Tercapainya

Keterpaduan
Keterpaduan Efektif efisien Mengurangi
Mengurangi
dengan
dengan
Kesamaan
Kesamaan Kelancaran tumpang
tumpang tindih
tindih
administrasi
administrasi
pengertian
pengertian dan
dan Berkomunikas &
& Pemborosan
Pemborosan
umum
umum
pemahaman,
pemahaman, i Tulis
penafsiran,
penafsiran, bhs
bhs
 Asas-asas tata persuratan dinas

2 4
1 6
Keamanan
Keamanan

3 5

================================================================
=====

Asas = landasan/dasar
================================================================
====
 Pengertian

Naskah Dinas :
adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang pada Lembaga/instansi
dalam rangka penyelenggaraan tugas sesuai tugas
dan fungsi Lembaga/instansi
 Jenis Naskah Dinas
3. NASKAH DINAS
KHUSUS
1.Surat Perjanjian
2.Surat Kuasa
3.Berita Acara
1. NASKAH 2. NASKAH 4.Surat Keterangan
DINAS DINAS 5.Surat Pengantar
KORESPONDENS 6.Pengumuman
ARAHAN
I

1. Peraturan 1.Nota Dinas

Naskah 2. Pedoman 2.Memorandu
Dinas 3. Juklak intern m 4.LAPORAN
Pengaturan 4. SOP
5. Surat Edaran

5.TELAAHAN
STAF
Naskah
Dinas
Keputusan ekstern Surat
Penetapan dinas

6.Formulir
1. Instruksi
Naskah 2. S.Perintah undangan Surat
dinas 3. S. Tugas
undangan
7.Naskah
penugasan
dinas
elektronik
1. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran pada Yayasan
Sunan Kalijaga Puyut Indonesia oleh Dewan Pembina dan Ketua Pengurus
YSKPI.
2. Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Dewan Pembina, Ketua Pengurus
YSKPI dan Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja (Lembaga) sesuai dengan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
3. Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dalam satu lingkungan internal
satuan organisasi sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
4. Memorandum dibuat dan ditandatangani oleh atasan sesuai dengan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggung jawab.
5. Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab.
6. Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila
diperlukan.
7. Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani
oleh pejabat yang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawab.
8. Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Dewan Pembina,
Ketua Pengurus YSKPI dan atau Pimpinan Satuan
Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawab.
9. Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
10. Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
1.Persyaratan Penyusunan
Setiap Naskah Dinas harus merupakan
kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan
meyakinkan dalam susunan yang
sistematis.

2. Lambang pada Naskah Dinas

Untuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada
halaman pertama menggunakan Lambang
Yayasan.
Kode Jabatan dan Penomoran pada Naskah Dinas:
1. Kode Jabatan pada Naskah Dinas
a. Kode Jabatan pada Yayasan dan Lembaga yang mengalami perubahan
atau penyempurnaan organisasi dan Tata Kerja perlu diikuti dengan
penyempurnaan dan penetapan Kode Jabatan yang ditetapkan oleh Dewan
Pembina.

b. Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja (Lembaga) pada yayasan sunan

Kalijaga Puyut Indonesia ditetapkan dengan Keputusan Ketua Yayasan

2. Penomoran Naskah Dinas

a. Susunan Penomoran naskah Dinas Khusus sebagai berikut:
1) Nomor Naskah Dinas Khusus (nomor urut dalam satu tahun takwin)
2) Kode Jabatan
3) Bulan (ditulis dalam 2 digit)
4) Tahun terbit
 PP: Kode Jabatan Pondok Pesantren
MDTA : Kode Jabatan Madin Awaliyah
MDTW : Kode Jabatan Madin Wustho
VIII : Bulan Ke Tujuh (Juli)
2020 : Tahun 2020
b. Susunan Penomoran Surat Dinas, mencangkup
Hal-hal:
 Nomor Surat
 Kode Surat
 Kode Jabatan Pondok Pesantren
 Kode Yayasan
 Bulan
 Tahun Terbit
 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pengasuh Pondok

001/Und/PP-YSKPI/VI/2020
Nomor Surat

Kode Surat
Kode Jabatan Pondok Pesantren
Kode Yayasan
Bulan Ke-6 (Juni)
Tahun Terbit 2020
a. Atas Nama atau (a.n.)
digunakan jika pejabat yg menandatangani telah
diberi kuasa oleh pejabat yg bertanggung jawab,
berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
ybs. Pejabat penanda tangan bertanggung
jawabatas isi surat kepada penanggung jawab,
sedangkan tanggung jawab tetap pada yg memberi
kuasa.
 b. Untuk Beliau ( u.b.)
Dipergunakan jika yg diberi kuasa, memberi kuasa lagi
kpd pejabat satu tingkat dibawahnya ( u.b.) digunakan
setelah ada (a.n.) pelimpahan wewenang penandatangan
surat (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat esselon
dibawahnya dg syarat:
> pelimpahan hrs mengikuti urutan sampai dengan dua
tingkat struktural dibawahnya
> Materi yg ditandatangani merupakan tugas dan tanggung
jawabnya
> dapat digunakan o/ pejabat yg ditunjuk sbg pemangku
jabatan sementara atau yg mewakili
> tanggung awab berada pada pejabat yg telah diberikuasa
Untuk Perhatian (u.p.)
Digunakan untuk
 mempercepat penyampaian surat kepada penerima
surat/pejabat yang dituju.
 mempercepat penyelesaian surat.
Contoh:
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
Jalan Jenderal Sudirman, Kav 69
Jakarta Selatan 12190
u.p.
Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana

14
 Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah
dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian lebih lanjut

 Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang

definitif ditetapkan

Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,

Tanda Tangan

Nama lengkap

15
 Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah
dinas tidak berada di tempat, sehingga untuk kelancaran pelaksanaan
pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya

 Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat

yang definitif kembali di tempat

Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

16
 Pejabat Ganti Sementara (Pgs.)

Digunakan apabila Pejabat yg berwenang menandatangani Naskah

Dinas pensiun, berhenti, sementara belum ada gantinya, dan
diangkat Pgs. dengan maksud dapat menandatangani dokumen-
dokumen keuangan tetapi tidak dapat mengambil keputusan yang
strategis.
Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai dengan pejabat
definitif dilantik oleh yg berwenang.
Contoh:
Pgs. Kepala Biro Umum,

Tanda tangan
Nama Lengkap

(blm ada di KMA 9 thn 2016 akan di revisi)

 Kewenangan untuk melaksanakan dan
menandatangani surat dinas yang bersifat
kebijakan/ keputusan/arahan berada pada pejabat
pimpinan tertinggi instansi.

 Kewenangan untuk melaksanakan dan

menandatangani surat dinas yang tidak bersifat
kebijakan/ keputusan/arahan dapat
diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan
organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain
yang diberi kewenangan untuk
menandatanganinya. 18
A. Penggunaan Cap Dinas. terdiri dari :
1. Yang berwenang menggunakan cap Lambang
Yayasan adalah pejabat berwenang pada Yayasan
dan Lembaga.
B. Penggunaan Lambang Yayasan
1. Ketentuan penggunaan Lambang Yayasan
sebagai berikut:
a) Lambang Yayasan merupakan lambang yang
digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai
tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat
tetap dan resmi.
b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop
naskah dinas jabatan dan cap jabatan dengan
Lambang Yayasan adalah pejabat Yayasan dan
Lembaga.
 Bentuk Lambang (logo)

Bentuk Cap Dinas Yayasan dan Lembaga

A. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS ARAHAN

1) Susunan Surat Edaran, meliputi: (Kepala, Batang

Tubuh, dan Kaki).
2) Bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh:
a. Dewan Pembina
b. Ketua Yayasan
c. Pimpinan Lembaga Pendidikan
Bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh Menteri Agama
3) Susunan Surat Tugas, meliputi:
a. Kepala terdiri dari: (kop naskah dinas; kata
SURAT TUGAS yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; dan, NOMOR, yang berada di
bawah tulisan Surat Tugas dengan huruf kapital. )
b. Batang Tubuh terdiri dari:
 Konsiderans (Menimbang)
 Diktum (Memutuskan)

c. Kaki terdiri dari (Nama Tempat,Nama

Jabatan,Tandatangan,dan Cap)
B. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS
KORESPONDENSI

1. INTERN
a. Susunan Nota Dinas Korespondensi Intern terdiri dari:
- Kepala Nota Dinas (Kop Naskah, Kata NOTA DINAS,
Kata NOMOR, Kata YTH. Dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi, Penutup)
- dan Kaki (TTd, Nama Pejabat, dan Tembusan)

b. Susunan Memorandum
- Kepala Memorandum (Kop Naskah Dinas, Kata
MEMORANDUM, Kata NOMOR, dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Alinea Isi, Alinea Penutup)
- Kaki (TTd, Nama Pejabat, Tembusan bila perlu)
c. Bentuk Nota Dinas
2. EKSTERN

Susunan Surat Dinas Korespondensi Ekstern terdiri dari:

- Kepala Surat Dinas (Kop Naskah, Nomor, Sifat,

Lampiran dan Hal)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi dan Penutup)
- dan Kaki (Nama Jabatan, TTd, Stempel, Tembusan)
Bentuk Surat Dinas
3. Susunan dan Bentuk Surat Undangan
Susunan Surat Undangan :
- Kepala (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran, Hal dst)
- Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi Undangan, Alinea Penutup)
 SUSUNAN NASKAH DINAS KHUSUS
a. Susunan dan Bentuk Berita Acara
- Kepala Berita Acara (Kop Naskah Dinas, Kata BERITA
ACARA,
kata NOMOR)
- Batang Tubuh (tulisan HARI, TANGGAL, TAHUN, dan Substansi
berita)
- Dan Kaki (TTD, Para Pihak, dan Saksi)
b. Susunan dan Bentuk Surat Keterangan
- Kepala Surat Keterangan (Kop Naskah Dinas, Kata “Surat
Keterangan”, Kata “Nomor”)
- Batang Tubuh (Menerangkan maksud dan Tujuan Surat Undangan)
- Kaki (Tempat, Tanggal, Tahun, Nama Pejabat, TTD)
 c. Susunan dan Bentuk Surat Pengantar
- Kepala, Kop Naskah Dinas, Kata NOMOR,
tanggal, Yth, nama
jabatan dan Nama alamat yang dituju, dn kata
SURAT
PENGANTAR
- Batang Tubuh (Nomor Urut, Jenis yang dikirim,
Banyaknya Naskah,
Keterangan)
- Dan Kaki
(Pengirim yang berada di sebelah kanan dan
Penerima yang berada di sebelah kiri)
Bentuk Surat Pengantar
Bentuk Berita Acara
Bentuk Surat Keterangan
d. Susunan dan Bentuk Laporan
- Kepala, terdiri dari: (Kop Naskah Dinas,
Kata “LAPORAN”, Kata
“TENTANG”, Judul Laporan)
- Batang Tubuh Laporan, terdiri dari:
(Pendahuluan, Materi Laporan, Kesimpulan dan
Saran,
Penutup)
- Kaki Laporan, terdiri dari:
(Tempat dan Tanggal Pembuatan Laporan, Nama
Jabatan
Pembuat Laporan, Tandatangan, Nama Lengkap)
Bentuk Laporan
SEMOGA BERMANFAAT
TERIMA
KASIH