KMA No. 9 Tahun 2016
Diunggah oleh
Fajar YogatamaHak Cipta
Format Tersedia
Bagikan dokumen Ini
Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?
Apakah konten ini tidak pantas?
Laporkan Dokumen IniHak Cipta:
Format Tersedia
KMA No. 9 Tahun 2016
Diunggah oleh
Fajar YogatamaHak Cipta:
Format Tersedia
iainlangs.
:i add
KEPUTUSAN MENTER! AGAMA REPUBLIK INOONESlA
NOMOR 9 TAHUN 2016
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH OINAS
PADA KEMENTERJAN AOAMA
DENOAN RAllMATTUHAN YANG MAHA ESA
MENTER! AGAMA REPUBLIK INDONESlA,
Menimbang a. bahwa dalam rangka meningkatkan terlib administras~
kcdinasan serta efisiensi komunikasi dan mformasi
antarunit organisasi, perlu dilctapkan tala naskah dinas
pada Kemenlcrian Agama;
b . bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam hurur a, pcrlu menetapkan Keputusan
Menteri Agama tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
pada Kementerian Agarna;
Mengmgat l. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan -Ketentuan Pokok Kcarsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia 'l'ahun 197 L Nomor 32,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
2964) scbagaimana telah diubah dengan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaro.n Negara Republik lndone~iu Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Rcpubtik Indonesia Nomor
5071 );
2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang
Bcndera, Bahaw, dan Lambang Negara, scrta Lagu
Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5035);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang
Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 176);
'I. Pt:raturan Pemei inlWi Nomor '13 Tahun l 95tl ten tang
Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1958 l'\omor 71, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1630);
5. Pcraturan Pemerinlah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan {Lembaran Negara Republik
Indonesia 1'abun 2012 Nomor 53, Tambahan Lcmbaran
Negara Rcpublik Indonesia Nomor 52861:
iainla ngsa.a c.Id
. 2.
6. Peraturan Presiden Nornor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementcrian Negara {Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 20 15 Nomor 8);
7. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang
Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 168);
8. Peratu ran Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama
sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir
dengan Peraturan Mentcri Agama Nomor 16 Tahun 2015
tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Menteri
Agama Nomor 10 Tahun 20 10 lentang 01rganisasi dan
Tata Kerja Kementerian Agama (Serita Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 348);
9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor 6 Tahun 201 l tentang Pedoman Umum Tata
Persuratan Dinas Elektronik di Lingkungan lnstansi
Pcrnerintah;
10. Peratu ran Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012
tenLang Organisasi dan Tata Kc1ja lnstansi Vertikal
Kementerian Agama (Serita Negara Republik Indonesia
Tahun 20 12 Nomor 851 );
11 . Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Sirokrasi Nomor 80 Tahun 2012 ten tang
Pedoman Tata Persuratan Dinas lnstansi Pemerintah
(Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor
69);
12. Kepu tusan Meoteri Pendayagu naan Aparatur Negara
Nomor 13/KEP/M.PAN/ 1/2003 tentang Pedoman
Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di
Lingkungan lnstansi Pemerintah;
ME:MUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN MENTER! AGAMA TENTANC PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS PADA KE:MENTERlAN AGAMA.
KESATU Mcnetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas pacta
Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Keputusan Menteri ini.
KEDUA Pedoman Tata Naskah Dina~ pada Kemen terian Agama
sebagaimana d imaksud dalam Diktum KESATU
rnerupakan pedoman bagj seluruh Saluan Organisasi,
Satuan Kerja, clan UniL Pelaksana Teknis pada
Kementerian Agama dalam menyelenggarakan tata naskah
rl i n a~.
iainla ngsa.ac.id
-3-
KETJGA Tata naskah dinas yang telah ada di lingkungan
Kementerian Agama secara bertahap agar disesuaikan
dengan Pedoman T:ata Naskah Dinas pada Kementerian
Agama paling lambat 2 (dua) tahun sejak Kepurusan ini
ditetapkan.
KEEMPAT Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
I..-
M SAIFUDDIN f
iainla ngsa.a c.Id
4.
LAMPIRAN
KEPUTUSAN MENTERJ AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 9 TAHUN 2016
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
?ADA KEMENTERIAN AGAMA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Scsuai dinamika. perkembangan peraturan dan teknologi
informasi, Kementerian Agama perlu menyempurnakan tata naskah
dines dalam rangka mcmperlancar arus informasi dan komunikasi
tulis kedinasan.
Tata naskah d inas sebagai salah satu unsur administrasi
meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas,
penggw1aan larnbang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dan benar, kewenangan penandatangan, tata
surat, dan alur surat.
'Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk
seluruh satuan organisasi/kerja pada Kementerian Agama telah diarur
dalrun Peratu ran Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persur atan Dinas di Lingkungan Departemen Agama. Deng= adMya
Pe raturan Menteri Negara Pendayagunan Aparatur Negara Nomor 80
Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Na:skah Dinas lnstansi
Pemerintah, ketentuM dalam Tata Persuratan Dinas lersebut perlu
di~m purnakan.
B. Maksud dan Tujuan
l. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan scbagai ruj ukan atau
acuan bagi satuan organisasi/kerja dalam pembuatan dan
pengelolaan naskah d inas setiap unit kerja pada Kementerian
Agama.
2. Tujua11
Pedoman Tata Naskah Dioas bertujuan untuk menciptakan
kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antar unit ke1ja
pada Kementerian Agama.
C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Ta ta Naskah Dinas Keinenterian Agama
adalah:
1. tercapainya kesumaan pengertian, bahasa, dan penafsiran
pcnyele nggara tata naskah dinas;
0
iainla ngsa.ac.id
5.
2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan
unsur Jainnya dalam lingkup aclministrasi umum;
3. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan ta.ta naskah
dinas; dan
4. berkura ngnya tumpang tindih, salah t.afsir, dan pemborosan
penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. Asas
Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah d inas
scbagai berikut
l. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif
dan efisien dalam penulisan, penggu.naan ruang atau lembar
naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan
bahasa Indonesia yang baik, benar, dan Jugas.
2. Pem bakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang lelah dibakukan.
3. Pertanggung J awaban
Penyelenggaraan tata oaskah dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari segj. isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu,
dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, k lasifikasi,
penyampaian kepada yang lberhak, pemberkasan, kearsipan, dan
distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kemen terian Agama
meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturao tentang j enis
dan format naskah di.nas, penyusunan naskah dinas, pengurusan
naskah dinas korespondensi, penandatanganan naskah dinas,
penggunaan lam bang negara, logo dalam naskah dinas, tata
p ersuratru1, dan pt::nSbTLinaRn media sttrat .. menyurn.t.
F. Pengerlian Umum
l. Naskah Dinas adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang pada Kem.e nterian Agama dalam rangka
penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian
Agama.
P.
iainla ngsa.ac.id
- 6-
2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan ,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dines, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang
menggambarkan tata letak, termasuk penggunaan Jambang
negara, logo dan cap dinas, penulisan nama instansi, boks tanda
tangan, dan cap dinas, serta 'bentuk redaksional.
4. Lambang Negara adalah Lambang Garuda.
5. Lambang Kementerian Agama adalah Lambang lkhlas Beramal
yaitu gambar dan/atau huruf dalaro bentuk segi lima yang
digunakan dalam Naskah Dinas Kementerian Agama sebagai
identitas.
6 . Lam.bang Perguruan Tinggi Keagarnaan Negeri a dalah gambar
dan/atau huruf sebagai identitas Perguruan Tinggi Keagamaan
Negeri.
7. Kodc Jabatan adalah kode jabatan penandatangan pada naskah
dinas, disusun berdasark:a.n jabatan yang terdapat dalam
organisasi dan tata kerja yang telah ditetapkan oleh Menteri Agama
8. Satuan Organisasi adalah bagian dari suatu organisasi yang
menyelenggara kan kegiatan-kegiatan admlnistrasi dalam arti
lerbatas yang di dalamnya terdapat pejabat-pejabat yang
mengurusi administrasi kepegawaian, ke\.langan, dan administrasi
urnurn.
9. Satuan Kerja adalah unit-unit di bawah satuan organisasi yang
melaksanakan administrasi tertentu dan tidak memenuhi unsur-
unsur yang menangan i adm.inistrasi kepegawaian, keuangan, dan
adntinistrasi umum.
iainla ngsa.ac.id
-7-
BAB II
JENJS DAN WEWENANG PEMBUATAN/ PEN ETAPAN,
DAN 'PENANDATANGANAN NASKAH OlNAS
A. Jenis Naskah Dinas
J enis naskah dinas terctiri dari naskah dinas ar ahan, naskah dinas
korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, dan telaaha n staf.
I. Naskah dinas arahan terdiri drui:
Peratwan Mentcri Agaroa, Keputusan, lnstruksi Menteri Agama,
Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur, Surat
Edaran, dan Su:rat Tugas.
2. Naskah Dinas Korespondensi terctiri dari:
a . Nas kah Dinas Korespondensi Internal meliputi nota djnas dan
memorandum;
b . Naskah Dimas Korespondcsi Ekste rnal berupa surat dinas; dan
c. Surat Undangan.
3. Naskah Dinas Khusus meliputi perjanjian dalrun negeri dan perjan jian
internasio nal , surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat
pengantar, dan pengumuman.
4. Laporan;
5. Telaahan Staf;
6. Formulir; dan
7. Naskah Dinas Elektronik.
B. Naskah Dinas
1. Naskah Dinas Ara11M
Naskah dinas arahan merupakan naskah ctinas yang mem uat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksana kan dalam penyelenggaraan Lugas dan kegjalan Kt:meni:crian
Agama yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan , dan penugaSaJl.
a. PeraturM dM Kepulusan
KetentuM ten tang pengertiaJ1, kewenangan , format, daJ1 tata cara
penulisan peraturan dan keputusru1 dfatur sesufil ketenturu1
peraturan perundang-undangan.
b. lnstru ksi Men teri Agama
Instruksi Menteri Agama me1upaka 11 naskah dinas yang membuat
perintah a tau arahan untuk melakukan pekerj aan atau
melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.
c. Pcdoman mcrupakaJ1 n askah dinas yang memuat acuaJl yang
bersifat umum yang perlu dijabarkan ke dalam petu njuk
operasional tlan pcnerapannya dfacsuaikan dcngan karaktcristik
Kementerian Agama.
iainla ngsa.ac.id
. g.
d. Petunjuk Pdaksanaan memuat cara pelaksa.naan kegia.tan ,
termasuk urutan pelaksanaannya.
e. Standar Operasional Prosedur
Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara
penulisan per aturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
L Surat Edaran merupakan naskah dinas yang memuat pen etapan
dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak serta ditujukan kcpada lingku ngan tertentu.
g. Surat tugas
Surat tugas merupakan naskah dinas dari Menteri Agama,
Pimpinan Satuan Organisa:;i/ Kcrj<1. y<111g ctirnj\lk<l.!1 kepada bawahan
atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan
pekerjaan Se$uai dengan tugas dan fu ngsi.
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas. Korespondesi Internal
l) Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satua.;1
organfaasi/kcrja yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan lapor"a.n, pcmbcrital1uan, pernyat aan,
permintaan, atau pcnyampaian pendapat kepada pejabat lain.
Nata Dines memuat haJ yang bersifat rutin, berupa cat.at.an
ringkas dan lengkap, dan dapal langsung dijawab dengan
disposisi oleh pejabat struktura l yang diruju.
2) Memorandum merupakan naskah dinas internal pada satuan
organ isasi/kerja yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyarnpaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat
kedinasan.
b. Na skah Dinas Korespondesi Eksternal adalah Surat Dinas
Surat Oinas merupakan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyarnpaian naskah dinas atau barang,
atau ha! keclinasan lainnya kepada pihak lain cti luar satuan
organisasi.
c . Swat Unclangan merupakan Surat clinas yang mcmuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara,
dan pertemuan.
3. Naskah Dinas Khusus
a. Perjanjian Dalan1 Negeri dan Perjar1jian lnternasionaL
Ke ten tuan t en tang pengertian, kewenan gan, formal, dan ta ta cara
penuLisan peraluran dialur dengan peraruran perundang-undangan.
b. Surat kuas.a merupakan naskah dinas yang berisi pembe rian
wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perscorangan
ata1 pihak lain dengan atas nama:nya untuk melakukan suatu
tiridakan tertentu dalam rangka kedinasan.
c. Serita Acara rnerupakan na$kah dinas yang berisi uraian tentang
proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh
para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
iainla ngsa.ac.id
-9-
d. Surat Keterangan merupakan naskah ctina:> yang berisi informasi
hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
e. Surat Pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
f. Pengumuman merupakan naskah dinas yang memuat
pembcritahuan yang dirujukan kepada scmua pejaba t/ pegawa.i
Ke menterian Agama atau perseorangan dan golongan di dalam atau
di luar Kementerian Agama.
4. Laporan merupakan naskah dinas yang memua: pemberitahuan
tentang pelaksanaan su atu kegiatan/kejadian.
S. Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat
strukrural atau fungsional yang memuat analisis singkat dan jelas
me:igenai suatu persoalan dengan memberikan jalan kcluar/
pemecahan yang disa rankan.
6. Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar
na-skah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat
dalam bcntuk kartu atau lembaran tercetak dcngan judul tertentu
berisi k.eterangan yang ctiperlukan.
7. Naskah Dinas Elektronik merupakan naskah dinas berupa komunikasi
informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam
multimedia clcktronik.
C. Wewenang Pembuatan/Penetapan dan 'Penandatanganan Naskah Dinas
1. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani lnstruksi pada
Kementcrian Agama oleh Menteri Aganta.
2. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran
pada Kementerian Agama olch Mentcri Agama dan dapat d ilimpa.hkan
pada Sekretaris Jenderal atau Pejabat yang ditunjuk sesuai substan si
surat edaran.
3. Surat tugas dibuat dan d itandatangani oleh Mc:nteri Agama dao
Pimpinan. Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas,
wc:w.:nang, dan tanggungjawab.
4. Nota Dinas dibual dan dit.andatangani oleh pejabat dalam satu
lingku ngan internal satuan organisasi scsuai dengan hngkup tugas,
wewenang, dan tanggungjawab.
S. Memorandum dibuat clan di landatangani oleh atasan sesuai dengan
lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
6. S urat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, da.n
tallggung jawab.
7. Serita Aca ra ditandatangani olch para pihak dan para saksi a pabi la
diperlukan.
8 . Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh
pejabat yang sesuai dengan Jingkup tugas, wc,vcnang, dan tanggung
jawab.
9. Pcngun1uman dibuat dan ditandatangani oleh Menteri Agama serta
Pimpinan Satuan Organ isasi/ Kcrja scsuai dcngari lingkup rugas,
wewenang, dan tanggungjawab.
10. Laporan ditandatanga ni olch pcjabal yang diserahi tugas.
11. Telaahan S taf dibual dan ditandatangani oleh pej abat sesuai dengan
t ugas, wewenang, dan tanggung jawab.
II
iainla ngsa.ac.id
. 10.
BAB Ill
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap Naskah Dinas harus mcrupakan kebulatan pikiran yang
jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sislematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat scbagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercennin ketelitian dan
kecermatM, dilihii.t dari benttik, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecennatan dan ketelitian sangat mem ban tu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan putusan kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas ha:rus menggunakan bahasa Indonesia yang baik den
benar (bahasa formal, erektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa
penuangan gaga$3n ke dalam Naskah Dinas dilakukan menurut
urutan yang logis dan meyakinkan . Struktur kalimat harus lengkap
dan efektif sehingga memudahkan pemah aman penalaran bagi
penerima Naskah Dinas.
S. Pembakuan
Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.
B. Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama pada Naskah
Dinas
Untuk mengiden tifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama
menggunaka11 Lainb ang Negara atau Lambang Kcmcnterian Agama.
Pencantuman Lambang Negara atau Lambaug Kementerian
Agama sebagai berikut:
I. Lam bang Negara digunakan untuk Naskah Dinas yang
ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama.
2. Lambang Kementcrian Agama digunakan u utuk Naskah Dinas
yang ditandatangani pejabat struktural yang berwenang pada
Kementerian Agama.
iainla ngsa.ac. id
Il
C. Kode Jabatan dan Penomoran pada Na::<kah Oinas
l. Kode Jabatan pada Naskab Dinas
Pemberian kode jabatan ctiurutkan berdasarkan organisasi dan
i..at.a kc:1jtt. yw1g diU::lapkar1 ulel1 Mc: 11Lc:::1 i Aga1l1a dOJl diur-utko11
sesuai dengan struktur organisai;i pada organisasi dan tata kerja
masing-masing unjt organisasi. Kewenangan penetapan kode
jabatan sebagai berikut:
a. Kode jabatan pada Kementerian Agama Pusat, Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi, Perguruan Tinggi Keagarnaan
Negeri, Balai Pcndiclikan dan Pclatihan, Balai Penelitian dan
Pe ngembangan, Asrama Haji, Kantor Urusan Haji, dan Unit
Pelaksana Teknis yang mengalami perubahan atau
pcnyempurnaan organisasi dan tata kerja perlu diikuti dengan
penyempumaan dan penetapan kode jabatan yang dilet.apkan
olch Mcnted Agama.
b. Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada Kantor Wilayah
Kcmcntcrian Agama Provinsi, l{antor Kementcria..n Agama
Kabupaten/Kota, dan Kantor Urusan Agama Kecamatan, serta
Madrasah Negeri dilakukan dan ditetapkan dengan Keputusan
Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi.
c. Penyusunan Kode Jabatan satuan kc rja pada Perguruan Tinggi
Keagamaan Negeri dilakukan dan ditelapkan dengan
Keputusan Rektor atau Ketua Pergurua11 Tinggi Keagamaan
Negeri.
2. Penomoran Naskah Dinas
Nomor pada Naskah Oinas merupakan segmen penting dalam
kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, tcmu balik, dan pcnilaian ari;ip.
a. Susunan penomoran lnstruksi, Surat Edaran, Surat Tugas,
dan Naskah Oinas Khusus sebagw berikut:
1) nomor surat tuga"s (nomor unlt dalam satu tahun takwim);
2) kode jabatan;
3) bulan (ditulis dalam dua digit); dan
4) tahun terbil.
Contoh nomor surat tugas
NOMOR 09/SJ/07 /201 5
09 Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim kalendcr
SJ Kode Jabatan Sekrelaris Jenderal
07 Bulan ke-7 (Juli)
2015: Tahun20L5
iai 11 la ngsa.ac.id
12
b. Susunon penomoran Surat Oinas mencakup halhal seb11gai
berikut:
1) kocle derajat pengamanan surat dinas;
2) nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwiml ;
3) kode jabatan;
41 kode klasi fikasi arsi p (KKAI:
51 bulan (dituli:; dalam dua digitl; da n
6) tahun terbit.
Contoh:
a) Nomor Surat Oinas yang Ditandatangani oleh Mcnteri
Agama:
.
SR 12/M.l\./KP.07.1; 07/2015
I I .. i<od'! Oerajal ~ Surat Dil:as
b'!rSi!at S~t Rahasia
Komet Sur111 Dinas
Kode Jabe.tan Menteri ....~
. Kode Klasifil.2si Ats:;>
- BulanKe-7(Julil
Tahi.ui T'.ll'bit 2'.l15
b) Nomor S urat Oinns yang dilanclatangan.i oleh Pimpinan
Satuan Organisasi:
R 123/ SJ / KP.07. l/07]2015
I . Kode Oerajat ~..gaman;i: SurM O!JUIS
bersifat Rahasia
i'icmcr Sl.ltlil Dilll'ls
. Kode Jeluuan ~a:reta..-isJend~ral
Kade Klasilikasi Atsill
. 3'.Jl.'ln Ke-7\Juli)
.....__. Tahi.u1T'!rt:lt2015
c) Nomor S urat Dinas yang ditandatangani atas nama
Pim pinan Satua n Organisasi:
B-32 liSJ/ B. N /OT.01.3/ 06/ 2015
I KodeDerajMPengamananSuratDw.AS
ba.ttuf'&t Bia.ta
l\cmor Surai Ditw.
lio:I Jt>batan Sekrew..-is Ja~
I . liod~ Jobatan ~ala Biro O:ta!e.
. Mcie Klnsl'ikasi Ats:p
. Bulan Ke-61Junil
...Tal!Wl Ter!Jit :r. 15
n
iainla ngsa.ac.id
13
c. Susunan penomoran nota dinas atau memorandum tcrdiri dari:
1) nomor nota dinas atau memorandum (nomor urut dalam satu
tahun takwim);
2) kode jabatan;
3) kode klasifikasi arsip (KKA);
4) bulan (ditulis dalam dua digit); dan
5) tahun terbit.
Contoh:
Nomor no ta dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris J enderal
Nomor 08/SJ/OT.01/06/2015
08 Nomor un.tt n ota dinas atat1 memorandlun sallt tah11,n
takwim kalender
SJ Kode Jabatan Sekretaris ,Jenderal
OT.01 Kode Klasifikasi Arsip
06 Bulan ke-6 (Juni)
2015 Tahun 2015
d. Nomor Salinan Sur-at
Penomoran salin0..11 surat dilakuk0..11 u ntuk menunjukkan bahwa
surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya
tertcntu diawasi. Penycbut0..11 nomor salin0..11 surat disusun sebagai
berikut:
1) Semua surat yang mempunyai tingkat kcamanan sangat
rahasia atau rahasia h.arus diberi nomor salinan pada ha laman
pertama.
2) Jum lah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu
salin0..11 (salinan runggal).
3) Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama
dengan daftar distribusinya. Daitar distribusi harus
dicantumkan sebagai lampiran .
'1) Penomoran semua Naskah Dinas yang diarur dalam Keputusan
ini wajib dimin takan kepada unit kerja y0..11g mempunyai tugas
dan fungsi Tata U saba.
Contoh:
SALINAN 1 I
0. Nomor halaman
Nomor halaman Naskah Oinas ditulis dengan menggunakan
nomor un.tt angka arab dail dican lumkan secara simetris di tengah
atas dengan membubuhkan tanda hubung {-) sebelum dan setelah
nomor, kecu.a.li halaman pertama Naskah Dinas yang menggunak0..11
kop Na$kah D inas tidak p crlu mcncantumkan nomor h alAman.
Contoh: -2-
n
iainla ngsa.ac. id
- 15 -
2) Rujukan Bcrupa Surat Dinas
Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi
singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan
urutan scbagai berikut: jenis surat. jabatan
penaodatangan, oomor surat, tanggal penandatanganan
surat, da n perihal.
3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik
Penulisao rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat
yang dikirimkan melalui sarana elektronik) d iatur
tersendiri.
4) Rajukan Surat kepada lnstansi Nonpemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang
ditujukkan kepada instansi nonpemerintah .
J. Ruang Tanda Tangan
!. Pengertian
Ruang tanda tangan merupakan lempat pada bagian kaki naskah
dinas yang memuat narna jabatan (misalnya, Menteri Agarna,
Sek:retaris Jendcral, Sekretaris Oircktorat Jenderal, Kepala Biro
atau Kepala Pusat, dan Kepala Kantor Wilayah).
2. Cara Penulisan
a. Ruang tanda tangan ditempatkan d i sebelah kanan bawah
setelah baris ka.limat terakhir.
b . Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertarna tidak boleh
disingkat.
c. Nama jabatan yang dilimpahkan wewenangnya sesuai tu.gas
dan fung:;inya dilei.akkan pada baris kedua dan keliga boleh
disingkat; misalnya Dirjen Pendis, Karo Ortala, dan Kabid Urais
dan Binsyar.
d . Ruang tanda tangan pa.ling sedik:it empat parag:raf.
e. Nama pejabat yang menandatangani naskah d i.nas ditulis
dengan huruf awal kapital.
f. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah
3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris
terpanjang.
Con toh 1
Menteri Agama Republik Indonesia,
(tanda tanganl
Lukman Hakim Saifuddin
Contoh 2
Sekretaris Jenderal,
(la nda Ia nga.n)
Ntu-Syam
iainla ngsa.ac.id
14 -
E. Ketentuan Jarak Spasi
1. J arak antara bab dan judul adalah dua spasi;
2 . Jika judul lebih dari satu baris, jarak a ntara baris pertama dan
kedua adalah satu spasi;
3. Jarak antarajudul dan subjudul a.dalah empat spasi;
4. Jarak antara subjudul clan uraian adalah dua spasi; dan
5. Jarak masing masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spas.i, hendaknya diperhatikan aspek
keserasian dan estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi
Naskah Dinas.
I'. Penggunaan Huruf
Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11
atau 12, sedangkan Naskah Dinas pengaturan dan penetapan diatur
sesuai ketentuan peraturan pcrundang-undangan.
G. Lampiran
,Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus
diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran
merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
H. Daftar Distribusi
Daftar Distribusi merupakan susunan pejabat yang dibuat oleh
pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian
naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabal yang berhak
mcnerima naskah.
I. Rujukan
Rujukan merupakan naskah atau dokumen lain yang digunakan
sebagai dasar acuan a.tau dasar penyusunan naskah. Pcnulisa.n
rujukan dilakukan sebagai berikut:
l. Naskah Dines yang berbenruk Surat Tugas, Surat Edaran, dan
Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2. Surat Dines memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan
ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang
bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu na1>kah, rujukan harus
ditulis secara kronologis.
a. Da!am hal Surat Dinas memerlukan rujuka:n, naskah rujukan
ditulis pada alinea pembuka, diikuli substansi materi surat
yang bersangb."Utan rujukan lebih dari satu naskah , rujukan itu
harus ditulis secara kronologis.
b. Cara menulis rujukan sebagai berikut:
1) Rujukan Berupa Naskah
Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi infonnasi
si11gkat tcntang naskah yang menjadi rujukan, dengan
urutan sebagai berikut: jenis Naskah Dines, jabatan
penandatangan Naskah Dinas, nomor Naskah Dinas,
tanggaJ penetapan, dan subjek Naskah Dines.
0
iainla ngsa.ac.id
- 16 -
Contoh 3
a.n . Sekretaril> Jenderal
Kcpala Biro Ortala,
(tanda tangan)
Nur Arifin
K. Penenluan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapihan (estetika) dalam penyi.1st.u1an
Na:;ke.h Din<1~. ~l!.ll.lr l!Ypa.ya tidak scluruh permukaan kertas
digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu dit.elapkan ba.tas:
antara tepi kerlas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan , bawah,
maupun pada tepi kiri sehingga terdapat rua ng yang d ibiarkan.
kosong. Penentuan ruang tcpi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat Naskah
Dinas, yaitu:
a. ruang tepi atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2
spasi d i bawah kop, dan apabila tanpa kop
naskah dinal>, paling scdikit 2 cm dari tepi atas
kertas;
b. ruang tepi bawal:1: paling sedikit 2,5 cm dal'i tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri paling sed ikit 3 cm dari tepi kiri kertas; bata<>
ruang tepi kiri tersebul diatur cukup lebar agar
pada waktu dilubangi u ntuk kepentingan
penyimpanan dalam ordner/ snelhechter tidak
berakibal hilangnya salah satu huruf/kataf
an gka pada naskah di nas tersebut; dan
d. ruang tepi kanan : paling sedik:it 2 cm dari lepi kanan kertas.
Cata tan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti ternebul di a tas
bersifat fle ksibel, disesuaikan dengan banyak atau tida knya isi suatu
Naskah Dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam
paragraf) hendaknya mempcrhatikan aspek keserasian dan cstctika.
L. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah hants jelas, tepat, dan
menguraikan maksud, tujuan , serta isi naskah. Untuk itu, perlu
diperhatikan pemakaian kata dan kalimat d alam susuna n yang baik
dan benar, sesuai dcngan kaidah tata bahasa yang berlaku , yaitu Tata
Bahasa B a ku Indonesia dan Karnus Besar Bahasa Indo nesia.
Ejaan yang digunakan di dalam Naskah Dinas adalah Ejaan Bahasa
Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
M. Media Sarana Naskah Dinas
Media sarana Naskah Dinas merupakan alat untuk merekam
in formnsi yan g dikomunikasikat1 dalan1 bentuk n1edia konvensional
(kertas).
,,
iainla ngsa.ac.id
17
L Kertas Surat
a. Penggunaan Kertas
1) Ke1tas yang digunakan adalah HVS maksimal 80 gram.
2) Naskah Dinas yang mempunyai niJai kegunaan dalam waktu
lama mcnggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau
kertas jenis lain yang memiliki nilai kesamaan tertentu paling
n:ndah han1s menggunakan kertas dengan niJai keasaman (PH)
7.
3) Sural Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih
dengan kuali tas terbaik white bond.
4) Kertas yang -digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang
berukuran 297 x 210 mm (8'/. x 11% inci). Di samping kertas
A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas
dengan ukuran berikut:
a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);
b) AS setengah kuarto (2 10 x 148 mm);
c) Folio (210 x 330 mm); dan
d) Folio ganda (420 x 330 mm).
2. Sampul Surat
SampuJ surat merupakan sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama u nruk surat keluar Kementerian Agama. Ukuran, benluk,
dan wama saropul yang cligunakan untuk surat-menyurat pada
Kementerian Agama, diatur sesuai dengan keperluan.
a. Warna dan Kualitas
Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bortd)
berwama putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau
surat dinas yang dikirimkan.
b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan
alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan
susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pad.a
kepala surat, yaitu Lambang Negara/Lambang Kementerian
Agama, n ama Kementerian Agama/narna Menteri Agama, dan
olamat Kementerian Agama. alin ea pertama alarnat tujuan mulai
clicetak atau clilulis pada bagian sampul kanan bawah.
c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat dinas dilipat dcngan sudut sal:ing bertemu dan lipatan
harus lurus d an tidak kt.tsut. Seb el tlm s\.trat d inas dilipa.t hnn..1s
clipertimbangkan sampul yang akan digunakan . Surat dinas
dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran sural
dilipal ke depan dan seperliga bagian atas dilipat ke belakang.
Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampu l dengan bagian
kepala surat menghadap ke dcpan ke arah pcncrima/pembaca
surat.
{)
iainla ngsa.a c.Id
18.
POf<MAT ME LI PAT KEf<TAl:l l:>Uf<AT
0 _....,..__
- - -- 0 ---
"r- : : ; : ' -
-- -
. -- ~----'---~
-;:~s~--
=-- ===--=-=
----~ ----
---~
Pertama, seperliga bagian bawah
Lembaran kertas surat dilipat kedepan
Lembar kertas su rat
1
0 -----_..::;;;:..._
--
::...~-
.
Kedua, sepertiga bagian atas lembaran
kertas sural d ilipat ke belakang
Ketiga, surat dimasukkan ke dalam
sampul dengan bagian kepala surat
menghadap ke depan ke ara h pembaca suro.t
l
)
L_ -
N. Susunan Surat Dinas
I. Kop Surat
Kop Surat Menteri Agama atau Kementeria n Agama dliatur dengan
ketentuan sebagai berikut:
a . Kop surat Menteri Agama
1) Kop surat Menteri Agama merupakan kepala surat yang
menunjukkan jabatan Mcnteri Agama. Kcrtas dcngan kop
surat Menteri Agama hanya digunakan unluk surat yang
ditandatangani oleh Menteri Agama.
iainla ngsa.ac.id
- 19 -
21 Kop surat Menteri Agama tcrdiri atas Lambang Negara di
tengah dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia
dengan menggunakan huruf kapital, dicetak di atas secara
s imetris. Perband ingan ukuran Lambang Negara dengan
h u ruf yang digi.uiakan hendaknya se1asi dan scsuai dengan
ukuran kertas .
b . Kop surat Kementerian Agama
1) Kop surat Kementerian Agama menunjukkan nam a dan
a la.mat Kemen terian Agama. Kertas dengan kop sural
dimaksud d igu nakan untuk kemudahan seroua surat.
21 Kop Surat nama Kernenlerian Agama diatur dengan
ketentuan sebagaimana berikut:
a) Kop Naskah Dinas Satuan Organbasi Eselon I Pusat:
(l) Susunan tulisan:
Kop surat dengan nama Kementerian Agama dalam
satuan organisasi eselon I pada Kementerian Agama
terdiri dari Lambang Kemcnterian Agama yang
terletak di margin kiri , baris pertama ber tuliskan
Kernenterian Agama Republik Indonesia, baris kedua
nama satuan organ.isasi eselon I, dan di bawahnya
diikuti alamal satuan kcrja cselon I.
Kertas dengan kepala nama satuan organisasi eselon
I pada Kementerian Agama digunakan untuk naskah
dinas yang ditandatanga.n i oleh pej abat Eselon 1
yang bersangkutan atau peja bat struktural di
bawahnya.
(2) J enis dan ukuran huruf
(a) tulisan Kementerian Agama Repub:ik Indonesia,
dengan hurufkapital dan j en isfontAriaJ 14;
(b) tulisan nama unit organisasi Eselon ! , dengan
huruf kapital dan jenis fon.t Arial 12; dan
(c) alamat unit organisasi Eselon I, dengan h uruf
awal kapital dan jenis forit Arial 9.
Contoh:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jal"'1 Ulpangan Banteng Borel Nomo< 3-4 Jakarta 10710
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-381165838116793811n9-3812216
Fkimill (021) 3503400 Webstte: www.kemenag.go.id
b) Kop surat Kan tor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
( l) Susunan tulisan:
Kop surat dengan nama Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi terdiri dari Lambang
Kementerian Agama yang terletak di margin kiri,
baris pe1ta1na bertuliskan Kementerian Agama
Republik Indonesia, baris kedua nama Kantor
Wi layah Kement.erian AgamFJ Provinsi, dan di
bawahnya diikuti ala.mat Kantor Wilayah.
0
iainla ngsa.ac. id
. 20.
Kertas dengan kepala nama Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi cligunakan untuk
Naskah Din:as yang clitandatangan i oleh peja.bat
yang bersangkutan atau pejabat struktural di
bawahnya.
(2) Jenis da.n ukuran huruf
(a) tulisan Kementerian Agama Republik Indonesia ,
dengan nuruf kapital dan jenis font Arial 14;
(b) tulisan nama Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi, dengan h uruf kapital dan jenis
font Arial 12; dan
(c) ala.mat Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi, dengan hlUuf awal kapiteJ da n jenis
font Arial 9.
Contoh:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR W ILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVI NS! OKI JAKARTA
Ja'3n 0.1 Panjaita.n No.10 Jakarta Timur 13340
Telepon (021) 8 197479: Foksimi (021) 8195481
Web.site: w1m dki,kemenag.go.id
c) Kop surat Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota
(1) Susunan tulisan:
Kop surat dengan nama Kantor Kementerian Agama
Kabupaten /Kota tcrdiri dari Lambang Kementerian
Agama yang terletak di margin kiri, bario; pertarna
bertulfakan Kementerian Agame Republik Indonesia,
bans kedua nama Ka ntor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota, dan di bawahnya diikuti alamat
Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota.
Kertas dengan kepala nan1a Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/Kota digunakan untu k Naskah
Dina:; yang ditandatangani oleh pejabat yang
bersangkutan atau pejabat stn1ktural di bawahnya.
(2) Jenis dan ukuran huruf
(a) tulisan Kementerian Agama Republik Indonesia,
dcngan huruf kapital dan jenis fo nt Arial 14;
(b) lulisan nama Kantor Kem<;nlcrian Agama
Kabupaten/Kota, dengan huruf kapital dan jenis
fon t Aria l 12; dan
(c) alamat Kantor Keroenterian Agama Kabupaten/
Kota, dengan huruf awal kapital dan jenis font
Arial Y.
iainla ngsa.ac.id
21.
Contoh:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA JAKARTA UTARA
Jalan Ptumpang Semper Raya Nomor 52 Jakerla Ulaca
Telepon (021) 43930820-43930455; Faksimi5 (021) 43930620;
Website: Mvw.rJ.ki.keote11ag.go.i<I
d) Kop surat Madrasah atau Kantor Urusan Agama
Kecamatan
(1) Susunan tulisan:
Kop s urat dengan nama Madrasah atau Kantor
Urusan Agama Kecamatan tercliri dari Lambang
Kementerian Agama yang terletak di margin kiri,
baris pertama bt:rtuliskan Kcmenterian Agama
Republik Indonesia, baris kedua Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/Kota, baris ketiga nama
Madrasah atau Kantor U1usan Agama Kecamatan,
dan di bawahnya diikuti alamat Madrasah atau
Kantor Urusan Agama Kecamatan.
Ken.as dengan kepala nama Madrasah atau Kantor
Urusan Agama Kecamatan digunakan untuk naskah
dinas yang ditandatangani olch pejabat yang
bersangkutan.
(2) Jenis dan ukuran huruf
(a) t ulisan Kemcnterian Agama Republik lnclonesia,
dengan huruf kapital dan jenis font Arial 14;
(b) tulisan nama Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota, dengan huruf kapital dan jenis
font Arial 12:
(c) tulisan nama Madrasah atau Kantor Urusan
Agw:rw Kecamalun, tlengun huruf kapilul tlw1
jenis font Arial 11; dan
(d) ala.mat Madrasah atau Kantor Urusa n Agam.a
Kecamatan, dengan huruf awal kapital dan jenis
fon t Arial 9.
Contoh KUA Kecamatan:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA SELATAN
KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN PASAR MINGGU
Jalan K&bagus.an Raya Nomor 52 Ragunan Pasat Mtnggu, Jakarta Selatan
llpol\ (021) 7822819; F&kinl1 (021) 7622819,
WebStttt: www.ku<Jpas.afn1inggu.blog$iX)t .001n
I 1
iainla ngsa.ac.id
- 22 -
Con toh Madrasah:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOT A JAKARTA BARAT
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1
Jelen Rawe Bahagia Aaya Grogol Petamb1J.Jran Jakarta Ba(at
Telepon (021) 5600768; Faks;moh (021) 5600768:
Website: www.man1jnarta.s<:h.ld
e) Kop surat Balai, Kantor Un1san Haji, dan Asrama Haji
Embarkasih
(I ) Susunan tulisan:
Kop Naskah Dinas dengan nama Balal atau Kantor
Urusan Haj i atau Asrama Haj i Em ba rkasih terdiri
d.ari Lambang Kementerian Agama yang terletak di
margin kiri, baris pert.ama bertuliskan Kementerian
Agama Republik Indonesia, baris kedua nama Balai
atau Kantor Urusan Haji a tau Asrama Haji
Embarkasih, dan di bawahnya diikuti alamat Balai
atau Kantor Urusan Haji atau Asra ma Haji
Embarkasih.
Kertas dengan kepala nama Balai ata.u Kantor
Urusan Haji atau Asrama Haji Embarkas ih
d igunakan u nn1k Naskah Dinas yang d itandatangani
oleh pejabat yang bersangkutan atau pejabat
struktural di bawahnya.
(2) J enis dan ukuran h uruf
(a) tulisan Kemen terian Agama Republik Indonesia,
dengan huruf kapital dan jenis font Arial 14;
(b) tulisan nama Balai a lau Kantor Urusan Haji atau
Asrarna Haj i Embarkas ih, dengan huruf kapital
dan jenis font Arial 12; dan
(c) alamat Bala i atau Kantor Urusan Haji atau
Asrama Haji Embarkasih, dengan huruf awal
kapital dan jen.is fontAi:ial 9 .
Contoh Ba!ai:
KEMENTERIAN AGAMA REPUIBLIK INDONESIA
BALAI PENOIOIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN
PROVI NS! OKI JAKARTA
Jale11 Rawi! Kuning Pulo Gebang Cakung Ja)Carta nmur
Telepon (02 1) "803677; Foloi;mli (021) 4803578
Website: w.vw..bdkjakarta.kerne:tt.ag.go.kl
1) Kop surat Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN)
(1) S usunan tulisan:
Kop Naskah Din as dengan nama P1'KN terdiri dwri
lambang l"l'KN yang terletak di margin kiri, baris
pertama bertuliskan Kemc:nterian Agama Republik
Indonesia, baris kedua nama PTKN, da n di
b awahnya diikuti ala.mat PfKl'i.
iainla ngsa.ac. id
- 23 .
Kertas dengan kepala nama PTKN digunakan untuk
Naskah Dinas yang ditandatangani o leh pejabat
yang bersangkutan atau pejabat struktural di
bawahnya.
(2) Jenis dan ukuran huruf
(a) tulisan Kementerian Agama Republik Indonesia,
dengan huruf kapital dan jenis font Arial 14;
(b) tulisan nama PTKN, dengan buruf kapital dan
jenis font Arial 12; dan
(c) alamat PTKN, dengan huruf awal kapital dan
jenis fontArial 9.
Contok PTKN:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
UNIVERSITAS !SLAM NEGERI
SUNAN KALI JAGA YOGYAKARTA
Jalan ~1arada Adisuc:iplo YogyakarW 55281
Tetepoo (0274) 512474. 58!1621; Fal<sim~i (021) 586117:
Website: www.uin.suka.ac.id
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tat.a urut sebagai berikut:
a. tanggal d itulis dengan angka Aiab;
b. bulan clitulis dengan huruf lengkap; dan
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab .
3 . Hal Surat
Hal merupakan materi pokok surat yang clinyatakan dengan
kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu clicantumkan dengan
alasan berikut:
a. menyampaikan penjclasan singkat tentang materi yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada
surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; den
c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau
pemberkasan dan penyimpanan surat.
4. Tujuan dan Alamat Surat
a. Surat Dinas ditujukan kepada narna jabatan pimpinan satuan
organisasi/satuan kerja yang dituju. Surat Dinas tidak dapat
ditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya
kantor, kementerian, dan instansi.
b. Surat Dinas yang ditujukan kcpad"' p<!jabat
pemerintah/ pejabar negara ditulis dengan urutan sebagai
berikut:
1) nama jabatan;
2) jalan;
3) kota; dan
4) kode pos.
0
iainla ngsa.ac.id
- 24 -
Contoh:
Yth . Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
clan Reforrnasi Birokrasi
J alan Jenderal Sudirrnan Kavling 69
Jakarta 12 190
5. Paragraf clan Sp.asi Surat
Paragraf merupakan sekelompok kalimac pemyataan yang
berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan.
Fungsi paragraf aclalah memper mudah pemaharnru1 penerima,
memisahko.n , atau menghubungkan pemikfran dalam komunikasi
tertulis.
ls i surat dinas diketi k saru spas i dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 s pasi di
antara paragraf yang satu clengan paragraf yang lainnya. Surat
yang terdiri atas satu paragraf jo rak a n tar barisnya a clalah dua
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan ketuk, yaitu + 6 ketuk atau
spasi.
6. Warna "Nnta
"Nnta yang clig:unakan untuk penulisan surat berwarna hitam,
sedangkrui untuk penandatanganan suirat berwarna hitarn atau
biru tua. Tinta berwarna merah h anya cligunakan untu k penulisan.
tingkat keamana.n surat Rahasia (R) atau Sangat Rahasia (SR) -
Penggunaan warna tinta cap clinas berwarna ungu.
7 . Salinan
Salinan sural dinas hanya d iberikan kepada yang berhak dan
terdapat pada ternbusan su rat, yaitu salinan surat yang
clisarnpaikrui kepada pejabat yang terkait-
8. Tingkat Keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR). tingkat keamanan isi surac
clina:; yang tertinggi sangat erat bubungannya clengan
keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan sccara lidak
sah atau jaruh ke tangan yang tidak berhak, ma ka akan
membahayakan kearnanan dan kcselamalan negara.
b. Rahasia clisingkal (R): tingkat keamanan isi surat d inas yang
berh u bungan erat dengan keamanan clan keselamatan negara.
J ika disiarl.<an secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang
tidak berhak, maka akan merugikan negara.
c. Biasa rusingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat clinas
yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Nam u n itu tidak
berarli bahwa isi surat dinas tersebut clapat disarnpaikan
kepacla yang tidak berhak mengetahuinya .
Surat yang men.gandwlg materi dengan ~ingkat keamanan tcr tentu
(Sangat Rahasia dan Rallasia) harus dijaga keamanannya dalam
rang)<a keamanan dan keselamatnn negara. Tanda t ingkat
keamanan ditulis dengan cap (cliketik betwarna merah pacla nomor
surat).
a. ~ b. G
II
iainla ngsa.ac.id
-25 -
Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada
salinan hants dengan wama yang sarna dengan wama cap pada
surat asli.
9. Kecepatan Penyampaian
a. Amat Segera/Kilat merupakan surat dinas yang harus
diselesaikan/ dikirim/ disampaikan pada hrui yang sama
dengan batas waktu '..l4 jam.
b. Segera merupakan si.irat dinas yang harus diselesaikan/ di kirim
disampaikan dalam waktu 2 x 2 4 jam.
c. Biasa merupakan surat dinas yang harus diselesaikan /
diki1im/disampaikan menurut u rutan yang diterima oleh
bagian peng1riman, sesuai dengan j adwal perjalanan
caraka/ kurir.
O. Ketentuan ::ltU-dL-Menyl.lTat
l. Komunikasi Langsung
Surat dinas dil<l.rim langsung kepada individu (pejabat formal) . Jika
surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kcpala satuan
kerja, untuk mempercepat penyampaian su rat kepada pejabat yang
dit\aju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala satuan kerja,
tetapi dicantumkan u ntuk perhatian (1.1.p.) pejabat yang
be1sanglrutan.
2. Alur Surat-Menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan
tertinggi hingga ke pejabat st ruktural terendah yang berwenang
sehi.ngga dapat dilakukan pengendalia.n pe.nyelesaian.
a . Alur surat dari atas ke bawah diatur sebagai berikut:
I) Surat dari Mcnteri, Sekretaris Jenderal, Dircktur J endcral,
Kepala Sadan Litbang dan Diklat, yang dikirim ke instansi
vertikal dan tJPT pada Kemcnterian Agama d ialamatkan
kepada Kepala Kantor Wilayah, Rektor IAIN, Rektor tJJN,
Rc ktor !HON, Ketua STAJN, Ketua STAKN, Ketua STAHN,
K"Lua STABN uw1 K"pttla Bal w.
2) Surat dari Kcpala Kantor Wilayah Kemcnterian Agama,
dikirim kepada Kepala Kantor Kementerian Agama
KabupaLen/ Kota dan Kepala Madrasah Aliyah Negeri.
3) Kepala Balai, Rektor lAlN, Rektor UIN, Rektor lHDN Ketua
STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN kepada
Kepala Kankemenag Kabupaten/Kota dan Kepala Madrasah
Aliyah Negcri rnelalui Kepala Kanwil Kemen l.erian Agama
Provinsi.
4) S ura t dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten /
Kota, yang dikirim ke Kantor Urusan Agama Kecamata.n,
MTsN dan MIN dalam lingku ngan wilayahnya dialamatkan
kepa.da Kepa.la Kan t.or Urusan Agama Kecarnatan, Kepala
MTsN dan Kepa la MIN.
5) Tidak dibenarkan mengirim surat yang ditujukan lru1gsung
kepada Kepala Bidang/Pembirnbing pa da Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi atau Kepala Seksi/
Penyelenggara Bimbingan pada Kantor Kemer.terian Agama
Ka bu paten/ Kota.
iainla ngsa.ac.id
- 26 -
6) Inspektur Jenderal karena tugas dan fungsinya dapat
m eng1nm surat kepada unit 1nanapun dalam rangka
pengawasan dan tindak lanju t hasil pemeriksaan.
7) Dalam b ail pcngiriman surat ctitujukan kepada Kepa la Kantor
Wilayah maka Kepala Kantor Kementerian Agama
Kab upaten/ Kota a pabila ctiperluka11 dapat diberi atau
dikirim tembusan .
b. Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut:
1) Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan (KUA), Madrasah
Tsanawiyah Negeri (MTsN) dan Madrasah lbtidaiyah Negeri
(MIN) yang mengirim surat alur keatas hanya boleh
dituj ukan kcpada Kcpala Kantor Kementerian Agan1a
Kabupaten/Kota.
2) Kepala Kan tor Kementerian Agarna Kabupaten/Kota dan
Ke pala Madrasah Aliyah Negeri (MAN) yang mengirim surat
alur ke atas hanya boleh ditujukan kepada Kepala Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provirnsi.
3) Khusus untuk surat mengenai kenaikan pangkat
(kepegawaian) di lingkungan Madrasah lbtidaiyab Negeri,
Madrasah Tsanawiyah Negeri dan Madrasah Aliyah Negeri
maka berlaku alur/prosedur sebagaimana d iatur dalam
Keputusan Menteri Agama Nomor 27 Tahun 1971 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyelesaian Kenaikan Pangkat di
lingkungan Kementerian Agama.
4) Khusus mengenai surat tentang pengurusan pensiun dan
peroberhentian pegawai pada Kcmenterian Agama berl.a ku.
alur/prosedur sebagaimana dia tur daJam Keputusan Menteri
Agama Nomor 27 Tahun 1981 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Penyelenggaraan Pensiu n dan Pemberhentian Pegawai di
lingkungan Kementerian Agama.
5 ) KepaJa Kantor Wilayah Keme11terian Agama Provinsi yang
mengirim surat alur keatas ditujukan kepada Menteri Agama
atau Oirektur Jenderal, Kepala Badan Penelitian dan
Pengerobangan serta Pendidikan dan Pelatihan u ntuk
urusan operasional sesuai dengan bidangnya atau kepada
lnspektur JenderaJ untuk urusan pengawasan atau kepa da
Sckrctari s Jendcral untuk urusan administratif.
6) Oekan pada IAJN, UIN, atau IH ON yang mengirinl surat alur
ke atas hanya boleh ditujukan kepada Rektor lAIN, Rektor
UIN, atau Rektor !HON masing-masing.
7) Rektor IAIN dan Rekto r UIN mengirim surat alur keatas
ditujukan kepada Menteri. Agarna. a.tau 1-cepada Direktw-
Jenderal Pendidikan Islam untuk urusan teknis operasional
atau kepada lnspektur J enderal untuk urusan pengawasan
atau kepada Sekretaris Jenderal untuk urusan adrninistratif.
8) Rektor IHDN mengirinl surat alur ke etas ctitujukan kepada
Menteri Agama atau kepada Direktur Jenderal Birnbingan
Masyarakat Hindu untuk urusan teknis operasional atau
kepada lnspektur Jenderal untuk urusan pengawasan atau
kepada Sekretaris Jenderal untuk urusan admirUstratif.
iainla ngsa.ac.id
27.
91 Kctua STAIN, STAKN, STAHN, dan STABN menginm surat
alur surat keatas ditujukan kepada Direktur Jenderal
masing-masing.
10) Balai Pendidikan dan Pelatiha.n Keagrunaan serta Bala.i
Penelitian Pengembangan Keagamaan, yang mengirim surat
alur keatas hanya ctitujukan kepada Kepala Badan Penelitian
dan Pengembangan serta Pendictikan dan Pelatihan
lembusannya dikirim kepada Kepala Kantor Wilayah
Kementerian /\gama setempat.
c. Alur surat ke samping (Horisontal)
1) Surat dari eselon I kepada pejabal eselon I la.innya ditujukan
Jru1gsung kepada pejabat eselon l yang bersa.ngkutan.
2) Surat dari pejabat eselon II yang ditandatangani atas nama
pejabat eselon I ditujukan kepada pejabat eselon I yang
bersangkutan u .p. pejabat eselon 11 yang dituju.
3) Surat dari KepaJa Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi, Rektor IAIN, Rektor UJN, Rektor JHDN, Ketua
STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan
Kepala BaJai yang clituju.kan antar satuan organisasi
bersangkutan horus dialamatkan kepada pimpinan masing-
masing sat1.1an organisasi yang ber~angkulan .
3. Disposisi
Disposisi merupakan pctunjuk tertulis mengenai bndak lanjut
pengelolaan surat atau penyelesa.ian surot, yang ditulis secara jelas
pada Jembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi
merupa.kan satu kesatuan dengan naskah a tau surat dinas yang
bersangkutan dan tida.k boleh dipisahkan, sehingga pada lembar
disposisi sclalu dicantumkan kalimat "Dilarang memiS;i.hkan sehelui
surDt pun yang tergabung dalam berkas ini".
Contoh:
KEM ENTERIA N A GAMA REPUBLIK INDON ES IA
SEKR ETARIAT JEN DERAL
. Jalan L.apangan Banteng Oarat Nomor 3-4Jakarta10710
Telepon (02 1) 3811244-381 1642-381165'1-3811658-3811679-3811779-3812216
f'aksimio (021''-'03'166 SITUS www.kemena9Jl!!,kl
I LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Dilarana memisahkan sehelai surat oun ~ang digabung dalam berkas ini
Nomor Surat Status : ltJli Teobusan
. Sifat :Sc:Jlt Segera
Tanggal Surat
OSegera
11 Penting
Lamoiran
Diterima Tanaaal
Kilat Bias a
No. Aaencla D 0
Dari
Perihal
SANGAT SEGERA I SEGERA I BIASA
iainla ngsa.ac.id
- 28 -
OlsQQsisi S!i!ki!i!n K!!eal!a: Petunjuis:
D Karo Perencanaan D Setuiu D Jawab
D Karo Ke,,.,,,awaian D Tolak 0 Perbaiki
D Karo Keuangan dan BMN D Teliti & Pendapat 0 Bicarakan dengan saya
n KaroOrtala 0 Untuk diketahui D Bicarakan bersama
D Karo Hukum dan KLN D Selesaikan 0 lngatkan
0 Karo Umum D Sesuai catatan D Simpan
D Kapus Pinmas DUntukperhalian D Disiapkan
D Kapus KUB D Edarkan 0 Harap dihadiridiwakili
D D 0
CATAI8N !iKJEN.
Tanaaal Penvelesaian : Oiaiukan kembali lat :
Penerima : Penerima :
DISPOSISI KEPALA BIRO; DISPOSISI KEPALA BAGlAN:
Kepada Bagian 1, 2, 3, 4 Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk : PetunJuk :
Tanaaal Penvelesaian: Tannnal Penvelesaoan:
Penerima: Penerima :
iainla ngsa.ac.id
29.
BAB JV
PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya
tugas fungsi organisai;i. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat
dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah
dinas korei;pondensi yang baik akan meningkalkan efektivitas dan
efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.
A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum merupakan pengelolaan nota
dinas/memorandum yang ditcrima dan yang akan clikirim.
Pengurusan note dlinas/memorandurn itu sebaiknya clipusaLkan di
kesekretariatan yai.tu sub baglan yang rn1enyelenggarakan fungsi
ketatausahaan untuk memudahkan pengawasan dan
pengendaliannya.
B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstemal (Surat Dinas}
l. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
a . Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat
dinas harus dilaksanakan secara cermet dan teliti agar tidak
menimbulka n salah penafsiran.
b. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan
mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti
diskusi, kunjungan pribadi, dan ]aringan telepon lokal.
Koordinasi antar pejabat perlu d.ilakukan mulai ui hap
penyusunan draf sehingga perbaikan pada konsep final dapat
dihindati.
c. Urusan keclinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata
care dan prosedur surat menyurac harus mcnggunakan sarana
komunikasi resmi.
d. Jawaban cerhadap Surat yang Masuk:
1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada
penerima surat etas keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi.
2) Instanai penerima harus segera memberikan jawaban
terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
2 . Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk merupakan semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengend.a Jian, penerimaan surat
masuk dipusarkan di kesekretariatan atau unit kerja yang:
menyelenggarakan fungsi ketatausallaan. Jika sural masuk.
disrunpaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya,
pejabat cersebuL berkcwajiban membcri tahu kepada pihak
sekrelariac atau pejabat yang diberi wewenang melak.sanakan
penerimaan surait tersebut. Penanganan siurat masuk dilaksanakan
melalui tahapan berilru L
a . Penerimaan
8urat masuk yang dite iima dalam :sampul Lertutup dipilah,
dipilih dan dikelompokkan betdasark.an ti ngkat keamana.n (SR,
R, dan B} dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Ki la t , Sangat
Segera, Segers, dan Biase).
iainla ngsa.ac.id
JO .
Selanjutnya, :;urat ditangani sesuai dengan lingkat keamanan
dan tingkat kcccpatan penyampaiannya.
b. Pencatatan tangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan
1) Surat masuk yang diterima dari perugas penerimaan dicatat
dan lernbar kontrol atau tanda penerimaannya
ditandatangani. Pencatatan suraL dilaksanakan dengan.
prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaia nnya.
2) Catatan dilaksanakan pada buku age nda menurut tingkat
keamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada lembar
disposisi dan surat mengenai nomoi: agenda dan tanggal
pencnrnaan.
3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan
SR dan R dilakukan oleh pirnpinan ke:;ckrctariatan atau
pejabat lert<mtu yang mcndapatkan kewenangan darii
pimpinan.
4) Pencatalan suraL dinas yang mempunyai tingkat kearuanan
B dilakukan oleh pejabat yang dilunjuk ok:h pimpinan
kesekretariatan.
5) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan
Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika
:surat m asuk banyak sehingga diperlukan pencatat lebih dari
salu orang, pencatatan dilakukan dengan pemberian kode
tertentu sehingga semua sural masuk dapal dicatat dengan
cepat.
6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap tetja.di
pemindahan dan penyimpanan.
c. Penilaian
l) Kcgiatan penilaian surat masu k scbenarnya sudah mulai
dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada wakru
menilai sementara apakah surat masuk termasuk yang
ha rus diberkaskan. Penilaian sementara ini dilakukan Wltuk
memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.
2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan
disrunpaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung
kepada pejabat yang menangani. Biasanya, d i t iap instansi
si.1dah diaLur surat yang haru:; melalui pimpinan dan surat
yang dapal langsung disampaikan kepada pcjabat tcrtcnlu.
3) Selain pcnilaian pc;nyampaian :;urat, dilakukan pula
penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan
diproses biasa atau melalu i proses pemberkasan naskah .
4) Surat masuk yang beralamat pri badi (nama orang) dinilai
termasuk surat yang ha.r us disampaikan langsung kepade
yang bersangkutan dalam keadaan sampul Lerrutup.
5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat
keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.
d. Pemilahan
1) Kegiata n pemilahan surat masuk mu lai dilaksanakan pada
tahap pencatatan.
iainla ngsa.ac.Id
- 31
2) Pada tahap pemilahan, surat akan disampaikan sesuai
tujuan surat.
3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang)
dfaampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam
keadaan sampul tertutup.
e. Pengolahan
1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan
tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat
masuk tersebut.
2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak Janjutnya.
3) Pengolahan surat masuk dapat mengguna.kan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai
dengan kebutuhan .
f. Penyimpanan
1) Selama masa pengolahan sural masuk sudah mulai
mengalami proses penyimpanan karena surat dinas yang
sudah disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah.
Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga
mud ah ditemukan kembali jika diperlukan.
2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah
disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidaog
pennasala11an.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, Surat clisimpan dalam himpunan sesuai
dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat
sebagai berikut:
a) Seri merupakan himpunan satu jenis surat dinas yang
berdasarkan format surat atau jenis Naskah Dinas,
misalnya Keputusan, lnstruksi, Petunjuk iPelaksanaan,
dan Surat Edaran, disusun secara kronologis. Himpunan
menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga
dibatasi oleh tahun Naskah Dinas.
b) Rubrik merupakan himpunan dari satu macam masalah/
ha!/ pokok persoalan yang disustu1 sccara kronologis,
misalnya cuti, kunjw1gan dinas, kerja lapangan.
Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan lahun atau
dibatasi sampai dengan masalah selesai.
c) Dosir metupakan himpunan satu macam kegiatan atau
persoalan yang disusun secara kronologis dari awal
sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai merupakan
himpunan Naskah Dinti8 dari mulai larnaran sampai
dengan pemberhentian.
4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai
berikut.
a) Lateral merupakan penyimpanao surat/himpunao yang
diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat banya
bagian sisi samping, mfaalnya penyimpanan dalam
ordner, kotak arsip, atau bolts fail.
iainla ngsa.ac.id
32 .
b) Vertikal merupakan penyimpanan surat/himpunan yang
diletakkan sedemikian n1pa sehingga yang terlihat hanya
bagian muka, misalnya penyim:panan sural/map pada
lemari berkas (fail kabinet).
c) Horizon tal merupakan penyimpanan surat/himpunan
yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/
himpunan terlihat di sebelah atas, misalnya
penyimpanan peta atau gan1bar konstruksi.
5) Surat masih aktif, surat tetap berada di unit pengolah. J ika
setelah dinilai surat itu menjadi arsip inaktif,
penyimpanannya harus sudah d.i alihkan ke unit kearsipan
sesuai dengan kelentuan kear sipan yang berlaku.
g. Sarana Penanganan Surat Masuk
1) Buku Agenda merupakan sarana ut,ama pengendalian dan
pengawasan surat masuk Semua surat masuk pertama kali
dicatal pada buku agenda, yang disusun dalam kolom
catatan sebagai berikut:
a) tanggal;
b) nomor agenda;
c) nomor dan tanggal surat masuk;
d) lampiran;
e) alamat pengirim;
!) hal/ isi surat; dan
g) keterangan.
Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambal1,
m isalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan
petunjuk pada nomor berikutnya.
2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses
pemberkasan naskah dinas, selain buku agenda, dapat
digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan
masingmasing.
3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses
pemberkasan naskah, selain buku agenda juga digunakan
sarana lain.
3. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar merupakan semua surat dinas yang akan dikirim
kepada pejabat yang tercantum pada a lamat surat dinas dan
sampul surat dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan,
pemberian nomor/cap dan pcngiriman sural keluar dilak~anakan
oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi pada bagian tata
usaha. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai
berikut:
a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan climulai dari penyiapan hingga ke
penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat kcluar
di laksanakan, antara lain karena:
a) adanya kebijaksanaan pimpinan;
b) reaksi etas suatu aksi; da n
c) adanya konsep baru.
iainla ngsa.ac.id
-33 -
2) Penyiapan/ penyusunan konsep surat kduar :seba1;:ai bt:rikul:
a) Penyiapan/penyusunan konsep d ila.Jokan o leh
pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti
sekretaris/ pimpinan sekretariat atau pejabat yang
d itunjuk.
b) Setiap konsep yang disiapkan haros didasarkan pada
kebijaksanaan dan pengarahan pirnpinan.
c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpina n
terlebih dahulu harus d iteliti oleh sekretaris/pimpinan
sekretariat atau pejabal yang diserahi wewenang. Sesuai
dengan petunjuk pimpinan a tau menurut
pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas,
sekretaris/pimpinan sckretar1at menetapkan tingkat
kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat.
d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu
oleh dua para pejabat dua tingkat di bawahnya yang
bertugas mcnyiapkan konsep surat dinas tersebut.
e) Letak pembubuhan paraf ctiatur sebagai beriku1:
(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat din as dibububkan di
sebelah kiri/sebelum nama pejabal penanda tangan
surat.
(2) Para! pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat pcnanda tangan surat dinas d ibubuhkan di
sebelah kanan/setelah nama pejabat penanda
tangan.
(3) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang
bersangkutan dan tidak lagi mcngandung
kekurangan/ kesalahan yang perlu diperba.iki, proses
selanjutnya adalah:
'.I-- pengajuan
kepada pejabat yang akan
menandatangani s1.1ral;
:> penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;
:> pembubuhan cap; dan
> pemberian nomor.
Contoh pemberian paraf:
Paraf pejabat Eselon IV Paraf pejabaL E8clon Ill
iainla ngsa.ac.Id
34.
b. Pencatatan
Semua sural kcluar dkatat dalam agenda swat keluar.
c. Penggandaan
1) Penggandaan merupakan kegiatan memper banyak surat
dinas den gan sarana reproduksi yang tersedia se'Suai dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya clilakukan setelah surat keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3 ) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus
asli (bukan sali nan).
4) Jumlab yang digandakan scsuai dengan alamat yang d ituju
(alamat distribusi).
5) Penggandaan surat kelu ar yang tingkat kecepatan
penyampaiannya segera dan sangat scgcra d iprioritaskan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat kcamanannya
Sangat Rahasia, Rahasia, dan Konfidensial harus diawasi
dengan ketat.
7) Sekrelaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar
penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur
oleh Kementerian Agama.
d. Pengirim!U'l dan Pengamanan
1) Surat keluar yang akan dikirimkan dima~ukkan kc dalam
sampul.
2) Pada sampul surat keluar yang tingkal keamanannya Biasa
(B), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR) dicantumkan
al amat Jengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai
dengan tingkat kecepata n penyampaian (segera/sangat
segera/ biasa).
3 ) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke
dalam amplop, dibubuhi a lamat Jengkap, nomor surat clinas,
cap dinas, cap yang sesuai <lengan tingkat kecepatan
penyampaian dan cap tingkat keamanan.
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat d alam buktt
ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda
bukli pengiriman tersendiri.
5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan
sekretariat mengusabakan keselamatan pengiriman semua
surat kcluar, khususnya yang tingkal keamanannya SR/R.
6) Untuk kepentingan keamanan, Kepala Sub Bagian yang
me11anga r1i persuratan mcngusahakan keselamalan
pengiriman surat keluar, khususnya yai1g tingkat
keamanannya SR/R.
7) Waklu Penandatanganan Surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal
pengiriman surat dan segera dikirim setelah ditandatangani.
e. Penyimpa,n an
1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai
dengan ketentuan kearsipan.
'iainla ngsa.ac. id
-35 -
2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf
harus disimpan di unit kerja yang mempunyai tugas dan
fungsi di ba.gian tata usaha.
I
iainla ngsa.ac. id
-36 -
BABV
PE.JABAT PENANDATANGAl'I NASKAH OINAS
A. Garis Kewenangan dan Penandatanganan
l. Penggunaan Garis Kewenangan
Menteri Agama atau Pimpinan Satuan Organisasi bertanggung jawab
atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau
instansinya. Tanggung jawab lersebut tidak dapac dilimpahkan atau
diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis
kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat
yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
2. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan
dapat menggunakan tiga cara:
a. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang ctisingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah d iberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas da n tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan alas nama
(a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang djtulis
lengkap dengan buruf kapital pada setiap awal kata. didahului
dengan singkatan a.n.
Pcjabat pcoandatangan surat dinas bcrtanggung jawab atas isi surat
dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang memberikan k1.1asa.
Contoh:
a.n. Menteri Agama a .n. Sekretaris Jenderal
Sekretaris Jenderal, Kepa.la Biro Ortala,
Te nda Tengan Tanda Tangan
Nur Syam Nur Arifin
b. Untuk Beliau
Untuk beliau yang disingkat (u. b.) digunakan jika yang diberikan
kuasa memberikan kuasa lagi l<epada pejabac sa.t u tingkat di
bawalmya, ,;elliui:;g<l unluk udittu (u.u.) uii:;w1cll<.ttn ,;eLeJah ala:> llCllUCl
(a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai du a
tingkat struktural di bawahnya.
l
iainla ngsa.a c.Id
-31
Con toh:
a.n. Menteri Agama
Sekrctaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro Ortala
Tanda Tangan
NurArifin
c. Untuk Perhatian (u.p.)
Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian)
w1tuk keperluan berikut:
1) untuk mempercepat penyelesaian sural yang diperkirakan
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi;
2) untuk mempermudah penyampaian oleh sekJetariat penerima
surat pejabat yang dituju dan untu k mempercepat
penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan
3) untuk mempercepat penyelesaian sural karena tidak menunggu
kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.
Contoh:
Yth. Menteri Agama
Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 - 4
Jakarta
u.p.
Sekretaris Jenderal
d. Pelaksana Tugas (Pit.)
.
Ketentuan penand atanganan pelaksa.na tugas yang disingkat (Pit.)
sebaga.i berikut:
l) Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabet yang berwenang
menandatangani naskah dinas belum diletapkan karena
menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang defirutif ditetapkan.
Contoh:
Pit. Kepala Pinmas, Plt. Sekretaris Ditjen Bi.mas Islam
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
l
iainla ngsa.ac.id
- 38 -
e. Pelaksana Harian (Pih.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yar.g disingkat (Pih.)
:;ebagai berikuL:
J) Pelaksana harian (Pih.) dipergunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat
schingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari
perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.
2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif kerobali di tempat.
Contoh:
Pih. Kepala Pusat KUB, Pih. Sekretaris Ditjen PHU
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
B. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas
antar/keluar KernenLerian Agama yang bersifat kebijakan/keputusan/
arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi Kementerian Agama.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandutangani surat yang tidak
bersifat kebijakan/keputusan/ arahan dapal discrahkan/ dilimpa.hkan
kepada pimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabar.
lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
3. Penyerahan/pclimpa.han wewenang dan penandatanganan
korespondensi kepada pejabat kepala/ pimpinan dilak::;anakan sebagai
berikut:
a) Sekretaris Jenderal/ eselon I dapat roemperoleh pelimpahan
kewcnangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi,
arahan mengenai rencana strategis dan operasional, terma:>uk
kegiatan lain yang dilaksanakan oleh orga-iisasi lini pada
Kementerian Agama.
b) Pimpinan organisasi lini pada setiap jajaran instansi pemerintah
dapat meroperoleh penycrahan/pelimpahan wewenang dan
penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas da11 fungsi ses\.1ai d e1i.ga11 bidar1g masing...masing.
iainla ngsa.ac.id
39.
MATRJKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
......._, """'......"' .........
--
....... _..
""
Jeut!J
Nasltah Oir.u """"'
.._ ...;... """
,,,., - 1"""""
K.abi:t/ ........, .............
Kil~bng/
o.:.J
l<epok K\IA
P'n<N
"""'
L
z.
Pt:ni.1tr11n
&e-n"*1n
,./
; ; ; ;
3.
-
.. '"""""
Suro1 t:dwlm
'
;
,
'
./ ,
J
, ,
, ,
"""""" lSOP!
""""""" ./ ; , '
Prmedur
' '
6 S-..am.1~1Rh/
SwlLIT\lp
; ; , ./
; ; , ,
7
811m1 Chin~
; ,' ;
' ,'
, , ,'
,/
fo!EOOn!Jldum
' ' ' J J
""""""' ' ',
;
; , '
;
' ;'
,/
10. Sunlt Ur.dan-..
' ', ; ' ' .J
IL Sumi
' ' ' .
12
13 . .....-.
Su"t Ku-llM
su.-..tee...... --
I
J
;
',.
,'
J
,' ' ,'
J
,'
J
,'
,
,
4
14.
; ' ; '; ,
15. S'utftl Peil""'"!al'
---\Jtbflrl ,' ' ; ;
./
' J
;
' ,
l6.
- a
J
; ;
J
;
./
; ';
11.
,
J
; , ,' ,
./
; ' ' , ..J
18 T.....,.,,SW
' ' { -I
*) Kewenangan Stai Ahli disesuaikan dengan tugas clan fungsi yang d itetapkan
oleh Kementerian Agarna .
0
iainla ngsa.ac. id
- 40-
BAB V1
PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LAl"
