STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MENYURAT

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan
dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.

SOP sendiri harus ditulis dengan cukup detail sedemikian rupa serta mudah dipahami sehingga
seseorang dengan pemahaman yang sangat dasar dari suatu bidang dapat dengan
sukses/mudah melakukan aktivitas atau melakukan prosedur ketika tanpa supervisi.

Fungsi surat untuk organisasi :

 Tertib administrasi
 Ciri khas dari organisasi
 Sebagai alat yang mewakili dari organisasi

Untuk penulisan surat menyurat di organisasi KM-Politeknik STTT Bandung wajib

menggunakan kertas : F4 ukuran ( 21,5 cm x 33 cm )

Margin :

 Top = 5,25 cm (disesuaikan dengan kop surat)

 Bottom = 2,5 cm
 Right = 2 cm
 Left = 3 cm
 Gutter = 0 inch
 Gutter position = Left
 Font = 11 pt (Arial)
 Line and paragraph spacing = 1,0
 Text alignment = Justify (ctrl+J)
Birokrasi peminjaman :

 Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung

Jika tujuan surat kepada Pembantu Direktur III Politeknik STTT Bandung tidak
perlu mencantumkan tanda tangan Pembantu Direktur III Politeknik STTT
Bandung.

Untuk peminjaman barang-barang berikut :

Sound Portable, proyektor, layar/screen, kelas, kursi, proyektor gedung

serbaguna, lapangan, parkiran gedung A, gedung serbaguna, parkiran basement,
fasilitas yang ada di laboratorium yang akan dipinjam.

Tujuan:

1. Kasubag Akademik (Ibu Wari Widarini) : kelas, kursi, proyektor, lapang, parkiran
gedung A.
2. Ka. Ur. Instalasi dan Pemeliharaan (Bapak Deni Yustiana, ST.) : gedung
serbaguna, parkiran basement, logistik gedung serbaguna.
3. Kepala Laboratorium (Sesuaikan Nama Kepala Laboratorium) : fasilitas yang ada
di laboratorium bersangkutan.
*Untuk peminjaman Sound portable dan layar/Screen langsung kepada Pembantu
Direktur III.

 Pengurus (nama organisasi)

Untuk peminjaman barang-barang menyangkut fasilitas atau inventaris organisasi yang
bersangkutan.

Lampiran Surat Perizinan

 Untuk surat peminjaman gedung wajib menyerahkan fotocopy surat perizinan kepada
pihak keamanan kampus dan pihak yang bersangkutan (Kasubag Akademik, Ka. Ur.
Instalasi dan Pemeliharaan, Kepala Laboratorium) masing-masing satu lembar.
Birokrasi Pengajuan Dana/Uang ke Perguruan Tinggi Politeknik STTT Bandung
 Ketua Umum masing-masing organisasi dan perwakilan panitia kegiatan wajib
menghadap langsung ke Pembantu Direktur III bila hendak mengajukan dana atau
mengajukan peminjaman fasilitas kampus.

Hal-hal yang harus diperhatikan

 Pada nomor surat
No/A/Pan.Keg/Nama bidang/Bln/Thn

Nomor surat sebelum diperbaiki Nomor surat setelah diperbaiki

xxx/(A/B)/Pan.Keg/NamaLembaga/Bln/Thn xxx/(A/B)/Pan.Keg/Namabidang/Bln/Thn

009/A/Pan.Responsi/HIMAKIT,HIMATTEKS 009/A/Pan.Responsi/KB/IX/2014
,HMBJT,BEM/11/2019 *Kepanitiaan Bersama

Keterangan:
A= Internal, mencakup area kampus (Perguruan Tinggi, organisasi KM-Politeknik
STTT Bandung, bendahara organisasi)
B = Eksternal, mencakup area di luar kampus. Contoh surat (alumni, Instansi di luar
kampus, surat izin orang tua mahasiswa, dll)
 Nomor surat untuk satu acara tidak berlanjut untuk acara lainnya, walaupun
merupakan program kerja dari departemen yang sama. Contoh: bila Departemen
Pendidikan Himatteks/Himakit/HM-BJT membuat surat untuk kegiatan responsi
dimulai dari nomor 001. Maka untuk kegiatan seminar, nomor surat tetap dimulai
dari nomor 001 lagi.
 Nomor surat untuk internal (A) dan eksternal (B) tidak dilanjutkan. Jadi bila kode A
dimulai dari 001 dengan tujuan Pembantu Direktur III, maka untuk kode B dengan
tujuan Undangan kepada alumni tetap dimulai dari 001.

 Pada isi surat yang menyatakan agenda pelaksanaan

**)..... untuk mengundang saudara/i untuk menghadiri acara ini pada**):

*hari/tanggal : ......

*waktu : ......

*tempat : ......
 Keterangan :
*) Huruf pertama bukan huruf kapital melainkan huruf kecil, karena masih dalam
rangkaian kata sebelumnya/bagian dari kalimat sebelumnya **).

 Penempatan cap/stempel organisasi atau kegiatan ditempatkan berada di jabatan

tertinggi sebelah kiri dari tanda tangan.
 Untuk cap/stempel organisasi hanya ditempatkan di Ketua Umum dan tidak boleh
di tempatkan di Ketua Pelaksana kegiatan bila agendanya berupa kegiatan yang
tidak mempunyai cap/stempel kegiatan sendiri.
 Penulisan bahasa asing harus miring,. contoh : microphone.
 Untuk setiap peminjaman tempat dan alat yang berkaitan dengan pihak Perguruan
Tinggi harus mendapat persetujuan dari BEM untuk UKM dan untuk HMJ bisa langsung
ke atas tanpa ada persetujuan dari BEM tetapi harus ada komunikasi dengan pihak
BEM takutnya ada acara yang berbenturan dengan acara yang diselenggarakan oleh
pihak UKM maupun BEM.
 Untuk isi surat yang bukan tipe paragraf wajib 1x enter.
 Jika meminjam alat lebih dari 1 buah, harap disertakan lampiran alat-alat yang akan
dipinjam.
 Untuk surat yang bersifat pengajuan dana kurang dari Rp 500.000 tidak perlu
menggunakan proposal, cukup melampirkan anggaran dana dan dilampirkan
berdasarkan kebutuhan dana perbidang.
 Untuk setiap pengajuan yang sudah ditandatangani oleh Ketua Umum BEM KM-
Politeknik STTT Bandung, harap memberikan 1 lembar fotokopi surat tersebut kepada
Sekretaris Umum BEM untuk keperluan arsip.
 Logo di kop surat bisa diganti oleh logo masing-masing organisasi.
 Penempatan logo organisasi untuk kepanitiaan bersama berada di footer (bagian
bawah) surat. Pada kop surat untuk kepanitiaan bersama hanya ada logo Politeknik
STTT Bandung.