Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang

PETUNJUK PELAKSANAAN

ADMINISTRASI
RACANA SAWERIGADING-SIMPURUSIANG
GUGUS DEPAN 09.001-002 PANGKALAN IAIN PALOPO

BAB I
PENDAHULUAN

1. Umum
a. Gerakan Pramuka IAIN Palopo, Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang Gugus
Depan 09.001-002 merupakan wadah pembinaan dan pengembangan kaderisasi kepemimpinan di
lingkungan Kampus IAIN Palopo yang beranggotakan Pramuka Pandega Putra dan Pramuka
Pandega Putri yang bersifat kolektif dan kolegial. Oleh karena itu dukungan Administrasi atau Tata
Usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan tertib
b. Pada dasarnya administrasi Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang mengacu
pada Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor 041 tahun 1995 tentang “Standar
Administrasi pada Gugus Depan”. Akan tetapi, perlu petunjuk pelaksanaan administrasi yang lebih
teknis untuk kepentingan intern Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpuruisiang Gugus
Depan 09.001-002 pangkalan IAIN Palopo.

2. Maksud dan Tujuan

a. Maksud petunjuk pelaksanaan administrasi dan rencana kerja Dewan Racana Pandega
Sawerigading dan Simpurusiang Gugus Depan 09.001-002 pangkalan IAIN Palopo adalah untuk
memberikan pedoman dan arahan teknis bagi pengurus Dewan Sawerigading dan Simpurusiang
dalam menjalankan tugasnya mengelola satuan sekaligus melatih dasar-dasar tata usaha kepada
anggotanya.
b. Tujuan petunjuk pelaksanaan administrasi dan rencana kerja ini adalah untuk mendorong, mengatur
dan menertibkan tata usaha Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang Gugus Depan
09.001-002 pangkalan IAIN Palopo.

3. Dasar
a. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2010 tentang gerakan pramuka
b. Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan pramuka
c. Anggaran Dasar dan Anggaran rumah Tangga Gerkana Pramuka
d. Pokok-Pokok sistem Administrasi Umum gerakan pramuka
e. Keputusan kwartir nasional gerakan pramuka nomor 041 tahun 1995 tentang Standar Administrasi
pada Gugus Depan
f. Keputusan musyawarah Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang Gugus Depan
09.001-002 pangkana IAIN Palopo

4. Ruang Lingkup
Petunjuk pelaksanaan ini terdiri dari :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PENGERTIAN DAN FUNGSI
BAB III : ADMINISTRASI RACANA
BAB IV : ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
BAB V : PENYUSUNAN LAPORAN
BAB VI : PENUTUP

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (1)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
BAB II
PENGERTIAN DAN FUNGSI

1. Pengertian
Administrasi Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang gugus Depan 09.001-002
pangkalan IAIN Palopo memiliki 2 pengertian, yaitu :
a. Secara luas diartikan pengelolaan satuan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di Racana
b. Secara sempit diartikan segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis atau
ketatausahaan.

2. Fungsi
Administrasi Dewan Racana Pandega Sawerigading dan Simpurusiang berfungsi sebagai :
a. Ukuran pembinaan dan pengawasan kegiatan tulis-menulis surat di dalam Racana
b. Pedoman pelaksanaan keadministrasian yang bersifat teknis
c. Acuan dan pendorong kreatifitas anggota dalam tata cara tulis-menulis surat

BAB III
ADMINISTRASI RACANA
Administrasi racana meliputi :
a. Buku Induk Warga
b. Program Kerja
c. Kalender Latihan Mingguan
d. Buku Biodata anggota
e. Buku Iuran anggota
f. Daftar hadir Latihan, Kegiatan dan Rapat
g. Buku Notulen Rapat
h. Buku Surat Masuk
i. Buku Surat Keluar
j. Buku Tamu
k. Buku Inventaris

BAB IV
ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

1. Bentuk Surat
a. Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh letak tiap bagian surat.
b. Bentuk yang digunakan dalam penulisan surat Dewan Racana Pandega Sawerigading dan
Simpurusiang adalah bentuk persuratan resmi yang baru
c. Bentuk surat terlampir

2. Jenis Kertas
Jenis kertas yang digunakan dalam pembuatan surat adalah kertas HVS, kecuali surat-surat khusus
seperti sertifikat dan lain-lain.

3. Warna Kertas, Tinta dan Font

a. Warna kertas yang digunakan adalah putih, kecuali untuk surat-surat khusus
b. Warna tinta yang digunakan adalah hitam, kecuali untuk surat-surat khusus
c. Font surat adalah times new roman dengan ukuran 12 dan spasi disesuaikan

4. Amplop dan Lipatan Surat

a. Amplop disesuaikan dengan surat
b. Lipatan Surat disesuaikan dengan Amplop Surat dengan KOP Surat berada dilipatan luar

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (2)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
5. Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang digunakan adalah :
a. Kertas folio/F4 (21,5 x 33 cm)
b. Kertas Quarto/A4 (21 x 28 cm)
c. Untuk memo, nota dll ukuran kertas disesuaikan

6. Bagian Surat
Setiap surat memiliki bagian-bagian, dari gabungan bagian-bagina itulah terbentuk sebuah surat.
Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model yang tertentu pula.
Bagian-bagian surat yang dimaksud adalah:
1) Kepala Surat (Kop)
a. Pada kepala surat terdapat identitas organisasi, yaitu:
 Nama Organisasi (Gerakan Pramuka)
 Nama racana
 Nomor gudep + Pangkalan/instansi
 Alamat sekretariat
 Alamat email + website
 Kontak person
 Lambang WOSM di sebelah kiri, Tunas Kelapa di sebelah kanan
b. Kop surat yang dimaksud terdiri dari :
 Kop surat Racana, dan
 Kop surat Reka Kerja kegiatan
c. Kop surat reka kerja kegiatan disesuaikan dengan nama kegiatan
d. Kop surat racana dan reka kerja kegiatan terlampir

2) Nomor Surat
a. Nomor surat racana adalah sebagai berikut :
Nomor : 001/A/09.001-002/X/2014
Keterangan :
001 : Nomor Urut Surat racana
A/B : area tujuan Surat, A untuk dalam kampus dan B untuk diluar kampus
dan Pribadi
09.001-002 : nomor gudep dewan racana pandega sawerigading dan simpurusiang
X : bulan dikeluarkannya surat
2014 : Tahun dikeluarkannya surat
Catatan : untuk nomor surat Putra atau Putri sama halnya nomor surat Racana, hanya nomor
gudepnya dipisah (09.001 untuk putra dan 09.002 untuk putri)
b. Nomor surat reka kerja kegiatan adalah sebagai berikut :
Nomor : 001/A/R.K-PORSPEK/09.001-002/X/2014
Keterangan :
001 : Nomor Urut Surat yang dikeluarkan oleh sangga kerja
A/B : area tujuan Surat, A untuk dalam kampus dan B untuk diluar kampus
dan Pribadi
R.K-PORSPEK : Singkatan dari Reka Kerja
09.001-002 : nomor gudep dewan racana pandega sawerigading dan simpurusiang
X : bulan dikeluarkannya surat
2014 : Tahun dikeluarkannya surat

3) Kode/Singkatan kegiatan
Nama Kegiatan Kode/Singkatan
Pekan Olahraga, Seni dan Perkemahan PORSPEK
Jelajah Alam Sawerigading JELANG

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (3)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
Kursus Mahir Dasar KMD
Latihan Kepemimpinan dan Keterampilan pramuka Mahasiswa LKKPM
Musyawarah Racana MUSRAC
Perkemahan Jum’at, Sabtu, Minggu PERJUSAMI
Perkemahan Sabtu Minggu PERSAMI
Donor Darah DD
Bakti Sosial BAKSOS
Ulang Tahun Racana MILAD
Latihan Gabungan LATGAB

Catatan : untuk kegiatan yang belum diatur diatas bisa dibuat oleh Reka Kerja

4) Tanggal surat
Tanggal surat ini berlaku untuk semua jenis surat dalam racana
a. Penulisan tanggal menggunakan angka
b. Penulisan Bulan menggunakan huruf
c. Penulisan tahun menggunakan angka dan diawali dengan huruf kapital
d. Penulisan Tanggal Surat diawali dengan nama Kota (Palopo)
e. Tanggal Surat terletak sejajar dengan Nomor Surat

Kop surat

Nomor : ……………………………………………… Palopo, 1 Januari 2013

5) Lampiran
Lampiran surat ini berlaku untuk semua jenis surat dalam racana
a. lampiran harus tercantum dalam surat walaupun surat tersebut tidak memiliki lampiran
b. penulisan satuan lampiran dapat nyatakan dengan :
 Lembar
 Exampler, atau
 Bundel
c. Penulisan lampiran boleh disingkat “Lamp”
d. Lembar lampiran tidak menggunakan Kepala/Kop Surat, cukup ditulis
Lampiran I : Susunan Kepanitian

6) Perihal
Perihal surat ini berlaku untuk semua jenis surat dalam racana
a. Penulisan perihal tidak boleh di singkat
b. Setiap kata isi perihal diawalai dengan huruf kapital
c. Isi perihal di tebalkan digaris bawahi
d. Pada akhir isi perihal tidak boleh diberi tanda titik

7) Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat ini berlaku untuk semua jenis surat dalam racana
a. Alamat surat diawali dengan kepada dengan huruf “K” Kapital
b. Penulisan yang terhormat cukup disingkat “Yth.”

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (4)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
c. Alamat penerima surat diusahakan alamat lengkap minimal kab/kota tempat penerima tinggal,
dan jika dirasa sulit maka cukup ditulis “di tempat”
d. Pedoman penulisan alamat tujuan surat :
Kepada Yth.
Kepala/Ketua/Komandan/dll
di,-
Palopo/Tempat

8) Salam Pembuka
a. Salam pembuka wajib dalam setiap surat
b. Salam pembuka harus ditulis lengkap dan ditebalkan
c. Pedoman penulisan salam pembuka yaitu :
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam Pramuka,

9) Isi Surat
a. Isi surat tidak diawali dengan mukaddimah
b. Isi surat terdiri dari :
 Alinea Pembuka
 Alinea Isi, dan
 Alinea Penutup

10) Salam Penutup

Salam penutup sama dengan salam pembuka tetapi tidak menggunakan “Salam Pramuka” lagi

11) Jabatan Penanda Tangan

a. Jabatan Penanda tangan menggunakan Rata tengah dan dan di tebalkan serta disesuaikan
dengan nama yang bertanda tangan
b. Untuk Racana Sawerigading, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Dewan Racana Sawerigading

Gugus Depan 09-001

c. Untuk Racana Simpurusiang, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Dewan Racana Simpurusiang

Gugus Depan 09-002

d. Untuk Racana Sawerigading-SImpurusiang, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Dewan Racana Sawerigading-Simpurusiang

Gugus Depan 09.001-002

e. Untuk Pembina GUDEP, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Pembina
Gugus Depan 09.001-002

f. Untuk MABIGUS, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Majelis Pembimbing Gugus Depan 09.001-002

Ketua IAIN Palopo

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (5)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
g. Untuk Reka Kerja, jabatan penanda tangannya sebagai berikut :

Reka Kerja
(nama kegiatan)

12) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

a. Penulisan nama harus diikuti Nomor Tanda Anggota (NTA) atau Nomor Induk Pengajar (NIP)
b. Tanda tangan dan nama penanggung jawab menggunakan kanan

Dewan Racana Sawerigading-Simpurusiang

Gugus Depan 09.001-002
KDR Sawerigading KDR Simpurusiang

Sawerigading Simpurusiang
NTA. …………………… NTA. …………………
Mengetahui,
Majelis Pembimbing Gugus Depan 09.001-002
Ketua IAIN Palopo

…………………………………………
NIP. …………………………………..

c. Penanda tanganan surat dapat dilakukan oleh :

 Ka. MABIGUS, jika surat tersebut :
 Surat keputusan kepengurusan/Dewan Racana
 Surat pendelegasian tingkat daerah keatas
 Surat permohonan bantuan dana untuk kegiatan tingkat daerah keatas
 Surat pendelegasian
 Surat lain yang ditujukan pada :
 Dinas Pendidikan
 KWARCAB
 Walikota/Bupati
 Sekolah/satuan pendidikan pramuka (Siaga, Penggalang, Penegak dan Bantara)
 Dan lain-lain yang sederajat atau lebih tinggi
 Pembina, jika surat tersebut :
 Surat keputusan sangga kerja kegiatan
 Surat permohonan bantuan dana/sumbangan
 Surat permohonan SK
 Surat lain yang ditujukan pada :
 Lembaga-Lembaga dalam Kampus
 Dosen-Dosen kampus
 Birokrasi kampus
 Purna warga
 Dan lain-lain yang sederajat atau lebih tinggi
 Ketua Dewan Racana dan Sekretarisnya, jika surat tersebut :
 Surat panggilan/teguran
 Undangan rapat

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (6)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
 Dan lain-lain yang dikeluarkan Dewan
 Ketua Reka Kerja Kegiatan dan Sekretarisnya, jika surat tersebut adalah surat yang
dikeluarkan oleh Reka Kerja

13) Tembusan
Digunakan apabila ada pihak ketiga yang sangkut-paut atau ada keterkaitannya dengan surat
tersebut

14) Stempel
a. Penggunaan stempel disesuaikan dengan penanda tangan atau penanggung jawab yang di
cantumkan dalam surat
b. Warna stempel yang digunakan adalah ungu
c. Contoh stempel pada lampiran

BAB V
PENYUSUNAN LAPORAN
1. Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber
informasi dalam mengetahui hasil yang dicapai, sebagai bahan evaluasi dan sebagai pengambilan
keputusan selanjutnya.
2. Laporan pertanggungjawaban disusun dalam bentuk naskah. Adapun sistematikanya sebagai berikut:
a. Reka Kerja
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Kegiatan
C. Sasaran
D. Maksud dan tujuan
E. Nama Kegiatan
F. Tema Kegiatan
G. Motto Kegiatan (jika ada)
H. Waktu dan Tempat
BAB II : HASIL KEGIATAN
A. Garis besar kegiatan yang dilaporkan
B. Isi laporan (rincian laporan secara kronologis)
C. Pelaksana dan peserta kegiatan
D. Inventarisasi dari kegiatan (jika ada)
E. Kelemahan/hambatan pelaksanaan
F. Tingkat keberhasilan (%)
BAB III : PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran-Saran
BAB IV : Lampiran-Lampiran
 SK Panitia
 Absensi
 Laporan Persuratan
 Laporan Belanja Kegiatan/Keuangan
 Nota/Kwitansi Belanja
 Dokumentasi Kegiatan
 Lain-lain yang dianggap penting
b. Dewan

BAB I : PENDAHULUAN
A. Dasar pembuatan laporan
B. Maksud dan tujuan

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (7)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
C. Garis besar laporan
D. Faktor-faktor penghambat
BAB II : ISI LAPORAN
A. Susunan Pengurus
B. Susunan Program Kerja
C. Laporan Pelaksanaan Program Kerja
D. Laporan Keaktifan Warga
E. Laporan Persuratan
F. Laporan Keuangan
G. Laporan Inventarisasi
H. Tingkat keberhasilan (%)
BAB III : PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran-Saran

BAB VI
PENUTUP
Hal lain-lain yang belum diatur dalam petunjuk pelaksanaan ini akan diatur kemudian dengan
mempertimbangkan masukan-masukan semua MABI, Pembina, Purna Warga dan Warga Racana
Sawerigading dan Simpurusiang Gugus Depan 09.001-002 pangkalan IAIN Palopo.

Perumus & Penyusun

Sekretaris Dewan Putra Masa Bakti 2014

Jumadir
NTA. 0900115004

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (8)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
Lampiran I : Bentuk Surat

…………………………………………
…………………………………………………. (1)
(1) Kepala/Kop Surat
………………………………………….
(2) Nomor Surat
……. …………………………………….. (2) ………………………(3)
……. …………………………………….. (4) (3) Tanggal Surat
……. …………………………………….. (5)
(4) Lampiran
……………………..
……………………………. (6) (5) Perihal
…..
…………….. (6) Alamat Tujuan
……………………………… (7) (7) Salam Pembuka
…………………….
(8) Isi Surat
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………. (9) Salam Penutup
………………………………………
(10) Jabatan Penanda Tangan
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………. (8) (11) Nama Penanda Tangan
………………………………………
(12) NTA/NIP
…………………………………………………………………….……
………………………………………………………………………………. (13) Tembusan
………………………………………

……………………………… (9)
…………………….

………………………….(10)
………………………………….

……………………………(11)
………………………………..(12)

……………..(13)
1…………………………….
2…………………………….
3…………………………….

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami (9)

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
Lampiran II : Kepala/Kop Surat

1. Kepala/Kop Surat Racana

GERAKAN PRAMUKA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO
GUGUS DEPAN 09.001-002 RACANA SAWERIGADING-SIMPURUSIANG
Sekretariat : Jl. Agatis Kelurahan Balandai Kota Palopo (belakang Gedung Rektorat IAIN Palopo)
Kode Pos : 91914 - Blog : gudepstainplp.blogspot.com - E-mail : gudepstainplp@gmail.com

2. Kepala/Kop Surat Reka Kerja

REKA KERJA
PEKAN OLAHRAGA, SENI DAN PERKEMAHAN
GERAKAN PRAMUKA IAIN PALOPO GUGUS DEPAN 09.001-002
Sekretariat : Jl. Agatis Kelurahan Balandai Kota Palopo (belakang Gedung Rektorat IAIN Palopo)
Kode Pos : 91914 - Blog : gudepstainplp.blogspot.com - E-mail : gudepstainplp@gmail.com

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami ( 10 )

 Pedoman Administrasi Racana Sawerigading-Simpurusiang
Lampiran III : Model Stempel

1. Stempel Dewan

Stempel Dewan Putra Stempel Dewan Putri Stempel Dewan

2. Stempel Mabigus & Pembina

Stempel Pembina menggunakan stempel gudep

3. Stempel Sangga Kerja

Stempel Sangga Kerja berupa Logo Kegiatan, jika kegiatan tidak memiliki logo, maka
stempelnya seperti dibawah ini :

Ikhlas Bakti – Bina Diri – Abdi Islami ( 11 )