LAMPIRAN I

PETUNJUK PELAKSANAAN
ADMINISTRASI DAN RENCANA KERJA
DEWAN AMBALAN GAJAH MADA – DEWI ANDONGSARI
GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA
PANGKALAN SMK ADHIKAWACANA SURABAYA

BAB I
PENDAHULUAN

1. Umum
a. Ambalan Gajah Mada - Dewi Andongsari adalah wadah pembinaan dan
pengembangan kaderisasi kepemimpinan di lingkungan Gerakan Pramuka
Gugusdepan Surabaya Pangkalan SMK Adhikawacana Surabaya yang
beranggotakan Pramuka Penegak Putera dan Puteri, Bersifat kolektif dan
kolegial. Oleh karena itu dukungan administrasi atau tata usaha perlu
dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana.
b. Pada dasarnya administrasi Dewan penegak Ambalan Gajah Mada - Dewi
Andongsari mengacu pada Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor
041 Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. Akan
tetapi perlu diterbitkan petunjuk pelaksanaan yang lebih teknis guna kepentingan
intern Dewan penegak.

2. Maksud dan Tujuan

a. Maksud Petunjuk Pelaksanaan Administrasi dan Rencana Kerja Dewan Ambalan
Penegak Gajah Mada - Dewi Andongsari ini adalah untuk memberikan pedoman
dan arahan teknis bagi Dewan penegak dalam menjalankan tugasnya mengelola
satuan sekaligus melatih dasar-dasar administrasi kepada anggotanya.
b. Tujuannya adalah untuk mendorong, mengatur dan menertibkan administrasi
Dewan penegak.

3. Dasar
a. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2010 tentang Gerakan
Pramuka
b. Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan Pramuka
c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
d. Pokok-pokok Sistem Administrasi Umum Gerakan Pramuka.
e. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor 041 Tahun 1995 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka.
f. Keputusan Musyawarah Penegak I tahun 2013.

4. Ruang Lingkup
Petunjuk penyelenggaraan ini diatur dengan tata urut sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Pengertian dan Fungsi
c. Administrasi Dewan Ambalan
d. Administrasi surat-menyurat
e. Penyusunan Laporan Pertanggung Jawaban
f. Rencana Kerja Dewan Ambalan
g. Analisis Kepengurusan Dewan Ambalan
h. Penutup

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
1
 BAB II
PENGERTIAN DAN FUNGSI

1. Pengertian
Administrasi Dewan Ambalan Gajah Mada - Dewi Andongsari selanjutnya disingkat
“Mindea” mencakup dua pengertian administrasi, yaitu:
a. Administrasi dalam arti luas yaitu pengelolaan satuan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan pengevaluasian kegiatan
kepramukaan di ambalan.
b. Administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan
proses tulis menulis /administrasi.

2. Fungsi
Mindea berfungsi sebagai:
a. Ukuran pembinaan dan pengawasan kegiatan administrasi di dalam ambalan.
b. Pedoman pelaksanaan administrasi yang bersifat teknis dan terkontrol.
c. Acuan dan pendorong kreativitas anggota dalam administrasi

BAB III
ADMINISTRASI DEWAN AMBALAN
1. Administrasi Dewan Ambalan meliputi:
a. Daftar Induk Anggota
b. Program Kerja Dewan Ambalan
c. Buku latihan mingguan
d. Buku latihan anggota
e. Buku Log
f. Iuran anggota
g. Daftar hadir latihan dan rapat
h. Catatan pribadi
i. Buku Notula Rapat
j. Buku agenda berpasangan
k. Buku Tamu
l. Buku inventaris
m. Buku Ekspedisi

BAB IV
ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

1. Bentuk Surat
a. Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh letak
(layout) bagian-bagian surat.
b. Bentuk yang digunakan dalam penulisan surat Dewan Ambalan Penegak Gajah
Mada - Dewi Andongsari adalah Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official
Style)
Contoh bentuk surat dalam lampiran II

2. Jenis Kertas
Jenis kertas yang digunakan dalam pembuatan surat adalah kertas HVS (houtvrij
schrift) 70-80 gram. Kecuali surat-surat khusus seperti ucapan selamat, sertifikat dan
lain-lain.

3. Warna kertas, tinta dan font

a. Warna kertas yang digunakan adalah putih. Kecuali surat-surat khusus seperti
ucapan selamat, sertifikat dan lain-lain.

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
2
 b. Warna tinta yang digunakan adalah hitam kecuali kop surat.
c. Font surat adalah times new roman ukuran 12 spasi 1,5.

4. Amplop dan Lipatan Surat

a. Amplop yang digunakan sebenarnya disesuaikan dengan keperluan. Yang biasa
digunakan adalah sebagai berikut: Sampul Rekat Silang Tutup (opened), Sampul
Surat Bisnis (commercial).
b. Lipatan yang biasa digunakan adalah: Lipatan Ganda Sejajar (parallel Double Fold)
dan Lipatan Tunggal (Single Fold)

5. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang dipakai adalah:
a. Kertas folio/ F4 (21 x 33 cm)
b. Kertas Quarto (21 x 28 cm atau 29,7 cm = A4)
c. Untuk menulis memo dan nota digunakan kertas setengah folio atau setengah
Quarto (21 x 16 cm atau 21 x 14 cm)

6. Bagian Surat
Setiap surat terdiri atas bagian-bagian surat. Dari gabungan-gabungan itulah
terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (style) yang tertentu pula. Bagian-bagian tersebut adalah:
(1) Kepala surat (Kop)
a. Pada kepala surat terdapat hal-hal yang merupakan identitas organisasi,
yaitu:
a) Nama organisasi
b) Alamat sanggar
c) Nomor telepon
d) Nomor faksimili
e) Nomor kode pos
f) Alamat e-mail/ website
g) Lambang (logo)
b. Kop tersebut terdiri dari: Kop Gugusdepan, Kop Ambalan dan Kop Sangga
Kerja Kegiatan.
c. Kop sangga kerja disesuaikan dengan nama kegiatannya.
d. Kop tersebut diatas dibuat untuk mempermudah pengarsipan surat keluar.
Contoh kop terdapat pada lampiran III

(2) Nomor surat

Cara penomoran surat yang digunakan dalam inter Ambalan Gajah Mada - Dewi
Andongsari adalah sebagai berikut:
Nomor : 013/SAR/13.37.07-/A/V/2011
Keterangan kode nomor adalah sebagai berikut:
013 : Nomor urut
PSAR : Kode kegiatan
13.37.07. :Kode Kwarda Jatim, Kwarcab Surabaya, Kwarran Sukolilo
dan Gudep SMK Adhikawacana Surabaya
A/W/B : Gugusdepan, Dewan penegak dan Sangga Kerja
V : Bulan pembuatan surat
2013 : Tahun pembuatan surat

(3) Tanggal
a. Penulisan tanggal, bulan dan tahun tidak boleh disingkat
b. Penulisan tanggal tidak wajib diawali oleh nama kota (Surabaya)
c. Nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
3
 14 Februari 2013

Nomor : 03/SAR/13.37.07/A/III/2013
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Undangan

(4) Lampiran
a. Disamping disebutkan di dalam notasi lampiran, lampiran juga harus
disebutkan dalam isi surat.
b. Penulisan satuan dapat dinyatakan dengan : lembar, eksemplar atau bundel
c. Penulisan lampiran tidak boleh disingkat (lamp.)

(5) Hal/Perihal
a. Bila perihal ditulis dengan huruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf
kecil/ lowercase), maka huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung
harus ditulis dengan huruf kecil.
b. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.

(6) Alamat tujuan

a. Alamat surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejenisnya.
b. Penulisan yang terhormat (Yth. atau kepada) –sebagai penghalus- tidak wajib
digunakan.
c. Pemakaian Yth. Hanya ditujukan untuk orang, sedangkan “kepada”
ditujukan untuk organisasi atau lembaga.
d. Pedoman penulisan alamat surat:
1) Kepada perseorangan
Yth. Sdr. Hasbian Arfan Nicho Al-Farisy
Jln. Keputih III C Perumahan No. 1
Surabaya 60111

2) Kepada Pejabat Pemerintah

Yth. Kepala Studio RRI Jakarta
Jln. Merdeka Barat 4 – 5
Jakarta 10110

3) Kepada Organisasi/perusahaan
PT Pertamina,Tbk
Jln. Pahlawan No. 135
Lamongan 62264
Jawa Timur

4) Kepada Pemasang Iklan

Yth. Pemasang Iklan
Harian Kompas (Kode: S-10)
d.a. Palmerah Selatan 86
Jakarta 11480

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
4
 5) Alamat yang memakai u.p. (untuk perhatian)
Yth. Dinas Kesehatan Provinsi
u.p. Astutik Ningsih, S.HI.
Jln. Letjen Suprapto 139
Jakarta Pusat 10530

(7) Salam pembuka

a. Hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak terasa kaku.
b. Salam pembuka disesuaikan dengan tujuan surat :

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Salam Pramuka,

(8) Isi surat

Isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea
pembuka, alinea inti dan alinea penutup.

(9) Salam penutup

Salam penutup berfungsi sebagai ungkapan hormat atau akrab terhadap
penerima surat. Salam penutup disesuaikan sebagai mana berikut:
Wassalamualaikum Wr. Wb.,
Salam Pramuka.

(10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat

a. Penulisan nama organisasi digunakan apabila penulisan surat lebih dari satu
lembar kertas. Dalam lembar ke 2 tanpa menggunakan Kop Surat.
b. Apabila bidang atau Sub Bidang mengeluarkan surat, maka cukup
menuliskan Bidang atau Subbidang tersebut.

(11) Jabatan penanda tangan

a. Apabila surat tersebut menggunakan Kop Gugusdepan maka penulisannya
sebagai berikut:
Pembina Gugusdepan Surabaya
b. Apabila surat tersebut menggunakan Kop Ambalan, maka penulisannya
sebagai berikut:
a.n. Ketua Dewan Ambalan Penegak
Gajah Mada - Dewi Andongsari
c. Apabila Surat tersebut menggunakan Kop Sangga Kerja, maka Ketua Sangga
Kerja berada di margin kiri dan sekretaris kegiatan berada di margin kanan.
Surat ini harus mengetahui Ketua Dewan Ambalan.

Sangga Kerja
Pelatihan SAR
Ketua Sekretaris

Hasbian Arfan Nicho Al-Farisy Anita April Yani

NTA. 13.37.06.1839.000442 NTA. 13.37.06.1839.000441

Mengetahui,
a.n. Ketua Dewan Ambalan
Gajah Mada – Dewi Andongsari

Lilis Suryani
NTA. 13.37.06.1839.000439

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
5
 (12) Tanda tangan dan nama penanggung jawab
a. Penulisan nama harus diikuti Nomor Tanda Anggota (NTA)
b. Penanda tanganan surat dapat dilakukan oleh:
1) Ka. Mabigus, jika surat tersebut adalah :
1. Surat Keputusan Kepengurusan/Dewan ambalan
2. Surat Pendelegasian Tk. Daerah keatas
3. Surat Permohonan Sumbangan untuk kegiatan Tk. Daerah keatas
4. Surat untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi, contoh:
dispensasi sekolah.
2) Pembina, jika surat tersebut adalah :
1. Surat Keputusan sangga kerja kegiatan
2. Surat Pendelegasian
3. Surat Permohonan Sumbangan
4. Surat untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi
3) KDA dan Sekretaris Dewan Ambalan, jika surat tersebut adalah :
Undangan rapat atau kegiatan yang diadakan oleh dewan ambalan.
4) Ketua Sangga Kerja, Sekretaris sangga kerja dengan mengetahui KDA, jika
surat tersebut adalah surat kegiatan yang dikeluarkan oleh sangga kerja
(13) Lembar pengesahan
(14) Tembusan
Digunakan apabila ada pihak ketiga yang sangkut-paut atau ada keterkaitannya
dengan surat tersebut,
(15) Inisial pengonsep dan pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial terdiri dari
dua huruf atau lebih. Misalnya Nanda Badzelina = NB, Fitriyani Indahsari =FI.
Mengetahui,
a.n. Ketua Dewan Ambalan
Gajah Mada – Dewi Andongsari

Lilis Suryani
NTA. 13.37.06.1839.000439

NB/FI

Keterangan:
NB/FI
Nanda Badzelina: Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
Fitriyani Indahsari: Pengetik

(16) Stempel
a. Penggunaan stempel berdasarkan penanda tangan atau penanggungjawab
yang dicantumkan dalam surat.
b. Warna stempel yang digunakan adalah ungu.

BAB V
PENYUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
1. Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi
sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan
keputusan selanjutnya.
2. Laporan pertanggungjawaban disusun dalam bentuk naskah. Adapun sistematikanya
sebagai berikut:
a. Sangga Kerja
I. Pendahuluan

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
6
 a. Dasar pembuatan laporan
b. Maksud dan tujuan
c. Garis besar kegiatan yang dilaporkan
d. Isi laporan (rincian laporan secara kronologis)
e. Pelaksana dan peserta
f. Inventarisasi
g. Tingkat keberhasilan
h. Kelemahan/hambatan pelaksanaan tugas
i. Evaluasi
j. Penutup
II. Laporan administrasi kegiatan
III. Laporan keuangan
IV. Lampiran-lampiran

b. Laporan pendelegasian
I. Pendahuluan
a. Dasar pembuatan laporan
b. Maksud dan tujuan
c. Pelaksanaan kegiatan
d. Nilai positif
e. Kelemahan
f. Penutup
II. Lampiran-lampiran
a. Materi-materi
b. Surat-surat
c. Laporan keuangan
d. Dokumentasi kegiatan

BAB VI
INVENTARISASI

1. Inventarisasi adalah usaha pendataan kekayaan Ambalan atau Gudep.

2. Kode penomoran yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Kode R.A : Buku – buku pengetahuan Pramuka.
b. Kode R.B: Buku non Pramuka.
c. Kode R.C : berkas – berkas atau LPJ kegiatan
d. Kode R.D : Album – album Foto
e. Kode R.E : Cindera mata / kenang-kenangan

BAB VII
RENCANA KERJA
A. RENCANA KERJA
Uraian pelaksanaan rencana kerja Ambalan Gajah Mada - Dewi Andongsari
masa bakti 2013, adalah sebagai berikut :

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
7
 No URAIAN SASARAN INDIKATOR KEBERHASILAN
1.  Organisasi dan manajemen  Telah dikajinya kembali Petunjuk
yang efektif dan efisien. Pelaksanan yang berkaitan dengan
 Menjabarkan dan pembinaan Pramuka Penegak,
mensosialisasikan petunjuk yang kemudian dijadikan sebuah
penyelenggaraan yang format baru yang disesuaikan
berkaitan dengan dengan kondisi di daerah tertentu.
pembinaan Pramuka Petunjuk Pelaksanaan tersebut
Penegak sebagai golongan telah tersosialisasikan kepada
dewasa muda. anggota.
 Penyempurnaan  Terselenggaranya sistem
manajemen kegiatan. perencanaan dan pengelolaan
kegiatan yang matang dengan
adanya data kegiatan secara
sistematis.
 Terselengaranya sistem planing,
monitoring, controling dan
evaluating.
2.  Meningkatkan Kinerja  Terlibatnya semua pengurus
Pengurus Dewan Ambalan Dewan dalam menetapkan
kebijakan yang berkenaan dengan
pembinaan dan pengembangan
Pramuka Penegak.
 Terwujudnya kemandirian
pengelolaan Ambalan.
 Mampu mengembangkan potensi
diri anggota Gugusdepan.
3.  Memaksimalkan Fungsi  Terselenggaranya evaluasi dalam
Evaluasi setiap kegiatan yang menghasilkan
rekomendasi kegiatan berikutnya.
 Terlaksananya LPJ tiap kegiatan
kepada Pengurus Dewan tepat
waktu dan apabila terjadi
keterlambatan, maka dikenai
konsekuensi sesuai kesepakatan
forum
 Mampu mendata potensi baik
kekuatan, kelemahan, tantangan
dan peluang.
4.  Peningkatan Mutu  Terselenggaranya kegiatan yang
lebih edukatif, inovatif dan kreatif.
 Terselenggaranya kegiatan yang
mampu memberikan peningkatan
sumber daya anggota.
 Terselenggaranya kegiatan yang
bersifat social oriented dan Profit
oriented.
 Terselenggaranya kegiatan yang
berskala daerah atau nasional.
 Terselenggaranya kegiatan yang
dapat diminati oleh semua
kalangan.
5.  Kaderisasi  Tersedianya kesempatan dan

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
8
 peluang kepada setiap anggota
dalam mengikuti kegiatan yang
berskala daerah atau Nasional.
 Adanya kaderisasi yang jelas dan
continue di dalam Ambalan.
 Keikutsertaan anggota dalam
kepanitiaan kegiatan.

BAB VIII
ANALISIS KEPENGURUSAN DEWAN AMBALAN

1. Keunggulan
a. Tersedianya Sumber daya manusia dengan berbagai ketrampilan khusus.
b. Tempat yang strategis yang berada di kota Surabaya sehingga mudah untuk
menjalin hubungan dengan sekolah, perguruan tinggi dalam skala daerah maupun
nacional
c. Memilliki ketrampilan seni di setiap anggota
d. Didukung penuh oleh pihak sekolah

2. Kelemahan
a. Kurangnya koordinasi antara anggota gudep, dewan ambalan dan para Pembina.
b. Pengurus Dewan yang kurang memahami tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dan
sistem Administrasi Satuan (sisminsat).
c. Memiliki sarana dan prasarana penunjang pendidikan
d. Lemahnya sistem evaluasi dan monitoring di dalam kepengurusan Dewan
Ambalan penegak.
e. Kurang maksimalnya kegiatan bina diri dalam satuan
f. Belum berjalannya sistem pendataan anggota secara continue.
g. Kurang mengembangkan hubungan kerja sama dengan Lembaga/ Instansi negeri
maupun swasta
h. Kurangnya loyalitas anggota terhadap Ambalan.
i. Kurangnya manajemen diri anggota.
j. Sedikitnya anggota putera di Gudep.
3. Peluang
a. Sebagai wadah pembinaan dan pengembangan.
b. Tersedianya Sumber daya manusia dengan berbagai ketrampilan khusus.
c. Terbukanya kesempatan dalam membina hubungan kerjasama dengan Instansi/
Lembaga negeri maupun swasta.
d. Adanya bakti kepramukaan kepada masyarakat.
e. Pembentukan, pembinaan dan pengembangan potensi diri.
f. Penerapan IPTEK dalam proses pembinaan dan proses pengembangan anggota
pramuka.

4. Tantangan
a. Menurunnya minat siswa dalam mengikuti kegiatan Kepramukaan.
b. pembinaan, pengembangan, kegiatan, dan latihan.
c. Banyaknya organisasi dan kegiatan diluar Gerakan Pramuka yang lebih menarik.
d. Adanya dampak negatif dalam kebudayaan dan moralitas di era globalisasi
e. anggapan masyarakat bahwa pramuka hanya bisa tepuk dan nyanyi
f. Faslitas penunjang kegiatan yang memadai

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
9
 Dari urain di atas perlu kami berikan gambaran tentang kondisi organisasi Ambalan
Gajah Mada - Dewi Andongsari yang akan datang, yaitu:
a. Mengedepankan proses pembinaan Pramuka Penegak yang efektif dan efisien
b. Meningkatkan kinerja Dewan Ambalan.
c. Meningkatkan intensitas latihan bina diri dalam satuan
d. Meningkatkan dan memfasilitasi potensi diri anggota

BAB IX
PENUTUP
1. Masa Peralihan
Seluruh komponen Dewan penegak diberikan kesempatan selama 1 (satu) bulan untuk
mengadakan penyesuaian dengan Petunjuk Penyelenggaraan ini dalam masa
peralihan sejak tanggal ditetapkannya petunjuk penyelenggaraan ini.
2. Lain-lain
Hal lain yang belum diatur dalam petunjuk penyelenggaraan ini akan diatur
kemudian oleh Dewan Kehormatan Penegak dengan mempertimbangkan masukan
Dewan ambalan dan tetap memperhatikan perkembangan zaman dan kebutuhan
Pramuka Penegak Gudep Surabaya pangkalan SMK ADHIKAWACANASurabaya

Ditetapkan di : Surabaya
Pada tanggal : 26 Januari 2013

Presidium Musyawarah Penegak I

(NANDA BADZLINA SYAFITRI)

Presedium I

(GADIS NOVIANTI S.S) (NUR AINI)

Presedium II Notulen

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
10
 LAMPIRAN II
KEPUTUSAN MUSYAWARAH PENEGAK
AMBALAN GAJAH MADA - DEWI ANDONGSARI
GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA
PANGKALAN SMK ADHIKAWACANASURABAYA

BENTUK SURAT

Ditetapkan di : Surabaya
Pada tanggal : 26 Januari 2013

Presidium Musyawarah Penegak I

(…………………………)
Ketua

(…………………….) (…………………….)
Anggota Anggota

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
11
 LAMPIRAN III
KEPUTUSAN MUSYAWARAH PENEGAK
AMBALAN GAJAH MADA - DEWI ANDONGSARI
GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA 1261-1262
PANGKALAN SMK ADHIKAWACANASURABAYA

KEPALA SURAT GUGUSDEPAN, AMBALAN

Ditetapkan di : Surabaya
Pada tanggal : 26 Januari 2013

Presidium Musyawarah Penegak XXI

(……………………….)
Ketua

(……………………..) (…………………….)
Anggota Anggota

MUSYAWARAH PENEGAK(MUSTEGAK) I
12