LEMBAR PENGESAHAN

SOP Kesekretariatan BEM FKM UNDIP 2016 telah disusun dan disetujui oleh
pihak-pihak yang bersangkutan. SOP ini berlaku dari mulai diterbitkan hingga periode
kepengurusan BEM FKM UNDIP 2016 berakhir. Konten isi dalam SOP ini dapat mengalami
perubahan menyesuaikan dengan format dan standar terbaru yang diberlakukan baik di
jajaran fakultas maupun universitas. Adapun perubahan tersebut nantinya akan disampaikan
dalam forum sekretaris BEM FKM UNDIP 2016

Semarang, 19 Januari 2016

Sekretaris I Sekretaris II

Birthda Amini Deyulmar Kawidian Putri Bayu Alam

NIM. 25010114130239 NIM. 25010115130180

Mengetahui,
Ketua BEM

Adha Triyanto
NIM. 25010113140274

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan pada kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga penulisan Standard
Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik.

SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran surat,
format KOP yang harus digunakan, pembuatan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
(LPJ), pembuatan sertifikat dan lainnya.

Kami menyadari bahwa SOP Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam
penyajiannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan guna
penyempurnaan SOP Kesekretariatan berikutnya.

Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan
memberikan dorongan serta dukungan baik berupa material maupun spiritual serta membantu
kelancaran dalam penyusunan SOP Kesekretariatan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga SOP Kesekretariatan ini dapat digunakan sebagai
petunjuk yang bermanfaat bagi semua pihak.

Semarang, 19 Januari 2016

Sekretaris

BEM FKM KM UNDIP 2016

3
 DAFTAR ISI

1. Cover .......................................................................................................... 1
2. Lembar Pengesahan .................................................................................. .. 2
3. Kata Pengantar ......................................................................................... 3
4. Daftar isi .................................................................................................... 4
5. Penomoran dan Pembuatan Surat .............................................................. 5
6. Pembuatan Kop ......................................................................................... 17
7. Pembuatan Proposal Kegiatan ................................................................... 19
8. Pembuatan LPJ .......................................................................................... 26
9. Format Penulisan Program Kerja ............................................................... 32
10. Pembuatan LPJ Periodik ........................................................................... 36
11. Pembuatan Sertifikat ................................................................................ 42
12. Diagram Alur Pengajuan Proposal ........................................................... 43
13. Diagram Alur Pencairan Dana ................................................................. 44
14. Diagram Alur Penyerahan LPJ................................................................... 46

4
 BAB. I
PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

1. Bentuk dan font surat

Bentuk atau align surat adalah rata kiri dan kanan (Justify) dan font yang digunakan
adalah Times New Roman 12. Margins Margin Top (2,54 cm), Bottom (2,54 cm), Left
(2,54 cm), Right (2,54 cm)

2. Nomor Surat
a. Surat Keputusan
Contoh :
NO : 01/SK/KE/III/2016
01 : Nomor surat
SK : Surat Keputusan
KE : Ketua eksekutif
III : Kode bulan berjalan
2016 : Tahun berjalan

b. Surat Kegiatan Bidang

Contoh :
No : 02/SPm/BIDHUM/III/2016
02 : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
BIDHUM : Contoh Bidang yang mengeluarkan
III : Kode bulan berjalan
2016 : tahun berjalan

Catatan :
Nomor surat keluar yang dibuat oleh bidang diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
bidang, kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan dan arsip surat diserahkan kepada
sekretaris eksternal BEM FKM dalam bentuk soft-file.

5
 c. Surat Kegiatan non-Bidang
No : 04/SPm/Pan-Raker/III/2016
04 : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
Pan-Raker : Panitia kegiatan
III : Kode bulan berjalan
2016 : tahun berjalan

d. Surat Kepanitiaan di bawah bidang

No : 05/SPm/Pan-Semnas/BIDSOS/III/2016
05 : Nomor surat
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
Pan-Raker : Panitia kegiatan
BIDSOS : bidang yang membawahi Kepanitiaan
III : Kode bulan berjalan
2016 : tahun berjalan

Catatan :
1. Nomor surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara, kemudian setelah
selesai acara wajib dilaporkan kepada sekretaris bidang, untuk dilaporkan secara rutin ke
sekretaris eksternal BEM FKM.
2. Pada setiap acara yang dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan, sekretaris panitia
mendapatkan nomor surat dengan melapor kepada sekretaris eksekutif eksternal terlebih
dahulu.
3. Nomor urut dan nomor surat (Misal untuk Surat Undangan) nomornya disamakan
Contoh: Surat Undangan panitia Petasan dari Bid.Humas kepada semua Ketua UKK
maupun undangan lainnya, maka nomor surat disamakan.

01/SU/Pan-Petasan/BIDHUM/III/2016

Ket :

01 = Nomor urut surat (disamakan nomornya. Sesuai dengan berapa banyak jumlah
undangan)

Catatan: Untuk Sekretaris kegiatan, harus mencatat jumlah surat yang dikeluarkan

6
3. Jenis surat
Dalam pembuatan surat, terdapat beberapa macam jenis sesuai dengan fungsinya dan
disertai dengan kode tertentu untuk masing-masing jenis surat. Antara lain :
1. Surat Keputusan (SK) : ttd ketua bem
2. Surat Undangan (SU) : ttd sekre panitia, ketua panitia, ketua bem
3. Surat Permohonan (SPm)
4. Surat Pemberitahuan (SPb)
5. Surat Peminjaman (SPp)
6. Surat Pernyataan (SPn)
7. Surat Mandat (SM)
8. Surat Tugas (ST)
9. Surat Keterangan (SKet)
10. Surat Rekomendasi (SR)
11. Surat Balasan (SB)

4. Kode Bulan Berjalan

I : Januari
II : Febuari
III : Maret
IV : April
V : Mei
VI : Juni
VII : Juli
VIII : Agustus
IX : September
X : Oktober
XI : November
XII : Desember

7
5. Kode Surat
KE : Ketua Eksekutif
SE : Sekretaris Eksekutif
BE : Bendahara Eksekutif
BIDHUMAS : bidang Hubungan Masyarakat
BIDSOS : bidang Kebijakan Siosial Politik
BIDKPSDM : bidang Kerjasama dan PSDM
BIDPENGMAS : bidang Pengabdian Masyarakat
BIDKESMA : bidang Kesejahteraan Masyarakat
BIDKWU : bidang Kewirausahaan
BIDCED : bidang Communication and English Development

6. Lembar Pengesahan
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

Ketua, Sekretaris,

Adha Triyanto Birthda Amini Deyulmar

NIM. 25010113140274 NIM. 25010114130239

b. Surat kepada pihak Dekanat, misalnya surat peminjaman ruang, peminjaman

tempat, dan permohonan izin pemasangan spanduk.
 Surat peminjaman tempat dan alat (kecuali handycam), kepada PD II.
Ditandatangani oleh Sekretaris Eksekutif atau Ketua Panitia, Ketua BEM,
dan mengetahui Pembantu dekan III.
 Surat Peminjaman Camera dan Handycam ditujukan kepada PD III,
ditandatangani oleh Sekretaris Eksekutif atau Ketua Panitia, Ketua BEM,
dan tanpa tanda tangan PD III

8
 Ketua BEM Sekretaris

Adha Triyanto Kawidian Putri Bayu Alam

NIM. 25010113140274 NIM. 25010115130180

Mengetahui,
Pembantu Dekan III

dr. Martha Irene K., M. Sc., Ph. D

NIP 196407261991032003

c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat-

hapus (misalnya surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua BEM
atau Sekretaris Eksekutif dan Kepala bidang atau Ketua Pelaksana kegiatan yang
bersangkutan.

Ketua BEM Kepala bidang

Adha Triyanto Nama Jelas

NIM 25010113140274 NIM

d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan
kerjasama, ditandatangani oleh Ketua BEM, Ketua Pelaksana dan Sekretaris
Kegiatan yang bersangkutan.

9
 Ketua Panitia Sekretaris

Nama Jelas Nama Jelas

NIM NIM
Mengetahui,
Ketua BEM

Adha Triyanto
NIM 25010110141019

e. Surat kepada pihak intern atau memorandum ditandatangani oleh Ketua

BEM.

Ketua BEM

Adha Triyanto
NIM 250101101019

f. Surat ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain

ditanda tangani oleh Ketua dan sekretaris eksekutif.

Ketua BEM Sekretaris

Adha Triyanto Birthda Amini Deyulmar

NIM 250101101019 NIM 25010114130239

10
 g. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang
Ketua BEM Ketua Panitia

Adha Triyanto Nama Jelas

NIM 25010113140274 NIM

Pejabat yang berwenang

Nama Jelas

NIP

h. Surat dengan perwakilan (apabila ketua BEM berhalangan)

a.n. Ketua BEM
Wakil Ketua BEM,

Kristian Yudhianto
NIM. 25010113140312

Contoh surat-surat ada di lampiran

7. Mekanisme Surat Menyurat

1. Aturan untuk surat peminjaman tempat :
a. Ruang kelas, dan ruang sidang di Fakultas
Ditujukan kepada Pembantu Dekan II, Fakultas Kesehatan Masyarakat

11
 Tembusan : 1. Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset

2. Kasubbag Kemahasiswaan

2. Aturan untuk peminjaman alat

a. Bendera, sofa, meja, dll (Kecuali handycam dan Camera Digital)
Ditujukan kepada Pembantu Dekan II, Fakultas Kesehatan Masyarakat

Tembusan : 1. Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset

2. Kasubbag Kemahasiswaan

b. Camera digital dan Handycam

Ditujukan kepada pembantu dekan III, Fakultas Kesehatan Masyarakat
Tembusan : Kasubbag Kemahasiswaan

3. Aturan untuk surat perizinan pemasangan spanduk di fakultas

Ditujukan kepada PD II, ditandatangani oleh Sekretaris Eksekutif atau Ketua Panitia,
Ketua BEM, dan PD III.
Tembusan : 1. Kasubbag Umum dan Perlengkapan
2. Kasubbag Kemahasiswaan

4. Surat permohonan Pengajuan SK Dekan ditujukan kepada Dekan melalui Kasubbag

kemahasiswaan, dengan melampirkan TOR kegiatan

5. Khusus untuk surat yang ditujukan ke luar fakultas, BEM ataupun UKK terkait
harus membuat surat terlebih dahulu yang ditujukan ke PD III, dengan isi :
mohon dibuatkan surat untuk ...........( sesuai keperluan) yang ditujukan kepada
........... (alamat tujuan surat). Surat ditandatangani oleh Sekretaris Eksekutif atau
ketua panitia dan ketua BEM. Setelah itu surat akan dibuatkan oleh bagian
kemahasiswaan, dan bisa diambil 1-2 hari ketika surat diajukan ke PD III.

12
 6. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya
jumlah tembusan.
7. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan KOP
BEM FKM KM UNDIP.

8. Wewenang Pembuatan Surat

1. Sekretaris Eksternal berwenang membuat surat yang sifatnya untuk keluar
fakultas. Misalnya surat undangan (bukan dibawah kegiatan kepanitiaan), Surat
Keterangan Aktif sebagai Anggota, Surat izin delegasi, Surat rekomendasi dan
Surat Keputusan.
2. Sekretaris Internal berwenang membuat surat yang sifatnya masih dalam ruang
lingkup fakultas, misalnya untuk kegiatan diluar kegiatan bidang (Raker, LPJ
Tengah Tahun, LPJ Akhir Tahun, dan acara intern BEM lainnya). Seperti surat
peminjaman tempat dan peminjaman alat.
3. Sekretaris bidang berwenang membuat surat untuk kegiatan-kegiatan yang
menjadi Proker bidang, tetapi tidak bersifat kepanitiaan. Seperti surat undangan
kepada ketua UKK, ketika ada forum-forum tertentu. Surat peminjaman tempat,
surat peminjaman ruang, dan surat perizinan, sesuai kebutuhan masing-masing
bidang.
4. Sekretaris Kepanitiaan berwenang membuat surat sesuai kebutuhan selama
kegiatan berlangsung. Seperti surat undangan, surat perizinan, surat peminjaman
ruang, dan surat peminjaman tempat.

9. Mekanisme Surat Menyurat

a. Surat Keluar
Adalah surat yang berasal dari BEM FKM UNDIP, bidang dan kepanitiaan di
BEM FKM UNDIP, yang ditujukan kepada pihak internal (Fakultas) maupun pihak
eksternal (dalam dan luar Universitas Diponegoro) dengan mengikuti Standar
Operasional Prosedur Kesekretariatan yang telah ditetapkan.

13
 Bentuk Surat Keluar
a) Standarisasi bentuk surat yang digunakan dalam hal administrasi surat
menyurat adalah bentuk lurus penuh.
b) Untuk satu jenis surat yang ditujukan untuk beberapa instansi menggunakan
nomor surat yang sama sesuai dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat

 Format Baku Surat Keluar

Semua surat keluar BEM FKM UNDIP menggunakan format sebagai berikut :

a) TNR 12, spasi 1,15

b) Margin Top (2,54 cm), Bottom (2,54 cm), Left (2,54 cm), Right (2,54 cm)
c) Kertas HVS ukuran A4

 Sirkulasi Surat Keluar

a) Surat keluar dibuat atas persetujuan Ketua dan ditandatangani oleh pihak
yang bersangkutan.
b) Sebelum disebarkan, Nomor Surat dicatat pada buku surat keluar, dan secara
berkala dilaporkan kepada Sekretaris Eksekutif Eksternal
c) Untuk setiap soft copy surat keluar, wajib diserahkan kepada Sekretaris
Eksekutif
d) Penggunaan atas nama (a.n.) hanya diperkenankan seizin pihak yang
bersangkutan dan yang berhak menandatangani adalah pengurus / panitia
yang jabatannya di bawah pengurus / panitia yang bersangkutan sesuai
struktur organisasi.
e) Mekanisme penandatanganan dilaksanakan dengan urut dan tertib sesuai
dengan jabatan, dari yang memegang jabatan paling rendah hingga yang
paling tinggi.
f) Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop
dengan Kop BEM-FKM UNDIP.

14
 Pengarsipan Surat Keluar
Pengarsipan surat keluar berada di buku surat keluar BEM KM UNDIP.

No. Tanggal No. Surat Perihal Kepada Isi Surat Jumlah

1. Nomor surat keluar dibuat oleh Sekretasis Eksekutif Eksternal. Apabila

sekretaris bidang atau sekretaris kepanitiaan ingin membuat surat, harus
menghubungi Sekretaris Eksekutif Eksternal terlebih dahulu untuk
mendapatkan nomor surat.
2. Surat yang dibuat oleh Sekretaris bidang diarsipkan oleh masing-masing
Sekretaris bidang, kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada
Sekretaris Eksekutif.
3. Nomor surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris kepanitiaan,
kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan kepada Sekretaris Eksekutif.
4. Setiap periode kepengurusan baru nomor surat selalu dimulai dari nomor 1,
dilanjutkan hingga seterusnya, dan ditutup pada akhir periode kepengurusan.

b. Surat Masuk

Adalah surat yang ditujukan kepada BEM FKM UNDIP atau

Kementerian dan kepanitiaan yang berada di dalam BEM FKM UNDIP, yang
berasal dari pihak internal (Universitas Diponegoro) maupun pihak eksternal
(selain Universitas Diponegoro).
 Sirkulasi surat masuk
1) Surat masuk diletakkan pada kotak surat dan dicatat pada buku surat masuk.
2) Jika surat masuk diterima oleh pengurus yang sedang Piket di Ruang BEM,
ataupun pengurus lain yang menerima langsung surat tersebut, maka surat
wajib dilaporkan dan diserahkan ke Sekretaris Eksekutif.
3) Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh Sekretaris
Eksekutif setelah dicatat.

15
 4) Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin Sekretaris Eksekutif
(kecuali Ketua dan Wakil).
 Pengarsipan Surat Masuk
Pengarsipan surat masuk berada di buku surat masuk BEM FKM UNDIP.

Tabel Pengarsipan Surat Masuk.

No. Tanggal Nomor Surat Lampiran Asal Surat Isi Surat

16
 BAB. II
PEMBUATAN KOP SURAT
2.1. Format KOP Surat, Proposal, LPJ
Format Header
Pihak Internal (birokrasi, UKK) dan Eksternal (dalam dan luar Undip)

Keterangan :
(1). Nama badan atau lembaga yang bersangkutan
(2). Alamat kesekretariatan badan atau lembaga yang bersangkutan.
(3). Jika memiliki website dan e-mail dari badan atau lembaga tersebut, maka dapat
dilampirkan. (Jika berupa event besar, nama email dapat diganti sesuai dengan
email kegiatan).

Format Footer

2.2. Format Amplop

Yth. Pembantu Dekan III

Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Diponegoro
di Semarang

17
Kepada
Catatan :
(1). Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi cukup
salah satu saja, yaitu “Yth.”.
(2). Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau
Saudari ). Tidak berlaku untuk jabatan.
(3). Jika pada orang yang dituju terdapat gelar di depan nama, seperti Ir., dr.,
Drs., dan DR., bisa langsung ditulis tanpa sapaan
(4). Jika alamat tujuan surat ditujukan kepada seseorang atas nama jabatan
tertentu seperti Pembantu Dekan , Ketua UKK, dll. Nama orang yang memiliki
jabatan tersebut, tidak perlu disebutkan lagi.

18
 BAB. III
SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN
Proposal merupakan serangkaian kerangka dasar jalannya suatu acara. Proposal
harus dibuat sebelum melaksanakan sebuah kegiatan. Proposal dibuat 4 (Empat) rangkap dan
diserahkan ke bagian Kemahasiswaan.
Proposal terdiri dari :
1. Cover

TERM OF REFERENCE
KEGIATAN AMT
(Achievment Motivation Training)
(TNR 20)

Semarang, 19 Januari 2016 (TNR 12)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2016
(TNR 14)

2. Kop
Berisi kop yang telah baku untuk satu kepengurusan kepanitiaan tersebut.

19
3. Judul
”Term Of Reference Kegiatan ..........................................

KOP BEM
TERM OF REFERENCE
AMT (Achievment Motivation Training)
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPOENGORO
TAHUN 2016

Program : Pendidikan Tinggi

Kegiatan : Layanan Tridharma Perguruan Tinggi (4078)
Output :-
Komponen Input : -
Sub Komponen Input : AMT (Achievment Motivation Training)

A. Latar Belakang
Seiring dengan terbentuknya kepengurusan BEM
FKM Undip 2016, diperlukanlah suatu pembekalan di
awal kepengurusan yang berguna untuk menambah
khasanah pengetahuan keorganisasian bagi para
pengurus. Hal ini juga diperlukan saat dihadapkan pada
kenyataan bahwa pengurus BEM FKM mayoritas
adalah pengurus baru yang masih kurang mendapatkan
materi-materi yang berkaitan keorganisasian secara
luas. Begitu pula kesolidan yang amat diperlukan guna
keberlangsungan kinerja sebuah organisasi.

Catatan :
1. Font Times New Roman 12, Margins 4,3,3,3
2. Lihat Contoh Proposal di Lampiran

4. Latar Belakang
Latar Belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan keputusan
adanya suatu acara, serta visi misi fakultas kesehatan masyarakat dan Tri Dharma
Perguruan Tinggi.
5. Maksud dan Tujuan
Berisi tentang maksud dan tujuan dari dilaksanakannya kegiatan tersebut.

20
6. Indikator Keluaran dan Keluaran
Berisi tentang targetan atau indikator yang mendasari dan ingin dicapai setelah peserta
mengikuti acara tersebut.
7. Cara Pelaksanaan Kegiatan
Berisi tentang metode yang digunakan dalam kegiatan tersebut dan tahapan kegiatannya.
8. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan
Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.
a. Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :
Penanggungjawab : (Dekan)
Pengarah : (Pembantu Dekan III dan Pembina BEM)
Penanggungjawab Pelaksana : (Ketua BEM)
Steering Committe :
Organizing committe :
Ketua Panitia :
Wakil (jika perlu) :
Sekretaris :
Bendahara :
Sie.Acara :
Sie.Konsumsi :
Sie.Peralatan & Perlengkapan :
Sie.Dekorasi & Dokumentasi :
Sie.Humas & Publikasi :

b. Tugas Setiap Kepanitiaan :

Ketua Panitia : Mengkoordinasi jalannya kepanitiaan.
Wakil : Membantu tugas Ketua Panitia.
Sekretaris : Mengatur dan membuat urusan surat menyurat kepanitaan.
Bendahara : Mengatur urusan keuangan acara.
Sie. Acara : Mengatur lancarnya kelangsungan acara.
Hal-hal yang harus diatur antara lain :
1. Pembawa Acara (MC)

21
 Format acara resmi :
- Pembukaan
- Sambutan-sambutan, dimulai dari yang rendah ke tinggi
- Acara Inti
- Penutup
2. Tamu undangan
3. Pembicara Pokok
4. Moderator
Posisi Moderator berada ditengah apabila pembicara berjumlah
genap, berada di kanan apabila pembicara berjumlah ganjil.
5. Posisi Tempat Duduk
Untuk Tamu Undangan :
Nomor urut berdasarkan tingkatan jabatan tertinggi.

IV II I III

6. Membuat Run Down acara

Pengisi
Pj Deskripsi
No Waktu Acara Perlengkapan (Pemateri,Moderator,Mc, Ket
(CP) kegiatan
dll)

Sie.konsumsi : Mengatur urusan makanan & minuman, baik tamu undangan,

peserta, pembicara maupun panitia.
Sie.Peralatan dan Perlengkapan :
1. Peralatan :
Mengatur kelengkapan alat-alat acara.
2. Perlengkapan :
Mencari dan mengurus kesediaan tempat.
Sie. Dekorasi dan Dokumentasi :
1. Dekorasi :

22
 Mengatur dekorasi untuk tempat acara berlangsung. Seperti : backdrop,
vas bunga
2. Dokumentasi :
Mengatur dokumen acara, baik foto maupun file-file pentig lain, seperti
makalah-makalah.

Sie. Humas dan Publikasi :

1. Humas :
 Mengatur hubungan dengan stakeholder - acara
 Membuat siaran pers (press realease), pra dan paska acara.
2. Publikasi :
Mengatur publikasi acara, seperti : spanduk, pamflet, leaflet
(sesuai keperluan)
9. Jadwal Kegiatan
Berisi tentang waktu dan matriks pelaksanaan kegiatan.
10. Biaya
Berisi tentang besarnya anggaran dana yang didapat dari fakultas secara langsung.
11. Lembar Pengesahan
Berisi nama, jabatan, tanda tangan dan stempel untuk dinyatakan sahnya acara tersebut.
Format Lembar Pengesahan :

23
 Semarang,

Ketua BEM Ketua Panitia

Adha Triyanto Nama Jelas

NIM. 25010113140274 NIM.

Menyetujui,

Pembantu Dekan III Ketua SM FKM Undip

dr. Martha Irene K., M. Sc., Ph. D Hillari Dita Regi

NIP 196407261991032003 NIM 25010113120098

Mengetahui,
Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat

Hanifa M. Denny, SKM., MPH.,Ph.D.

NIP. 196901021994032001

24
12. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Berisi tentang rincian rencana anggaran biaya yang akan digunakan dalam acara tersebut.

25
 BAB. IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

A. PENYUSUNAN
Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan
kegiatan pasca acara. LPJ paling lambat disusun 14 hari atau dua minggu setelah
pelaksanaan kegiatan. LPJ dibuat rangkap empat, diserahkan ke bagian
Kemahasiswaan empat rangkap dan akan dikembalikan satu rangkap untuk arsip
Sekretaris Eksekutif.
LPJ terdiri dari :

1. Cover

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

KEGIATAN AMT
(Achievment Motivation Training)

Semarang, 19 Januari 2016

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2016

26
 Catatan :
Format Penulisan LPJ sama seperti Proposal

2. Kop
Berisi kop yang telah baku untuk satu kepengurusan kepanitiaan tersebut.
3. Judul
”Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan ..........................................

KOP BEM
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN AMT (ACHIEVEMENT MOTIVATION TRAINING)
PENGURUS SENAT, BEM dan UKK FKM 2016

A. PENDAHULUAN
Segala puji bagi Allah Tuhan semesta alam atas
limpahan rahmat dan hidayah-Nya. Tak lupa sholawat serta
salam kita tujukan kepada junjungan, qudwah hasanah kita, Nabi
Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat beserta pengikut
setianya hingga yaumil akhir kelak.
Alhamduliallah, akhirnya kegiatan Achievement Motivation
Training FKM 2016 telah terlaksana dengan lancar dan tiada
hambatan yang amat berarti. Seiring dengan kepengurusan
SENAT, BEM dan UKK di FKM Undip yang telah terbentuk.
Saatnya untuk kembali bekerja sebagai pelayan mahasiswa dan
publik.. Begitu pula kesolidan yang amat diperlukan guna
keberlangsungan kinerja sebuah organisasi.

4. Latar Belakang
Berisi tentang alasan-alasan diperlukannya pembuatan laporan pertanggungjawaban
ini dibuat.

27
5. Maksud dan Tujuan
Berisi tentang maksud dan tujuan dari dilaksanakannya kegiatan tersebut.
6. Indikator Keluaran dan Keluaran
Berisi tentang targetan atau indikator yang mendasari dan ingin dicapai setelah
peserta mengikuti acara tersebut.
7. Cara Pelaksanaan Kegiatan
Berisi tentang metode yang digunakan dalam kegiatan tersebut dan tahapan
kegiatannya.
Berisi gambaran singkat tentang proses berjalannya acara yang telah dilakukan
mulai dari awal hingga acara berakhir beserta tempat dan waktu pelaksanaan
kegiatan tersebut. Terbagi dalam 2 tahapan :
a. Tahap Persiapan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
b. Tahap pelaksanaan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
8. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan
Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.
a. Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :
Penanggungjawab : (Dekan)
Pengarah : (Pembantu Dekan III dan Pembina BEM)
Penanggungjawab Pelaksana : (Ketua BEM)
Steering Committe :
Organizing committe :
Ketua Panitia :
Wakil (jika perlu) :
Sekretaris :
Bendahara :
Sie.Acara :
Sie.Konsumsi :
Sie.Peralatan & Perlengkapan :

28
 Sie.Dekorasi & Dokumentasi :
Sie.Humas & Publikasi :
9. Jadwal Kegiatan
Berisi tentang waktu dan matriks pelaksanaan kegiatan.
10. Narasumber
Berisi narasumber yang mengsi acara sebagai pembicara dalam kegiatan tersebut.
11. Peserta Kegiatan
Berisi jumlah dan komponen peserta yang telah mengikuti kegiatan tersebut.
12. Evaluasi
Berisi laporan mengenai jalannya kegiatan, jumlah peserta dan juga kendala atau
hambatan yang terjadi pada tahap persiapan maupun pelaksanaan acara.
13. Rekomendasi
Berisi kesimpulan dari panitia mengenai acara tersebut, dan rekomendasi untuk
kegiatan selanjutnya.
Rekomendasi dalam bentuk :
- Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan
- Rekomendasi pembicara
- Rekomendasi tempat pemesanan catering
- Rekomendasi sewa peralatan, dll.
14. Realisasi Anggaran Biaya
Berisi laporan keuangan yang terdiri dari:
a. Sumber pemasukan dana
b. Penggunaan dana
c. Keterangan Rugi atau Laba

29
15. Lembar Pengesahan

Ketua BEM Ketua Panitia

Adha Triyanto Nama Jelas

NIM. 25010113140274 NIM.

Menyetujui,

Pembantu Dekan III Ketua SM FKM Undip

dr. Martha Irene K., M. Sc., Ph. D Hillari Dita Regi

NIP 196407261991032003 NIM 25010113120098

Mengetahui,
Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat

Hanifa M. Denny, SKM., MPH.,Ph.D.

NIP. 196901021994032001

16. Lampiran
Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang
merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti :
1.

30
 2. Nota pembelian diganti dengan kwitansi dari Fakultas yang bernama SPJ
untuk keperluan kegiatan tersebut. Total harga nota harus sesuai dengan total
pengeluaran yang telah dianggarkan sebelumnya. Nota harus menggunakan
cap dan tidak boleh ada coretan sedikitpun.
3. Daftar absensi peserta baik kedatangan atau pengambilan makanan (terdiri
dari nama, NIM dan tanda tangan)
4. Foto-foto kegiatan (beberapa foto saja yang dilampirkan di LPJ, foto
kegiatan selebihnya dicetak 3R dan dikumpulkan dalam bentuk album.
Album diberi judul kegiatan di bagian sampul.)

B. Jenis LPJ :
a. LPJ Kegiatan
LPJ yang dibuat pasca kegiatan yang dilakukan BEM FKM Undip, format LPJ
seperti format yang telah ditentukan menurut SOP BEM FKM Undip, dan
dibuat serta diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif maksimal 14 hari setelah
kegiatan.

b. LPJ delegasi individu/tim

LPJ disusun oleh delegator dan dimaksudkan untuk mengevaluasi delegasi
dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai delegator. LPJ diserahkan kepada
Seretaris Eksekutif selambat-lambatnya 14 hari setelah kegiatan.

c. LPJ Akhir tahun

LPJ disusun oleh Sekretaris Eksekutif dan dimaksudkan untuk evaluasi akhir
tahun yang mencakup program kerja dan kinerja pengurus, dibuat selambat-
lambatnya sebelum pertemuan dengan SM FKM KM Undip.

Contoh Laporan Pertanggungjawaban ada di lampiran

31
 BAB. V
FORMAT PROGRAM KERJA
1. Klasifikasi Program Kerja
Program kerja BEM FKM UNDIP Periode 2016 terdiri dari :

a. Program Kerja Rutin

Proker yang dilakukan secara rutin dan berulang-ulang satu periode waktu
(minggu/bulan/tahunan).
Contoh :
1) Forum-forum bidang
2) Mading

b. Program Kerja Insidental

Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap suatu
permasalahan baik di dalam maupun di luar fakultas.
Contoh :
1) Aksi-Aksi
2) Audiensi dengan pihak rektorat

c. Program Kerja Kepanitiaan

Program kerja yang membutuhkan kepanitiaan khusus (open recruitment)
Contoh :
1) Studium Generale
2) Seminar-seminar

d. Program Kerja Non Kepanitiaan

Program kerja yang tidak membutuhkan kepanitiaan khusus (open recruitment)
Contoh :
1) Studi Banding
2) Up Grading

32
2. Rencana Program Kerja
a. Cover

RANCANGAN PROGRAM KERJA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2016

33
 b. Isi
PROGRAM KERJA DEPARTEMEN XXX

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPONEGORO
(BEM FKM UNDIP)
2016
(TNR, 13, Bold, spasi 1,15)

I. KATA PENGANTAR (TNR, 12, Bold, spasi 1,5)

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari staf Kementerian. (TNR, 12, spasi 1,5)

II. VISI DAN MISI

A. VISI
Visi dari bidang selama satu tahun
B. MISI
Misi dari bidang selama satu tahun

III. BIODATA PENGURUS

Jabatan
Nama Lengkap :
Nama Panggilan :
Tempat/Tanggal Lahir :
Agama :
Jurusan/Angakatan :
Alamat Asal :
Alamat Kos :
No. HP :
Amanah lain :

34
IV. ARAHAN KERJA
Berisi tentang harapan dan fokus arahan kerja selama satu tahun ke depan.
V. PROGRAM KERJA
1. JUDUL KEGIATAN
Kegiatan rutin/Insidental/Kepanitiaan/Non
Sifat Kegiatan
Kepanitiaan

Latar Belakang Latar Belakang mengenai awal mula kegiatan

tersebut harus diadakan
Tujuan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan

Sasaran Sasaran pelaksanaan kegiatan

Abstraksi Umum Gambaran umum mengenai pelasanaan

Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan kegiatan ini

Target Target dari pelaksanaan kegiatan

Parameter Keberhasilan Parameter keberhasilan yang diharapkan untuk

mengetahui keberhasilan kegiatan
Penanggung jawab dari kegiatan yang telah
berlangsung

PJ Nama :

NIM :

Fakultas/Jur :

Dana Jumlah dana yang dibutuhkan

Timeline Timeline dari masing-masing program kerja

35
VI. PENUTUP
Berisi kata penutup dan harapan dari program kerja yang telah dibuat.

36
 BAB. VI
FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BERKALA
1. Laporan Pertanggungjawaban Tengah Tahun dan Akhir Tahun kepada GAMA
a. Cover

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ....... (Tengah/Akhir)

TAHUN
(cambria, bold, 16, 1.5 spasi)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA
PERIODE 2016

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG

37
 b. Isi

LAPORAN PERTANGUNGJAWABAN TENGAH TAHUN

DEPARTEMEN XXX
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2016
(cambria, 12, 1.5 spasi)

A. Latar Belakang (cambria, 11, 1 spasi)

B. Visi Misi Lembaga/divisi/bidang

C. Testimoni Pengurus
1. Profil Ketua bidang
Nama Personil :
TTL :
CP :
Alamat Kos :
Alamat Asal :
E_mail :
Hobbi :
Motto Hidup :
Pengalaman Organisasi :

2. Profil Staf bidang

3. Profil Staf bidang

38
D. ANALISIS KONDISI (Cambria, 11 )

NO ANALISA SWOT
STRENGHT WEAKNESS OPPORTUNITY THREAT
1.

2.

3.

4.

E. RENCANA DAN STRATEGI

Indikator
Kebijakan strategi PJ Eksekutor Timeline
Kualitatif Kuantitatif

39
F. EVALUASI KEANGGOTAAN (Cambria 11)

No Nama Kedisipli Tanggu Team Terlibat agenda Terlibat agenda Kendala

nan ng Work bidang/divisi Lembaga
jawab ing
Luar

1 Xxxxxxxxxxxxxx 80 90 80 80 80 Memegang banyak amanah lain

2 Xxxxxxxxxxxxxxxx 90 80 80 80 70 Kurang komunikasi

3 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx DEACTIVATED Tidak pernah hadir rapat dan

tidak ada komunikasi

(Kriteria penilaian Score 60 - 100)

40
G. Program Kerja dan Laporan Kegiatan

Waktu Keterangan
Nama Target Sasaran
NO Pelaksanaan Kendala Lapangan
Kegiatan
Rencana Realita Rencana Realita

1.

H. Laporan Keuangan

Pemasukan
No Nama kegiatan Dana lain Pengeluaran Sisa/Defisit Keterangan
Dana Fakultas
(sebutkan)

41
I. EVALUASI DAN REKOMENDASI
Evaluasi

bidang xxxxxxx selama kepengurusan tengah tahun masih memiliki banyak

kekurangan yang telah kami simpulkan bersama antara lain :




Rekomendasi




J. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban tengah tahun program kerja bidang

xxxxx FKM KM UNDIP peride 2016 kami buat dengan penuh kesadaran dan tanggung
jawab. Semoga Laporan Pertanggung Jawaban ini bisa menjadi bagian dalam proses dan
menjadi tongkat estafet yang terus dilakukan mendapatkan capaian-capaian yang lebih
besar lagi serta dapat diterima oleh seluruh pihak.

Ever Onward (Faster, Higher, Stronger) !!

Kepala bidang xxxxx

BEM FKM UNDIP 2016

NAMA. Xxxxxx
NIM. xxxxxxxx

Catatan :
1. Font Cambria 11, Margins 4,3,3,3
2. Rata Kiri Kanan

42
 BAB. VII
PEMBUATAN SERTIFIKAT

1.Sertifikat Kepanitiaan

2.Sertifikat Kepengurusan

43
 BAB. VIII

DIAGRAM ALUR PENGAJUAN PROPOSAL

Pembuatan Proposal

Sekretaris Eksternal (Dalam bentuk soft)

Di Acc Tidak

Kasubag Kemahasiswaan (Dalam bentuk Draft)

Tidak
Di Acc

Pembuatan Proposal (Rangkap 5)

+
1 rangkap untuk pencairan dana

Ttd Ketua BEM FKM UNDIP

Ttd Ketua SENAT FKM UNDIP

Ttd PD III
(1 rangkap)

Kassubag Kemahasiswaan Sekretaris

( 5 rangkap) Dekan

Acc Dana Kegiatan

Kegiatan Proker

44
 BAB. IX
DIAGRAM ALUR PENCAIRAN DANA

1. Alur Pencairan Dana Ke Fakultas

Proposal diajukan ke Surat Pencairan Dana, dilampirkan

Kemahasiswaan proposal diserahkan ke Dekan

Pembantu Pembantu
Dekan III Dekan II

Bag. Keuangan

Tidak (diperbaiki lagi)

Di Acc

Dana Cair 70 % + Konsultasi SPJ

Kegiatan Dilaksanakan

SPJ diserahkan ke Keuangan (H+3)

LPJ diserahkan ke Bag. Kemahasiswaan

+
Album Foto

Dana Cair 30 %

Selesai

45
2. Alur Pencairan Dana ke Bendahara BEM

Pembuatan Proposal Real

Kegiatan

Ttd Ketua BEM FKM UNDIP

Tidak
Di Acc

Ttd Ketua SENAT FKM UNDIP

Bendahara

Dana Cair

Kegiatan Dilaksanakan

LPJ Real diserahkan

Selesai

46
 BAB. X
DIAGRAM ALUR PENYERAHAN LPJ

Pembuatan LPJ

Sekretaris Eksternal (Dalam bentuk soft – Max H+7 )

Di Acc Tidak

Kasubag Kemahasiswaan (Dalam bentuk Draft)

Tidak
Di Acc

Pembuatan LPJ (Rangkap 4)

+
1 rangkap untuk arsip BEM

Tdd Ketua BEM FKM UNDIP

Tdd Ketua SENAT FKM UNDIP

Kassubag Kemahasiswaan (5 rangkap)

+
Album Foto Kegiatan

Selesai

47