Surat Tugas
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan penugasan dari
pihak atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas atasan tersebut.
2) Susunan
Kepala surat ; terdiri atas :
Tulisan SURAT TUGAS
Nomor dan Tahun
Isi Surat ; memuat dasar dan pertimbangan penugasan, nama,
pangkat/golongan, NIP, jabatan yang diberi tugas dan jenis tugas yang
harus dilaksanakan dan waktu tugas.
Bagian akhir surat ; terdiri atas :
Nama tempat
Tanggal, Bulan dan Tahun
Nama pejabat, pangkat dan NIP
Stempel instansi
Tembusan
b. Surat Undangan
1) Pengertian
Surat undangan adalah naskah dinas yang merupakan pemberitahuan yang
meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan
acara yang ditentukan.
2) Susunan
Kepala Surat ; terdiri atas :
Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ditempatkan di kanan atas ;
Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan di bawah nama, tempat,
tanggal, bulan dan tahun.
Nomor, sifat, lampiran, perihal diketik secara vertikal, ditempatkan
sebelah kiri atas;
Isi Surat ;
Maksud dan tujuan
Hari penyelenggaraan
Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan
Acara yang diselenggarakan
Bagian akhir surat ; terdiri atas :
Nama pejabat pengundang
Tanda tangan pejabat pengundang
Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang
Stempel instansi
Catatan yang dianggap perlu
c. Notulen
1) Pengertian
Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang,
rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan
pengambilan peraturan serta penutupan.
2) Susunan
Kepala Notulen ; terdiri atas :
Tulisan NOTULEN
Acara
Hari / tanggal
Jam
Tempat
Pimpinan Rapat
Sekretaris
Peserta Rapat
Pencatat
Isi Notulen
Pembukaan
Pembahasan
Tanya jawab
Rencana tindak lanjut
Doa (Penutup)
d. Daftar Hadir
1) Pengertian
Daftar hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang.
2) Susunan
Kepala Daftar Hadir; terdiri atas :
Tulisan DAFTAR HADIR. Ditempatkan ditengah lembar naskah
Acara, hari, tanggal, jam dan tempat ditulis di bawah tulisan Daftar
Hadir sebelah kiri.
Isi Daftar Hadir ; terdiri atas :
Kolom nomor urut
Kolom nama
Kolom jabatan/instansi
Kolom tanda tangan/paraf
Kolom keterangan
Bagian akhir ; terdiri atas :
Nama Tempat
Tanggal, Bulan dan Tahun
Nama Jabatan penanggung jawab atas kegiatan
Tanda tangan pejabat penanggung jawab
Nama, pangkat dan NIP pejabat penanggung jawab
f. Kebijakan
2. Diktum:
a. Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital,
serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah
dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
3. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dicantum-
diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
dst
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya.
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.
d. Kaki:
Kaki peraturan/ keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang
memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan
peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan,
tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
e. Penandatanganan:
Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas
f. Lampiran peraturan/keputusan:
1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan
2). Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
Catatan: Untuk Peraturan pada Batang Tubuh tidak ditulis dalam diktum tetapi
dalam Bab-bab dan Pasal-pasal. (akan diuraikan kemudian).
4. Huruf
Huruf yang di gunakan pada format peraturan/Surat Keputusan yaitu menggunakan Times
new Roman, dengan ukuran 12, spasi yang digunakan 1,5
5. Jenis Kertas
Jenis kertas yang digunakan dalam format peraturan/Surat Keputusan adalah F4 berat
minimal 70 gram
6. Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan format peraturan/Surat
keputusan, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh
karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan,
bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan
ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan
untuk membuat naskah, yaitu :
a. Ruang tepi atas : 2,5 cm dari tepi atas kertas.
b. Ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas
c. Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi kiri kertas, batas ruang tepi kiri
tersebut di atur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan
penyimpanan dalam ordner/snelhecter tidak berakibat hilangnya salah satu
huruf/kata/angka pada naskah dinas,
d. Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi kanan kertas.
DINAS KESEHATAN KABUPATEN CIANJUR KOP
Size 14 Puskesmas
PUSKESMAS GEKBRONG Gekbrong
sesuai tata
Jalan Raya Cianjur - Sukabumi Km. 15 Tlp. (0266) 260422 Cianjur naskah
Dinas Di
email: puskesmasgekbrong2016@gmail.com Lingkungan
Pemerintah
Nomor
kebijakan KEPUTUSAN Judul (kepala)
sesuai KEPALA PUSKESMAS GEKBRONG font: times
dengan
Nomor : new roman
sistem 2 spasi 12 pt
penomoran TENTANG
surat Spasi 2
keputusan di JENIS PELAYANAN DI PUSKESMAS GEKBRONG
Puskesmas Keseluruhan
Gekbrong huruf kapital
KEPALA PUSKESMAS GEKBRONG rata tengah
(center) tidak
2 spasi
Mengingat 1. Undang-undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran
2. Undang-undang No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
3. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
4. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 23 Tahun 2014;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 74 Tahun 2012;
6. Peraturan Menteri Pemberdayaan dan Aparatur Negara Nomor
13 tahun 2009 tentang Pedoman Peningkatan Pelayanan Publik dengan
Partisipasi Masyarakat;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang
Pusat Kesehatan masyarakat;
8. Peraturan Bupati Cianjur Nomor 14 Tahun 2010 tentang Organisasi dan
tata kerja Pusat Kesehatan Masyarakat ( Puskesmas ) pada Dinas
Kesehatan Kabupaten Cianjur.
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Gekbrong
Pada tanggal : 31 Agustus 2016
KEPALA PUSKESMAS GEKBRONG
Konsideran
Font:
Times new roman 12 pt
Spasi 1,5
Rata kanan-kiri (justify)
Menimbang
Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik koma (;)
Dan diletakkan di bagian kiri
Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad a, b, dst.
Dimulai dengan kata bahwa dengan huruf kecil
Mengingat:
Diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang
Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hierarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan
huruf angka 1, 2, dst.
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR :
TENTANG : JENIS PELAYANAN
DI PUSKESMAS GEKBRONG
JADWAL PELAYANAN
Jumat
g. Pedoman/ Panduan
1. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Komponen SOP :
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Langkah-langkah
7. Bagan Alir
Penjelasan :
Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah :nama Puskesmas dan logo,
judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Kepala Puskesmas,
sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit
terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel.
a. Petujuk Pengisian SOP
a. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, nama organisasi adalah
nama Puskesmas, sedangkan untuk logo dan nama , dengan ukuran logo 2 cm
b. Kotak Heading : hanya terdapat pada halaman pertama SOP, masing-masing kotak
( Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit,
ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dengan huruf times new roman ukuran
12 dengan hurup kapital diawal kata kecuali kata penghubung. Contoh
( Puskesmas Gekbrong) dan dan Logo pemerintah daerah,
Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya, menggunakan huruf
times new roman ukuran 12 Contoh ( Pengendalian Dokumen dan Rekam),
No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di
Puskesmas/ yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman
SOP/Elemen Penilaan/Pokja/Nomor Urut dari seluruh SOP per BAB contoh
( SOP/1.1.1.1/ADM/01) huruf times new roman ukuran 11.
No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan angka, bila tidak ada
revisi diberi nomor 00, sedangkan bila dokumen revisi pertama diberi nomor 01,
dan seterusnya. huruf times new roman ukuran 11.
Tanggal Terbit: diisi sesuai dengan tanggal terbitnya SOP tersebut, huruf times
new roman ukuran 11 dengan format 01/01/2016.
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SOP tersebut. misalnya : halaman pertama di heading : 1/5, dan bagian footer
menggunakan nomor halaman dibagian tengah. Huruf times new roman ukuran
11.
Kata SOP mengunakan huruf times new roman dengan ukuran 22 kapital tebal
contoh (SOP).
Ditetapkan Kepala Puskesmas : diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama
jelas dan NIP. mengunakan huruf times new roman dengan ukuran 10
c. Isi SOP :
1. Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk
3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya
SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, kemudian
diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
4. Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai
bahan pustaka,
5. Prosedur : berisi alat dan bahan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP.
6. Langkah- langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
7. Bagan Alir : berisi bagan untuk memudahkan dalam pemahaman langkah -
langkahnya, bila tidak ada dikosongkan. Adapun bagan alir secara garis besar
dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro
menggunakan huruf times new roman ukuran 10.
Diagram alir makro/ Makro flow chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara
garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol.
Bentuk balok :
o Awal kegiatan :
o Akhir kegiatan :
o Keputusan : ?Ya Ya
Tidak
o Penghubung :
o Dokumen : , Arsip :
8. Hal hal yang perlu diperhatikan : berisi tentang hal yang harus diperhatikan
dalam pelaksanaan SOP.
9. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
10. Dokumen terkait : diisi dengan dokumen yang terkait dengan SOP tersebut.
11. Rekaman Historis |Perubahan : diisi dengan rekaman historis dari perubahan
SOP tersebut.
Jenis hurup
times new roman
22 pt kapital di
bold
SOP
Ukura times
new roman
No. Revisi
Tanggal Terbit :
:
Menusukkan jarum
Membuka tutup jarum
Melakukan aspirasi
spuit
Ya Menekan tempat
Tarik kembali penusukan dengan
Ada darah
dalam jarum alkohol
tidak
spuit ?
Cuci Tangan
19. Hal-hal yang perlu Observasi pasien antara 5 sampai dengan 15 menit terhadap reaksi obat.
diperhatikan
20. Unit Terkait 1. Klinik umum
2. Klinik gigi,
3. Rawat inap,
4. Immunisasi,
5.No Ruang
Yang diubah
KIA. KB, Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
6. Puskesmas Pembantu.
21. Dokumen Terkait 1. Rekam medis
2. Catatan tindakan.
22. Rekaman Historis
Perubahan
Pelindung: Ka Puskesm