PEDOMAN ADMINISTRASI

KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KEPULAUAN RIAU

KABUPATEN KARIMUN JOGJAKARTA

1. KETENTUAN UMUM
1.1. Pengertian
Yang di maksud dengan:
1. Kesekretariatan adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang berkaitan
dengan ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi.
2. Surat khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak
ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat,
malainkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan
untuk kepentingan tertentu, meliputi surat keputusan, surat instruksi,
surat mandat, dan surat keterangan.
3. Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi
yang menyangkut bidang pengadaan barangbarang
organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk kearsipan.

1.2. Tujuan
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan
kesekretariatan yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun
surat keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar teratur dan sistematis,
maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri.

2. ADMINISTRASI PERSURATAN
2.1. Surat
Surat terdiri atas surat umum dan surat khusus.

2.1.1. Surat Umum

Bagan surat umum terdiri dari :
1. Kop/kepala surat berisi logo, nama Organisasi dengan perincian sebagai
berikut :
a. Logo berada di kiri Kop/kepala surat.

1
 b. Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran dasar dan
anggaran rumah tangga.
c. Tulisan nama organisasi rata kiri, menggunakan bahasa Indonesia
dengan jenis huruf Arial ukuran font 14pt dipertebal berada di
samping logo.
d. Warna tulisan nama organisasi adalah hitam.
2. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor
telepon, website, electronic mail (e-mail), kota kedudukan dan kode pos
dengan perincian sebagai berikut :
a. di tulis dengan warna hitam.
b. berada di bawah nama organisasi pada kop/kepala surat.
c. di tulis rata kiri.
d. Jenis huruf Arial font 8 normal

KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KEPULAUAN RIAU

KABUPATEN KARIMUN JOGJAKARTA
SK KEMENKUMHAM NO. AHU-0017919.AH.01.07.TAHUN 2016 NPWP. 75.264.798.2-542.000
Sekretariat : Jalan Seturan, Gg. UKDW No.21, Asrama Tapak Badang Karimun, Sleman-D.I.Yogyakarta (55281)
Hp/Telp : 085272773380 Website: www.kpmkr-kkj.org Email: kpmkr.kkj@gmail.com

3. Nomor surat :
a. Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat)
dan satu tujuan.
b. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat
kolektif, misalnya:
Yth. Pengurus IPM se-DI Yogyakarta
Yth. Pengurus IPMKR se-DI Yogyakarta
4. Lampiran Surat :
a. Lampiran merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan
(dilampirkan) ke dokumen utama. Lampiran dapat ditemukan dalam
surat maupun dalam proposal.
b. Lampiran tidak wajib disertai kop surat.
c. Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak
ada lampiran atau tidak menyertakan lampiran.
5. Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkan isi surat.
6. Tanggal dan pembuatan surat disertakan dibagian kanan sejajar dengan
nomor surat

2
 Contoh : Yogyakarta, 15 Januari 2015

No : 001 /A/Sekr-Um/KPMKR-KKJ/I/2016 Yogyakarta, 18 Januari 2016

Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : Permohonan Surat Keterangan Domisili

7. Tujuan
a. Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya
rangkaian kata tujuan surat dengan spasi 1.15
b. Sapaan dalam tujuan adalah Yth.
c. Penulisan tempat harus dituliskan kota atau provinsi tujuan surat
misalnya di Yogyakarta.

Yth.
Bupati Kabupaten Karimun
di
Tanjung Balai Karimun

8. Salam Pembuka
Assalamualaikum w w ditulis dengan huruf latin ataupun hurub arab,
dicetak miring dan dimulai dari bagian kiri.

Puji syukur senantiasa kita haturkan kepada Allah Swt., dan shalawat serta salam kita
ucapkan kepada Nabi Muhammad Saw., semoga kita mendapatkan safaat di Yaumul Akhir.

9. Isi surat singkat, padat, menunjukkan perihal surat ditulis dengan

mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis
huruf Times new roman Narrow 12, spasi satu.
10. Salam penutup
Wassalamualaikum w w ditulis dengan huruf latin, dicetak miring dan
dimulai dari bagian kiri.

11. Penandatangan surat :

a. Penandatangan surat umum terdiri atas; Ketua Umum dan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum.
b. Jika salah satu dari keduanya berhalangan, maka
penandatangan di lakukan oleh Ketua Umum dan Wakil

3
 Sekretaris, Ketua I/II dan Sekretaris Jenderal, atau Ketua I/II dan
Wakil Sekretaris.
c. Jika Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum
sama-sama berhalangan, maka penandatangan dilakukan oleh Ketua
I/II dan Wakil Sekretaris.
d. Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana,
penandatangan dilakukan oleh Ketua Umum dan Bendahara
Umum, jika berhalangan maka pemberlakukannya berdasarkan
jabatan hierarki seperti poin b dan c ayat ini.
e. Penulisan Ketua Umum, Sekretaris Jendral, Bendahara ditulis
dengan huruf Kapital dengan jenis huruf Arial ukuran 11pt normal.
f. Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil
Sekretraris atau Bendahara Umum/Wakil Bendahara, ditulis di bagian
bawah dengan huruf Kapital dan dicetak tebal (Bold).
Contoh :
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

NOVA ARISYANDI ZAKERI

12. Bila surat memerlukan tanda tangan pengawas organisasi untuk

mengetahui, penulisan ditempatkan pada bagian tengah tepat dibawah
tanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Jendral

KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

NOVA ARISYANDI ZAKERI

Mengetahui,
PENGAWAS IPMKR-KKJ,

Ir. SAID FADHILAH ALATHAS, M.Si.

13. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian

bawah kiri.

4
 14. Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor
personal untuk konfirmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian
paling bawah, jenis huruf dibedakan dengan isi surat.
15. Kertas untuk surat resmi berwarna putih (HVS) ukuran A4 80 gram.
16. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan
seterusnya merupakan lanjutan surat .
17. Contoh bagan surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan
bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

2.1.1.1 Kode Surat Umum

1. Kode surat umum terdiri atas:
a. Nomor urut surat dalam satuan tahunan,
b. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
c. Tingkat pimpinan lembaga yang mengeluarkan surat,
d. Bulan surat dikeluarkan,
e. Nama organisasi,
f. Tahun surat di keluarkan.

2. Penjelasan sebagaimana point satu adalah:

a. Nomor urut berisi angka yang berurutan dari satu surat ke surat yang
lain.
b. Kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf A, B dan C
c. Tingkat pimpinan berisi singkatan pimpinan organisasi/pimpinan
lembaga/pimpinan departemen.
d. Bulan surat dikeluarkan ditulis romawi.
e. Tahun surat berisi angka tahun yang menunjukkan tahun Masehi
surat di buat.
Contoh kode surat umum :

No : 001 /A/Sekr-Um/KPMKR-KKJ/I/2016 Yogyakarta

Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : Permohonan Surat Keterangan Domisili

2.1.1.2. Kode Klasifikasi Jenis Kepentingan Surat

Kode klasifikasi jenis kepentingan surat adalah sebagai berikut:

5
 1. A : urusan Organisasi.
2. urusan organisasi yang dimaksud angka 1 pasal ini meliputi :
permusyawaratan, acara/kegiatan, laporan aktivitas,
perlengkapan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan
keorganisasian.
3. B : Urusan Personalia, pimpinan dan penghargaan.
4. urusan personalia, pimpinan, dan penghargaan yang di maksud
angka 3 pasal ini meliputi : pendaftaran, skorsing, keterangan
individu, mutasi, pemberhentian, pengesahan anggota,
pengesahan pimpinan, pemberian mandat, penghargaan, piagam
penghargaan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan
personalia atau pimpinan.
5. C : urusan keuangan.
6. urusan keuangan yang di maksud angka 5 pasal ini meliputi:
sumbangan, iuran, infaq anggota/pimpinan, uang pangkal,
permohonan dana, utang/tagihan piutang, rekening bank/giro pos,
tabungan/simpanan, kerjasama dalam bidang keuangan dengan
pihak luar, laporan keuangan, dan hal lain yang berkaitan dengan
keuangan.

2.1.1.3. Kode Tingkat Pimpinan

2.1.1.3.1. Kode Tingkat Pimpinan Organisasi
Keterangan kode Tingkat Pimpinan di KPMKR-KKJ adalah sebagai
berikut:
1. Ket-Um : Ketua Umum
2. Sekr-Um : Sekretaris Umum
3. Bend-Um : Bendahara Umum
2.1.1.3.2. Kode Tingkat Pimpinan Lembaga
1. Man-SSD : Manajer Sanggar Selendang Delime
2. Ket-ATB : Ketua Asrama Tapak Badang
3. Ket-APT : Ketua Asrama Putri Tanjung
4. Ket-Karpala : Ketua Karimun Pencinta Alam
5. Ket-Persjur : Ketua Pers dan Jurnalistik

6
2.1.1.3.3. Kode Tingkat Pimpinan Departemen
1. Ket-Agama : Ketua Departemen Agama
2. Ket-Pengkaderan : Ketua Departemen Pengkaderan
3. Ket-Humas : Ketua Departemen Hubungan Masyarakat
4. Ket-Olahraga : Ketua Departemen Olahraga

2.1.2. Surat Khusus

Surat Khusus terdiri dari:
1. Surat Keputusan
2. Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan
3. Surat Mandat
4. Surat Instruksi

2.1.2.1. Bagan Surat Khusus

Bagan surat khusus terdiri dari :
1. Kop/kepala surat sama formatnya sebagaimana pada bagian 2.1.1
poin 1 di atas.
2. Alamat surat sama formatnya sebagaimana pada bagian 2.1.1. poin 2
di atas.
3. Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat
Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf
kapital ditebalkan dan bergaris bawah.
4. Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
5. Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema
surat tersebut dengan mencantumkan kata tentang. Sekaligus
menjelaskan maksud surat.
6. Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan
kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Bookman Old 11, spasi 1,15.
7. Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran dalam surat.
8. Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
9. Tanggal surat diletakkan di bagian akhir isi surat, sebelah
kanan, diatas tanda tangan pejabat berwenang. Dengan
mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.
10. Penandatangan surat :

7
 a. Surat Keputusan dan Keterangan penandatangan surat terdiri
dari Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.
b. Surat Mandat dan Instruksi penandatangan sesuai hierarki
pada bagian 2.1.1. poin 11 huruf b dan c.
c. Khusus Surat Keterangan yang bersifat syahadah/pelatihan
maka penandatangannya terdiri dari Ketua Umum/Ketua yang
membidangi disebelah kiri
11. Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua
merupakan lanjutan surat dengan disertai kop.
12. Contoh surat khusus terdapat dalam lampiran pedoman ini.

2.1.2.2. Kode Surat Khusus

1. Kode surat khusus terdiri dari:
a. nomor urut surat masing-masing jenis surat khusus, merupakan
nomor urut surat keluar dalam setahun (gabungan surat
umum dan khusus), tahun dikeluarkan surat.
b. kode jenis surat khusus,
c. kode klasifikasi jenis kepentingan surat
d. tingkat pimpinan,
e. Nama organisasi
f. Bulan dikeluarkanya surat
g. Tahun dikeluarkannya surat
2. Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang
merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

2.1.2.3. Kode Jenis Surat

Kode jenis surat khusus adalah sebagai berikut.
1. Surat Keputusan : KEP.
2. Surat Instruksi : INS.
3. Surat Mandat : MAN.
4. Surat Keterangan/Rekomendasi/Penghargaan : KET.

2.2. Keabsahan Surat

1. Surat Umum dianggap sah jika,

8
 a. Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan setempel asli
b. Kop/kepala surat fotokopi, tandatangan asli, dan setempel asli
c. Kop/kepala surat asli, tandatangan fotokopi, dan setempel asli
d. Kop/kepala surat fotokopi, tandatangan fotokopi, dan setempel asli
2. Surat Khusus dianggap sah jika,
a. Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan setempel asli
b. Kop/kepala surat asli, tandatangan fotokopi, dan setempel asli
3. Pada huruf c dan d poin 1 dan huruf b pada poin 2 hanya bisa dilakukan
ketika mendapat persetujuan Ketua Umum Keluarga Pelajar Mahasiswa
Kepulauan Riau Kabupaten Karimun Jogjakarta

2.3. Legalisasi Surat

1. Untuk melegalisasi, surat wajib di stempel yang menunjukkan keterangan
institusi pembuat surat.
2. Stempel pada surat umum dan khusus diletakkan pada sekretaris
jenderal/umum/sekretaris/bendahara umum/bendahara.
3. Stempel pada syahadah pelatihan diletakkan pada ketua umum/ketua
yang membidangi.
4. Stempel pada surat panitia terdiri dari stempel panitia dan stempel
institusi; stempel panitia diletakkan pada sekretaris panitia dan stempel
institusi diletakkan pada ketua umum.

2.4. Distribusi Surat

1. Untuk efisiensi waktu, surat dapat disampaikan melalui Internet
dengan surat elektronik (e-mail) dan atau faksimile (fax), dengan syarat
surat asli harus tetap dikirim.
2. Untuk pemberitahuan awal, surat juga bisa dikirimkan melalui SMS,
telepon, jejaring sosial, dan media lainnya.
3. Surat yang dikirim melaluai elektronik mail dan atau faksimileharus
lengkap (kop, tandatangan, dan stempel).
4. Surat sebagaimana point 1 s.d 3 hanyalah pemberitahuan untuk
mempercepat komunikasi bukan untuk menjadi dasar hukum.
5. Surat mandat wajib dibawa ketika kehadiran satu struktur ke struktur
lainnya untuk urusan organisasi.

9
3. ASMINISTRASI KEARSIPAN
3.1. Pengertian
1. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data.
2. Seluruh surat keluar dan surat masuk di catat berdasarkan klasifikasi jenis
surat maupun asal surat.

3.2. Klasifikasi Pengarsipan

Klasifikasi sebagaimana pada bagian 3.1. poin 2 di atas adalah sebagai
berikut:
1. Berdasarkan Jenis Surat, yaitu: surat masuk dan keluar disimpan
secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan
atau nomor masuk pada surat yang diterima.
2. Berdasarkan Asal Surat, yaitu: surat yang masuk disimpan berdasarkan
asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang
mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut :
a. Internal organisasi (departemen, lembaga, kepanitiaan)
b. Eksternal organisasi ( Komisariat, IKPM, Pemerintah, Parpol, Militer dll)
3. Berdasarkan Pokok isi/hal, yaitu surat disimpan menurut isi pokok
surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat
tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.

3.3. Penyusutan
1. Untuk menghemat ruangan atau tempat penyimpanan arsip, maka
perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi.
2. Penyusutan surat di lakukan terhadap:
a. Arsip/warkat yang telah berusia 3 tahun atau lebih.
b. Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
3. Cara Penyusutan dilakukan dengan cara penjilidan atau pemusnahan
arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.

3.4. Buku Administrasi

Buku administrasi terdiri dari:

10
 1. Buku tamu yang berfungsi untuk mengisi daftar tamu masuk, kritik,
dan saran.
2. Buku Agenda Surat yang berfungsi untuk mencatat surat masuk dan
keluar.
3. Buku Notulen Sidang yang berfungsi untuk mencatat hasil-hasil
rapat/sidang.
4. Buku Presensi Rapat yang berfungsi memuat daftar hadir Pimpinan
dalam setiap rapat/sidang.
5. Buku Inventaris yang berfungsi untuk mencatat barang-barang yang
menjadi milik organisasi/inventaris.
6. Buku Data Base yang berfungsi untuk memuat data yang diperlukan
organisasi seperti data anggota dan lain lain.
7. Buku Catatan Kegiatan yang berfungsi untuk mencatat kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan.

4. ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
4.1. Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala
aspek keanggotaan KPMKR-KKJ.
4.2. Kategori Anggota
Anggota KPMKR-KKJ terdiri atas :
1. Anggota biasa adalah Pelajar dan Mahasiswa Kabupaten Karimun yang
memenuhi persyaratan keanggotaan
2. Anggota luar biasa adalah Pelajar dan Mahasiswa Kabupaten Karimun
yang secara khusus ditetapkan oleh Pengurus KPMKR-KKJ dan yang
memenuhi persyaratan keanggotaan luar biasa
3. Anggota aktif adalah anggota biasa dan anggota luar biasa yang
menjalankan kewajiban sebagai anggota aktif (diatur lebih lanjut dalam
kewajiban anggota aktif) serta Berperan aktif dalam setiap kegiatan
organisasi baik musyawarah dan rapat rapat organisasi, maupun
kegiatan lainnya yang bersifat membina & mengembangkan komunikasi
timbal balik dan kerjasama dengan sesama anggota, atau bersifat
memelihara, mengembangkan, meningkatkan dan memperkokoh

11
 KPMKR-KKJ sebagai organisasi kedaerahan dalam rangka meningkatkan
sumber daya manusia.
4. Anggota Terdaftar adalah anggota biasa yang hanya terdaftar sebagai
mahasiswa yang berasal dari Kabupaten Karimun.
5. Alumni adalah Pelajar dan Mahasiswa Kabupaten Karimun yang sudah
menyelesaikan masa studinya di Daerah Istimewa Yogyakarta
6. Anggota kehormatan adalah orang-orang yang secara khusus
ditetapkan oleh Pengurus KPMKR-KKJ untuk masuk dalam keanggotaan
KPMKR-KKJ.

12
4.3. Persyaratan Keanggotaan
1. Pelajar dan Mahasiswa yang dapat diterima dan ditetapkan menjadi
anggota biasa adalah :
a. Pelajar dan Mahasiswa yang berasal dari Kabupaten Karimun
b. Mempunyai riwayat asal/pendidikan/orang tua/tempat tinggal di
Kabupaten Karimun sekurang-kurangnya tiga tahun berdasarkan bukti
dan kesaksian yang dapat diterima
c. Anggota Luar Biasa KPMKR-KKJ yang menetap di asrama karimun
Jogjakarta sekurang-kurangnya tiga tahun berdasarkan bukti dan
kesaksian yang dapat diterima
d. Mengisi biodata keanggotaan
2. Pelajar dan Mahasiswa yang dapat diterima dan ditetapkan menjadi
anggota luar biasa adalah :
a. Telah memberikan sumbangsih yang nyata terhadap kemajuan dan
perkembangan KPMKR-KKJ
b. Mengajukan permohonan dan menyatakan secara tertulis kesediaan
keanggotaannya
c. Telah disetujui sekurang-kurangnya +1 anggota dalam rapat
anggota
3. Pelajar dan Mahasiswa yang dapat diterima menjadi alumni KPMKR-KKJ
adalah :
Pelajar dan Mahasiswa Kabupaten Karimun yang telah menyelesaikan
masa studinya di Daerah Istimewa Yogyakarta
4. Orang yang dapat ditetapkan dan diterima menjadi anggota kehormatan
adalah :
a. Orang-orang yang ditunjuk dan diminta kesediaannya melalui surat
permohonan yang diajukan oleh pengurus KPMKR-KKJ
b. Telah disetujui sekurang-kurangnya +1 anggota dalam rapat
keanggotaan

13
4.4. Hak Dan Kewajiban Anggota Aktif
4.4.1. Hak Anggota Aktif
a. Anggota berhak mengeluarkan pendapat, mengajukan pertanyaan atau
saran, serta memilih dan dipilih dalam permusyawaratan sesuai dengan
persyaratan yang telah ditetapkan.
b. Anggota berhak menggunakan segala fasilitas yang dimiliki oleh
KPMKR-KKJ sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
c. Anggota berhak mendapatkan persamaan hak dalam perlindungan
hukum dan Hak Asasi Manusia (HAM).
d. Anggota berhak mengikuti segala kegiatan yang diadakan oleh KPMKR-
KKJ dan Asrama Karimun Jogjakarta.
e. Mendapat bantuan dari organisasi dalam menyelesaikan kesulitan yang
dihadapi selama perkuliahan seperti : bantuan hukum dan bantuan
finansial.
f. Anggota berhak untuk mendapatkan surat keterangan aktif organisasi.
g. Anggota berhak untuk mendapatkan Beasiswa yang diusulkan atas
nama organisasi KPMKR-KKJ

4.4.2. Kewajiban Anggota Aktif

a. Mematuhi, mentaati & melaksanakan ketentuan organisasi yang diatur
dalam Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Keputusan
Musyawarah Tahunan Anggota & Peraturan Pelaksanaan Organisasi.
b. Berperan aktif dalam setiap kegiatan organisasi baik musyawarah dan
rapat rapat organisasi, maupun kegiatan lainnya.
c. Menjunjung tinggi nama baik & kehormatan organisasi
d. Membayar uang pangkal, iuran dan sumbangan sumbangan lain yang
diwajibkan menurut ketentuan organisasi.
e. Anggota Aktif Wajib untuk tertib administrasi.

14
4.5. Sanksi
Anggota mendapatkan sanksi karena :
1. Tidak menjalankan segala kewajiban yang telah ditentukan tanpa alasan
yang jelas dan tidak dapat diterima.
2. Tidak mengikuti kegiatan wajib sebanyak 3 (tiga) kali dalam periode satu
tahun kepengurusan tanpa alasan yang jelas dan dapat diterima
3. Tidak membayar uang iuran anggota selama 3 (tiga) bulan berturut-turut.
4. Terjerat hukum pidana dan bertindak merugikan KPMKR-KKJ, Daerah,
dan NKRI

4.5.1. Jenis Sanksi

1. Peringatan
2. Dikeluarkan dari status keanggotaan aktif
3. Dikeluarkan dari keanggotaan organisasi

4.5.2. Mekanisme Pemberian Sanksi

1. Pemberian Sanksi organisasi dilakukan dan/ atau diputuskan oleh
pimpinan KPMKR-KKJ
2. Satu kali melanggar akan dikenakan surat peringatan I (SP I)
3. Dua kali melanggar akan dikenakan surat peringatan II (SP II)
4. Tiga kali melanggar akan dikenakan surat peringatan III (SP III)
5. Dicabut status keanggotaan aktif
6. Apabila anggota yang terkena sanksi organisasi, menyatakan
keberatan, maka kepadanya wajib diberikan kesempatan untuk
membela diri.
7. Untuk anggota aktif yang menetap di Asrama Karimun Jogjakarta diatur
lebih lanjut dalam peraturan Asrama Karimun Jogjakarta

4.5.3. Pembelaan
Anggota yang dikenakan sanksi pemecatan harus diberi kesempatan
pembelaan diri dalam rapat anggota KPMKR-KKJ.

4.6. Masa Keanggotaan

1. Anggota KPMKR-KKJ tidak memiliki batas masa keanggotaan

15
 2. Anggota KPMKR-KKJ kehilangan status keanggotaannya karena :
a. Tidak lagi menuntut ilmu di Daerah Istimewa Yogyakarta
b. Mengundurkan diri
c. Meninggal dunia
d. Dikeluarkan

4.7. Kategori Kegiatan

Kegiatan KPMKR-KKJ terdiri dari dua kategori yaitu :
1. Kegiatan Wajib
Adalah kegiatan yang wajib dihadiri oleh anggota aktif dan atau
mengajukan surat izin tidak hadir dengan alasan yang dapat diterima
kepada pimpinan organisasi seperti Musyawarah Tahunan, Rapat
Anggota atau Musyawarah lainnya serta kegiatan lainnya yang telah
ditetapkan pimpinan organisasi.
2. Kegiatan Tidak Wajib
Adalah kegiatan yang tidak wajib dihadiri oleh setiap anggota aktif.

4.8. Uang Pangkal dan Iuran Anggota

Uang pangkal dan iuran anggota ditentukan sebagai berikut :
1. Uang pangkal sebesar Rp 25.000 (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah) tiap
anggota.
2. Iuran bulanan anggota sebesar Rp.10.000 (Sepuluh Ribu Rupiah) tiap
anggota per bulan.
3. Iuran dibayar kepada Bendahara Umum Organisasi

4.9. Kartu Tanda Anggota (KTA)

1. Kartu Tanda Anggota berfungsi sebagai tanda bukti bahwa seseorang
secara resmi telah menjadi anggota.
2. Nomor Baku Anggota dikeluarkan oleh kesekretariatan organisasi
3. Teknis pembuatan Kartu Tanda Anggota hanya bisa dilakukan oleh
Pimpinan organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Biaya administrasi pembuatan KTA adalah Rp. 15.000,-/buah.

16
4.9.1. Prosedur Pembuatan KTA
1. Anggota dapat mengajukan permohonan KTA kepada Pimpinan
Organisasi melalui Sekretaris Umum
2. Teknis permohonan adalah sebagai berikut :
a. Anggota secara individu atau kolektif mengisi blanko resmi
permohonan KTA
b. Blanko resmi permohonan KTA dikeluarkan oleh Pimpinan
Organisasi dan dapat di unduh di www.karimunjogja.or.id atau
langsung ke sekretariat organisasi
c. Menyerahkan foto resmi berwarna (menggunakan baju korsa)
menghadap depan (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 3 X 4
sebanyak 2 lembar
d. Membayar biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
e. Tanda tangan Ketua Umum

4.10. Buku Induk Anggota

Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah
menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1. Nomor Urut.
2. Nomor Baku Anggota.
3. Nama.
4. Tempat Tanggal lahir.
5. Universitas
6. Alamat Asal
7. Alamat di Yogyakarta
8. No. HP atau Telepon
9. Keterangan.

17
5. LAPORAN ORGANISASI
Ketentuan mengenai Laporan organisasi adalah sebagai berikut:
1. Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang
dilaksanakankepada pimpinan di atasnya secara berkala. Sistematika
laporan setidaknya berisi tentang keadaan KPM meliputi:
a. bidang organisasi,
b. amal usaha/kegiatan,
c. administrasi,
d. inventarisasi organisasi dan kegiatan-kegiatan,
e. laporan bidang/ lembaga khusus,
f. problematika,
g. usul dan saran
2. Adapun ketentuan waktu laporan ke struktur atasnya setiap sebulan
sekali
3. Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam
rapat pimpinan.
4. Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi
atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
5. Masing - masing tingkat kepemimpinan membuat laporan
pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum
permusyawaratan tertinggi di tiap tingkatan. Laporan tersebut
setidaknya terdiri atas;
a. Pendahuluan
b. Kondisi Obyektif
c. Keputusan Permusyawaratan Terdahulu
d. Konsep Dasar Program
e. Pelaksanaan Program
f. Problematika yang Dihadapi
g. Saran
h. Penutup

6. ATRIBUT ORGANISASI
Atribut Keluarga Pelajar Mahasiswa Kepulauan Riau Kabupaten Karimun
Jogjakarta (KPMKR-KKJ) adalah sebagai berikut :

18
1. Lambang organisasi KPMKR-KKJ
2. Stempel/cap organisasi
3. Papan nama organisasi
4. Kartu tanda anggota
5. Bendera
6. Emblim
7. Badge

6.1. Lambang

1. Lambang dasar KPMKR-KKJ adalah Lancang Kuning.

2. Arti warna lambang KPMKR-KK Jogjakarta :
a. Kuning melambangkan kebesaran, kejayaan dan warna khas
kebudayaan melayu.
b. Biru melambangkan kedisiplinan, kedamaian dan juga
melambangkan kelautan atau perairan.
c. Hitam melambangkan kekuatan dan keteguhan.
d. Putih melambangkan keikhlasan, kesucian dan toleransi.
e. Hijau melambangkan kesuburan dan keharmonisan serta
kekeluargaan.
f. Cokelat melambangkan keabdian.
g. Merah melambangkan keberanian dan semangat pantang
menyeras.
3. Arti lambang KPMKR-KK Jogjakarta :
a. Perisai lima kelopak teratai menggambarkan pendidikan pancasila
dan tempat belindung.
b. Bintang menggambarkan Ketuhanan Yang Maha Esa dan toleransi
antar umat beragama.
c. Rantai menggambarkan persatuan dan ikatan persaudaraan.

19
 d. Lancing Kuning menggambarkan kebesaran budaya melayu dan
juga kehidupan perantau.
e. Tugu jogjakarta menggambarkan ketegaran dan kekuatan dan juga
sebagai symbol daerah Jogjakarta untuk tempat kita menuntut ilmu.
f. Payung menggambarkan tempat berlindung, komunitas dan
semangat kebersamaan senasib sepenanggungan.
g. Keris menggambarkan kekuatan dan semangat pemuda melayu
dirantau.
h. Buku menggambarkan ilmu pengetahuan, tiga lapis mencerminkan
tiga landasan kepemimpinan Indonesia yaitu Ing Ngarso Sung
Tolodo, Ing Madyo Mangun Karso, Tut Wuri Handayani.
i. Padi berjumlah 25 butir melambangkan tanggal lahir KPMKR-KKJ
j. dan kapas berjumlah 6 buah melambangkan bulan kelahiran
KPMKR-KKJ yang mempunyai arti kemakmuran dan kesejahteraan.

6.2. Stempel
Stempel /Cap KPM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1. Bentuk : Bulat, tegak lurus vertikal
2. Tinta : berwarna biru
3. Ukuran : garis tengah, tinggi (panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2 cm
4. Tulisan : di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang
KPM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan. Lingkaran
luar bagian atas tertulis Ikatan Pelajar Muhammadiyah. Lingkaran
luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi bersangkutan;
misalnya, PC Duren Sawit, PD Lubuk Linggau, PW Kalimantan
Selatan. Antara tulisan bagian atas (IPM) dengan tulisan bawah
(tingkat organisasi) dipisahkan dengan tanda (*) (bintang/asterik)

6.2.1. Papan Nama

Pimpinan dapat menggunkan papan nama, dengan ketentuan sebagai
berikut :
1. Bentuk; empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3
2. Ukuran maksimum;
a. Tingkat Pengurus Pusat : 140 cm : 105 cm

20
 b. Tingkat Lembaga : 120 cm : 90 cm
3. Isi;
a. Lambang organisasi
b. Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c. Alamat lengkap organisasi
4. Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna Hitam.

6.2.2. Kartu Tanda Anggota (KTA)

Ketentuan mengenai kartu anggota adalah sebagai berikut :
1. Bentuk : empat persegi panjang
2. Ukuran : panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm
3. Warna : dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam
4. Isi
a. Muka Depan :
1) Di pojok kiri atas; lambang KPMKR-KKJ
2) Sebelah atas; tertera KELUARGA PELAJAR MAHASISWA
KEPULAUAN RIAU KABUPATEN KARIMUN JOGJAKARTA
dibawahnya tertulis Jl. Seturan Gg.UKDW No.21 Yogyakarta,
dibawah alamat tertera maksud dan tujuan KPMKR-KKJ
3) Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 3 x 4 cm
4) Di sebelah bawah kiri Nama pemegang beserta Nomor Baku
Anggota (NBA).
b. Belakang
1) Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota,
nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan dan alamat.
2) Di bawah bagian tengah mencantumkan tanggal
dikeluarkannya Kartu
3) Dibawah tanggal tertulis Pimpinan Pusat Keluarga Pelajar
Mahasiswa Kepulauan Riau Kabupaten Karimun Jogjakarta yang
dilanjutkan pencantuman Ketua Umum dan Sekretris Jenderal
beserta nama dan NBA.
c. Di kedua muka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Keluarga
Pelajar Mahasiswa Kepulauan Riau Kabupaten Karimun secara
transparan (bayang-bayang).

21
6.2.3. Bendera
Ketentuan mengenai bendera adalah sebagai berikut :
1. Bentuk : empat persegi panjang
2. Ukuran : 120 cm x 90 cm, Lambang : 30 cm x 55 cm
3. Warna : warna dasar putih, tulisan biru dan lambang sesuai
dengan ketentuan.
4. Jarak lambang : dari tepi kanan dan kiri :10 cm Tengah dari tepi atas
: 10 cm
5. Jarak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cmdari tepi bawah : 10
cm dari lambang : 5 cm
6. Isi
a. Lambang yang terletak di tengah-tengah
b. Tulisan KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KEPULAUAN RIAU
KABUPATEN KARIMUN JOGJAKARTA Di bawah lambang

6.2.4. Emblim
1. Emblim (lencana) adalah lambang KPMKR-KKJ dengan bentuk
yang telah disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah;
tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam.
2. Bentuk Emblim, perisai sebagaimana lambang KPMKR-KKJ.

6.2.5. Badge
1. Badge adalah lambang Keluarga Pelajar Mahasiswa Kepulauan riau
Kabupaten Karimun Jogjakarta yang digunakan untuk seragam
organisasi (Korsa).
2. Bentuk badge pada seragam organisasi (Korsa) berbentuk empat
persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 16 cm dan
lebar 9 cm dengan warna dasar putih. Di tengah tengah tertera
lambang KPMKR-KKJ dengan ukuran tinggi 14 cm dan lebar 7 cm.
Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
3. Badge pada seragam bisa juga menggunakan lambang KPMKR-KKJ
yang dibordir dengan bentuk seperti bentuk lambang KPMKR-KKJ dan
ukuran tinggi 14 cm dan lebar 7 cm.

22
7. ADMINISTRASI KEUANGAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN
Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses
pengambilan dana, pencatatan pengikhtisaran dan pelaporan keuangan
suatu organisasi. Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika
setiap transaksi telah dicatat dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini,
setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, di samping
mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi.
7.1. Ketentuan Umum
1. Kas organisasi KPMKR-KKJ dikelola secara terpusat oleh Bendahara
Umum;
2. Semua pendanaan yang akan dikeluarkan oleh bendahara umum untuk
departemen, lembaga atau kepanitiaan harus menggunakan memo dari
Ketua Umum/Ketua I/Ketua II;
3. Anggaran semua kegiatan departemen, lembaga atau kepanitiaan harus
sepengetahuan Bendahara dan mendapat persetujuan dari Ketua
Umum/Ketua I/Ketua II;
4. Hal-hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana organisasi KPMKR-
KKJ yang belum diatur dalam bab ini akan diputuskan melalui rapat
pimpinan;
5. Bendahara Umum mempertanggungjawabkan hasil administrasi
keuangan selama satu periode kepengurusan kepada seluruh anggota
pada saat Musyawarah Tahunan Anggota;

7.2. Keuangan Kegiatan Organisasi

1. Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan
Bendahara Umum dan diketahui Ketua Umum/Ketua I/Ketua II.
2. Masing-masing kegiatan yang tercantum dalam proker mendapat dana
berdasarkan pertimbangan ketua dan bendahara umum.

7.2.1. Prosedur Permohonan Dana Kegiatan

a). Untuk Permohonan dana dibawah lima ratus ribu rupiah :

23
 1. 7 hari sebelum pelaksanaan kegiatan, pemohon diharuskan segera
menyerahkan surat permohonan dana dilampiri dengan rincian
rencana anggaran kepada sekretaris umum.
2. Sekretaris umum melakukan pemeriksaan terhadap tata tulis surat,
memberikan catatan-catatan revisi jika ditemukan hal-hal yang tidak
sesuai dengan standart penulisan surat, dan mengembalikan surat
kepada pemohon untuk diperbaiki.
3. Pemohon memperbaiki surat sesuai dengan rekomendasi
perevisian.
4. Pemohon menyerahkan kembali surat kegiatan yang telah direvisi
sebanyak 2 (dua) rangkap.
5. Sekretaris umum melakukan pemeriksaan dan meneruskan kepada
Ketua I atau Ketua II.
6. Ketua I atau ketua II melakukan pemeriksaan, dan konsultasi dana
kepada Bendahara umum.
7. Ketua I atau ketua II menyetujui besaran dana yang akan
direkomendasikan kepada Ketua umum.
8. Surat permohonan diteruskan kepada Ketua Umum.
9. Ketua umum melakukan pemeriksaan dan persetujuan dana
(memberikan Memo kepada bendahara umum untuk pencairan
dana).
10. Rangkap surat pertama diarsipkan oleh sekretaris umum.
11. Rangkap surat kedua serahkan kepada panitia kegiatan.

b). Untuk Permohonan dana diatas lima ratus ribu rupiah :

1. 30 hari sebelum pelaksanaan kegiatan, panitia diharuskan sudah
menyerahkan Proposal Kegiatan kepada sekretaris umum.
2. Sekretaris umum melakukan pemeriksaan terhadap tata tulis
proposal, memberikan catatan-catatan revisi jika ditemukan hal-hal
yang tidak sesuai dengan standart penulisan proposal, dan
mengembalikan proposal kepada panitia untuk diperbaiki (max. 3
hari kerja)
3. Panitia memperbaiki proposal sesuai dengan rekomendasi
perevisian (Max. 3 hari kerja)

24
 4. Panitia menyerahkan kembali proposal kegiatan yang telah direvisi
sebanyak 2 (dua) rangkap.
5. Sekretaris umum melakukan pemeriksaan dan meneruskan kepada
Ketua I atau Ketua II (max. 3 hari kerja)
6. Ketua I atau ketua II melakukan pemeriksaan, dan
mengkonsultasikan besaran dana yang tersedia kepada Bendahara
umum. (max. 3 hari kerja)
7. Ketua I atau ketua II menyetujui besaran dana yang akan
direkomendasikan kepada ketua umum.
8. Proposal diteruskan kepada ketua Umum.
9. Ketua umum melakukan pemeriksaan dan persetujuan dana
(memberikan Memo kepada bendahara umum untuk pencairan
dana Kegiatan). (Max. 3 hari kerja)
10. Pencairan dana oleh bendahara umum diserahkan langsung
kepada bendahara kepanitiaan didampingi oleh ketua panitia.
11. Rangkap proposal pertama diarsipkan oleh sekretaris umum.
12. Rangkap proposal kedua serahkan kepada panitia kegiatan

7.2.2. Format Permohonan Dana Kegiatan

1. Ukuran kertas : 8 x 14 inch (HVS) atau 210 x 297 mm (A4 Kwarto)
2. Margin :
a. Atas = 3 cm
b. Kiri = 3 cm
c. Kanan = 2.5 cm
d. Bawah = 2.5 cm
3. Tipe huruf : Arial (normal)
4. Ukuran Huruf : 11 pt
5. Spasi : 1,5 pt
6. Paragraph : 0 pt
7. Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)
8. Diberi Penomoran Halaman di bagian bawah kertas (Bottom of Page)
9. Sertakan KOP Departemen/Lembaga pada bagian Header
7.2.3. Sistematika Penulisan Rancangan Kegiatan
7.2.3.1. Halaman Sampul

25
 a. Warna Sampul
Untuk semua Departemen dan lembaga di jilid dengan kertas Mika
Putih (transparan) dengan kombinasi warna sampul belakang (kertas
Bufalo) sebagai berikut :
1. Dept. Agama : Hijau
2. Dept. Olahraga : Merah
3. Dept. Pengkaderan : Ungu
4. Dept. Humas : Biru Muda
5. Lemb. Pers Jurnal : Kuning
6. Lemb. Ekonomi : Biru Tua
7. Lemb. Karpala : Oren

b. Isi Sampul:
1. Tulisan PROPOSAL
2. Judul Kegiatan
3. Logo Organisasi / Lembaga
4. Nama Departemen Atau Lembaga
5. Nama Organisasi
6. Tahun

7.2.3.2. Isi Proposal

a. Pendahuluan
Berisi kalimat pengantar dari keseluruhan isi proposal
b. Latar belakang
Memuat segala hal yang melatarbelakangi dan alasan perlunya
dilaksanakan kegiatan.
c. Dasar Pemikiran
Landasan atau dasar yang diacu untuk melaksanakan kegiatan
d. Nama Kegiatan
Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti
sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan
tema.
e. Tema Kegiatan

26
 Tema kegiatan berisi amanat utama yang ingin disampaikan(tujuan
utama) dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Tema yang baik
dapat menarik perhatian, bahasanya mudah dimengerti dan dapat
menggambarkan batasan ruang lingkupnya (pema tidak terlalu
umum dan luas).
f. Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi
dan selaras dengan program kerja dan visi dan misi Keluarga
Pelajar Mahasiswa Kepulauan Riau Kabupaten Karimun Jogjakarta
g. Bentuk Kegiatan
Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan, Berupa kalimat singkat
yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
h. Waktu dan tempat
Memuat :
1. Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai
lama waktunya
2. Waktu : Pukul berapa sampai berapa
3. Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap
i. Sasaran Kegiatan
Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti.
j. Susunan Kepanitiaan
Susunan wajib dari sebuah kepanitiaan memuat Ketua Panitia,
Sekretaris, Bendahara, Seksi Acara, dan Seksi Konsumsi.
m. Rencana Anggaran Biaya
Berisi rincian rencana pemasukan dan pengeluaran dana.
n. Penutup
Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan,
semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya
kegiatan.

7.2.3.3. Lembar Pengesahan

a. Berisi tempat, tanggal pembuatan pada sudut atas (tengah)
b. Sebelah kiri Ketua Pelaksana
c. Sebelah kanan Sekretaris Panitia

27
 d. Sebelah bawah kanan, menyetujui Koordinator/Ketua
Departemen/lembaga
e. Sebelah bawah kiri menyetujui Ketua I/Ketua II
f. Tengah bawah, mengetahui Ketua Umum KPMKR-KKJ
g. Contoh lembar pengesahan terdapat dalam lampiran yang
merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

7.2.4. Prosedur Pelaksanaan kegiatan

1. Departemen/lembaga mengkonsultasikan rencana kegiatan kepada
Ketua I/Ketua II.
2. Minimal 30 hari sebelum kegiatan departemen/lembaga membentuk
panitia pelaksana.
3. panitia pelaksana dipilih berdasarkan muswarah dan mufakat.
4. Departemen/lembaga menyerahkan nama-nama panitia kepada
sekretaris umum.
5. Sekretaris umum membuat Surat keputusan pengangkatan panitia
pelaksana yang ditandatangangi oleh ketua umum.
6. Panitia pelaksana dinyatakan sah jika sudah terbit Surat keputusan
pengangkatan panitia.

7.2.5. Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ)

1. Maksimal 30 hari setelah pelaksanaan kegiatan berakhir, panitia
pelaksana diwajibkan untuk menyampaikan LPJ kegiatan kepada
anggota dalam sebuah rapat Pleno.
2. LPJ disusun oleh panitia berdasarkan standart penyusunan LPJ yang
telah ditetapkan. (sesuai dengan SOP yang berlaku)
3. Draft LPJ dikonsultasikan Kepada Sekretaris Umum untuk Laporan
Deskripsi kegiatan, dan Bendahara untuk Laporan Keuangan
Kegiatan.
4. LPJ diserahkan Kepada Sekretaris Umum untuk dilakukan
pemeriksaan, dan kemudian meneruskan LPJ kepada Ketua I/II.

28
 5. Ketua I/II melakukan Pemeriksaan dan persetujuan untuk
dilaksanakannya rapat pleno penyampaian LPJ.
6. Ketua I/II menginstruksikan kepada Sekretaris umum untuk penentuan
waktu pelaksanaan rapat pleno.
7. Sekretaris menentukan waktu pelaksanaan rapat pleno dan
mengumumkan kepada seluruh anggota dengan dibantu oleh
departemen humas.
8. Panitia pelaksana menyampaikan LPJ kepada seluruh anggota.
9. Anggota berhak bertanya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.
10. Anggota menilai LPJ kegiatan.
11. Anggota menerima atau menolak LPJ kegiatan.
12. Panitia mempertanggungjawabkan LPJ yang ditolak sesuai dengan
kesepakatan Muswarah dan mufakat anggota dalam rapat pleno.
13. Untuk LPJ yang diterima, Panitia melakukan revisi sesuai dengan
rekomendasi dalam rapat pleno.
14. LPJ terdiri dari Laporan Deskripsi kegiatan, Laporan Keuangan, SK
Pengesahan LPJ, dan Lampiran-lampiran.
15. LPJ yang telah direvisi beserta seluruh arsip dokumen kegiatan (surat-
menyurat, Rundown, Jadwal, Notulensi rapat, Dsb) diserahkan
kepada Sekretaris Umum dalam bentuk hardcopy maupun softcopy
(burning Dics) untuk diarsipkan.
16. Laporan keuangan (Hardcopy & Softcopy/Ms Excel) beserta seluruh
bukti transaksi asli diserahkan kepada bendahara umum. (maks. 1
minggu setelah rapat pleno LPJ)

7.2.6. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1. Ukuran kertas : 8 x 14 inch (HVS) atau 210 x 297 mm (A4 Kwarto)
2. Margin :
a. Atas = 3 cm
b. Kiri = 3 cm
c. Kanan = 2.5 cm
d. Bawah = 2.5 cm
3. Tipe huruf : Arial (normal)
4. Ukuran Huruf : 11 pt

29
5. Spasi : 1,5 pt
6. Paragraph : 0 pt
7. Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)
8. Diberi Penomoran Halaman

30
7.2.7. Sistematika Penulisan Laporan Pertanggungjawaban
7.2.7.1. Halaman Sampul
a. Warna Sampul
Untuk semua Departemen dan lembaga di jilid dengan kertas Mika
Putih (transparan) dengan kombinasi warna sampul belakang
(kertas Bufalo) sebagai berikut :
1. Dept. Agama : Hijau
2. Dept. Olahraga : Merah
3. Dept. Pengkaderan : Ungu
4. Dept. Humas : Biru Muda
5. Lemb. Pers Jurnal : Kuning
6. Lemb. Ekonomi : Biru Tua
7. Lemb. Karpala : Oren

b. Berisi:
1. Tulisan Laporan Pertanggungjawaban
2. Judul Kegiatan
3. Logo Organisasi / Lembaga
4. Nama Departemen Atau Lembaga
5. Nama Organisasi
6. Tahun

7.2.7.2. Isi Laporan

1. Pendahuluan
2. Latar belakang
Memuat segala hal yang melatarbelakangi dan alasan perlunya
dilaksanakan kegiatan.
3. Nama Kegiatan
Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti
sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan
tema.
4. Tema Kegiatan
Tema kegiatan berisi amanat utama yang ingin disampaikan(tujuan
utama) dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Tema yang baik dapat

31
 menarik perhatian, bahasanya mudah dimengerti dan dapat
menggambarkan batasan ruang lingkupnya (pema tidak terlalu umum
dan luas).
5. Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi
dan selaras dengan program kerja dan visi dan misi Keluarga Pelajar
Mahasiswa Kepulauan Riau Kabupaten Karimun Jogjakarta
6. Waktu dan tempat
Memuat :
a. Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama
waktunya
b. Waktu : Pukul berapa sampai berapa
c. Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap
7. Sasaran Kegiatan
Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti
8. Susunan Kepanitiaan
9. Bentuk Kegiatan
Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan, Berupa kalimat singkat
yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
10. Realisasi Kegiatan
a. Susunan Acara
b. Jumlah Peserta (dijelaskan dalam kalimat singkat yang Mencakup
perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti)
c. Hasil Pelaksanaan Kegiatan.
d. Kendala dan Problematika yang dihadapi dari setiap devisi
11. Rincian Penggunaan Anggaran Dana
Berisi rincian pemasukan dan pengeluaran dana.
12. Kesimpulan dan Saran
a. Kesimpulan
Berisikan secara singkat kesimpulan dari pelaksanaan kegiatan
b. Saran
13. Penutup
Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua
pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan.

32
7.2.7.3. Lembar Pengesahan
a. Berisi tempat, tanggal pembuatan pada sudut atas (centering)
b. Sebelah kiri Ketua Pelaksana
c. Sebelah kanan Sekretaris Panitia
d. Sebelah bawah kanan, menyetujui Koordinator/Ketua
Departemen/lembaga
e. Sebelah bawah kiri menyetujui Ketua I/Ketua II
f. Tengah bawah, mengetahui Ketua Umum KPMKR-KKJ

7.2.7.4. Lampiran (Wajib)

1. Foto / dokumentasi kegiatan
2. Materi/Bahan Kegiatan
3. Presensi Kegiatan
4. Fotokopi Kuitansi/nota penggunaan anggaran (kuitansi/nota asli
diserahkan ke Bendahara Umum)
Catatan :
1. Laporan Pertanggung jawaban diserahkan paling lambat 1 (satu)
Minggu setelah revisi pasca penyampaian Laporan
Pertanggungjawaban.
2. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan kepada :
a. Sekretaris Jendral
Dalam Bentuk :
- 1 Eksamplar Asli yang sudah dijilid dan ditandatangani
sesuai dengan ketentuan aturan penulisan yang berlaku.
- Softcopy LPJ dalam bentuk File Ms.Word, Ms.Excel (untuk
laporan keuangan)
- Dokumen kegiatan (surat-menyurat, Rundown, Jadwal,
Notulensi rapat, Dsb)
- Diserahkan dalam map sesuai warna yang telah ditetapkan
(sesuai warna sampul)
b. Bendahara Umum
- Lampiran Penggunaan dana Kegiatan
- Kuitansi/Nota Asli
- Softcopy Laporan Keuangan (Ms.Excel)

33
 3. Jika tidak menyerahkan laporan pertanggungjawaban kegiatan
sesuai dengan ketentuan tersebut, maka proposal kegiatan
selanjutnya tidak akan diproses.

7.2.8. Format Laporan Keuangan

(belum)

7.3. Ketentuan Peminjaman Uang

1. Subsidi maksimal yang akan dikeluarkan KPMKR-KKJ dalam satu
periode sebesar Rp. 5.000.000,-
2. Maksimal nominal pinjaman sebesar Rp. 1.000.000,- bagi setiap
peminjam.
3. Peminjaman skala kecil senilai Rp. 200.000,-, maka ketentuan batas
maksimal pengembalian pinjaman selama satu minggu.
4. Wajib menyertakan jaminan minimal senilai pinjaman uang yang
diajukan.(*)
5. Jaminan akan menjadi hak milik KPMKR-KKJ apabila peminjam tidak
mengikuti perjanjian yang telah disepakati pada surat perjanjian
peminjaman, Jaminan akan dilelang/dijual oleh KPMKR-KKJ.
6. KPMKR-KKJ hanya mengambil uang dari hasil lelang senilai dengan
pinjaman yang diberikan dan sisa uang hasil lelang akan dikembalikan
kepada peminjam.
7. Menandatangani surat perjanjian peminjaman uang di atas materai
6000 untuk nominal pinjaman Rp 500.000 dan materai 3000 untuk
nominal pinjaman sebesar Rp 500.000(**)
8. Batas pengembalian maksimal pada akhir periode disetiap
kepengurusan KPMKR-KKJ
9. Ketentuan khusus bagi peminjam dengan alasan musibah alam yang
tidak dapat dikontrol oleh manusia seperti; kematian, sakit, kebanjiran,
kebakaran, kecelakaan, masalah ekonomi orang tua dan lainnya
meliputi :
KPMKR-KKJ akan menambahkan jumlah subsidi pada poin 1 apabila
subsidi telah habis dan tidak terikat dengan ketentuan poin 2 dengan
catatan mengadakan rapat pimpinan terlebih dahulu.

34
 10. Ketentuan khusus tidak berlaku bagi peminjam dengan alasan kelalaian
seperti; kehilangan, pencurian dan lainnya.
11. Ketentuan lain akan dibicarakan kemudian hari sesuai dengan
kesepakatan forum anggota KPMKR-KKJ.
12. Contoh surat permohonan dan surat perjanjian terdapat dalam
lampiran yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.

(*)
ctt : Jaminan diserahkan kepada KPMKR-KKJ
(**)
Materai disediakan oleh peminjam sebanyak dua lembar.
Surat 1 akan dipegang oleh pengurus KPMKR-KKJ.
Surat 2 akan dipegang oleh peminjam.

8. PERSIDANGAN
8.1. Pengertian
Persidangan yang dimaksud adalah persidangan dalam
permusyawaratan tertinggi IPM dimasing-masing struktur.

8.2. Macam Persidangan

1. Persidangan dalam permusyawaratan dibagi menjadi dua, yaitu :
a. Sidang Pleno, yaitu persidangan dihadiri oleh seluruh musyawirin.
b. Sidang Komisi, yaitu persidangan yang dihadiri oleh msyawirin
yang telah mendaftarkan diri dalam komisi tersebut.
2. Jumlah pembagian sidang komisi menyesuaikan struktur yang
bermusyawarah

8.3. Pimpinan Sidang

1. Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan
sidang tetap
2. Pimpinan sidang sementara terdiri dari ketua, sekretaris, dan anggota
yang dipilih dari tim materi permusyawaratan.
3. Pimpinan sidang tetap terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan anggota
yang dipilih oleh Musyawirin.
4. Hak dan Kewajiban Pimpinan sidang sementara

35
 a. Kewajiban Pimpinan Sidang
1) Pimpinan Sidang berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan
ketertiban serta kelancaran sidang
b. Hak Pimpinan Sidang
1) Pimpinan Sidang berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan
Tata Tertib Persidangan.
2) Pimpinan Sidang berhak mengambil tindakantindakan berupa
peringatan, membatasi dan menghentikan pembicaraan serta
mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3) Pimpinan Sidang berhak mengesahkan setiap keputusan sesuai
kesepakatan.
4) Memimpin persidangan hingga disahkan tata tertib tentang
pimpinan sidang tetap dan terpilihnya pimpinan sidang tetap.

5. Hak dan Kewajiban Pimpinan sidang tetap

a. Kewajiban Pimpinan Sidang
1) Pimpinan Sidang berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan
ketertiban serta kelancaran sidang
b. Hak Pimpinan Sidang
1) Pimpinan Sidang berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan
Tata Tertib Persidangan.
2) Pimpinan Sidang berhak mengambil tindakantindakan berupa
peringatan, membatasi dan menghentikan pembicaraan serta
mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3) Pimpinan Sidang berhak mengesahkan setiap keputusan sesuai
kesepakatan.

8.4. Ketukan Palu

1. Satu Ketukan :
a. Menyerahkan dan menerima pimpinan sidang
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin
c. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak
terlalu lama yang mana peserta sidang tidak meninggalkan tempat
sidang (misalnya skor 1 X 5 menit, dll).

36
 d. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap
keliru (Peninjauan Kembali).
2. Dua Ketukan :
a. Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang
cukup lama (biasanya 2 X 60 menit), misalnya istirahat, lobying,
sembahyang, makan.
b. Mengesahkan setiap bahasan dalam persidangan (misalnya satu
tata tertib, dll),
3. Tiga Ketukan :
a. Membuka dan menutup setiap persidangan.
b. Mengesahkan Keputusan Induk.

8.5. Pengesahan
1. Untuk mengesahkan setiap persidangan maka harus dibuat Konsideran
Sidang
2. Konsideran sidang dibacakan sebelum pengetukan palu tanda
disahkannya sidang
3. Format konsideran akan dijelaskan dalam lampiran yang merupakan
kesatuan dari panduan ini

8.6. Quorum
Permusyawaratan dapat berlangsung tanpa memandang jumlah yang hadir
asalkan yang bersangkutan telah diundang secara sah.
BAB X
PENUTUP
Pasal 53ssssssssss
1. Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan kemudian oleh
Pimpinan Pusat.
2. Pedoman ini berlaku setelah dikeluarkannya Surat Keputusan oleh Pimpinan
Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah.

37