PEDOMAN ADMNISTRASI

IKATAN MAHASISWA TANAH BUMBU

KALIMANTAN SELATAN

PERIODE 2020

A. LATAR BELAKANG
IKATAN MAHASISWA TANAH BUMBU KALIMANTAN SELATAN (ikma
tanbu kalsel). Organisasi ini berdiri sejak tahun 2007 dan berbadan hukum pada tahun
2011. 
Tujuan utama berdirinya organisasi ini adalah sebagai wadah silaturahmi mahasiswa
Tanah Bumbu yang menempuh pendidikan di KALSEL dan ikut serta dalam
pembangunan melalui iptek. Pada awalnya organisasi ini berasal dari himpunan-himpunan
kecil yang ada dikampus-kampus, seiring berjalannya waktu muncullah inisiatif untuk
menyatukannya dalam bingkai IKATAN MAHASISWA TANAH BUMBU
KALIMANTAN SELATAN. Hingga sekarang pengurus IKMA TANBU KALSEL terdiri
dari daerah Banjaramsin, Banjarbaru, Tanah bumbu dan Kota Baru.

B. TUJUAN
Pedoman administrasi IKMA TANBU KALSEL disusun bertujuan untuk dijadikan
pedoman dalam pengelolaan administrasi IKMA TANBU KALSEL,dalam rangka menuju
tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap
pengelolaan demi terwujudnya tata administrasi IKMA TANBU KALSEL.

C. PERANGKAT ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan
sekretariat/kantor, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.
1. Surat masuk
Surat-surat yang diterima IKMA TANBU KALSEL dari luar organisasi
berupa undangan, pemberitahuan, dan lain-lain.
2. Surat keluar
 Surat-surat yang di keluarkan IKMA TANBU KALSEL berupa undangan,
pemberitahuan, dan lain-lain.
3. Stempel resmi dan kop surat.
Setiap kegiatan surat-menyurat mengunakan kop surat resmi IKMA TANBU
KALSEL dan stempel dibubuhkan di sebelah kiri sekretaris (sebagai pembuat) atau
ketua.
4. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar
Untuk memudahkan dalam lalu lintas surat baik surat masuk maupun surat keluar,
maka digunakan buku ekspedisi, dengan demikian untuk keperluan pengecekan,
pengarsipan, dan penomoran surat dapat dilakukan dengan mudah.
5. Pengarsiapan hasil-hasil rapat/berita acara
Memuat hasil-hasil rapat yang dikumpulkan dalam folder (wasekjen). Berguna untuk
memantau perkembangan organisasi serta memudahkan dalam pengambilan
keputusan.
6. Buku tamu
Setiap tamu luar yang datang berkunjung ke Sekretariat IKMA TANBU KALSEL
identitasnya dan kepadanya diharapkan mengisi buku yang telah disediakan. Berguna
sebagai data dan memudahkan komunikasi.
7. Buku inventaris
Memuat barang-barang yang dimiliki oleh IKMA TANBU KALSEL berupa barang-
barang kesekretariatan, arsip dan barang-barang lainnya.
8. Buku peminjaman barang-barang inventaris
Disediakan sebagai sarana untuk memudahkan pengontrolan keluar masuknya barang
inventaris IKMA TANBU KALSEL yang dipinjam oleh pihak luar. Peminjaman
harus sepengetahuan atau persetujuan ketua umum.
9. Data base pengurus
Berisi file yang menyimpan data-data para pengurus
10. Organigram
Ditempel di ruang sekretariat, berisi struktur organisasi kepenguruan IKMA TANBU
KALSEL Periode 2020-2021 yang dibuat dari karton atau papan triplek dana atau
baleho.
11. Lemari penyimpanan
1. Lemari penyimpanan terdiri dari :
a. Lemari alat tulis kantor (ATK)
 b. Memuat ATK yang siap digunakan dalam kegiatan organisasi sehari-hari.
2. Lemari Arsip
Memuat arsip-arsip kegiatan baik masa periode sebelumnya maupun periode yang
sedang berjalan.
Arsip terbagi dua :
- Arsip umum; yaitu arsip organisasi secara umum yang merupakan tanggung
jawab sekretaris umum dan wakil sekretaris umum.
- Arsip khusus; yaitu arsip yang wewenang/tanggung jawabnya diserahkan kepada
masing-masing penanggung jawabnya. Sebagai contoh arsip keuangan adalah
tanggung jawab dari bendahara dan arsip departemen-departeman ada pada
masing-masing departemen.
3. Lemari peralatan
Memuat peralatan–peralatan IKMA TANBU KALSEL.
12. Papan Informasi
Terbuat dari sterofom diletakkan disekretariat untuk menempelkan kalender proker,
informasi dll.

D. SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI DAN KE-SEKRETARIATAN

1. Surat menyurat
a. Ketentuan surat menyurat
1. Yang berhak menerima surat masuk semua pengurus, kemudian
melaporkannya pada wakil sekretaris umum (WASEKUM).
2. Surat keluar hanya dapat dikeluarkan oleh Sekretaris Umum (SEKUM),
SEKDEP (atas persetujuan SEKUM), dan panitia Pelaksana (PANLAK)
kegiatan.
3. Surat yang dibuat dalam kertas yang berkop IKMA TANBU KALSEL dan
amplop berkop IKMA TANBU KALSEL apabila diperlukan.
4. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip IKMA
TANBU KALSEL dan disampaikan ke alamat yang dituju.
5. Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan Ketua Umum IKMA
TANBU KALSEL dan diberi stempel IKMA TANBU KALSEL.

b. Peraturan Surat-Menyurat
1. Ukuran kertas yang digunakan adalah Folio (A4).
2. Pengaturan margin dibuat tidak terlalu lebar sehingga isi surat bisa lebih
banyak.
3. Kertas yang digunakan adalah kertas berwarna putih dan bersih (tidak
mengandung watermark (gambar di latar belakang), kecuali sertifikat.
4. Spasi yang digunakan adalah 1.15, dengan harapan jarak antar baris tidak
terlalu jauh dan tidak terlalu dekat sehingga masih mudah untuk dibaca oleh
sasaran atau penerima surat.
5. KOP surat
- KOP Surat ditulis rata tengah.
- KOP surat tetap disertakan di halaman surat berikutnya dan juga pada
lampiran.
Keterangan penulisan KOP surat adalah sebagai berikut :

IKATAN MAHASISWATANAH BUMBU

( IKMA TANBU )
KALIMATAN SELATAN (12)
Sekretariat: Jl. Pinus Jl. Panglima Batur No.II, Loktabat Utara Kec.Banjarabaru Utara (082251828404) (8)

6. Nomor Surat ditulis dengan format;

Format Penomoran surat sebagai berikut : 000/X/XX/XXX/S/SS
Keterangan :
000 : Nomor urut surat keluar
X : Kode perihal surat
XX : Yang mengeluarkan surat
XXX : Identitas surat
S : Bulan pembuatan surat
SS : Tahun pembuatan surat
Contoh
Nomor : 001/A/SEKUM/IKMA-TANBU-KALSEL/IV/2020
Keterangan :
001 : Jumlah surat keluar
A : Kode perihal surat
SEKUM : Yang mengeluarkan surat
IKMA-TANBU-KALSEL : Identitas surat
 IV : Bulan pembuatan surat
2020 : Tahun pembuatan surat

Yang dapat mengeluarkan surat :

SEKUM : Sekretaris Umum
SEKDEP : Sekretaris Departemen
PANLAK : Panitia Pelaksana

Kode perihal surat keluar :

A : Surat Keterangan Aktif Organisasi
B : Surat Rekomendasi
C : Surat Undangan
D : Surat Peminjaman
E : Surat Pengantar
F : Surat Perjanjian
G : Surat Pemberitahuan
H : Surat Pemanggilan
I : Surat Pemberhentian
J : Surat Keputusan
K : Surat Permohonan Izin
L : Surat Lain-Lain
Note :
1. Dalam penomoran surat jika perihal sama namun tujuan berbeda maka
penomoran disamakan saja.
2. Sebelum mengeluarkan surat harap konfirmasi ke wasekum.

7. Tempat dan tanggal surat ditulis di bawah kop surat, rata kanan atas nomor
surat.
a. Format penulisannya adalah : Tanggal bulan tahun, ditulis lengkap,
tanggal dengan angka, bulan ditulis nama bulan (bukan dengan angka)
dan tahun ditulis lengkap dengan angka.
b. Tempat pembuatan surat tetap ditulis, karena tidak menutup
kemungkinan surat dibuat di luar kota asal (tidak sesuai dengan lokasi
instansi).
 Banjarbaru, 10 juni 2020
8. Tujuan surat/alamat tujuan surat ditulis di bawah nomor surat, lampiran dan
perihal. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada
setiap unsur nama itu, bukan ditulis kapital semuanya, diusahakan tidak
menyingkat nama orang.
a. Penggunaan kata sapaan (seperti; Bapak) tidak digunakan jika diikuti
dengan nama jabatan (Bupati, Sekda, Dinas, dsb).
b. Penulisan letak nomor surat bisa dilihat di lampiran.
Kepada Yth.
Bapak Muhammad Faisal Azhar
di-
Tanah Bumbu
9. Penulisan salam adalah sebagai berikut;
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
10. Isi surat (pembukaan, isi dan penutup) ditulis dengan bentuk huruf yang tipis
semua tanpa perlu ada yang ditebalkan.
11. Penulisan surat IKMA TANBU KALSEL dibuat dengan bentuk times new
roman . Contoh surat bisa dilihat di lampiran.
12. Amplop surat menggunakan KOP, sesuai dengan penulisan KOP.
13. Penulisan salam penutup adalah sebagai berikut:
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
14. Penulisan jabatan cukup dengan dicantumkan “Ketua/Ketua
Umum/Sekretaris/Sekretaris Umum” tidak perlu diperjelas kembali
posisinya sebagai ketua/sekretaris dalam sebuah instansi apa, karena sudah
jelas keterangan instansi di kepala surat.

Ketua Umum,

Muhammad Faisal Azhar

15. Penggunaan stempel disertakan pada sebelah kiri tanda tangan ketua umum,
jika di damping sekretaris umum maka stempel berada disamping kiri tanda
tangan sekum.
16. Surat dapat dinilai sebagai surat yang sah, apabila memenuhi kriteria
berikut:
 a. KOP surat asli, tanda tangan asli, stempel basah.
b. Apabila surat berbentuk soft file, harus surat yang memenuhi syarat poin
(a), kemudian diprint dan discan/difoto.

c. Pengarsipan surat masuk dan keluar

Surat masuk disimpan dilemari arsip jika dalam bentuk file maka disimpan
pada folder surat masuk.
Surat keluar di print 2 rangkap salah satu untuk arsip, jika hanya dalam bentuk
file maka file disimpan dalam folder surat keluar.
Untuk pendataan surat masuk dan keluar dilakukan dengan format sebagai
berikut :
1. Surat masuk
Dicatat atau diarsipkan pada buku atau folder surat masuk dengan format :

No. Nomor surat Pengirim Perihal Tanggal diterima

2. Surat keluar
Dicatat atau diarsipkan pada buku atau folder surat keluar dengan format :

No Nomor surat Perihal Tujuan

.

2. Sertifikat
Dalam setiap sertifikat maka harus mengunakan nomor sertifikat dengan format
sebagai berikut : 000/s/ss/sss/x/xx
Keterangan :
000 : Jumlah kegiatan yang membuat sertifikat
s : Periode kepengurusan (VIII)
ss : Nama kegiatan (disingkat)
sss : indentitas organisasi
x : Bulan pembuatan sertifikat
x : Tahun pembuatan sertifikat
Contoh :
 001/XI/MUBES/IKMA-TANBU-KALSEL/IV/2020
001 : Jumlah kegiatan yang membuat sertifikat
XIII : Periode kepengurusan ke (VIII)
MUBES : Nama kegiatan (disingkat)
IKMA-TANBU-KALSEL : Nama organisasi
IV : Bulan pembuatan sertifikat
2020 : Tahun pembuatan sertifikat
Untuk desain bebas.
Dalam setiap kegiatan nomor sertifikat cukup 1 untuk seluruh sertifikat.

3. Proposal
Proposal dibuat dengan memuat :
a. Halaman Judul.
b. Lembar pengesahan
c. Latar belakang
d. Tujuan kegiatan
e. Target kegiatan
f. Waktu dan tempat pelaksanaan
g. Susunan kepinitiaan
h. Anggaran dana
i. Famplet kegiatan
j. Penutup

4. Berita acara rapat

Dapat dimuat dalam buku ataupun soft file, dengan format :
Hari, tanggal rapat :
Waktu :
Tempat :
Pimpinanan rapat :
Notulensi rapat :
Agenda :
Isi berita acara rapat berupa hal-hal yang dibahas dalam rapat, dan hasil rapat, dan hal-
hal yang dianggap perlu.
Kemudian dishare dalam grup kepengurusan.
 Note : Peserta rapat harus mengisi daftar hadir, dengan Format sebagai berikut yang
diprint oleh notulensi rapat.

No Nama Jabatan Waktu Hadir Waktu TTD

Rapat Meninggalkan
. Rapat

5. Buku tamu
Buku tamu di isi oleh tamu yang berkunjung, dengan memuat format :

No Hari, Nama Jabata Alamat Tujuan No. HP TTD

. tanggal n

6. Pendataan peminjaman barang-barang inventaris

Dapat dimuat dalam buku ataupun soft file, dengan format :

No. Hari, Nama Jumlah Nama Nama Tanggal TTD Ket.

tanggal barang barang peminjam peminjam pengembalian PJ

7. Data base pengurus

Pendataan pengurus – pengurus IKMA TANBU KALSEL dari periode yang dapat
dijangkau, dalam bentuk soft file . Untuk pengelolaan data data disesuaikan dengan
data yang akan disimpan.

8. Pendataan Inventaris
Pendataan inventaris dapat dimuat dalam buku ataupun soft file, dengan format sebgau
berikut :

No No. barang Nama Tanggal Keterangan

. barang pembelian/pengadaa
n

E. PENGARSIPAN
 1. Segala sesuatu yang berhubungan dengan pengarsipan dilakukan dan diketahui oleh
Sekum atau wasekum.
2. Semua surat menyurat dan peralatan diarsipkan sesuai dengan jenis bentuk dan urutan
pada berkas file yang di beri nama kegiatan kemudian isi berkas:
~ SM : Surat Masuk.
~ SK : Surat Keluar.
~ PK : Proposal Kegiatan.
~ LPJ : Laporan Pertanggung Jawaban.
~P : Pamflet.
~ dan lain-lain.
3. Segala macam perlengkapan kesekretariatan yang dipergunakan untuk kegiatan rutin
ditempatkan tersendiri dan dalam hal pemakaian tidak perlu izin khusus dari Sekum.

F. PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

1. Laporan diserahkan kepada sekretaris jendral maksimal 3 (tiga) minggu setelah
kegiatan berakhir dengan disetujui oleh ketua umum.
2. Laporan dilengkapi dengan surat menyurat dan segala arsip yang berhubungan dengan
kegiatan tersebut.
3. Laporan harus dibuat secara objektif.
4. Sebelum penyerahan LPJ kegiatan, panitia sebaiknya dibubarkan dalam rapat evaluasi
kegiatan.
5. Sekum dan wasekum berhak untuk menegur apabila kepanitian terlambat
menyerahkan laporan.
6. Laporan pertanggung jawaban memuat hal-hal dalam proposal namun ada tambahan
pada jumlah peserta rincian pengeluaran dana, lampiran bukti pengeluaran, foto - foto
kegiatan, daftar hadir, dan hal-hal yang dianggap penting :
a. Halaman Judul.
b. Lembar pengesahan
c. Latar belakang
d. Tujuan kegiatan
e. Target kegiatan
f. Jumlah peserta
g. Waktu dan tempat pelaksanaan
h. Susunan kepinitiaan
 i. Anggaran dana
j. Famplet kegiatan
k. Rincian pengeluaran dana
l. Identifikasi masalah.
m. Alternatif pemecahan
n. Penutup
- Kesimpulan.
- Saran.

VI. Lampiran.

7. Khusus untuk laporan pertanggung jawaban IKMA TANBU KALSEL selama satu
priode dibuat oleh Sekum dan wasekum dan dari keseluruhan LPJ departemen, serta
maksimal 2 (dua) minggu sebelum Musyawarah Besar (MUBES) IKMA TANBU
KALSEL dengan terlebih dahulu diadakan rapat evaluasi dengan seluruh pengurus
IKMA TANBU KALSEL.
Laporan Pertanggung Jawaban ini memuat :
A. Halaman Judul.
B. Isi.
 Pembukaan
 Kepegurusan (terlampir)
 Perencanaan kegiatan (terlampir)
 Realisasi kegiatan
 Identifikasi masalah.
 Alternatif pemecahan
 Penutup
 kesimpulan.
 Saran.
 Lampiran.
 Banjarbaru, 30 Juni 2020

Tertanda,
Sekretaris Umum Wakil Sekretaris Umum

Muhammad Amirullah Arnadiah

LAMPIRAN

A. Contoh Surat
B. Contoh Proposal
C. Contoh LPJ