MATERI 3 (Kesekretariatan)

Oleh Desi Puspita Anggraeni

 SEKRETARIAT
Bagian organisasi yang menangani
pekerjaan dan urusan yang menjadi
tugas sekretaris.

KESEKRETARIATAN SEKRETARIS
Orang yang diserahi pekerjaan tulis-
menulis, surat-menyurat, dsb.

KESEKRETARIATAN
Keseluruhan proses rangkaian
kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan tugas-
tugas bantuan lainnya, dalam
rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
TUJUAN DAN FUNGSI
 TUJUAN  FUNGSI
1. Memperlancar 1. Mencatat semua
distribusi informasi kegiatan manajemen
2. Mengamankan rahasia 2. Alat pelaksanaan
organisasi
pusat ketatausahaan
3. Mengelola dan
memelihara seluruh 3. Pengendali informasi
dokumentasi organisasi internal dan eksternal
yang berguna bagi organisasi
kelancaran 4. Pusat dokumentasi
pelaksanaan fungsi (master file)
manajemen
5. Alat komunikasi
KESEKRETARIATAN HMJ TM FT UM
Kesekretariatan di Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik
Mesin Fakultas Teknik Universitas Negeri Malang mengacu
pada :
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERI MALANG
NOMOR 10 TAHUN 2016
TENTANG
TATA NASAH DINAS DI LINGKUNGAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
JENIS NASKAH DINAS
 Peraturan
 Keputusan
 Instruksi
 Surat tugas
 Surat dinas
 Surat undangan
 Surat pengantar
 dsb
PERSURATAN YANG SERING
DIKERJAKAN??
 Surat Peminjaman  Peminjaman Alat, Peminjaman
Gedung, Peminjaman Tempat, Peminjaman Lapangan,
dsb
 Surat Undangan  Undangan Dosen, Undangan Ketua
Offering, Undangan Demisioner, Undangan Alumni, dsb
 Surat Permohonan  Permohonan Pemateri, Permohonan
Dewan Juri, dsb
 Surat Pemberitahuan  Pemberitahuan Kegiatan
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
SEBELUM MEMBUAT SURAT
 Tanggal pembuatan surat
 Perihal/hal surat
 Ada lampiran atau tidak?
 YA (ditulis lampiran : ………)
TIDAK (tidak ditulis lampiran)
 Surat keberapa yang dibuat
MARI MEMBUAT SURAT!!!
1. KOP SURAT

Keterangan :
a. Kementerian Riset … (UM)  UPPERCASE, TNR 14
b. Himpunan … FT  UPPERCASE, TNR 14, BOLD
c. Jalan Semarang … www.um.ac.id  TNR 12
d. Diameter lambang UM adalah 2,5 cm
2. NOMOR DAN KODE SURAT

Keterangan
 12 : tanggal membuat surat
9 : bulan membuat surat
2 : surat ke-2 yang dibuat/dikeluarkan
 UN32.5.6.4 : Kode unit kerja struktural organisasi
kemahasiswaan HMJ TM
 KM : Kode hal surat Kemahasiswaan
 TANGGAL DAN BULAN PADA NOMOR SURAT
HARUS SAMA DENGAN TANGGAL DI SEBELAH
KANAN
Contoh :
3 Februari 2018, membuat tujuh surat. Ada 4 surat undangan,
2 surat permohonan menjadi pemateri, 1 surat peminjaman
gedung dan alat. Hari berikutnya, 4 Februari 2018, membuat
3 surat. Ada 1 surat pemberitahuan, 1 surat peminjaman alat,
dan 1 surat undangan. Mana yang harus dibuat terlebih
dahulu? Surat tgl 4, nomor surat keluar melanjutkan nomor
surat keluar pada tgl 3, atau mulai awal lagi?
3.2.1/UN32.5.6.4/KM/2018  Peminjaman Gedung dan Alat
3.2.2/UN32.5.6.4/KM/2018  Permohonan menjadi Pemateri
3.2.3/UN32.5.6.4/KM/2018  Undangan
4.2.1/UN32.5.6.4/KM/2018  Peminjaman Alat
4.2.2/UN32.5.6.4/KM/2018  Pemberitahuan
4.2.3/UN32.5.6.4/KM/2018  Undangan
KESIMPULAN :
BEDA HARI, NOMOR SURAT ULANG DARI AWAL.
SURAT DITULIS DARI YANG PALING PENTING.
3. PENULISAN ALAMAT SURAT

Alamat pada surat terdiri atas :

Singkatan Yth
Nama Jabatan
Unit Kerja
Alamat Nama Kota
 Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata secara cermat, lengkap, dan tidak
disingkat
 Tidak dicantumkan kata sapaan (Bapak, Ibu, Saudara/i)
 4. PEMBUKA DAN ISI SURAT

 HMJ TM FT UM tidak disingkat.

 hari, tanggal, waktu, tempat, diawali dengan huruf kecil.
 Maka dengan ini …  ditulis sesuai perihal surat
 5. PENUTUP SURAT

 Demikian …  surat pemberitahuan/peminjaman/undangan/dsb

menyesuaikan perihal surat.
 Tidak menggunakan kata ganti –nya  perhatiannya,
kedatangannya.
 Untuk surat undangan  atas kehadiran dan kerja sama Bapak,
Ibu, Saudara/i.
 Gunakan kata baku  kerja sama, terima kasih.
6. TANDA TANGAN SURAT
 Mengetahui,tanpa spasi langsung titik dua (:)
 Jika surat ditujukan kepada Ketua Jurusan, maka tanda tangan
hanya Ketua Pelaksana dan mengetahui Pendamping HMJ TM.

 Jika surat ditujukan kepada Pendamping HMJ TM, maka tanda

tangan hanya Ketua Pelaksana dan mengetahui Ketua Jurusan.

 Urutan tanda tangan, jabatan paling rendah di sebelah kanan,

lalu sebelah kiri, lalu ke bawah  Ketua Pelaksana atau Ketua
HMJ TM, Pendamping HMJ TM, Ketua Jurusan atau WD 3
 SURAT ADA LAMPIRANNYA??
 Jika surat ada yang harus dilampirkan, maka ditulis seperti gambar
di bawah.

Jika yang dilampirkan banyak.

Jika yang dilampirkan 1 macam.

Jika yang dilampirkan 1 lembar.

Urutan :
1. Nomor
2. Hal
3. Lampiran (jika ada)
PENULISAN LEMBAR LAMPIRAN

Dilampirkan dalam
bentuk tabel jika item
yang diperlukan
banyak.
ITEM YANG DILAMPIRKAN SEDIKIT??
 KOP SURAT FAKULTAS?

Digunakan ketika :
1. Mengirim surat ke instansi lain untuk acara besar.
2. Surat membutuhkan perlindungan fakultas.
Jika kop surat menggunakan kop surat fakultas, maka :
1. Nomor surat (19.5.18.) meminta ke fakultas, bukan menggunakan
nomor HMJ TM.
2. Menggunakan UN32.5.3 yang merupakan kode unit kerja
struktural Fakultas Teknik.
3. Tanda tangan yang dibutuhkan adalah :
 Tanda tangan Ketua Himpunan
 Tanda tangan Pendamping HMJ TM
 Tanda tangan Wakil Dekan 3
 SUDAH SELESAI MEMBUAT SURAT?
CUSS MINTA TANDA TANGAN!!!
Hal yang perlu diperhatikan saat minta ttd?
Nama-nama pihak yang harus dimintai ttd. Karena beda nama
(jabatan), beda proses.
Wakil Dekan 3 Fakultas
Ketua Jurusan Teknik Mesin Teknik
1. Konsultasi surat dulu ke
1. Ttd Ketua HMJ TM subag kemahasiswaan H5 lt
2. Ttd Pendamping HMJ TM 1  Pak Rulhadi
3. Ttd Ketua Jurusan TM 2. Ttd Ketua HMJ TM
3. Ttd Pendamping HMJ TM
4. Paraf kasubag
kemahasiswaan  Pak
Teguh
5. Ttd WD 3
TANDA TANGAN LENGKAP, KIRIM
SURAT?
Surat yang siap dikirim ke alamat yang dituju,
dimasukkan ke amplop himpunan.

Ketua Jurusan Teknik Mesin

Fakultas Teknik Universitas Negeri Malang