STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SURAT MENYURAT

UKM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG

POLITEKNIK STTT BANDUNG

BANDUNG

2017-2018
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MENYURAT
UKM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG PERIODE 2017-2018

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan
dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.

SOP harus ditulis dengan detail serta dapat dengan mudah dipahami sehingga dapat
menghindari miskomunikasi, konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas atau
pekerjaan pada suatu organisasi.

Fungsi surat untuk organisasi:

 Tertib administrasi
 Ciri khas dari organisasi
 Sebagai alat yang mewakili dari organisasi

Untuk penulisan surat menyurat di organisasi KM-Politeknik STTT Bandung wajib

menggunakan kertas: F4 ukuran ( 21,5 cm x 33 cm )
Margin dan aturan sebagai berikut:
 TOP = 5,25 cm (disesuaikan dengan kop surat)
 Bottom = 3 cm
 Right = 3 cm
 Left = 3 cm
 Gutter = 0 inch
 Gutter position = Left
 Font = 11 pt (Arial)
 Line and paragraph spacing = 1,5
 Text alignment = Justify (Ctrl+J)

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 1

Birokrasi Peminjaman:
 Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung
Untuk peminjaman barang-barang berikut:
Sound portable, proyektor, layar/screen, kelas, kursi, proyektor gedung
serbaguna, lapangan, gedung serbaguna, parkiran basement, parkiran gedung
A.
U.P (Untuk Perhatian):
 Kasubag Akademik : kelas, kursi dan fasilitas kelas gedung A.
 Kabag UPPT : gedung serbaguna, parkiran basement,
logistik gedung Serbaguna.
 Kepala Laboratorium : fasilitas yang ada di laboratorium bersangkutan.
*untuk peminjaman sound portable dan layar/screen tidak perlu menyertakan
U.P. karena peminjaman langsung kepada Pembantu Direktur III Politeknik
STTT Bandung.
 Pengurus organisasi
Untuk peminjaman barang-barang yang menyangkut fasilitas atau inventaris
organisasi bersangkutan.

Lampiran Surat Perizinan:

Untuk surat peminjaman gedung wajib menyerahkan fotokopi surat perizinan kepada
pihak keamanan kampus, Pembantu Direktur III dan pihak yang bersangkutan (Kasubag
Akademik, Kabag UPPT, Kepala Laboratorium) masing-masing satu lembar.

Birokrasi Pengajuan Dana ke Perguruan Tinggi Politeknik STTT Bandung:

 Untuk UKM harus mengetahui Menteri Pemberdayaan UKM dan Ketua Umum BEM
KM-Politeknik STTT Bandung.
 Ketua Umum masing-masing organisasi dan perwakilan panitia kegiatan wajib
menghadap langsung ke Pembantu Direktur III bila hendak mengajukan dana atau
mengajukan peminjaman fasilitas kampus.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 2

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan:
 Pada nomor surat
No./A/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn
Contoh Penulisan Nomor Surat
XXX/(A/B)/Pan.Keg/Namabidang/Bln/Thn
001/A/Pan.Pelntkan/Sekum/11/2017
*Sekretaris Umum
001/B/Pan.KI/Dept.LN/01/2018
*Departemen Luar Negeri
001/A/Pan.Responsi/Dept.Pend/04/2018
*Departemen Pendidikan
009/A/Pan.Responsi/KB/06/2018
*Kepanitiaan Bersama
Keterangan:
A = Internal, mencakup area kampus (Perguruan Tinggi, organisasi KM-Politeknik
STTT Bandung, bendahara organisasi bersangkutan).
B = Eksternal, mencakup area di luar kampus (alumni, instansi luar kampus, dll).
 Nomor surat untuk satu acara tidak berlanjut untuk acara lainnya, walaupun
merupakan program kerja dari departemen yang sama.
Contoh : apabila Departemen Pendidikan membuat surat untuk kegiatan responsi
dimulai dari nomor 001, maka untuk kegiatan seminar, nomor surat tetap dimulai dari
nomor 001 lagi.
 Nomor surat untuk internal (A) dan eksternal (B) tidak dilanjutkan. Jadi bila kode A
dimulai dari 001 dengan tujuan Pembantu Direktur III, maka untuk kode B dengan
tujuan undangan kepada alumni tetap dimulai dari 001.
 Pada isi surat yang menyatakan agenda pelaksanaan
**)….. untuk mengundang Saudara/i untuk menghadiri acara ini pada**):
*hari, tanggal : ……….
*waktu : ……….
*tempat : ……….
Keterangan:
*) Huruf pertama bukan huruf besar melainkan kecil, karena masih dalam rangkaian
kata sebelumnya/bagian dari kalimat sebelumnya**).
 Penempatan cap atau stempel organisasi atau kegiatan ditempatkan di jabatan
tertinggi sebelah kiri dari tanda tangan.
 Untuk cap atau stempel organisasi hanya ditempatkan di Ketua Umum organisasi
dan tidak boleh ditempatkan di Ketua Pelaksana kegiatan bila agendanya berupa
kegiatan dan tidak mempunyai cap atau stempel kegiatan.
 Penulisan bahasa asing harus miring, contoh ‘’microphone’’.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 3

 Untuk setiap peminjaman tempat dan alat yang berkaitan dengan pihak Perguruan
Tinggi harus mendapat persetujuan dari BEM untuk UKM.
 Jika meminjam alat lebih dari satu, harap disertakan lampiran alat-alat yang akan
dipinjam.
 Untuk surat yang bersifat pengajuan dana kurang dari Rp 500.000 tidak perlu
menggunakan proposal, cukup melampirkan anggaran dana dan dilampirkan
berdasarkan kebutuhan dana perbidang.
 Untuk setiap pengajuan surat yang sudah ditandatangani oleh Ketua Umum BEM
KM-Politeknik STTT Bandung, harap memberikan satu lembar fotokopi surat tersebut
kepada Sekretaris Umum BEM untuk keperluan arsip.
 Logo di kop surat bisa diganti oleh logo masing-masing organisasi .
 Penempatan logo organisasi untuk kepanitian bersama berada di footer (bagian
bawah) surat. Pada kop surat untuk kepanitiaan bersama hanya ada logo Politeknik
STTT Bandung.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 4

Untuk SOP Surat Menyurat Lihat Sesuai Halamannya Masing-Masing:
 Contoh surat undangan : halaman 6
 Contoh surat pengajuan dana kepada Pembantu Direktur III : halaman 7-9
 Contoh surat pengajuan dana kepada Bendahara Umum BEM : halaman 10-12
 Contoh surat pengajuan dana kepada Bendahara UKM : halaman 13-15
 Contoh surat peminjaman tempat : halaman 16-17
 Contoh surat peminjaman logistik : halaman 18-20
 Contoh surat peminjaman inventaris organisasi : halaman 21
 Contoh surat kegiatan bersama : halaman 22
Untuk pengajuan dana dan peminjaman tempat atau alat semuanya sama seperti contoh-
contoh surat dari halaman 6 sampai 21 dan untuk lembar pengesahannya harus benar-
benar diperhatikan.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 5

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/(A/B)/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran :-
Perihal : Undangan(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Tujuan penerima surat
Tempat tujuan
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing (sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk mengundang Saudara/i untuk
menghadiri acara tersebut pada:
hari, tanggal : Senin, 25 September 2017
Sejajar kata
waktu : 18.30-22.00 WIB
Undangan
tempat : Gedung Serbaguna Politeknik STTT Bandung
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara/i kami
mengucapkan terima kasih.
(1x enter)
Hormat kami,
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Ketua UKM …
Periode 2017-2018

(disesuaikan)

Nama lengkap(bold)
NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 6

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/A/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Permohonan Dana(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
(sejajar dan 1x enter)
1.5 spacing
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk mengajukan permohonan dana
kepada Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung untuk membantu pelaksanaan
kegiatan tersebut.
(sejajar dan 1x enter)
Jumlah nominalnya sebesar:
Rp 200.600 (Dua Ratus Ribu Enam Ratus Rupiah)
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak kami
mengucapkan terima kasih.

Ket.
Lembar pengesahan di halaman selanjutnya jika ruang di kertas tidak
memungkinkan/tidak cukup dan lampirannya tidak diisi.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 7

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Hormat kami,
3 cm (left) 3 cm (right)
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Menteri Pemberdayaan UKM Ketua UKM …
BEM KM-Politeknik STTT Bandung Periode 2017-2018
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Hekal Satria Wijaya Nama lengkap(bold)

NTP : BEM.17.18.006 NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Pembina UKM … Ketua Umum

Periode 2017-2018 BEM KM-Politeknik STTT Bandung
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Hanif Sholaahuddin

NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXX NTP : BEM.17.18.001

Menyetujui,
Pembantu Direktur III
Politeknik STTT Bandung

(disesuaikan)

Giarto, A.T., M.Si.

NIP : 196605041986021005

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 8

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Rincian pengeluaran yang diperlukan sebagai berikut:
3 cm (left) 3 cm (right)
1. Bidang Sekretaris
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah
1. Print surat 3 lembar Rp 200 Rp 600
2. Kertas F4 5 rim Rp 40.000 Rp 200.000
TOTAL Rp 200.600

2. Bidang Bendahara
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

TOTAL

Catatan :
1. Jika pengajuan dana kurang dari Rp 500.000 tidak perlu menggunakan proposal,
cukup dengan pengajuan surat dan melampirkan anggaran dana yang
dibutuhkan.
2. Kebutuhan perbidang dipisahkan.
3. Istilah bahasa inggris dimiringkan tulisannya.
4. Kepala tabel diberi warna berbeda (White, Background 1, Darker 35%) dan
tulisan dibold sebagai pembeda antara kepala tabel dan isi tabel.
5. Penulisan nominal pada tabel rata kanan kiri.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 9

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/A/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Permohonan Dana(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Bendahara Umum BEM KM-Politeknik STTT Bandung
Periode 2017-2018
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing (sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk mengajukan permohonan dana
kepada Bendahara Umum BEM KM-Politeknik STTT Bandung periode 2017-2018 untuk
membantu pelaksanaan kegiatan tersebut.
(sejajar dan 1x enter)
Jumlah nominalnya sebesar:
Rp 200.600 (Dua Ratus Ribu Enam Ratus Rupiah)
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudari kami
mengucapkan terima kasih.

Ket.
Lembar pengesahan di halaman selanjutnya jika ruang di kertas tidak
memungkinkan/tidak cukup dan lampirannya tidak diisi.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 10

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Hormat kami,
3 cm (left) 3 cm (right)
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Menteri Pemberdayaan UKM Ketua UKM …
BEM KM-Politeknik STTT Bandung Periode 2017-2018
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Hekal Satria Wijaya Nama lengkap(bold)

NTP : BEM.17.18.006 NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Menyetujui,
Ketua Umum
BEM KM-Politeknik STTT Bandung
Periode 2017-2018

(disesuaikan)

Hanif Sholaahuddin
NTP : BEM.17.18.001

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 11

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Rincian pengeluaran yang diperlukan sebagai berikut:
3 cm (left) 3 cm (right)
1. Bidang Sekretaris
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah
1. Print surat 3 lembar Rp 200 Rp 600
2. Kertas F4 5 rim Rp 40.000 Rp 200.000
TOTAL Rp 200.600

2. Bidang Bendahara
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

TOTAL

Catatan :
1. Jika pengajuan dana kurang dari Rp 500.000 tidak perlu menggunakan proposal,
cukup dengan pengajuan surat dan melampirkan anggaran dana yang
dibutuhkan.
2. Kebutuhan perbidang dipisahkan.
3. Istilah bahasa inggris dimiringkan tulisannya.
4. Kepala tabel diberi warna berbeda (White, Background 1, Darker 35%) dan
tulisan dibold sebagai pembeda antara kepala tabel dan isi tabel.
5. Penulisan nominal pada tabel rata kanan kiri.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 12

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/A/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Permohonan Dana(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Bendahara UKM …
Periode 2017-2018
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing (sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk mengajukan permohonan dana
kepada Bendahara UKM … periode 2017-2018 untuk membantu pelaksanaan kegiatan
tersebut.
(sejajar dan 1x enter)
Jumlah nominalnya sebesar:
Rp 200.600 (Dua Ratus Ribu Enam Ratus Rupiah)
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara/i kami
mengucapkan terima kasih.

Ket.
Lembar pengesahan di halaman selanjutnya jika ruang di kertas tidak
memungkinkan/tidak cukup dan lampirannya tidak diisi.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 13

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Hormat kami,
3 cm (left) 3 cm (right)
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Menyetujui,
Ketua UKM …
Periode 2017-2018

(disesuaikan)

Nama lengkap(bold)
NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 14

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Rincian pengeluaran yang diperlukan sebagai berikut:
3 cm (left) 3 cm (right)
1. Bidang Sekretaris
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah
1. Print surat 3 lembar Rp 200 Rp 600
2. Kertas F4 5 rim Rp 40.000 Rp 200.000
TOTAL Rp 200.600

2. Bidang Bendahara
No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

TOTAL

Catatan :
1. Jika pengajuan dana kurang dari Rp 500.000 tidak perlu menggunakan proposal,
cukup dengan pengajuan surat dan melampirkan anggaran dana yang
dibutuhkan.
2. Kebutuhan perbidang dipisahkan.
3. Istilah bahasa inggris dimiringkan tulisannya.
4. Kepala tabel diberi warna berbeda (White, Background 1, Darker 35%) dan
tulisan dibold sebagai pembeda antara kepala tabel dan isi tabel.
5. Penulisan nominal pada tabel rata kanan kiri.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 15

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/(A/B)/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran :-
Perihal : Peminjaman Gedung Serbaguna Politeknik STTT Bandung(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung
U.P. Kabag UPPT
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing
(sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk meminjam Gedung Serbaguna
Politeknik STTT Bandung. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Senin, 25 September 2017
Sejajar kata
waktu : 18.30-22.00 WIB
Peminjaman
tempat : Gedung Serbaguna Politeknik STTT Bandung
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak kami
mengucapkan terima kasih.

Ket.
Lembar pengesahan di halaman selanjutnya jika ruang di kertas tidak
memungkinkan/tidak cukup dan lampirannya tidak diisi.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 16

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Hormat kami,
3 cm (left) 3 cm (right)
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Menteri Pemberdayaan UKM Ketua UKM …
BEM KM-Politeknik STTT Bandung Periode 2017-2018
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Hekal Satria Wijaya Nama lengkap(bold)

NTP : BEM.17.18.006 NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Pembina UKM … Ketua Umum

Periode 2017-2018 BEM KM-Politeknik STTT Bandung
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Hanif Sholaahuddin

NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXX NTP : BEM.17.18.001

Menyetujui,
Pembantu Direktur III
Politeknik STTT Bandung

(disesuaikan)

Giarto, A.T., M.Si.

NIP : 196605041986021005

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 17

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/(A/B)/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran :-
Perihal : Peminjaman Logistik Akademik(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung
U.P. Kasubag Akademik
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing
(sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk meminjam logistik akademik
dengan rincian sebagaimana terlampir. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Selasa, 13 Maret 2018
Sejajar kata
waktu : 09.00-16.00 WIB
Peminjaman
tempat : R.401 Gedung A Politeknik STTT Bandung
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak kami
mengucapkan terima kasih.

Ket.
Lembar pengesahan di halaman selanjutnya jika ruang di kertas tidak
memungkinkan/tidak cukup dan lampirannya tidak diisi.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 18

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Hormat kami,
3 cm (left) 3 cm (right)
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Menteri Pemberdayaan UKM Ketua UKM …
BEM KM-Politeknik STTT Bandung Periode 2017-2018
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Hekal Satria Wijaya Nama lengkap(bold)

NTP : BEM.17.18.006 NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Pembina UKM … Ketua Umum

Periode 2017-2018 BEM KM-Politeknik STTT Bandung
Periode 2017-2018

(disesuaikan)
(disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Hanif Sholaahuddin

NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXX NTP : BEM.17.18.001

Menyetujui,
Pembantu Direktur III
Politeknik STTT Bandung

(disesuaikan)

Giarto, A.T., M.Si.

NIP : 196605041986021005

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 19

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Rincian logistik yang diperlukan sebagai berikut:
3 cm (left) 3 cm (right)
No. Nama barang Jumlah
1. Kursi 10 buah
2. Meja 10 buah
3. Meja Gambar Teknik 3 buah
4. Proyektor 1 set

Catatan :
1. Istilah bahasa inggris dimiringkan tulisannya.
2. Kepala tabel diberi warna berbeda (White, Background 1, Darker 35%) dan
tulisan dibold sebagai pembeda antara kepala tabel dan isi tabel.

Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 20

 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
POLITEKNIK STTT BANDUNG
(BEM KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/(A/B)/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran :-
Perihal : Peminjaman Logistik(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Pengurus (nama Organisasi terkait)
Periode 2017-2018
di tempat
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing
(sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya salah satu program kerja/aktivitas Nama
Bidang yaitu Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku panitia Nama Kegiatan(no bold) /
pengurus UKM … periode 2017-2018 bermaksud untuk meminjam palu sidang untuk
pelaksanaan kegiatan tersebut pada:
hari, tanggal : Senin, 25 September 2017
Sejajar kata
waktu : 18.30-22.00 WIB
Peminjaman
tempat : Gedung Serbaguna Politeknik STTT Bandung
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara/i kami
mengucapkan terima kasih.
(1x enter)
Hormat kami,
Panitia Pelaksana (Nama Kegiatan)
(Nama Bidang Pelaksana)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Ketua UKM …
Periode 2017-2018

(disesuaikan)

Nama lengkap(bold)
NA/NTA/NPM : XXXXXXXX
Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 21
 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
KEPANITIAAN BERSAMA
LOGO (diisi agenda kegiatan/nama acara) LOGO
POLITEKNIK KELUARGA MAHASISWA Kepanitiaan
STTT POLITEKNIK STTT BANDUNG Bersama
(KB KM-POLITEKNIK STTT BANDUNG)
Sekretariat : Jl. Jakarta 31 Student Center Building Bandung 40272
Telp. ( 022 ) 7272580 Fax ( 022 ) 7271694

(sejajar dan 1x enter dari kop surat 1,0 spacing)

Nomor : XXX/(A/B)/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn Tempat, Tgl Bln Thn
3 cm (left) 3 cm (right)
Lampiran :-
Perihal : Undangan(bold)
(sejajar dan 1x enter dari perihal)
Yth,
Tujuan penerima surat
Tempat tujuan
(sejajar dan 1x enter dari tujuan surat)
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga kita semua senantiasa dalam curahan rahmat dan karunia-Nya.
1.5 spacing
(sejajar dan 1x enter)
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Nama Kegiatan(bold), maka kami selaku
panitia Nama Kegiatan(no bold) bermaksud untuk mengundang Saudara/i untuk
menghadiri acara tersebut pada:
hari, tanggal : Senin, 25 September 2017
Sejajar kata
waktu : 18.30-22.00 WIB
Undangan
tempat : Gedung Serbaguna Politeknik STTT Bandung
(sejajar dan 1x enter)
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara/i kami
mengucapkan terima kasih.
(1x enter)
Hormat kami,
Panitia Pelaksana
Kegiatan (Nama Kegiatan)
Ketua Pelaksana Sekretaris

(disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Mengetahui,
Ketua Umum Ketua Umum Ketua Umum
Organisasi Terkait I Organisasi Terkait II Organisasi Terkait III

(disesuaikan) (disesuaikan) (disesuaikan)

Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold) Nama lengkap(bold)

NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX NA/NTA/NPM : XXXXXXXX

Logo seluruh organisasi yang terkait di kepanitiaan bersama

3 cm (left)
Standar Operasional Prosedur surat-menyurat UKM KM-Politeknik STTT Bandung 22