ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

I. TATA CARA PENULISAN GUGUS DEPAN

1. Cara Penomoran
a. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Nomor Gugus Depan
3) Kode Bidang
4) Kode Tahun
Contoh :

050/02.0001/C/2000

050 : Nomor Urut Surat Keluar

02.0001 : Nomor Gugus Depan
C : Kode Bidang
2000 : Tahun Pembuatan

b. Bilamana karena sesuatu hal pengadministrasian surat-menyurat Gugus Depan

Putra digabung dengan Gugus Depan Putri, maka penulisan kode Gugus Depan
ditulis semua. Contoh :
050/02.0001-02.0002/C/2000

2. Susunan Surat
Susunan surat dibagi dalam 3 bagian, yaitu :
a. Kepala surat, yang terdiri dari :
1) Nama organisasi atau kesatuan
2) Tempat, tanggal, bulan dan tahun
3) Nomor
4) Klasifikasi
5) Lampiran
6) Perihal
7) Derajat
8) Alamat
9) u.p. (untuk perhatian) apabila diperlukan

b. Isi surat, terdiri dari :

1) Pendahuluan
2) Uraian/maksud
3) Kalimat penutup

c. Penutup surat, terdiri dari :

1) Nama jabatan
2) Tanda tangan
3) Nama pejabat
4) Cap atau stempel Gudep
5) Tembusan

3. Penjelasan Mengenai Kepala Surat

a. Nama Organisasi
1) Isi tulisan ditulis dengan huruf besar (kapital), lengkap (tidak disingkat) dan
sesuai dengan isi tulisan papan nama organisasi dengan tambahan
keterangan seperti contoh berikut :

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN BANYUMAS 02.0422-02.0423
SMA NEGERI 5 PURWOKERTO
Jalan Gereja Nomor. 20 Purwokerto 53115
 2) Di sebelah kiri tulisan nama organisasi dicantumkan gambar shiloutte tunas
kelapa.
3) Khusus untuk kepala surat, apabila diperlukan dapat ditambah nomor telepon
dan faximile.

b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

Purwokerto, 21 Nopember 2009

Tempat dan tanggal surat ditulis secara lengkap yaitu tempat ditulis dengan
huruf, tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf dan disingkat
dan tahun ditulis dengan angka.

c. Perihal menurut inti surat dengan suatu kalimat yang singkat tetapi jelas
pengertianya. Misalnya masalah permintaan Buku Anggaran Dasar/Anggaran
Rumah Tangga Gerakan Pramuka untuk memenuhi kebutuhan anggota Gudep
dengan jumlah 25 buah, maka dalam hal ini cukup ditulis dalam perihal :
Permintaan Buku AD/ART Gerakan Pramuka.
Penulisanya ditulis dengan huruf awal besar dan selanjutnya huruf kecil.

d. Alamat
1) Penulisan alamat harus jelas, sehingga mempermudah cara/petugas/pos dan
lain-lainya yang diserahi tugas menyampaikan surat.
2) Tidak disingkat, misalnya Ka Lemdikanas, Ka Buperta, Ka Kwarran dan
sebagainya. Terutama singkatan yang hanya dimengerti oleh organisasi
Gerakan Pramuka, maka penulisan alamat ditulis secara penuh (lengkap).
3) Penulisan alamat yang jumlahnya terlalu banyak, sehingga apabila ditulis
secara lengkap bertururt-turut ke bawah dapat mempengaruhi bentuk surat,
maka penulisanya disusun sebagai berikut :

Yang terhormat
Ketua dan Anggota Tim Formatur
(terlampir)

Selanjutnya daftar anggota Tim Formatur dilampirkan pada surat tersebut.

e. Stempel Gugus Depan

Hal-hal ini tentang cap/stempel Gugusdepan dapat dilihat pada Surat Keputusan
Kwartir Cabang Banyumas tentang Petunjuk Pelaksanaan Stempel Gugusdepan
Gerakan Pramuka.

f. Kode Bidang
Hal-hal yang menyangkut kode bidang tugas/kegiatan, diatur sebagai berikut :
Kode A : Bidang Organisasi dan Personalia
Meliputi Pengangkatan, Pemberhentian, Mutasi, Keorganisasian,
Surat Keterangan Personalia, dan sebagainya.
Kode B : Bidang Teknik Kepramukaan.
Meliputi KOS, KOL, KMD, KML, Kursus Keputrian, KPDK, PK,
Pentaloka, Dianpinru, Dianpinsat, Mugus, Diklat, Diksar, dan
sebagainya.
Kode C : Bidang Kegiatan Operasional
Meliputi Kegiatan Siaga, Pesta Siaga, Bazar Siaga, Wisata Siaga,
Kegiatan Penggalang, Kemah Bhakti, Jambore, Lomba Tingkat,
Kegiatan Penegak, Raimuna, Perkemahan Wirakarya, Kemah
Bakti, JOTA/JOTI, Porkes Hari Peamuka, Hari Besar, LCTK, Gladi
Tangguh, Filateli, Penerimaan Tamu Ambalan, Persami dan
sebagainya.
 Kode D : Bidang Dana dan Keuangan
Kode E : Bidang Administrasi
Meliputi Pelayanan Administrasi, KTA, THB, Nomor Gugusdepan,
Sisminu, Sismintir, Sisminsat, Penggunaan Stempel, Papam
Nama, Seragam dan Atribut, Tanda Penghargaan, Registrasi
Gudep, Pendataan Potensi, Laporan, Lomba Adminstrasi Gudep,
Administrasi Perlengkapan, dan sebagainya.

4. Penjelasan Mengenai Isi Surat

a. Berpedoman pada 5 (lima) kaidah syarat pokok yaitu :
1) Teliti
2) Terang jelas
3) Singkat padat
4) Meyakinkan
5) Menurut pedoman pokok (standarisasi)
b. Isi surat disusun dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Pendahuluan
2) Uraian
3) Kalimat Penutup
c. Cara penulisannya seperti contoh.

5. Penjelasan Mengenai Penutup Surat

a. Nama Jabatan.
a). Nama jabatan semua ditulis dengan awal huruf besar selanjutnya huruf kecil,
dan tidak boleh disingkat.
Contoh :
(a) Ketua Gugusdepan Banyumas 02. 2843.
(b) Pembina Gugusdepan Banyumas 02. 2844.
b). Apabila penulisan tersebut terlalu panjang, dapat disusun sedemikian rupa
agar tidak melebihi 2 (dua) baris.
c). Apabila menggunakan a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), a.p. (atas
perintah) maka nama jabatanyang menerima pelimpahan wewenang sebagai
penandatanganan ditulis di bawahnya.
Contoh :
a.n. Ketua Gugusdepan Banyumas 02. 2843
Pembina Pramuka,

d). Surat Gugusdepan diketahui oleh Kepala Sekolah selaku Ka Mabigus dengan
pengaturan sebagai berikut :
(a) Pengesahan/ penandatanganan oleh Ka Mabigus di sebelah kiri dari
Pembina Gugusdepan.
(b) Nama jabatan ditulis dengan awal huruf besar dan selanjutnya huruf
kecil.
(c) Apabila penulisan jabatan terlalu panjang dapat disusun sedemikian
rupa agar tidak melebihi 3 baris.
(d) Diberi cap/ stempel instansi/ sekolah yang bersangkutan.
(e) Penulisan jabatan seperti contoh sebagai berikut :

Mengetahui :
Kepala SMK Negeri 2 Purwokerto
Selaku Ketua Mabigus Gerakan Pramuka,

b. Tanda Tangan.
1) Jarak antara Nama Jabatan dan Nama Pejabat agar disesuaikan dengan
bentuk besarnya tanda tangan dari pejabat yang bersangkutan.
2) Cara penulisan lihat contoh.
3) Catatan mengenai penulisan paraf
(a) Paraf ditulis di sebelah kiri bawah dari ruang tanda tangan.
(b) Paraf hanya ditulis pada lembar kedua yang akan disimpan untuk arsip
pembuat surat.
 c. Nama Pejabat.
1) Ditulis dengan awal huruf
besar dan selanjutnya huruf kecil.
2) Ditulis lengkap sesuai dengan
nama dalam Tanda Anggota.

d. Cap atau Stempel.

1) Surat-surat Gugusdepan menggunakan cap atau stempel Gugusdepan yang
telah diatur sesuai ketentuan yang berlaku.
2) Cara meletakkan cap atau stempel.
(a) Permukaan cap diletakkan pada tempat /ruang antara nama jabatan dan
nama pejabat, agar ke kiri.
(b) Permukaan harus menutup sebagian dari tanda tangan pejabat yang
bersangkutan.
3) Cap/ stempel Gugusdepan hanya dipakai untuk mendampingi tanda
tangan Pembina/ Ketua Gugusdepan yang bersangkutan atau yang
mewakilinya.
4) Majelis Pembimbing Dewan Ambalan/ Racana tidak membuat/
mengadakan stempel tersendiri.

6. Format Surat

Format surat-surat Gugusdepan Gerakan Pramuka menggunakan model “ block

style” seperti pada contoh.

7. Surat dari Dewan Ambalan/ Racana dan Sangga Kerja

a. Secara hirarki organisasi, Dewan Ambalan/ Racana dan Sangga Kerja bukan
organisasi/ institusi Gerakan Pramuka tetapi merupakan wadah pembinaan
dan pengembangan Pramuka Penegak dan Pandega di Gugusdepan, yang
membantu Gugusdepan dalam melaksanakan pembinaan dan pendidikan
kepramukaan.
b. Dengan demikian pada prinsipnya Dewan Ambalan/ Racana dan Sangga
Kerja tidak menerbitkan / mengeluarkan surat tersendiri.
c. Namun dalam rangka pembinaan dan pengembangan kepemimpinan dan
manajerial Pramuka Penegak dan Pandega, maka dimungkinkan Dewan
Ambalan/ Racana dan Sangga Kerja untukmengeluarkan surat dengan
pengaturan sebagai berikut :
1) Untuk intern Dewan Ambalan/ Racana dan Sangga Kerja.
2) Dari Dewan Ambalan/ Racana dan Sangga Kerja ke Gugusdepan.

II. PENUTUP

Pada akhirnya berbagai upaya yang ditempuh terutama penertiban dan pendayagunaan
admistrasi dan manajemen, guna mempertahankan eksitensi dan kelangsungan hidup
Gerakan Pramuka di tengah-tengah perubahan dan gejolak yang terjadi sekarang ini,
akan sia-sia belaka, bilamana tidak mendapat dukungan dari pihak-pihak yang terkait.
Untuk itu diperlukan kesadaran, keluasan wawasan berpikir dan kearifan dari para pelaku
Gerakan Pramuka, khususnya pelaksana administrasi Gugusdepan, untuk
menggerakkan, mendorong, mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi
dan manajemen di Gugusdepan.

Dengan demikian, Gerakan Pramuka akan lebih berkualitas dan mampu memberikan
yang terbaik dalam pelayanan pembinaan generasi muda.

*) Materi disusun dan disampaikan pada kegiatan Pelatihan Pengelolaan Dewan Ambalan
(PPDA) Kwartir Ranting Purwokerto Timur Tahun 2009, tanggal 21 – 22 di Aula SMA Negeri
5 Purwokerto.
*) Penceramah adalah Sekretaris DKC Kwartir Cabang Banyumas (Masa Bakti 2001 – 2005,
Masa Bakti 2006 - 2010)
KETENTUAN

1. Tulisan menggunakan huruf Verdana front 11

2. Kertas menggunakan HVS Folio dengan Paper Zize yaitu Custom Size dengan
ukuran Width : 21,56 Cm dan Height : 33,56 Cm. Kemudian untuk Margin Paper
ukuran Top and Bottom : 2,75 Cm. Sedangkan Left : 2,75 Cm – 3 Cm dan Right 2 Cm.
KECUALI :
Menggunakan KOP Surat, maka Top adalah : 1 Cm

3. Tanda Tangan langsung Ketua Kwartir Ranting. TANPA harus ada tanda tangan yang
lain.
4. TIDAK BOLEH MENGGUNAKAN KOP PANITIA atau SANGGA KERJA. Hanya KOP
Kwartir/Gugusdepan.
5. TIDAK BOLEH menggunakan Stempel selain Stempel Kwartir (Panitia, DKR dll).
6. Contoh Penomoran Surat : Nomor : 007/02.13-C (007 = Nomor ; 02 = Nomor Kwartir
Cabang ; 13 = Nomor Kwartir Ranting dan C = Kodefikasi untuk kegiatan Bidang
Prodik.
7. Ukuran Kertas dan jenis tulisan juga berlaku untuk penyusunan Surat Keputusan.
 GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN BANYUMAS 02.0422 - 02.0423
SMA NEGERI 4 PURWOKERTO
Jalan Overste Isdiman Nomor. 05 Purwokerto 53114

02.13-C Menunjukan Nomor Kwartir

Nomor : /1102-C XXXXXXXXXX, Januari 2008

Lampiran : --
Perihal : XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Perihal dan Alamat yang akan di Tuju
di Bold
Yang terhormat,
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
di Tempat Bila Alamat sudah jelas langsung di tulis nama tempat/lokasi

XXXXXXXX XXXXXXXX, Kalimat Pembuka

XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX :

Hari/tanggal : Minggu, 13 Januari 2008

Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai WIB
Tempat : Wisma Wijayakusuma Baturraden
(Depan Loket Masuk Lokawisata Baturraden)

XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXX

XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX.

Kalimat isi

Kalimat Penutup

Mengetahui Ketua Gugusdepan,

Kepala Sekolah Selaku Ketua Mabigus,

Dra. Sri Hartati Dra. Dyah Munjiarti

NIP. 19653256 1997625 2 005 NIP. 19583256 1997625 2 003

Tembusan :
1. Ketua Kwartir Cabang Banyumas
2. Ketua DKC Kwartir Cabang Banyumas
3. Ketua Kwartir Ranting Purwokerto Timur
3. Ketua DKR Purwokerto Timur.