlaku
meskipun terjadi penggantian Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya hingga adanya
kebutuhan revisi atau pembatalan.
2. Untuk kebijakan berupa peraturan, pada batang tubuh tidak ditulis sebagai diktum
tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
3 Spasi
NGASPIYO
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Makarti Mulya
Rencana Lima Tahunan Puskesmas
Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten OKI, Puskesmas
perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten.
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan
fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan
kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara
optimal.
Aturan penulisan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut
1. Format Penulisan
a. Kertas F4 (costum size : width =21,5 cm & height = 33 cm)
b. Jenis huruf Arial
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi 1
e. Batas kertas:
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm
2. Sistematika Penulisan.
Sistematika penulisan Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun
dengan sistematika sebagai berikut:
Bab I. PENDAHULUAN
A. Keadaan Umum Puskesmas
B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
B. Penyusunan rencana
1) Penetapan tujuan dan sasaran
2) Penyusunan rencana
a) Penetapan strategi pelaksanaan
b) Penetapan kegiatan
c) Pengorganisasian
d) Perhitungan sumber daya yang diperlukan
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam
maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan
dipelihara oleh organisasi.
1. Format Penulisan
a. Kertas F4 (costum size : width =21,5 cm & height = 33 cm)
b. Jenis huruf Arial
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi 1
e. Batas kertas:
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm
2. Sistematika Penulisan.
KATA PENGANTAR
I. PENDAHULUAN
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan
VII. PENUTUP
Lampiran (jika ada)
C. PEDOMAN/PANDUAN TEKNIS
A. PANDUAN
1. Format Penulisan
a. Kertas F4 (costum size : width =21,5 cm & height = 33 cm)
b. Jenis huruf Arial
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi 1
e. Batas kertas:
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm
2. Sistematika Penulisan.
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
No. :
Dokument
No. Revisi :
SOP Tanggal :
Terbit
Halaman :
Puskesmas Ttd Pimpinan Puskesmas Ns. NGASPIYO, S.Kep
Makarti Mulya NIP.197904152010011016
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Langkah-langkah
7. Bagan Alir
8. Hal – hal
yang perlu
diperhatikan
9. Unit terkait
10. Dokumen Terkait
11. Rekaman historis
No Yang Isi Tanggal mulai
diubah perubahan diberlakukan
Penjelasan :
Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas
dan nama Pimpinan Puskesmas Makarti Mulya, Judul SOP, Nomor dokumen,
nomor revisi, tanggal terbit, halaman dan tanda tangan Pimpinan Puskesmas
Makarti Mulya .
Sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi, prosedur, langkah-
langkah,bagan alir, hal-hal yang perlu diperhatikan, unit terkait, dokumen terkait,
rekaman historis.
c. Isi SOP
Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut:
a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin
sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi
persepsi.
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai
acuan……”
c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP
tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan:
Keputusan Kepala Puskesmas Makarti Mulya No ...........tentang Pelayanan
Imunisasi.
d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.
e) Prosedur : berisikan tentang alat dan bahan yang akan dilakukan.
f) Langkah- langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
g) Bagan Alir :Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam
langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan bagan alir untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkahnya.Adapun bagan alir secara garis besar
dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
(1) Bagan alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan
secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal
satu simbol.
Bentuk balok :
(2) Diagram alir mikro/ micro flow chart, menunjukkan rincian kegiatan-
kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut :
Awal kegiatan :
Akhir kegiatan :
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
F. KERANGKA ACUAN
1. Format Penulisan
a. Kertas F4 (costum size : width =21,5 cm & height = 33 cm)
b. Jenis huruf Arial
c. Ukuran huruf 12
d. Spasi 1
e. Batas kertas:
Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 2 cm
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2 cm
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran Program/kegiatanmenunjukkan hasil antara
yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program
perlu memperhatikan sasaran yang baik harus memenuhi “SMART”
Times New
Roman, size 10
Italic, size 10 (rata tengah)
(rata tengah) dan
diwarnai biru
........................................................................................................
..................................................................................................................
.......................................................
........................................................................................................
..................................................................................................................
.......................................................
........................................................................................................
............................................
Nama
NIP.............................................
Tembusan :
1. ....
2. ....
Dasar : .................................................................
Memerintahkan
Untuk : ........................................................................................................................
.
........................................................................................................................
.
........................................................................................................................
Nama
NIP. ................................
V. dst nya...
1. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
2. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Wakil Manajemen Mutu.
3. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
4. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
5. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
2. Penyusunan Dokumen
Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di Puskesmas,
dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen.
Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi
Puskesmasdengan mekanisme SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit
kerja disampaikan ke tim mutu/timm akreditasi.
3. Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Pimpinan Puskesmas.
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
7. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas
dikelompokan masing-masing bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
Akhirnya semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat secara maksimal, dengan tidak
mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi guna penyempurnaan buku pedoman ini di
masa akan datang.
000 UMUM
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANAN/KETERTIBAN
400 KESEJATERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
800 KEPEGAWAIAN
Perincian Ketiga
442 Obat-obatan
.1 Pengadaan
.2 Penyimpanan
.5 Hygiene Sanitasi
.51 Tempat-tempat Pembuatan dan Penjualan Makanan & minuman. (TPPMM)
.52 Sarana Air Minum & Jamban Keluarga ( samijaga )
53 Pestisida
444 Gizi
1. Kekurangan makanan
2. Bahaya Kelaparan, Bungsu Lapar
3. Keracunan makanan
4. Menu makanan rakyat
449 -
800 KEPEGAWAIAN
Klasifikasikan disini: Kebijaksanaan kepegawaian
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Makarti Mulya
1. Perencanaan
2. Penelitian
3. Pengaduan
4. Team
5. Statistik
6. Peraturan perundang-undangan
810 MUTASI
Meliputi pengangkatan, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat,
Pelimpahan, detasering, tugas belajar dan wajib belajar
1. Pegawai golongan I
2. Pegawai golongan II
3. Pegawai golongan III
4. Pegawai golongan IV
1. Pegawai golongan I
2. Pegawai golongan II
3. Pegawai golongan III
4. Pegawai golongan IV
824 KEDUDUKAN
Meliputi penghitungan masa kerja, penyesuaian pangkat/gaji,
Penghargaan ijazah dan jelang pangkat.
829 -
830 -
831 -
832 -
833 -
835 Tunjangan
1. Jabatan
2. Kehormatan
3. Kematian
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Makarti Mulya
4. Tunjangan hari raya
5. Perjalanan dinas tetap/cuti/pindah
6. Keluarga
7. Pangan, uang makan
836 CUTI
Meliputi cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti naikhaji, cuti diluar
Tanggungan Negara dan cuti alasan lain.
837 Cuti tahunan
838 Cuti besar
839 Cuti sakit
840 Cuti hamil
841 Cuti naik haji
842 Cuti diluar tanggungan Negara
843 Cuti alas an lain
844 -
845 -
846 PENILAIAN
847 PENGHARGAAN
1. Bintang/Satyalancana
2. Kenaikan pangkat anumerta
3. Kenaikan gaji istimewa
4. Hadiah berupa uang
5. Pegawai teladan
848 Hukuman
1. Tegoran/peringatan
2. Penundaan kenaikan gaji
3. Penurunan pangkat
4. Pemindahan
Catatan: Pemberhentian untuk sementara waktu dan pemberhentian tidak
Dengan hormat lihat 887 dan 888
849 Konduite
850 Ujian dinas
1. Tingkat I
2. Tingkat II
3. Tingkat III
871 Formasi
872 Bezetting
873 Regitrasi
1. NIP
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Makarti Mulya
2. KARPEG
3. Legitamasi/tanda pengenal
4. Daftar keluarga
876 Penggajian
1. SKPP
877 Sumpah/janji
878 Korps kepegawaian
879 -
883 Karena meninggal
1. Karena meninggal dalam tugas
884 Alasan lain
885 Uang pesangon
886 Uang tunggu
887 Untuk sementara waktu
888 Tidak dengan hormat
889
880 PEMBERHENTIAN
Meliputi pemberhentian-pemberhentian atas permintaan sendiri, dengan hak
pensiun, karena meniggal dunia, alas an lain, dengan diberi uang pesangon,
uang tunggu, untuk sementara waktu dan pemberhentian tidak hormat.
-
890 PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi perencanaan, pendidikan regular, pendidikan non regular,
pendidikan keluar negeri, metode, tenaga pengajar administrasi pendidikan,
faselitas dan sarana pendidikan.
891 Perencaan
891 Pendidikan regular
IIP
.2 Akademi
.21 Agraria
.22 Pemerintahan dalam negeri
.3 Khusus-khusus regular
898 Fasilitas
.1 Tunjangan belajar
.2 Asrama
.3 Uang makan
.4 Uang transport
.5 Uang buku
899 Sarana
.1 Buku
.2 Gedung lihat 001 : peralatan lihat 020
910ANGGARAN
911 Rutin
912 Pembangunan
913 Anggaran belanja tambahan
914 DIk
915 DIP
916 -
917 -
918 -
919 -
920 OTORISASI
921 Rutin
922 Pembangunan
923 SIAP
924 Ralat SKO
925 -
926 -
927 -
928 -
929 -
930 VERIFIKASI
931 SPM rutin (Daftar P8)
932 SPM pembangunan (Daftar P8)
933 Penerimaan (Daftar P6-P7)
934 SPJ rutin
935 SPJ pembangunan
936 Nota pemeriksaan
937 SP pemendahan pembukuan (SPPP)
938 -
939 -
940 PEMBUKUAN
941 Penyusunan perhitungan anggaran
942 Permintaan data anggaran
Laporan fisik pembangunan
943 -
944 -
945 -
946 -
947 -
948 -
949 -
950 PERBENDAHARAAN
951 Tuntutan ganti rugi (ICW Pasal 74)
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Makarti Mulya
952 Tuntutan perbendaharaan
953 Penghapusan kekayaan oleh Negara
954 Pengangkatan/Pergantian bendaharawan
955 Spicemen tanda tangan
956 Surat tagihan piutang, akhtisar bulanan
957 -
958 -
959 -
970 PENDAPATAN
971 Perimbangan keuangan
972 Subsidi
973 Pajak, Ipeda, I, H.H., I.H.P.H.
974 Retribusi
975 Bea
976 Cukai
977 Pungutan
978 Bantuan Presiden, Menteri
979 -
980 -
981 -
982 -
983 -
984 -
985 -
986 -
987 -
988 -
989 -
990 BENDAHARAAN
991 SKKP
992 Tegoran SPJ