KESEKRETARIATAN

I. PENGERTIAN
Kesekretariatan adalah segala urusan atau kegiatan yang dilakukan dengan kegiatan
surat – menyurat.
Pengertian Surat
Menurut kamus bahasa Indonesia, kata kata surat mempunyai arti” kertas” yakni kertas
yang tertulis/secarik kertas. Menurut ruang lingkup administrasi surat adalah alat komunikasi
untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari suatu pihak kepada pihak yang
lain. Jadi secara umum dapat dikatakan surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk
maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai pengan pengiriman dan penyimpanan
arsip. Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan
pengendalian/penemuan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

II. JENIS – JENIS SURAT

Beberapa Jenis Surat:
a. Menurut Wujudnya:
1. Kartu Pos
2. Warkat Pos
3. Surat Bersampul
4. Memorandum dan Nota
5. Telegram
b. Menurut Tujuannya:
1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Perintah
3. Surat Permintaan
4. Surat Peringatan
5. Surat Panggilan
6. Surat Susulan
7. Surat Keputusan
8. Surat Perjanjian
c. Menurut Sifat Isi dan Asalnya :
1. Surat Pribadi
2. Surat Resmi atau Surat Dinas
3. Surat Niaga
d. Menurut Jumlah Penerima
 1. Surat Biasa
2. Surat Edaran
3. Surat Pengumuman
e. Menurut Keamanan Isinya:
1. Surat Sangat Rahasia
2. Surat Rahasia
3. Surat Biasa
f. Menurut Jangkauannya:
1. Surat Intern
2. Surat Ekstern

III. FUNGSI SURAT

Adapun fungsi surat antara lain:
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Wakil dari pengirim/ penulis.
3. Bahan bukti tertulis, mis surat perjanjian , bukti historis, dsb.
4. Pedoman pengambilan tindakan lanjutan/keputusan.
5. Alat pengingat , misalnya surat yang sudah diarsip.
6. Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi.

IV. KODE SURAT

1. Kode Huruf
2. Kode Angka
3. Lampiran Surat
4. Perihal Surat
5. Urutan Penulisan Nomor Surat

V. SYARAT SURAT
1. Objektif
2. Sistematis
3. Tidak bertele – tele
4. Isi jelas
5. Wujudnya harus rapi dan menarik

VI. BAGIAN – BAGIAN SURAT

1. KEPALA SURAT
Berisi nama lengkap seperti PP/DPC/DPCC/kepanitian,alamat surat,dengan warna dan
logo/lambang sesuai ciri khas cabang masing – masing.
2. NOMOR SURAT
 HIPELMAS memiliki aturan tersendiri untuk format penulisan nomer surat. formatnya
meliputi : nomor urut surat dibuat/lembaga penulis surat/tujuan penulis surat-hal penulis
surat/bulan/tahun.

 Kode Huruf atau Hal penulisan surat

A : Hal Undangan
B : Hal Permohonan
C : Pemberitahuan
D : Laporan
E : Ucapan
F : Lain-lain (Mandat, Pernyataan Sikap,dll.)

 Kode angka atau Kode tujuan penulisan surat

I : Intern Organisasi
II : Ekstern organisasi Dalam Negri
III : Ekstern organisasi Luar Negri
3. TANGGAL SURAT
Tempat disebelah kanan atas dengan memudahkan dokumentasi.tempat tanggal tidak
ditulis di penutup surat kanan bawah kecuali pada surat mandat dan ketetapan. Apabila
surat ditulis ditempat yang sama dengan alamat kepala surat, maka tidak perlu ditulis
tempat dan tanggal surat, cukup tanggal surat tersebut ditulis.
4. LAMPIRAN SURAT
Diisi dengan jumlah/jenis lampiran yang diisi dengan jumlah lembarannya misalnya jika
jumlah lembaran berjumlah 3 berkas maka ditulis : Lampiran : 3 berkas.
5. PERIHAL SURAT
Menunjukan inti isi surat.tidak perlu pajang lebar, cukup: Permohona, tidak perlu Hal:
permohonan Bantuan Dana Penerimaan anggota Baru (MPAB) hal sebaiknya diberi garis
bawah tunggal.
6. ALAMAT TUJUAN
Untuk organisasi. Selain ditulis nama Organisasinya,juga ditulis nama kota yang
bersangkutan. nama kota diberi garis bawah tunggal. hal ini berlaku pula untuk
perorangan. nama kota dapat diganti dengan kata di tempat karena sifatnya fleksibel
untuk diserahkan dimana saja.
Contoh :
Kepada Yth.
Ketua umum HIPELMAS-KUPANG
Di –
Tempat

Atau
Kepada Yth.
Bpk. ………..
di-
Tempat

7. PENGANTAR SURAT
Sebaiknya memakai ucapan “Dengan Hormat” baik untuk Intern dan Ekstern.
8. ISI SURAT
Gunakan kata-kata yang singkat,j elas padat, baku dan sopan.
9. SALAM PENUTUP
Gunakan semboyan organisasi “SATU DALAM SEMANGAT PERSAUDARAAN!!!”
pada akhir kalimat penutup surat.
10. PENUTUP
Gunakan nama lembaga/organisasi/kepanitian pada tengah surat,untuk penandatangan
surat :
Contoh :Surat kepanitian
Untuk surat menyurat kepanitiaan apapun, sebaiknya ditandatangani oleh sekertaris dan
ketua panitia, beserta ketua umum dan sekretaris umum.
 BADAN PENGURUS
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA (HIPELMAS) – KUPANG
PERIODE 2019/2020

Sekretariat : Jln. Adisucipto Penfui - Kupang , CP : 082237485478/082235563709

Nomor : 01/BP/HIPELMAS/KPG/II/2020 Kupang, 20 Februari 2020

Lampiran :-
Perihal : Undangan Rapat

Kepada Yth,
Rekan – rekan BP
Di –
Tempat.

Dengan Hormat,
Sesuai dengan perihal surat diatas, kami mengundang rekan- rekan BP
Himpunan Pelajar Mahasiswa Aesesa (HIPELMAS) Kupang Periode 2019/2020 untuk
hadir dalam rapat yang akan diadakan pada:
Hari/tanggal : Minggu, 23 Februari 2020
Waktu : Pukul 18.00- selesai
Tempat :Sekretariat HIPELMAS
Agenda : Tersedia

Demikian untuk maklum, atas kehadiran rekan-rekan sekalian kami ucapkan

limpah terima kasih.
Teriring salam!!!!!!!!!!
Satu dalam semangat persaudaraan

BADAN PENGURUS
HIMPUNAN ELAJAR MAHASISWA AESESA
PERIODE 2019/2020

ADRIANUS E. NDIWA MARIA S. T. R WEA

KETUA SEKRETARIS
 A. Contoh surat Permohonan

PANITIA PELAKSANA
MASA PENERIMAAN ANGGOTA BARU (MPAB)
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA (HIPELMAS) –
KUPANG
PERIODE 2019/2020

Sekretariat : Jln. Adisucipto Penfui - Kupang , CP : 082237485478/082235563709

Nomor : 01/ Panlak-MPAB/HIPELMAS-KPG/II/2020 Kupang, 20 Februari 2020

Lampiran :-
Perihal : Permohonan Penggunaan Aulah.

Kepada Yth,
Pastor Paroki St. Gregorius Agung Oeleta
Di –
Tempat.

Isi surat

Dengan Hormat,

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Hari/tanggal : Sabtu, 27 September 2009
Waktu : Pkl 09.00 Wita
Tempat : Aulah Paroki St. Yosep Naikoten Kupang.
Salam penutup

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
“teriring salam!!!!!!
”satu dalam semangat persaudaraan!!

PANITIA PELAKSANA

……………… …………….
Ketua Panitia Sekretaris
MENGETAHUI BADAN PENGURUS
 HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA(HIPELMAS)
…………………… ……………….
Ketua umum       sekretaris umum

B. Contoh surat Pemberitahuan

DEWAN PIMPINA CABANG

PERHIMPUNAN MAHASISWA KHATOLIK REPUBLIK INDONESIA
PMKRI
CABANG KUPANG St. FRANSISKUS XAVERIUS
PERIODE 2008/2009
Sekertariat Jl.soeharto No 20 Naikoten 1 Kupang.Contac Honphone(085239174399)

Nomor : 006/ DPC-PMKRI/II-B/09/2009 Kupang 27 September 2009

Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan Mimbar bebas

Kepada Yth,
POLRESTA KPANG
Di –
Tempat.

Isi surat

Dengan Hormat,

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Hari/tanggal : Sabtu, 27 September 2009
Waktu : Pkl 09.00 Wita
Tempat : MARGA PMKRI

Salam penutup

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
“Pro Ecclesia Et Patria !!!
Menunggal Dengan Umat Terlibat Dengan Rakyat”!!
 DEWAN PIMPINAN CABANG
PERHIMPUNAN MAHASISWA KATOLIK REPUBLIK INDONESIA(PMKRI)
CABNG KUPANG St. FRANSISKUS XAVERIUS
…………………… ……………….
Ketua Pesedium       sekjend

C. Contoh surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN
MANDATARIS/FORMATUR/KETUA UMUM
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISIWA AESESA (HIPELMAS) KUPANG
PERIODE 2019/2020
Nomor: 01/KEP/MAND/FOR/KETUA HIPELMAS/INT/KPG/XI/2019

TENTANG
PENGANGKATAN BADAN PENGURUS
HIPELMAS – KUPANG

Dengan memohon rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Mandataris/Formatur/Ketua Umum

HIPELMAS kupang periode 2019 – 2020 setelah :
Menimbang :
1. Bahwa organisasi HIPELMAS adalah organisasi mahasiswa yang dalam rutinitasnya
ialah mengadakan pembinaan, pengembangan, dan pengkaderan generasi muda Aesesa –
dari masa kemasa
2. Menjaga eksistensi organisasi untuk itu, perlu diangkat susunan Badan Pengurus yang
berfungsi membantu Mandataris/Formatur/Ketua Umum Hipelmas Kupang
3. Bahwa untuk merealisasi maksud diatas, maka perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan
Mengingat :
1. Anggaran Dasar HIPELMAS – KUPANG
2. Anggaran Rumah Tangga HIPELMAS – KUPANG
Memperhatikan :
1. Usul dan saran anggota dalam Forum Rapat Umum Anggota HIPELMAS – KUPANG
2. Kebiasaan Umum Organisasi
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Keputusan Mandataris/Formatur/Ketua Umum HIPELMAS – KUPANG periode
2019/2020. Nomor: 01/KEP/MAND/FOR/KETUA UMUM/HIPELMAS/INT/KPG/XI/2019
tentang Pengangkatan Badan Pengurus HIPELMAS periode 2019/2020
Pasal :
1. Mengangkat dan menetapkan nama-nama yang terlampir dalam keputusan ini
sebagai Badan Pengurus Himpunan Pelajar Mahasiswa Aesesa (Hipelmas) Kupang
2. Meminta kepada saudara-saudari untuk menjalankan tugas yang diberikan sesuai
dengan bidangnya masing-masing pada periode ini
3. Keputusan ini dapat ditinjau kembali, bila dipandang perlu
4. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di : Kupang
Hari/Tanggal :Jumad,1 November 2019

MENGETAHUI MANDAT/FORMATUR/KETUA UMUM

HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA (HIPELMAS) KUPANG
PERIODE 2019/2020

ADRIANUS E. NDIWA
 D. Contoh surat Mandat

PANITIA PELAKSANA
MASA PENERIMAAN ANGGOTA BARU (MPAB)
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA (HIPELMAS) –
KUPANG
PERIODE 2019/2020

Sekretariat : Jln. Adisucipto Penfui - Kupang , CP : 082237485478/082235563709

SURAT MANDAT
No :05/MANDATARIS/HIPELMAS-KPG/II/2020

Saya yang bertandtangan dibawa ini :

Nama : Adrianus E. Ndiwa
Jabatan : Ketua Umum Himpunan Pelajar Mahasiswa Aesesa (HIPELMAS) Kupang
Memberikan mandat kepada :………………………….anggota Himpunan Pelajar Mahasiswa Aesesa
(HIPELMAS) Kupang
Jabatan : ……………………….

Untuk menjalankan roda organisasi sesuai dengan mekanisme yuridis perhimpunan selama ketua umum
tidak berada di tempat.
Demikian mandat ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.
Teriring Salam SATU DALAM SEMANGAT PERSAUDARAAN.

Kupang 27 September 2009

MANDATARIS/FORMATUR/KETUA PRESEDIUM
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA AESESA (HIPELMAS) KUPANG

ADRIANUS E. NDIWA
KETUA
Contoh surat rekomendasi

DEWAN PIMPINAN CABANG

PERHIMPUNAN MAHASISWA KHATOLIK REPUBLIK INDONESIA
PMKRI
CABANG KUPANG St. FRANSISKUS XAVERIUS
PERIODE 2008/2009
Sekertariat Jl.soeharto No 20 Naikoten 1 Kupang.Contac Honphone (085239174399)

SURAT REKOMENDASI
No :09/DPC-PMKRI/I-F/09/2009

Saya yang bertanda tangan dibawa ini :

Nama : .........................................
Jabatan : ………………………….

Dengan ini memberi rekomendasi kepada :

Nama : ……………………….
Jabatan : ……………………….
................................................................................................................................................

Demikian surat rekomendasi ini dibuat dengan rasa tanggung jawab dan dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Kupang 27 September 2009

MANDATARIS/FORMATUR/KETUA PRESEDIUM
PERHIMPUNAN MAHASISWA KATOLIK REPUBLIK IMDONESIA (PMKRI)
CABANG KUPANG St. FRANSISKUS XAVERIUS