Magang

Kepaniteraan
1. ROYS VARISAL AMIR (12518021)
2. SYAMSUL TAMIMI PRASETYA AJI (12518035)
Peminjaman Gedung Energi
 Mengecek terlebih dahulu apakah ruang yang akan digunakan sudah dipesan
atau belom ketika waktu yang akan dipinjam
 Surat Peminjaman ditujukan kepada sarana prasarana FTTM atau dekan Sumber
Daya FTTM
 Saat peminjaman ruang sebaiknya juga melakukan perizinan secara bersamaan
kepada LK/K3L (Perizinan kegiatan) dan waki Dekan Sumber daya FTTM
(perizinan sewa Gedung).
 Surat berisi tanda tangan ketua kaprodi dan Koordinator Kemahasiswaan.
 Sebaiknya melakukan perizinan pada saat h-14 acara dilakukan. Selambatnya
h-7 untuk memastikan ketersediaan ruang.
 Harga sewa sebesar 750.000 untuk hari kerja dan jam kerja, dan 1.000.000 untuk
diluar jam kerja.
 Sewa dapat dilakukan pada hari minggu dan sabtu dengan biaya 1.000.000
untuk membayar petugas kebersihan.
Peminjaman CRCS
 Untuk sewa harus membuat surat perizinan kepada Direktorat Sarana dan
Prasarana ITB.
 Surat harus dibuat paling lambat h-14 sebelum tanggal penyewaan.
 Setelah melakukan perizinan dapat melakukan pembayaran dengan cara
transfer ke rekening penampungan Kemitraan ITB NO. 0900002017 BNI Perguruan
Tinggi Bandung Jl. Tamansari no.80 Bandung dan BNI kampus ITB Jl. Ganesa 10
Bandung.
 Bukti pembayaran dikirim kepada C.q. Sekretariat Direktorat Sarana dan
Prasarana ITB, Gedung CRCS jl. Ganesa no.10 Bandung Telp. +86010011 atau
+86010100. Selanjutnya direktorat sarana dan Prasarana mengeluarkan ijin dan
akan menghubungi petugas tempat perizinan.
 Untuk kekurangan fasilitas dapat di tanggung pengada acara dan untuk fasilitas
yang rusak ditanggung oleh pengada acara.
 Batas pemakaian norman adalah pagi hingga jam 7 malam. Untuk batas
malamnya sampai jam 9. Diatas jam 9 petugas berhak mematikan lampu.
Wawancara Sekertaris Patra (Kak Rizki
Ratna Ayuningtyas TM16)
 Departemen Sekertaris dibawah Departemen kesekjenan, di sekertaris tidak memiliki program
kerja.
 Sekertaris hanya membuat SOP surat menyurat dan juga format dari surat tersebut.
 Templet tujuan surat biasanya dari divisi yang membituhkan ke himpunan lain.
 Di Patra hanya memilki 1 orang saja sekertaris, dan tidak ada masa magangnya. Biasanya
sekertaris dijabat oleh tingkat 3 menuju tingkat 4. Tetapi biasanya berkoordinasi dengan
sekertaris kegiatan-kegiatan patra lainnya seperti Student Chapter, IPFest, dan Dies Natalis.
 Sekertaris hanya bertugas sebagai pembuat surat untuk pengantaran surat dilakukan oleh
devisi yang membutuhkan.
 Untuk SOP surat bisanya seminimalnya meminta ketika h-2 surat dibutuhkan. Surat biasanya
sudah ada templet format ttd kahim dan nomer surat.
 Alur surat keluar : Devisi ke Sekertaris kemudian ke Devisi lagi untuk diberikan kepada tujuan
suratnya/organisasi. Untuk permintaan surat sudah ada linknya dan tinggal diisi apabila ingin
dibuatkan surat dan sudah ada formatnya spt tujuan dan maksud surta.
 Alur masuk : siapapun yang dapat surat di sekre dapat langsung dikirim ke grup besar
himpunan.
 Untuk periodisasi sendiri sudah mulai ada pemilihan ketua himpunan pada saat bulan januari-
februari. dan biasanya sudah ditunjuk anggota bp 3 minggu setelah pengumuman hasil dan
langsung dilantik
Wawancara Sekertaris HMT (Kak Lili HMT
17)
 Ketua himpuna membawahi Departemen kesekjenan dan departemen kesekjenan membawahi
sekretaris.
 Sekretaris di HMT ada dua yaitu sekretaris I dan sekretaris II dan untuk pembagian kerjanya dilakukan
secara berkoordinasi satu sama lain.
 Pemilihan sekretaris di HMT dilakukan secara close reg dan dipegang oleh mahasiswa tingkat 3 atau
4.
 Adapun program kerja dari sekretaris yaitu: 1)Penyediaan barang yang berhububungan dengan
dengan kesekretariatan seperti menyediakan pena,pensil,penggaris,gunting,dll dan ini bisa dipinjam
oleh seluruh anggota himpunan.2)Pembuatan laporan susunan program kerja seperti
mengumpulkan program kerja divisi yang sah menjadi satu file dan mengirimkannya ke prodi,LK, dan
dibuat arsip. 3) Standardisasi kesekretariatan seperti membuat format yang berisi nama
kegiatan,pertanyaan,jawaban,dan juga presensi. 4)Kotak Sekretari, merekap surat masuk dan surat
keluar. 5) Notula Rapat 6) Laporan Bulanan Kegiatan Pengurus 7) Pembuatan laporan pertanggung
jawaban.
 Sekretaris I dan II juga membuat drive yang berisi agenda,draft musyawarah kerja,dan lain-lain.
 Untuk notulensi dari forum atau rapat tidak dibagikan di grup besar , notulensi tersebut di bagikan
kepada orang yang meminta.
 Pembuatan surat keluar dilakukan minimal dua hari sebelum surat dibutuhkan dan berisi tanda
tangan ketua himpunan dan capnya.
 Jika surat yang dibutuhkan kurang dari 2 hari, maka sekretaris hanya membuat surat saja tetapi
pihak yang membutuhkan harus mencari tanda tangan dan cap ketua himpunan secara mandiri.
 Jika ada rapat divisi maka harus memakai format yang dibuat oleh sekretaris.