Komisi A

FORMAT ADMINISTRASI DAN KEUANGAN DEWAN AMBALAN

ADAM MALIK
GUDEP 01.045-01.046
PANGKALAN SMAN 7 BERAU

BAB I
PENDAHULUAN

Pasal 1

Latar Belakang

Untuk mencapai suatu tujuan organisasi diperlukannya beberapa faktor

yang terpenting diantranya adalah pengelolahan administrasi. Sehubung
dengan hal tersebut, maka perlu adanya pengaturan sistem administrasi dan
keuangan di pangkalan SMA Negeri 7 Berau.
Dalam pengelolahan organisasi, faktor keuangan merupakan salah satu hal
yang sangat penting. Pengelolaan ini harus dilaksankan karena akan
berdampak negatif pada kelancaran kegiatan,tumbuhnya sikap saling
pengertian sesama pengelolan kegiatan dan terlatihnya sikap anggota yang
mandiri. Pengelolan keuangan yang kurang baik akan menimbulkan salah
pegertian yang akan mempengaruhi kelancaran kegiatan dalam upaya
pencapaian tujuan yang telah disepakati

Sistem pengelolahan keuangan yang baik akan mencerminkan sikap

keterbukaan, saling pengertian dan bekerja sesuai aturan untuk.
Pengelolahan keuagan agar tercipta keseragaman dalam tujuan koordinator
gudep.
 BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2
Maksud
 Sebagai pedoman dalam pengelolahan administrasi dan keuangan
dewan ambalan Adam Malik

Pasal 3
Tujuan

 Tata tertib administrasi dan keuangan dewan ambalan Adam Malik

 Peraturan Keuangan disusun sebagai acuan dasar dan petunjuk
dalam pengelolahan keuangan dan satuan masing- masing dan
koordinator satuan gudep.
 Adanya keseragaman antara administrasi dan pengelolaan keuangan
ambalan

Pasal 4
Sasaran

 Terwujudnya pengelolahan keuangan yang efektif dan efisien sesuai

dasa dharma ke-7. Terbinanya kemampuan anggota dalam mengelola
Keuangan dan mengembangkan jiwa mandiri
 Terstrukturnya pengelolaan administrasi yang baik dan benar

BAB III

Dasar pelaksanaan

A. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2010 tentang

Gerakan Pramuka.
B. Keputusan Munas no. 07/munas/2018 tentang Anggaran Dasar-Anggaran
Rumah Tangga Pramuka.
C. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 203 tahun 2009 tentang
Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
D. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 176 Tahun 2013 tentang
Pola dan Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega.
 BAB IV

PENGELOLAHAN ADMINISTRASI

Pasal 5
Penataan Administrasi

Administrasi penataan meliputi :

 Agenda rapat : Pembutan pencatatan secara kronologi dan
lengkap dan hal-hal yang penting keputusan rapat
 Agenda surat : Membuat surat masuk dan surat keluar
 Lembar disposisi : Digunakan untuk penugasan pengelolahan
kegiatan dan tindak tegas, langsung kepada yang bersangkutan
 Setiap pengurusan bidang dan ada koordinator

Pasal 6
Pembukuan

Pengadaan dan pembuatan buku-buku administrasi

 Buku administrasi gugus depan (buku induk), buku yang berisi
data peserta didik
 Buku rencana kerja adalah buku yang berisi agenda kegiatan
selama periode jabatan ambalan tersebut
 Buku daftar hadir rapat, buku yang berisi daftar hadir peserta
rapat
 Buku tamu, buku yang berisi daftar kunjungan tamu
 Buku keuangan adalah buku yang berisi catatan pengeluaran
dan pemasukan ambalan
 Buku masing-masing bidang, buku yang berisi tentang hasil
dan perkembangan masing masing bidang
 Buku agenda surat masuk dan surat keluar adalah buku yang
mencatat masuk dan keluarnya surat
 Buku peminjaman adalah buku yang berisi draf peminjaman
gugus depan keluar
 Buku inventaris adalah buku yang berisi tentang draf keadaan
sarana dan prasarana gugus depan
 Buku ekspedisi surat adalah buku yang berisi draf pengantaran
surat
 Pasal 7
Arsip

Sistem Pengarsipan
 Menyediakan file(Kertas) untuk arsip
 Sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem kalender
secara sistematis, sistem penyimpanan dapat menyesuaikan
sesuai kegiatan
 Dalam sistem pengarsipan dikumpul kan pada dewan ambalan
atau salah satu secara khusus

Pasal 8
Laporan kegiatan
 Setiap selesai melaksankan kegiatan, ketua panitia membuat
laporan pada ketua dewan ambalan
 Minimal 2 minggu setelah kegiatan
 Dibuat secara tertulis
 Laporan kegiatan di selsaikan minimal 1 minggu setelah
kegiatan berlangsung

Pasal 9
Bidang sarana penunjang administrasi
 Alat tulis kantor
 Papan nama Gerakan pramuka
 Spanduk
 Bagan struktur
 Ruangan sekretariat
 Pengadaan kop surat,stampel, dll
Pasal 10
Penomoran surat
a. Penomoran surat mengacu pada buku agenda surat keluar,
surat masuk, surat keterangan,sertifikat dan penghargaan
b. Penomoran surat dimulai dari awal tahun hingga akhir tahun

c. Kode surat yang digunakan : 001/170301/045-6/ADM/C

d. Kode bidang :
1) A pimpinan staf tata usaha
2) A bidang admistrasi
3) B bidang tekpram
 4) C bidang kegiatan
5) D bidang kehumasan
6) E bidang Keuangan

Pasal 11
Penggunaan stampel

Stempel gudep di bubuhkan pada tanda tangan mabigus, waka

mabigus dan pembina

BAB V

PENGELOLAHAN KEUANGAN

Pasal 12

Sistem Keuangan

Sistem keuangan meliputi :

a. Pembuatan rekening bank
b. Pengelolahan Dana usaha
c. Pengelolahan uang iuran anggota sesuai kesepakatan

Pasal 13

Laporan Keuangan

 Setiap selesai melaksanakan kegiatan, bendahara membuat

laporan pada ketua dewan ambalan
 Minimal 2 minggu setelah kegiatan
 Dibuat secara tertulis
 Laporan keuangan di selesaikan minimal 1 minggu setelah
kegiatan berlangsung
 Setiap laporan keuangan yang dilaporkan harus disertakan
nota

Pasal 14

Bidang Sarana Penunjang Keuangan

a. Rekening Bank
b. Buku iuran anggota
c. Buku laporan keuangan
 Pasal 15

Penggunaan Dana

a. Dana hanya dapat digunakan atas kesepakatan dewan ambalan

b. Penggunaan dana dilakukan untuk kegiatan gugus depan,kegiatan anggota
keluar gugusdepan dan penunjang sarana dan prasarana gugusdepan