Soalan 2

Sesuatu jawatankuasa akan diwujudkan bagi melaksanakan tujuan-tujuan

tertentu. Jawatankuasa ini lazimnya akan diuruskan oleh sebuah urusetia
khas yang bertanggungjawab terhadap tindakan pra mesyuarat, semasa
mesyuarat dan selepas mesyuarat. Huraikan.

Pengurusan mesyuarat adalah merancang pelaksanaan dasar,

program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah
yang timbul. Mesyuarat ini akan diadakan dari semasa ke semasa. Oleh
itu, agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya
mesyuarat dijalankan dengan lancer dan berkesan. Sesuatu mesyuarat
yang baik dan cekap akan member sumbangan yang berkesan kepada
jabatan/organisasi. Tujuan mesyuarat diadakan adalah untuk
menyampaikan dan urusan pertukaran maklumat dapat dilaksanakan.
Selain itu, penyelesaian konflik atau cara mengatasi krisis dapat dilakukan
apabila berlaku pertembungan dua pihak atau lebih untuk mencapai
objektif bersama melalui proses komunikasi. Dalam hal ini urusetia akan
dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
Pengurusan mesyuarat yang berkualiti biasanya mempunyai agenda
dan objektif yang jelas tentang sesuatu isu tersebut. Ia akan bermula dan
berakhir mengikut ketetapan masa. Selain itu, kemudahan fizikal yang
selesa dan sesuai memainkan faktor contohnya kemudahan seperti bilik
telesidang, laptop dan LCD projector bagi memudahkan pembentangan
urusan mesyuarat dipaparkan. Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
juga penting walaupun ia adalah perkara yang kecil perlu dilaksanakan. Ini
kerana ia menunjukan tahap ketelitian seseorang urusetia itu
mengendalikan mensyuarat. Selain daripada itu, mesyuarat yang
sempurna juga akan lebih lengkap jika ahli yang dijemput hadir itu
mempunyai kepakaran yang cukup untuk melontarkan idea-idea dan juga
pandangan-pandangan yang dapat menyelesaikan masalah. Sesuatu
keberkesanan mesyuarat itu bergantung kepada tiga (3) watak utama
dalam mesyuarat iaitu Pengerusi, Setiausaha/Urusetia dan ahli.
Bagi setiausaha/urusetia mesyuarat, persediaan haruslah dilakukan
bagi melancarkan perjalanan mesyuarat yang kadangkalanya melibatkan
banyak pihak atasan. Tindakan pra mesyuarat yang harus dilakukan
adalah dengan menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
bersama Pengerusi Jawatankuasa/wakil pengerusi. Ini bagi menghindari
dari tarikh dan masa Pengerusi tidak bertindak dengan aktiviti-aktiviti
mereka yang lain. Di sinilah peranan Setiausa/urusetia penting bagi
mendapatkan tarikh dan juga masa Pengerusi. Kemudian, tempahan bilik
mesyuarat dibuat sama ada tempahan secara lisan atau secara bertulis. Di
USM, tempahan bilik mesyuarat dilakukan menggunakan borang khas
yang dicipta bagi memudahkan urusan tempahan. Di dalam borang
tersebut perlu diisi nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh,
masa, bilangan pegawai, serta peralatan yang diperlukan semasa
mesyuarat. Minuman ringan akan disediakan atas permintaan Pengerusi.
Sebelum mesyuarat bersidang, kertas kerja untuk perbincangan haruslah
disediakan terlebih dahulu dan diterima 15 hari sebelum mesyuarat.
Kemudiannya, surat jemputan mesyuarat kepada ahli mestilah diedarkan
10 hari sebelum mesyuarat diadakan. Ini bagi memastikan ahli mesyuarat
dapat menjadualkan aktiviti mereka agar tidak bertindih dengan mesyuarat
yang akan diadakan.
Di dalam mesyuarat, agenda mesyuarat perlulah mempunyai
elemen-elemen seperti perutusan dari Pengerusi, pengesahan minit
mesyuarat yang lepas, perkara-perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain dan penutup. Seorang Setiausaha/Urusetia perlu
memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat berada dalam
keadaan bersih dan kemas. Tempat duduk bagi ahli mencukupi serta
kelengakapan peralatan seperti alat tulis, skrin dan projector serta
pembesar suara berada dalam keadaan baik. Oleh kerana itu, setiausaha
perlu menentukan kehadiran ahli sebelum mesyuarat bermula dengan
menyediakan senarai nama ahli dengan lebih awal agar persediaan awal
dapat dilakukan. Pelbagai cara kini dapat dilakukan bagi mendapatkan
senarai kehadiran para ahli dengan menghubungi ahli mesyuarat
menggunakan telefon ataupun menghantar emel.
Pada ketika mesyuarat sedang berlangsung, Setiausaha perlu
menyediakan senarai nama kehadiran ahli ke mesyuarat serta senarai
tidak hadir ahli beserta dengan alasan. Ini penting bagi memastikan minit
mesyuarat yang disediakan tidak mengelirukan para ahli mesyuarat nanti.
Setiausaha perlu mencatatkan perkara penting yang dibincangkan semasa
dalam mesyuarat sama ada dengan merekod atas menulis tangan(s hor t
hand) perkara-perkara yang dibincangkan. Catatan minit mesyuarat
perlulah mengambil kira keputusan yang telah diputuskan oleh Pengerusi
dan tindakan susulan yang perlu di ambil oleh ahli selepas mesyuarat
tersebut.
Tindakan-tindakan yang perlu di ambil selepas mesyuarat antaranya
ialah menyediakan minit mesyuarat. Minit mesyuarat ialah laporan
mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu
mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat dua (2)
peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat. Peringkat pertama,
setiausaha akan mencatat semua isi penting dari mula hingga akhir.
Setiausaha akan mencatat semua keputusan yang telah dicapai di dalam
mesyuarat tersebut. Peringkat kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat. Draf minit mesyuarat haruslah disediakan 3
selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi. Selepas mencapai
persetujuan dari semua ahli, minit mesyuarat sebenar akan diedarkan
dalam tempoh tujuh (7) hari selepas mesyuarat. Minit mesyuarat ini penting
untuk dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang
diputuskan dalam mesyuarat. Format minit mesyuarat lazimnya disusun
mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira nama mesyuarat,
bilangan kali mesyuarat, tarikh masa dan tempat mesyuarat dilaksanakan