KESEKRETARIATAN

O Kesekretariatan dapat diartikan sebagai

keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat)
dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola
penataan, yaitu:
O Merencanakan (Planning)
O Menyusun (Arranging)
O Menghimpun (Collecting)
O Mencatat (Recording)
O Mengolah (Processing)
O Mengendalikan (Controlling)
O Mengirim (Transfering)
O Menyimpan (Filing)
 TUJUAN
O Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
O Mengamankan rahasia organisasi.
O Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
 FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan
adalah sebagai berikut :
OMengadakan pencatatan atau recording semua
kegiatan manajemen.
OSebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
OPengendali informasi internal dan eksternal
organisasi
OSebagai alat komunikasi organisasi.
OSebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.
OSentral teknologi transfer informasi.
OSebagai pusat dokumentasi atau master file.
 URGENSI
O Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang
sangat penting dalam menyokong organisasi.
Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem
manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai
bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi
pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
nafas kehidupan sebuah organisasi.
 Elemen Kesekretariatan
O Sumber daya manusia / pengurus
O Sekretariat
O Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
O Identitas organisasi
1. Sumber daya manusia / pengurus
O Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa
ada manusia yang menjalankannya, termasuk
kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI,
sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang
SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan.
Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas
mendukung kinerja intern organisasi.
2. Sekretariat
O Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki
tempat tersendiri sebagai basecamp, yang
berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat
silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar
pengurus
3. Peralatan dan perlengkapan
kesekretariatan
O Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti
memiliki pulpen sebagai peralatan
standarnya, maka begitu pun dengan
kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan
dan perlengkapan standar minimum untuk
bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan
perlengkapan standar, seperti: Lemari,
komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana
komunikasi antar pengurus (papan
pengumuman), alat-alat kebersihan dll.
4. Identitas organisasi
O Identitas organisasi menjadi elemen
penyokong eksistensi organisasi. Identitas
organisasi merupakan tanda pengenal dasar
atau ciri khusus dari suatu organisasi yang
membedakannya dari organisasi lain.
Biasanya, identitas organisasi direalisasikan
dan divisualisasikan dengan sebuah
logo/lambang ORGANISASI, papan nama,
bendera, stempel, dll.
Fungsi umum kesekretariatan
A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat
A. Pengelolaan sistem administrasi
organisasi
1. pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar,
meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk
dan keluar, Pencatatan dan pendokumentasian
surat, dan Penyimpanan surat)
2. pengelolaan sarana komunikasi internal
pengurus organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman, papan komunikasi, dan buku
komunikasi)
3. manajemen pengarsipan data dan informasi.
Manajemen Pengarsipan data dan
Informasi
O Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan
informasi harus dilakukan secara
berkesinambungan selama organisasi masih
terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang
telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi
dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau
dapat menghambat kemajuan organisasi yang
bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai
referensi kepengurusan organisasi selanjutnya
Data-data/ dokumen yang diarsipkan
O Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur
organisasi, job desk, dll.)
O Sistem dan mekanisme standar organisasi.
O Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
O Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/
kepanitiaan.
O Database pengurus/SDM.
O Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur,
dll.).
O Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).
Bentuk Pengarsipan
O Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy),
minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari,
sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.
O Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup
CD (lebih tahan lama) & portable harddisk
(harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh

bagian kesekretariatan periodik/ berkala.
B. Pengelolaan fisik sekretariat
O Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus
yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa
berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian
dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor
yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan
fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi
kinerja organisasi.
O Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem
administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana
fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam
struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang
pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan
fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah
tangga.
Hal yang pada umumnya dilakukan
untuk pengelolaan fisik sekretariat antara
lain:
O Membuat jadwal piket bersih-bersih,
membereskan sekretariat untuk setiap pengurus
per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu
waktu untuk membersihkan sekretariat secara
total yang dilakukan secara berjama’ah, misal
BPH + pengurus (insidental).
O Pembuatan aturan dalam penggunaan
sekretariat dan barang-barang yang ada di
dalamnya.
Dasar Surat Menyurat
Peranan Surat;
O Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat sebagai
wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
O Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki
tertulis “hitam di atas putih” apabila terjadi
perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.
O Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.
O Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat yang
pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal yang
pernah dilakukan.
Bagian-bagian Surat
O Kepala surat
O Nomor surat
O Tanggal surat
O Lampiran
O Perihal surat
O Alamat yang dituju
O Salam pembuka
O Isi surat
O Salam penutup
O Nama organisasi yang mengeluarkan surat
O Jabatan penandatangan surat
O Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat
O Tembusan (apabila diperlukan)
Kepala Surat
O Nama instansi, organisasi, badan atau lembaga
O Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos
O Logo organisasi

KEMENTERIAN AGAMA
MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) TAMBAK KABUPATEN BANYUMAS
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
Jl. Diponegoro No. 5 Kamulyan Tambak Kode Pos 53196 Telp. 0287-475313
Nomor Surat
O Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah
ditetapkan
O Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk
menspesifikasikan surat

Contoh;

Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2013
Contoh nomor surat lain
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Contoh
Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010

Ket:
Nomor surat = nomor urut surat yang dikeluarkan
Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya ditandai
dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya menggunakan
kode (e)
DD = divisi atau bidang yang mengeluarkan surat
ORGANISASI = yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi
lainnya)
BB = bulan dikeluarkannya surat (ditandai dengan angka romawi)
TT = tahun penerbitan
Tanggal Surat
O Menyebutkan tanggal pembuatan surat
O Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan sesuai
dengan ejaan yang disempurnakan
O Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu
menyebutkan kota.

Contoh;

23 Februari 2013
Alamat Surat
O Diawali dengan kata Kepada
O Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.
O Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk menghindari salah alamat
Contoh:

Kepada
Yth. Bpk. Yudi Hermawan, SE.
di
Tempat
Kepada
Yth. Pengurus OSIS SMPN 1 Tambak
Jalan Watuagung
Tambak 53196
Isi Surat
O Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan hormat,”
O Disusun dengan menggunakan kata-kata yang menarik
perhatian, mengarahkan pada maksud surat.
O Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca dan aturan
penulisan yang benar,
O Ditutup dengan salam “Hormat kami,”
Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
Jabatan penandatangan surat
Contoh:

Pengurus OSIS MTsN Tambak

Ketua Sekretaris,

DIANA NAYANG SARI WULAN APRILIYANTI

NIS. NIS.
Mengetahui
Kepala Madrasah,

H. Kodrat Nachrowi, MPd.I.

NIP. 19531021 197903 1 004
Pengurusan Surat
Proses surat masuk dengan buku Agenda
O Penerimaan surat; diteliti ketepatan alamat
dan menandatangani ekspedisi
O Penyortiran untuk menentukan prioritas
penanganannya
O Pencatatan kedalam buku agenda
O Pengarahan surat dan penyampaian surat
O Penyimpanan ke dalam folder masuk
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Nomor Tanggal Tanggal No
No Asal Surat Isi surat
Surat surat diterima agenda
Proses surat keluar dengan buku Agenda

O Pembuatan konsep surat

O Pengetikan surat
O Pentaklikan, pengecekan kebenaran surat
O Pencatatan kedalam buku agenda
 Pelipatan surat
 Penyampulan surat
O Pengiriman surat dengan menggunakan buku
EKSPEDISI
O Penyimpanan arsip surat keluar.
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
Nomor Tanggal Lampiran
No Alamat Surat Isi surat Kode
Surat surat surat

BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR

Nomor
Tanggal Dikirim kepada Tanda tangan
Surat