MATERI LATPIN 04

PEDOMAN ADMINISTRASI
Oleh
Tim Kesekretariatan

PENGURUS PUSAT HIMPAUDI

 Administrasi HIMPAUDI merupakan
kegiatan tata cara tulis-menulis dalam
PENGERTIAN lingkungan organisasi HIMPAUDI yang
dilakukan secara teratur dan terarah
untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan
adanya pengelolaan administrasi yang
tertib dan teliti, diharapkan dapat
tercipta organisasi yang baik, berkualitas
dan akuntabel.
1 Perkantoran
RUANG
2 Tulisan-tulisan organisasi LINGKUP
3 Surat menyurat organisasi

4 Administrasi kearsipan

5 .Buku induk anggota

 PERKANTORAN

Untuk menyelenggarakan administrasi

organisasi dengan efektif diperlukan suatu
tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan
segala sesuatu yang berhubungan dengan
organisasi. Tempat penyelenggaraan organisasi
dinamakan sekretariat organisasi.
 PERKANTORAN
GEDUNG SEKRETARIAT PERLENGKAPAN ADMINISTRASI
GEDUNG/RUANG SEKRETARIAT WAJIB ADA DI SETIAP SEKRETARIAT
JENJANG KEPENGURUSAN, DISESUAIKAN DENGAN
TINGKATANNYA, MEMPUNYAI DOKUMEN SEBAGAI PAPAN NAMA SEKRETARIAT
BERIKUT:
SERTIFIKAT TANAH BUKU AD/ART
IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN / MENGGUNAKAN BENDERA MERAH PUTIH DAN PANJI VANDAL DAN
GEDUNG/RUANGAN
C.BUKU INVENTARIS FASILITAS LENCANA
SUSUNAN PENGURUS HIMPAUDI SETEMPAT/STRUKTUR
ALAT PERKANTORAN ORGANISASI
LEMARI PENYIMPANAN ARSIP GARIS BESAR PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG
MEJA TULIS DAN KURSINYA
JAWAB
TELP./FAX/E-MAIL
KOMPUTER STATISTIK ANGGOTA SETINGKAT DI BAWAHNYA,
DILENGKAPI DENGAN NAMA PENGURUS JUMLAH
ANGGOTA SETINGKAT DI BAWAHNYA
TENAGA ALAMAT SEKRETARIAT PENGURUS HIMPAUDI
TENAGA ADMINISTRASI SETINGKAT DI BAWAHNYA
BAGIAN INFORMASI PROGRAM KERJA (TIME SCHEDULE)
PENJAGA KANTOR
STEMPEL
 TULISAN-TULISAN
ORGANISASI
Semua tulisan yang bersifat resmi yang
dibuat oleh anggota pengurus yang
berwenang di Lingkungan organisasi
HIMPAUDI. tulisan yang dipergunakan
dalam lingkungan organisasi dapat
digolongkan sebagai berikut:
Yang Bersifat Mengatur
Yang Bersifat Naskah
1 Surat Keputusan Tulisan Yang
Bersifat
2 Surat Mandat Mengatur

3 Surat Tugas

4 Surat Keterangan
 Tulisan Yang
Bersifat Naskah

Penjelasan tulisan Penjelasan tulisan

organisasi yang organisasi yang
Bersifat Mengatur bersifat
naskah/surat
Penjelasan tulisan organisasi yang Bersifat Mengatur
A. Surat Keputusan
surat keputusan (SK) antara lain dikeluarkan untuk:
Pelantikan Pengurus yang Setingkat Kepengurusan
dibawahnya, Pada Periode yang Sedang Berjalan.
Pengangkatan Pengurus dan Kepanitiaan.
Pengesahan Berlaku/Tidaknya Suatu Tulisan Organisasi.
Pembuatan Penandatanganan Surat Keputusan adalah:
Pengurus Pusat Himpaudi oleh Ketua Umum Dan Sekretaris
Umum PP
Pengurus Provinsi oleh Ketua Dan Sekretaris PW
Pengurus Kabupaten/Kota Ketua Dan Sekretaris PD
Pengurus Kecamatan oleh Ketua Dan Sekretaris PC
 Surat Keputusan
Pemberian nomor dilakukan dengan sistem nomor urut yang dimulai pada tanggal 1
Januari dan berakhir tanggal 31 Desember setiap tahunnya, Sejak berlakunya
periode kepengurusan. pemberian nomor surat keputusan secara lengkap memuat
hal-hal:
Kode singkat surat keputusan: SK
Kode singkat pengurus yang mengeluarkan: PP, PW, PD,PC
Kode bulan, dengan angka Romawi: I, II, III, dst.
Angka tahun: 2011, dst.
Catatan:
Kode-kode dipisahkan oleh tanda miring kode-kode dipisahkan oleh tanda garis
miring (/).
Contoh:
surat keputusan yang dikeluarkan oleh PP HIMPAUDI pada bulan Juni 2011 Nomor
99, penulisan pada Nomor, adalah: nomor: 099/SK/PP HIMPAUDI/VI/2011
 Surat Keputusan
Bentuk suatu Surat keputusan terdiri dari 5 bagian:
Kepala
Konsideran
Diktum
Penutup
Distribusi
Konsideran Surat Keputusan pada umumnya terdiri atas: Menimbang…..(diuraikan
mengenai pertimbangan/kepentingan /alasan sehingga dikeluarkannya SK)
Mengingat…..(dicantumkan dasar yang ada hubungannya dengan wewenang dan
materi pembuatan SK.
Susunan diktum diawali dengan kata: MEMUTUSKAN dan selanjutnya diuraikan
mengenai isi diktum. Apabila isi diktum itu menurut apa yang perlu dilampirkan,
maka dibuat pada halaman terakhir.
Contoh Surat Keputusan
Penjelasan tulisan organisasi yang Bersifat Mengatur
B. Surat Mandat
Surat Mandat dikeluarkan antara lain:
Untuk menyatakan maksud ketua umum/ketua yang memberikan mandat kepada anggota
pengurus untuk mengikuti suatu forum pertemuan organisasi yang bersifat nasional,
internasional, maupun daerah.
Surat mandat berlaku sementara, selama mandat yang termuat didalamnya dilaksanakan
Yang diberi mandat diwajibkan melaporkan hasil pertemuan pada ad.1: kepada pemberi
mandat dan atau rapat anggota pengurus setempat.
Yang berwenang membuat / mengeluarkan dan menanda tangani Surat Mandat adalah
Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Umum/Sekretaris HIMPAUDI di semua tingkat
kepengurusan.
Cara pemberian nomor Surat Mandat sama dengan Surat Keputusan, hanya kode/singkatan
SK diganti dengan SM. Contoh: 097/SM/PP HIMPAUDI/VI/2011.
Bentuk Surat Mandat terdiri dari
- kepala
- konsideran
- isi
- penutup

Konsideran Surat Mandat pada umumnya dicantumkan:

DASAR:……(diuraikan alasan/tujuan dikeluarkan Surat Mandat)
Contoh Surat Mandat
Penjelasan tulisan organisasi yang Bersifat Mengatur
C. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat pernyataan kehendak ketua
umum/ketua yang akan mempunyai akibat
pertanggung jawaban administrasi, yang dituangkan
dalam suatu tulisan organisasi dengan bentuk surat
tugas.
Surat tugas berlaku sementara, selama tugas yang
termuat di dalamnya dilaksanakan.
Selesai melaksanakan tugas yang diberi tugas
diharuskan melaporkan hasilnya kepada pemberi tugas
dan atau rapat pengurus yang bersangkutan hal-hal
lain sama dengan surat mandat hanya kode singkatan
pada cara pemberian nomor diganti dengan ST.
Contoh Surat Tugas
Penjelasan tulisan organisasi yang Bersifat Mengatur
D. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah surat resmi yang
menerangkan identitas seseorang dalam organisasi
yang dapat dipergunakan untuk suatu keperluan
tertentu.
Surat keterangan tidak berlaku lagi jika keperluan yang
disebutkan dalam surat keterangan sudah dilaksanakan
Atau jika ada perubahan identitas yang di Terangkan.
Hal-hal lain sama dengan surat mandate, hanya
kode/singkatan pada cara pemberian nomor adalah KTP.
Contoh Surat Keterangan
 Penjelasan tulisan organisasi yang bersifat
naskah/surat
A.Surat
Surat adalah suatu alat penyampaian berita tertulis kepada
pihak lain baik intern maupun ekstern Organisasi
Pemberian Nomor surat keluar pada garis besarnya disusun sebagai
berikut:
a. Nomor Urut Surat Keluar
b. Kode klasifikasi permasalahan:
- Org = Masalah-masalah Keorganisasian
- Pend = Masalah-masalah Pendidikan
- Keu = Masalah-masalah Keuangan
c. Singkatan Kode Tingkat Kepengurusan
d. Angka Bulan dengan Romawi
e. Angka Tahun
Contoh: Nomor: 002/Org/ PP HIMPAUDI/VI/2011
 Penjelasan tulisan organisasi yang bersifat
naskah/surat
Susunan Surat
a. Kepala surat
b.Isi Surat
c. Penutup surat
Isi surat mempunyai syarat pokok:
a. Teliti dan rapi
b. Terang- jelas
c. Singkat dan meyakinkan (tidak meragukan)
 SURAT MENYURAT
ORGANISASI

kegiatan pengendalian arus

berita baik yang masuk
maupun yang keluar.
1 Surat Keluar
Surat
Menyurat
2 Surat Masuk Organisasi
3 Arsip

4 Administrasi dalam persuratan

5 Contoh-contoh tercantum dalam lampiran

 1. SURAT KELUAR
Surat keluar ialah semua naskah tulisan organisasi yang dikirimkan ke
pihak lain. Surat Keluar memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Kertas berlogo himpaudi lengkap dengan alamat, No. Telp/Faks/E-
mail
Nomor, kode surat dan perihal
Surat ditandatangani ketua umum dan sekum sesuai dengan jenjang
kepengurusannya.
Surat dibubuhi stempel.
Konsep Surat:
Konsep surat disiapkan oleh sekretaris
Diajukan kepada ketua umum/ketua untuk diteliti isi redaksi,
penggunaan tata bahasa serta bentuknya.
Konsep yang sudah mendapat persetujuan di selesaikan oleh
sekretaris 2
 2. SURAT KELUAR
- Surat masuk adalah semua jenis tulisan organisasi
atau berita yang diterima dari pihak lain.
- Penerimaan surat masuk dipusatkan di Sekretariat.
- Kegiatan Penerimaan:
Penyaringan Surat Masuk berdasarkan klasifikasi.
Sampul segera dibuka, digandakan kemudian
disampaikan kepada Ketua Umum/ Ketua
Setelah Ketua Umum /Ketua membubuhkan disposisi,
surat dikembalikan kepada sekretaris untuk diproses.
Surat-surat yang sudah selesai diproses, perlu disimpan
sebagai arsip.
 3. ARSIP
Arsip yaitu penyimpanan surat-surat masuk dan keluar yang
diatur ditata, atau dikelola dengan baik untuk memudahkan
saat diperlukan, yaitu:
Klasifikasi surat masuk berdasarkan jenis surat
Klasifikasikan surat masuk berdasarkan jenjang
kepengurusan
Surat masuk diberi kode
Mengatur penyimpanan arsip
Pemeliharaan arsip
Penilaian dan penghapusan arsip (Setelah 5 tahun)
4. ADMINISTRASI DALAM PERSURATAN

buku ekspedisi (keluar –masuk)

agenda surat keluar dan surat
masuk
lembar disposisi
 SEKRETARIS DAN
TUGASNYA
Sekretaris adalah orang yang menangani
secara menyeluruh bidang administrasi
suatu organisasi. Oleh karena itu selalu
erat hubungannya baik dengan Ketua
maupun dengan anggota pimpinan lainnya.
 TUGAS SEKRETARIS
1. Menangani semua surat-menyurat organisasi.
2. Memelihara dokumentasi
3. Menyiapkan segala keperluan rapat (ruangan rapat, daftar hadir, bahan
pembicaraan, dan lain-lain)
4. Mencatat pembicaraan dalam rapat.
5. Membuat rumusan pendek, ikhtisar dari pidato-pidato atau pembicaraan yang
dianggap penting.
6. Mengirimkan notulen kepada semua anggota pengurus, terutama kepada mereka
yang tidak hadir dalam rapat, agar mereka dapat mengetahui keputusan keputusan
rapat.

sesuai dengan besar kecilnya ruang lingkup pekerjaan, dapat diadakan lebih dari satu
sekretaris dengan pembagian tugas yang jelas antara orang-orang tersebut.
 SEKRETARIS
ORGANISASI
Sekretaris organisasi HIMPAUDI dan
Sekretaris organisasi pada umumnya
bertindak tidak saja melayani pimpinannya
melainkan juga ikut mengatur hal-hal yang
menyangkut organisasi dan manajemen.
 SIFAT-SIFAT URUSANNYA, SEHINGGA
SEORANG SEKRETARIS ORGANISASI MAMPU:

1. Merencanakan apa yang harus dikerjakan

2. Menyusun Struktur dan tata cara organisasi

3. Memimpin organisasi Sekretariat dengan baik

 PERSYARATAN SEORANG SEKRETARIS ORGANISASI
1. Mempunyai pengetahuan umum yang luas
2. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa
Indonesia
3. Memahami kehendak gaya bahasa dan gaya bahasa
Pimpinannya
4. Memiliki keterampilan surat-menyurat
5. Memiliki syarat kepribadian seorang pemimpin.
6. Loyal, tekun, teliti, rapi, dan bertanggung jawab
ADMINISTRASI
KEARSIPAN
BUKU INDUK
ANGGOTA
Contoh Buku Agenda Surat Masuk
Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Contoh Buku Ekspedisi
Contoh Lembar Disposisi
Contoh Laporan Singkat
 HIMPAUDI TERBIT TIADA TENGGELAM
MENAATI TATA TERTIB DENGAN PATUH
POPO BETTI PAMIT DENGAN SALAM
WASSALAMUALAIKUM WARAHMATULLAHI
WABARAKATUH