TATA NASKAH DINAS

ELEKTRONIK
Oleh:
Tim Widyaiswara
BDK Banjarmasin
KETERKAITAN GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI
2010-2025
2010 2015 2019 2024 2025

GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI

2010 -2015

ROAD MAP ROAD MAP ROAD MAP

2010 – 2014 2015 – 2019 2020 – 2024
 ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI
2010-2014

PROGRAM MAKRO

PENATAAN PENINGKATAN
PENATAAN PENATAAN SISTEM PENGUATAN PENGUATAN KUALIATAS
ORGANISASI TATALAKSANA MANAJEMEN PENGAWASAN AKUNTABILITAS PELAYANAN
SDM APARATUR PUBLIK

Program ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses dan
mekanisme kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan. Target yang ingin
dicapai melalui program ini adalah:
a) meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan
manajemen pemerintahan;
b) meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan.
ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI
2015-2019

Applications
 Discuss how the product or service can be used by different
groups, giving real user examples where possible.
KMA 582 TAHUN 2017
TENTANG PERUBAHAN KMA 447 TAHUN 2015
TENTANG ROAD MAP RB KEMENTERIAN AGAMA
TAHUN 2015-2019
 Sejak tahun 2010 Kementerian Agama telah
memanfaatkan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) sehingga seluruh "bisnis proses" di
semua unit kerja ter-input, terpantau, tersajikan
dan terdokumentasi dengan baik, yaitu mulai dari
proses penyusunan Renstra, RKP, RKA K/ L serta IKU
pada setiap unit. Inovasi pemanfaatan TIK semakin
memperkokoh benchmarking bisnis proses
Kementerian Agama yang mempunyai satuan
kerja (satker) mencapai 4468 di seluruh Indonesia.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
yang efektif dan efisien sangat menunjang
komunikasi data antar unit dan memudahkan
koordinasi lintas unit.
 Program Penerapan e-Government
1. Memiliki rencana pengembangan e-government di lingkungan instansi.
2. Melakukan pengembangan e-government di lingkungan internal dalam rangka mendukung
proses birokrasi (misal: intranet, sistem perencanaan dan penganggaran, sistem database
SDM, dll)
3. Melakukan pengembangan e-government untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada
masyarakat (misal: website untuk penyediaan informasi kepada masyarakat, sistem
pengaduan.)
4. Melakukan pengembangan e-government untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada
masyarakat dalam tingkatan transaksional (masyarakat dapat mengajukan melalui website,
melakukan pembayaran, dll)
5. Sosialisasi PMA 65 Tahun 2016 tentang Pelayanan Terpadu pada Kementerian Agama.
6. Melakukan kajian, evaluasi, tindak lanjut regulasi tentang PMA 65 Tahun 2016 tntang
Pelayanan Terpadu pada Kementerian Agama.
7. Penguatan fungsi media sosial kepada publik.
PROGRAM
Reformasi Birokrasi
(KMA 582 TAHUN 2017)
Evaluasi dan perbaikan
peta proses bisnis dan
SOP untuk mendukung
operasional
Kementerian Agama

Keterbukaan Informasi Penerapan

Publik e-Government
 e-Government
Pemerintahan Elektronik (e-Government)
mengacu pada penggunaan teknologi
informasi di lingkungan instansi
pemerintah, antara lain melalui intranet
dan internet.
Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan
bentuk baru seperti
➢ Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C),
➢ Government-to-Business (G2B) serta
➢ Government-to-Government (G2G).

Keuntungan yang paling diharapkan dari e-

Government adalah peningkatan efisiensi,
kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari
pelayanan publik.
Tujuan e-Government

Pembentukan Pembentukan Pembentukan Pembentukan

jaringan informasi hubungan mekanisme dan sistem
dan transaksi interaktif dengan saluran manajemen dan
pelayanan publik dunia usaha komunikasi proses kerja yang
yang berkualitas, untuk dengan lembaga- transparan dan
cepat, dan menghadapi lembaga negara efisien
terjangkau perubahan dan serta penyediaan
masyarakat luas. persaingan fasilitas dialog
perdagangan publik.
internasional.
Manfaat e-Government :

Meningkatkan Memperbaiki
Mereduksi Menciptakan
kualitas proses
biaya transaksi, masyarakat
pelayanan transparansi
komunikasi, berbasis
pemerintah dan
dan interaksi komunitas
kepada akuntabilitas di
yang terjadi informasi yang
masyarakat dan kalangan
dalam proses lebih
komunitas penyelenggara
pemerintahan berkualitas
negara lainnya pemerintahan
 Transformasi Menuju e-Government
Government
Penyelenggaraan
Pemerintahan Secara
MANUAL
Transformasi
▪ Perubahan Budaya Kerja
▪ Perubahan Proses Kerja
(Bisnis Proses)
▪ SOP dan Kebijakan Politik
▪ Peraturan dan Perundangan
▪ Leadership
to e-Government
Penyelenggaraan
TRANSFORMASI Pemerintahan
Berbasis ICT
Pemanfaatan ICT
▪ Penggunaan Internet
▪ Penggunaan Infrastruktur Telematika
▪ Penggunaan Sistem Aplikasi
▪ Standarisasi Metadata
▪ Transaksi dan Pertukaran Data Elektronik
▪ Sistem Dokumentasi Elektronik
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
(TNDE)
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 6 Tahun 2011

tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah
 Maksud & Tujuan
• Maksud
Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juklak /
juknis TNDE

• Tujuan
menciptakan acuan pembuatan standar minimal
pembuatan juklak/juknis TNDE bagi instansi pemerintah
dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif dan efisien
 Sasaran
Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE

Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

Lancarnya komunikasi dan kemudahan

pengurusan naskah dinas

Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas

Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas

PENDAHULUAN

DESAIN SISTEM

Arsitektur TNDE
Cakupan Sistem
Alur Kerja
Persyaratan

SPESIFIKASI SISTEM

Spesifikasi Fungsional
Spesifikasi Nonfungsional
 Dasar Hukum
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan

 Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003

tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government
 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas.
Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) adalah pengelolaan
naskah dinas secara elektronik
dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses
pengambilan putusan
Manfaat TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan
Elektronik (e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi

penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi

birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi,

sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi
pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah

dinas dan penggunaannya
Desain Sistem

Arsitektur TNDE
Desain Sistem

Cakupan Sistem

Cakupan Sistem

Surat dengan
1. Komunikasi Eksternal

• Pembuatan
• Disposisi

Templat
3

4
Agenda
Surat 2. Komunikasi Internal
Masuk
Agenda Agenda Surat Agenda Surat
Surat Masuk Keluar
Keluar
Desain Sistem

Alur Kerja
Surat Masuk
Desain Sistem

Alur Kerja
Disposisi
Desain Sistem

Alur Kerja
Surat Keluar
Desain Sistem Infrastruktur

Jaringan Komputer

Komputer Induk

Komputer klien

Pemindai dokumen (scanner)

Sistem keamanan
Desain Sistem

Suprastruktur

Pengelola TNDE

Sumber daya manusia

Prosedur Operasional Standar

 Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Fungsional - Manajemen Pengguna

Data Induk Pengguna (Master Data User)
memfasilitasi manajemen data pengguna
yang berupa penambahan data dan/atau
penon-aktifan pengguna serta disusun
sesuai dengan data kepegawaian

Pemberian Kewenangan (Role)

mengatur kewenangan setiap pengguna,

antara lain berupa masukan (input)
agenda surat, pemindaian dokumen,
pembuatan disposisi, dan pembuatan
surat keluar
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Masuk

Masukan (Input) Agenda Penyimpanan Dokumen

1. nomor urut agenda Hardcopy → Pemindaian (scanning)

2. tanggal penerimaan surat Softcopy → Unggah file (file upload)
3. nomor, tanggal, dan hal surat
4. tujuan surat (pengguna tujuan
surat)
5. nama dan alamat pengirim surat
6. kecepatan tanggapan, yaitu
• Amat Segera; Melihat Detail Agenda
• Segera;
• Biasa Membuat Disposisi
7. Isi yang ringkas
Manajemen Disposisi
8. keterangan, antara lain tembusan
dan salinan
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Keluar

1. Pembuatan Konsep Surat Templat/Borang Acu
2. Persetujuan Konsep Tanpa Templat/Borang Acu
Surat
3. Pembuatan Agenda Surat
Keluar
4. Penomoran Otomatis
5. Pemindaian Surat
 Manajemen Templat/Borang Acu
Spesifikasi Sistem

1. Penggunaan Templat/Borang Acu diatur dengan Peraturan Menteri Negara

Standar Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22
Tahun 2008

2. Pembuatan Templat/Borang Acu

Baru

3. Penggunaan Templat/Borang Acu

dalam Pembuatan Konsep Surat
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Fungsional – Pencarian Dokumen

Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem

akan dapat dicari berdasarkan kriteria
pencarian yang ditentukan oleh pengguna.
Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan
agenda masuk, disposisi, dan pembuatan agenda
keluar
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Nonfungsional - Keamanan Aplikasi

1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang

terautentik
2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan
secara paralel
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Nonfungsional –
Pencatatan Log Aktivitas Pengguna

Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas

pengguna yang berkaitan terhadap
sistem.

Log aktivitas ini dapat digunakan

untuk melakukan pemeriksaan
terhadap segala proses persuratan
yang memanfaatkan aplikasi TNDE
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Nonfungsional –
Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung
terhadap dokumen ataupun agenda surat yang telah dibuat,
tetapi digunakan mekanisme flag untuk menandakan status
validitas suatu dokumen atau agenda surat.

Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu

mekanisme otorisasi yang diatur sesuai dengan kebijakan
masing-masing instansi
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi Nonfungsional –
Keamanan Penyimpanan Dokumen
 AplikasiTNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang
tersimpan tidak tumpang-tindih dengan dokumen yang
sudah ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat
mengakses fail dokumen yang benar
 Kendala dan Tantangan
 Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi
 Perubahan paradigma dalam persuratan
 Kedisiplinan pegawai
 TERIMA KASIH

Bahan Tayang ini diadaptasi dari

bahan tayang “TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK”
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi